Cum se scrie un e-mail oficial

Publicat: 2022-03-22

Nu ezitați cum să scrieți un e-mail oficial? Nu vă faceți griji; nu esti singur. Începerea unui e-mail oficial poate fi o sarcină descurajantă, deoarece mesajul este important de cele mai multe ori. Cu toate acestea, scrierea oficială a e-mailurilor este ceva ce putem învăța cu toții. În acest articol, vă vom prezenta formatul oficial de e-mail, inclusiv cum să începeți un e-mail oficial, cum să încheiați un e-mail oficial și cum să semnați e-mailul oficial. De asemenea, vă vom oferi 10 mostre de e-mailuri oficiale și vă vom prezenta șabloanele de e-mail Flowrite care vă ajută să scrieți e-mailuri oficiale mai rapid decât oricând.

Ce este un e-mail oficial?

Un e-mail oficial este un tip de e-mail formal pe care îl trimiteți unei persoane (sau unui grup) care necesită un răspuns. Ca toate e-mailurile formale, e-mailurile oficiale trebuie să fie profesionale și formatate corect, cu structura oficială, subiectul, salutul și semnătura.

Exemple de e-mailuri oficiale includ:

  • Mesaj de concediu medical
  • Invitație la o întâlnire
  • Prezentarea formală a cuiva
  • Predarea notificării dvs
  • Mulțumind cuiva

E-mailurile oficiale, cum ar fi o scrisoare de demisie sau o cerere de concediu, de exemplu, sunt cereri formale care pot fi partajate altor persoane. Din nou, a fi cât mai politicos și profesionist în astfel de mesaje asigură un răspuns pozitiv.

Este posibil să trimiteți un e-mail șefului, profesorului, colegului, clientului sau potențialului partener de afaceri. Limbajul pe care îl folosiți și cât de formal sunteți pot afecta modul în care destinatarii vă percep, spun cercetătorii. „Limbajul internetului, sau limbajul textului, poate fi potrivit pentru interacțiuni ocazionale, dar inadecvat în contexte profesionale”, concluzionează ei.

Lecția? Când scrieți e-mailuri oficiale, respectați structura adecvată și fiți formal.

Scrierea de e-mailuri oficiale oficiale nu este doar profesională; este si practic. Formatul oficial de e-mail este, de asemenea, structurat pentru a evita ca mesajul dvs. să devină tulbure și confuz. Urmărirea ghidului nostru pentru e-mailurile oficiale vă va ajuta să creați o corespondență clară care generează rezultate.

Cum scrii un e-mail oficial?

Acest proces pas cu pas al formatului oficial de scriere a e-mailului și, până când ați citit secțiunea, știți tot ce trebuie să știți despre cum să scrieți un e-mail oficial.

Format oficial de e-mail

Structura fiecărui e-mail oficial este simplă, așa că nu ar trebui să dureze mult până când îl stăpânești.

Există patru părți într-un e-mail oficial eficient, inclusiv:

  • Salut
  • Linie de deschidere și corp
  • Final
  • Semnătură

Fiecare bucată de corespondență urmează aceeași structură formală de e-mail, ceea ce înseamnă că, odată ce o stăpânești, vei crea e-mailuri eficiente în câteva minute.

Cum să începeți un e-mail oficial

Fiecare e-mail oficial începe cu „Dragă”.

Când îi scrii unei persoane cunoscute, folosește-i numele complet. Iată cum funcționează:

  • „Dragă Paul Roberts,”

Ar trebui să folosiți un titlu într-un e-mail de salut? Vă recomandăm să nu faceți. Folosirea unui titlu onorific precum domnul și doamna este de modă veche și ar putea jigni, așa că renunță la asta. De asemenea, este timpul să renunțați la „Stimate domn/doamnă” și „Pentru cine s-ar putea referi”.

Salutări oficiale prin e-mail

Dar ce se întâmplă dacă nu știi numele complet al unei persoane sau te adresezi unui grup?

Dacă nu aveți numele complet al cuiva (sau nu îl puteți găsi pe LinkedIn, de exemplu), adresați-i acestuia într-un alt mod, cum ar fi folosind rolul său de serviciu.

Iată cum poate funcționa:

  • Stimate manager de marketing,
  • Stimate manager de recrutare,
  • Draga echipa,

Unii oameni doresc să știe dacă pot folosi „Salut” ca salut într-un e-mail oficial? Depinde de tine, dar într-un e-mail oficial, îți sugerăm să nu o faci. Dovezile și anecdotele arată că abordările informale nu sunt adecvate în aceste cazuri.

Sfatul nostru este să rămâneți la abordarea de comunicare încercată și testată, deoarece este probabil cea mai bună modalitate de a vă asigura că obțineți răspunsul și rezultatele dorite. Aflați mai multe despre cum să începeți un e-mail în articolul nostru.

Linii de deschidere și corp

Nu vom intra în detalii aici, dar e-mailurile oficiale sunt despre obținerea unui răspuns, așa că fiți clar cu întrebările dvs.!

De obicei, prima propoziție va prezenta cine sunteți și va explica de ce trimiteți e-mailuri. Următoarele propoziții acoperă cererea, întrebarea sau mesajul dvs. Puteți vedea cum am folosit această structură în cele 10 exemple de e-mail oficiale de mai jos.

Este esențial să găsiți tonul corect al vocii în mesajele dvs., așa că începeți prin a înțelege puterea de a găsi cuvintele potrivite înainte de a scrie e-mailuri oficiale.

Încheierea unui e-mail oficial

Înscrierea oficială tradițională prin e-mail este să utilizați „Cu sinceritate” dacă cunoașteți numele persoanei și „Cu fidelitate” dacă nu (sau scrieți unui grup).

Aceste două finalizări oficiale de e-mail ar trebui să vă acopere în toate circumstanțele. Totuși, puteți folosi și alte terminații dacă doriți, inclusiv:

  • Cu sinceritate
  • Salutari
  • Cu cele mai bune urări

Alegerea finală a e-mailului oficial depinde foarte mult de context și de cine comunicați. Dacă cunoști pe cineva, poți fi puțin mai puțin formal. Dar, pe de altă parte, dacă este prima dată când trimiți mesaje sau nu ai încredere în abilitățile tale de comunicare, atunci rămâi cu terminațiile standard ale e-mailurilor.

Am acoperit subiectul cum să închei un e-mail, așa că dacă aveți nevoie de mai multe sfaturi și îndrumări, asigurați-vă că îl verificați.

Semnătură oficială de e-mail

O semnătură oficială de e-mail conține informațiile esențiale despre dvs., inclusiv:

  • Nume
  • Denumirea funcției
  • Companie (dacă este relevant)
  • Adresa de e-mail
  • Numar de telefon

Acestea sunt elementele de bază ale oricărei semnături bune de e-mail, dar sunteți liber să adăugați mai multe detalii dacă este relevant. De exemplu, puteți include link-uri către conturi de rețele sociale, link-uri pentru produse sau sigla unei companii, dacă doriți.

Eticheta oficială de e-mail

Comunicarea de afaceri urmează un set de reguli – cunoscut sub numele de etichetă de e-mail de afaceri – care ghidează modul în care sunt scrise e-mailurile și asigură că mesajul dvs. este comunicat eficient.

Iată 10 sfaturi esențiale de etichetă oficială prin e-mail pe care trebuie să le cunoașteți pentru a scrie mesaje de afaceri mai bune:

  1. Creați o linie de subiect convingătoare
  2. Prezentați-vă mai întâi
  3. Fii scurt și la obiect în mesajele tale
  4. Nu încerca niciodată să fii amuzant
  5. Nu folosi emoji-uri
  6. Respectați fonturile standard
  7. Fii clar ce vrei, când vrei și de ce
  8. Verificați ortografia și gramatica înainte de a trimite
  9. Nu includeți niciodată atașamente mari
  10. Folosiți CC și BCC cu moderație

10 mostre oficiale de e-mail

Pentru a ne ilustra punctele, am creat 10 exemple de e-mail oficiale care demonstrează principiile și pașii practici descriși mai sus. În exemplele noastre oficiale de e-mail, ne-am concentrat pe exemple din viața reală în care va trebui să trimiteți corespondență clară care necesită un răspuns. Aceste exemple vă arată cum să vă structurați mesajele, dar nu le copiați și lipiți. Este esențial să personalizați fiecare e-mail oficial pentru a vă asigura că este profesional. Ești gata să începi?

Exemplu oficial de e-mail de prezentare

Un e-mail de prezentare oficial este o curtoazie comună pe care o veți extinde în afaceri. De exemplu, este posibil să prezentați un client, un client sau un potențial nou membru al personalului unei persoane pe care o cunoașteți deja. Recomandăm un client de încredere către un nou furnizor în șablonul nostru oficial de prezentare prin e-mail. Vezi mai jos cum funcționează.

Subiect: În: (Prenumele 1) se întâlnesc (Prenumele 2)
Dragă Melanie Clark,

Aș dori să vă prezint (numele clientului) care caută un nou furnizor pentru afacerea lor. Le-am oferit informații despre afacerea dvs. și le-am exprimat cât de mulțumiți am fost de serviciile pe care ni le-ați oferit.

Vă încurajez să comunicați unul cu celălalt și să organizați o întâlnire după cum vă convine.

Cu stimă,

Alan Hamilton

E-mail oficial pentru concediu medical

Este un fapt trist că toți ne îmbolnăvim din când în când și, prin contract, ți se cere să-i anunți managerului că nu vei putea lucra astăzi. Deci, în acest e-mail oficial pentru șablonul de concediu medical, suntem clari că nu putem lucra, dar încheiem cu o notă pozitivă cu detalii despre momentul în care sperăm să ne întoarcem la muncă.

Subiect: În: Concediu medical la (data)
Dragă Melanie Clark,

Din păcate, mă simt rău și nu voi putea lucra astăzi. Totuși, am vorbit cu medicul și ar trebui să fiu suficient de bine ca să mă întorc la muncă în două zile.

Vă voi ține la curent cu progresul meu și aștept cu nerăbdare să mă întorc la muncă în curând.

Cu stimă,

Alan Hamilton

E-mail oficial de demisie

Când decideți să părăsiți un rol, va trebui să trimiteți un e-mail oficial de demisie. Acest e-mail oficial marchează începutul părăsirii unei poziții și începe să ticăie ceasul. În acest exemplu, vă arătăm cum să scrieți un e-mail profesional oficial de demisie care vă încheie angajarea în mod pozitiv, solicitând în același timp informațiile esențiale de care aveți nevoie pentru a vă începe noul rol.

Subiect: În: Demisia mea
Dragă Melanie Clark,

Vă scriu pentru a demisiona din funcția mea de (inserați titlul postului). Am învățat foarte mult lucrând la (companie) și mi-a plăcut experiența. Cu toate acestea, simt că este momentul potrivit să plec pentru a-mi continua cariera.

Vă rugăm să luați acest e-mail drept data demisiei mele oficiale. Aș primi șansa de a mă întâlni și de a discuta următorii pași ai procesului, inclusiv de a conveni asupra unei date finale pentru timpul pe care îl am aici.

Cu stimă,

Alan Hamilton

E-mail oficial de invitație la întâlnire

Crearea unui e-mail de invitație oficial este o abilitate de bază pentru orice angajat profesionist. În acest e-mail oficial de invitație la întâlnire, ne adresăm unei echipe și am modificat salutul și semnarea pentru a reflecta acest lucru. După cum puteți vedea, am fost clar despre ce cerem, când și de ce. Aruncă o privire la e-mailul nostru oficial de invitație la întâlnire.

Subiect: În: Întâlnire privind planul de marketing pentru (an)
Dragă echipă de marketing,

Vă invit pe toți la o întâlnire a companiei pentru a discuta despre viitorul echipei de marketing. Întâlnirea va avea loc la (inserați detalii).

Vă rugăm să confirmați prezența cu mine cât mai curând posibil, răspunzând la acest e-mail.

Aștept cu nerăbdare să ne întâlnim cu voi toți și să vă stabilim planurile noastre strategice pentru un viitor interesant.

Cu stimă,

Alan Hamilton

E-mail oficial de invitație

În acest e-mail oficial de invitație, ne adresăm unei persoane după nume. După cum puteți vedea, acest lucru modifică salutul și semnarea și ne permite să fim mai specifici și mai direcționați în mesajele noastre. Deci, să vedem cum funcționează:

Subiect: În: Întâlnire privind planul de marketing pentru (an)
Dragă Melanie Clark,

Vă invit la o întâlnire pentru a discuta despre viitorul echipei de marketing. Întâlnirea va avea loc la (inserați detalii).

Sunteți esențial pentru viitorul departamentului nostru de marketing. Am aprecia cu drag experiența și cunoștințele dvs. care să ne ajute să ne modelăm direcția strategică viitoare.

Vă rugăm să confirmați prezența dumneavoastră la întâlnire cu mine cât mai devreme posibil.

Cu stimă,

Alan Hamilton

Cum să scrieți un e-mail oficial unui client

Când vă adresați unui client, este esențial să respectați regulile și să fiți respectuos. În acest e-mail oficial către un client, solicităm informații suplimentare despre o comandă, dar șablonul de e-mail în sine poate fi adaptat la mai multe situații pe care le puteți întâlni. Folosiți-l ca schiță și personalizați-l pentru nevoile dvs. specifice.

Subiect: În: Întâlnire privind planul de marketing pentru (an)
Dragă Melanie Clark,

Numele meu este Alan Hamilton și vă contactez de la (numele companiei). În prezent procesez comanda dvs. și am nevoie să clarificați câteva informații înainte de a o finaliza.

Mă puteți contacta cât mai curând posibil prin e-mail sau sunându-mă la numărul de mai jos și ne putem asigura că comanda dvs. este la dvs. cât mai curând posibil.

Toate cele bune,

Alan Hamilton

Cum se scrie un e-mail oficial pentru un loc de muncă

Trimiterea unui CV sau a unei cereri pentru un loc de muncă este o situație comună în care veți avea nevoie de un e-mail oficial. În acest exemplu de cum să scriem un e-mail oficial pentru un loc de muncă, suntem prietenoși, dar concentrați, inclusiv solicităm detalii despre ceea ce am furnizat și solicităm informații suplimentare despre pașii următori.

Subiect: În: Întâlnire privind planul de marketing pentru (an)
Stimate manager de recrutare,

Numele meu este Alan Hamilton și aplic pentru postul de (titlul postului). Am atașat o copie a CV-ului meu și un portofoliu al muncii mele, așa cum se solicită în anunțul de angajare.

Vă rugăm să examinați informațiile și să-mi spuneți dacă am furnizat tot ce este necesar. Dacă lipsește ceva sau dacă aveți întrebări suplimentare, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați în orice moment folosind detaliile din semnătura mea.

Salut o actualizare cu privire la progresul aplicației mele în timp util.

Salutari,

Alan Hamilton

E-mail oficial de notificare de 2 săptămâni

Deși am descris deja cum să scriem un e-mail eficient de demisie, acest e-mail oficial de notificare de 2 săptămâni este mult mai scurt și mai concentrat. Un astfel de e-mail este potrivit pentru locuri de muncă pe termen scurt sau pentru un rol pe care este posibil să îl părăsiți din motive specifice. Din păcate, aici nu este loc de neînțelegeri.

Subiect: În: Întâlnire privind planul de marketing pentru (an)
Dragă Melanie Clark,

Vă rugăm să acceptați acest e-mail ca demisia mea oficială și începutul perioadei mele de preaviz de 2 săptămâni. Mi-a plăcut timpul petrecut aici, dar simt că sunt gata să merg mai departe.

Salut șansa de a discuta următorii pași, inclusiv gestionarea transferului atribuțiilor mele către alt personal.

Aș aprecia o confirmare că ați primit acest e-mail.

Cu stimă,

Alan Hamilton

Exemplu oficial de răspuns la e-mail

Când cineva își dă problema să-ți trimită un e-mail, este politicos să recunoști că l-ai primit și să descrii ce intenționezi să faci cu el. În acest exemplu oficial de răspuns prin e-mail, vă oferim un răspuns scurt și concentrat pe care îl puteți utiliza în toate circumstanțele.

Subiect: În: Întâlnire privind planul de marketing pentru (an)
Stimate (numele clientului),

Vă mulțumim pentru e-mailul dvs. recent. Pot confirma că l-am primit și în prezent identific persoana cea mai potrivită pentru a-l împărtăși. Vă asigur că cineva va răspunde la mesajul dumneavoastră în 24 de ore.

Dacă aveți întrebări sau nelămuriri, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați în orice moment și voi fi bucuros să discut cu dvs.

Toate cele bune,

Alan Hamilton

E-mail oficial de mulțumire

O mulțumire oficială este o corespondență oficială care va fi partajată într-o companie și va fi salvată și stocată pentru viitor. Acest e-mail oficial scurt și simplu de mulțumire exprimă sentimentul potrivit, fiind în același timp scurt și dulce.

Subiect: În: Întâlnire privind planul de marketing pentru (an)
Dragă Melanie Clark,

Numele meu este Alan Hamilton și sunt (funcția) la (numele companiei). Vă scriu pentru a vă mulțumi pentru serviciile minunate primite de la compania dumneavoastră.

Sprijinul, îndrumarea și serviciile dumneavoastră excepționale au fost foarte apreciate în ultimul an și am dori să vă mulțumim pentru tot ceea ce ați făcut oficial.

Toți cei de la (numele companiei) așteptăm cu nerăbdare să lucrăm împreună în viitor.

Salutari,

Alan Hamilton

Șablon de e-mail oficial de la Flowrite

Scrierea e-mailurilor oficiale este simplă dacă urmați procesul nostru. Exemplele oficiale de e-mail din acest articol ar trebui să vă ofere o schiță pe care o puteți adapta nevoilor dumneavoastră. Cu toate acestea, există o modalitate și mai ușoară. Flowrite este un instrument de scriere AI care transformă instrucțiuni scurte în e-mailuri și mesaje gata de trimis. Să presupunem că încă te străduiești să găsești cuvintele potrivite pentru a scrie un e-mail oficial. În acest caz, Flowrite vă poate ajuta să începeți și să vă inspirați – sau chiar să vă scrieți întregul e-mail. După cum puteți vedea din exemplul de mai jos, este nevoie doar de un clic pe buton.

Concluzie

Încă ezit în privința formatului oficial de scriere a e-mailurilor? Nu am crezut. În acest articol, am încercat să descompunem formatul oficial de e-mail în bucăți, inclusiv felicitări oficiale de e-mail și sfârșituri oficiale de e-mail. Sperăm că această abordare v-a ajutat să învățați cum să scrieți un oficial și acum vă simțiți mai încrezători cu scrierea oficială de e-mailuri. Crezi că articolul a fost util; vă rugăm să-l împărtășiți echipei dvs., facilitând începerea unui e-mail oficial pentru întreaga companie. Cel puțin, marcați pagina pentru a vă asigura că o aveți la îndemână data viitoare când vă simțiți nesigur cu privire la un e-mail oficial. În cele din urmă, nu uitați de Flowrite și șabloanele noastre oficiale de e-mail pentru a vă ajuta să scrieți mai repede e-mailuri mai bune.