20 de sfaturi despre cum să trimiteți e-mailuri mai bune

Vă întrebați cum să scrieți e-mailuri mai bune? Ei bine, o bună scriere a e-mailurilor începe cu cunoașterea elementelor de bază.

Odată ce îți construiești încrederea, poți aplica mai multe nuanțe pentru a-ți îmbunătăți și mai mult abilitățile de scriere a e-mailurilor. Creșterea nivelului dvs. nu necesită cărți, cursuri sau cursuri despre cum să trimiteți e-mailuri mai bune. După ce ai investit 10 minute în a citi această postare pe blog, știi tot ce ai nevoie pentru a compune un mesaj de e-mail bun în orice situație. Aceasta este o investiție în cariera dvs. care deține potențialul de rentabilitate infinită a investiției.

În continuare, 20 de sfaturi pentru scrierea de e-mailuri care te ajută să devii un scriitor de e-mail mai bun, indiferent de punctul de plecare.

1. Luați în considerare destinatarul dvs

În orice comunicare profesională, publicul tău ar trebui să fie primul tău considerent. Cine vă va citi e-mailul dictează modul în care îl scrieți de la ton la conținut. Simplu ca buna ziua.

Dacă nu sunteți de acord, luați în considerare dacă comunicați în mod similar cu șeful, colegul de muncă, clientul și contractorii - darămite familia și prietenii. E-mailul dvs. nu trebuie să fie la fel de formal ca atunci când faceți o întrebare de afaceri atunci când comunicați cu colegii dvs. de muncă. Unele dintre lingourile specifice funcției pot fi eficiente pentru schimbul între colegii de echipă, dar confuze pentru conducerea de top.

De asemenea, rețineți că publicul dvs. include pe toți cei adăugați în câmpurile „Către:”, „CC:” și „BCC:”, concentrându-se pe primul. O audiență de un singur public facilitează personalizarea mesajului și adaptarea abordării destinatarului. Asigurați-vă că reflectați relația și corespondența anterioară dintre expeditor și destinatar atunci când începeți să tastați.

2. Stabiliți un obiectiv clar pentru e-mailul dvs

Dacă nu sunteți clar cu privire la scopul e-mailului dvs. înainte de a începe să-l scrieți, puteți fi sigur că nici destinatarul nu va fi. Clarificarea a ceea ce încerci să realizezi cu mesajul tău te ajută să te exprimi eficient atunci când decizi să pui pixul pe hârtie.

Toate e-mailurile bune au un singur obiectiv. Aceasta se numește „regula unui singur lucru”. Acoperând un singur lucru în e-mailul dvs., îl faceți mai ușor pentru destinatar să înțeleagă și să ia măsuri. Solicitarea mai multor acțiuni într-un e-mail poate duce la confuzie, ceea ce duce la o comunicare ineficientă.

Pentru a defini un obiectiv pentru mesajul dvs., vă puteți adresa următoarele întrebări:

• Ce îi ceri destinatarului să facă?
• Cum vrei să se simtă?
• Cum ar trebui să răspundă?
  

Uneori trebuie neapărat să acoperiți mai multe lucruri în jurul aceluiași subiect într-un singur e-mail. În acest caz, este din ce în ce mai esențial să vă formatați mesajul în mod clar, utilizând marcatori sau liste numerotate. Evidențierea diferitelor componente de e-mail facilitează procesarea mesajului și răspunsul de către destinatar într-o manieră care acoperă tot ceea ce aveți nevoie.

3. Asigurați-vă că adresa dvs. de e-mail este neapărat

E-mailul a devenit canalul implicit de comunicare în afaceri. Indiferent cât de mult ne place cu toții e-mailurile (sarcasmul) și oricât de important este să oferim un e-paper-trail de comunicare cu clienții, contractorii sau colegii, e-mailul nu este canalul potrivit pentru orice comunicare la locul de muncă.

Când sunteți clar cine este destinatarul și de ce sunteți pe cale să îi trimiteți un e-mail, opriți-vă. Respirați adânc și întrebați-vă: „Acest e-mail este neapărat?” Profesioniștii din toate părțile au tendința de a comunica excesiv prin e-mail, chiar dacă un apel telefonic rapid sau un mesaj Slack ar fi bine. Sau ce zici de videoclipul Loom? În ciuda memei populare, este bine să ne amintim că nu toate întâlnirile ar fi putut fi e-mailuri.

Așadar, amintiți-vă că e-mailul este doar un canal de comunicare profesională. Cu o gamă largă de canale pentru comunicarea asincronă, alegeți-l pe cel care se potrivește mesajului.

4. Cunoaște-ți eticheta prin e-mail

Eticheta e-mailului se referă la setul de principii care ne ghidează comportamentul atunci când folosim e-mailul.

Poate fi definit ca un cod de conduită care include linii directoare nescrise pentru comunicarea prin e-mail cu privire la limbă, ortografie, gramatică și maniere. Eticheta depinde de cine trimiteți un e-mail. Este întotdeauna mai sigur să rămâneți pe partea formală a convențiilor.

Respectarea etichetei prin e-mail vă va ajuta să stabiliți profesionalismul în comunicarea dvs., să construiți relații puternice cu colegii dvs. și să reprezentați bine compania. Deoarece nu există o resursă autorizată pe acest subiect, am compilat o listă cu cele mai importante reguli și sfaturi despre eticheta prin e-mail pe care fiecare profesionist ar trebui să le cunoască. Cu această lectură rapidă, vă puteți actualiza cunoștințele despre acest subiect și vă puteți evalua e-mailul cu un ochi critic.

5. Urmați structura corectă de e-mail

Cel mai bun mod de a scrie un e-mail este să respectați formatul. E-mailul există de zeci de ani și mulți dintre noi îl folosesc încă din copilărie. De aceea creierul nostru este conectat să le citească într-un anumit fel. Indiferent dacă destinatarul ar sări peste toate frumusețile și formalitățile, este mai ușor pentru ei să înțeleagă esența, dacă nu te îndepărtezi de ceea ce se așteaptă.

Cea mai bună practică pentru structura e-mailului este următoarea:

• Linia de subiect
• Salut
• Linia de deschidere
• Conţinut
• Apel la acțiune
• Propoziție de închidere
• Ieșire
• Semnătură
  

Dacă unele dintre aceste componente ale unui e-mail bun vă sună ca o limbă străină, nu vă faceți griji. Vom acoperi fiecare parte a unui e-mail bine structurat în această postare de blog. Până când ai terminat de citit, vei ști tot ce trebuie să știi pentru a le perfecționa pe toate. Și dacă aveți nevoie de ajutor suplimentar, veți afla în curând despre un instrument numit Flowrite care poate deveni asistentul dvs. de e-mail AI și se va ocupa de structurarea e-mailurilor pentru dvs.

6. Profitați la maximum de linia de subiect al e-mailului

Linia de subiect este primul - și posibil singurul - lucru pe care destinatarul îl vede în e-mailul dvs. E-mailurile cu o linie de subiect slabă, sau mai bine zisă, vor fi șterse rapid fără a fi citite sau vor găsi drumul direct către dosarul de spam.

Ar trebui să vă gândiți la linia de subiect ca la titlul e-mailului dvs. Este un rezumat al e-mailului dvs. Are cel mai semnificativ impact asupra faptului că e-mailul dvs. este citit sau nu. Scopul unei linii de subiect este de a determina destinatarul să deschidă mesajul și să dea corpului e-mailului să facă restul lucrării. Este, de asemenea, locul în care apare cel mai des falsul e-mail.

Cea mai frecventă greșeală este să încercați să păcăliți destinatarul să vă deschidă e-mailul. Subiectul dvs. nu ar trebui să fie un tachin și ar trebui să fie întotdeauna legat de conținutul e-mailului. Liniile de subiect care sunt prea scurte sau prea lungi confundă adesea. Același lucru este valabil și pentru cele vagi și generice. Cele mai bune linii de subiect sunt informative, dar concise.

Provocarea este să păstrați subiectul e-mailului concis, dar specific. Lungimea ideală este undeva între 3 și 8 cuvinte, ceea ce ar trebui să fie suficient pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra mesajului dvs.

7. Alegeți cea mai bună salutare prin e-mail

Modul în care începi e-mailul stabilește tonul mesajului și creează prima impresie a destinatarului despre tine. Din păcate, mulți nu îi acordă suficientă atenție. Atunci care este modalitatea corectă de a-mi începe e-mailul? Pai depinde. Salutul potrivit pentru e-mailul dvs. poate fi formal sau prietenos, în funcție de cine comunicați și de scopul dvs.

Exemple de cele mai comune salutări prin e-mail includ:

1. Bună ziua <Nume>

2. Bună <Nume>

3. Dragă <Nume>

Este ușor să vă gândiți prea mult la salutul dvs. prin e-mail, mai ales când nu sunteți foarte familiarizat cu persoana respectivă. Sau dacă e-mailul este deosebit de important. Dacă pierzi timpul dacă să spui „Bună Tom”, „Bună domnule Smith” sau „Stimate domnule”, este întotdeauna mai sigur să greșești în privința celei oficiale.

Pentru a vă ajuta să navigați în aceste ape, am scris un ghid complet despre cele mai bune salutări prin e-mail.

8. Adăugați o propoziție de deschidere a e-mailului

Înainte de a trece la conținutul real al e-mailului dvs., ar trebui să adăugați o linie de deschidere care să se adreseze destinatarului sau să furnizeze context. Și, de dragul tuturor celor implicați, vă rugăm să veniți cu ceva mai imaginativ și mai grijuliu decât „Sper că acest e-mail vă va găsi bine”.

Exemple bune de deschidere a e-mailurilor pentru diferite situații includ:

• Permite-mi sa ma prezint…
• Pentru a continua conversația noastră...
• Vă mulțumim că ați luat legătura…
• Sper ca saptamana sa mearga bine pana acum...
• as putea folosi sfatul tau...
• Răspunsul dumneavoastră rapid este foarte apreciat…
  

Cu aceste opțiuni în buzunarul din spate, nu ar trebui să te chinui să aterizezi pe acea linie de deschidere perfectă care se îndreaptă perfect în conținutul e-mailului. Ca un sfat bonus, încercați să evitați zilele lucrătoare sau orele din zi în propoziția dvs. de deschidere, deoarece nu știți când va trebui să vă citească destinatarul mesajul.

9. Ar trebui să te prezinți?

Răspunsul este: dacă iei legătura cu cineva pe care nu-l cunoști încă, da, ar trebui. Indiferent dacă este cineva din cadrul organizației dvs. sau contact extern. Este o bună etichetă prin e-mail și o curtoazie comună. „Atunci cum mă prezint într-un e-mail?” Poți întreba.

Iată două moduri sigure de a face auto-introducere într-un e-mail:

• Numele meu este <Prenumele> <Numele de familie> și lucrez pentru <Ce face compania> numită <Numele companiei>.
• Sunt <Prenumele> <Numele> și lucrez ca <Titul postului> în <Departamentul nostru>.
  

Amintiți-vă că e-mailul dvs. de multe ori nu este despre dvs., așa că nu ar trebui să petreceți mai mult de o propoziție sau două prezentându-vă, indiferent cât de mult ne place tuturor să vorbim despre noi înșine.

10. Începe cu cele mai importante

E-mailurile bune ajung repede la obiect. Principiul piramidei este o abordare a comunicării profesionale prin e-mail. Directorii McKinsey au creat această metodă deja în anii 1980 pentru a structura gândurile în mod eficient și pentru a îmbunătăți comunicarea în afaceri.

Principiul de bază este să faceți cel mai important punct de la început și să vă structurați e-mailul în consecință. Un e-mail tipic de afaceri răspunde la întrebare sau prezintă solicitările la sfârșit. Totuși, este mai eficient să conduci cu cel mai important punct și să oferi argumente și informații de fundal numai după aceea. De exemplu, șeful tău îți trimite un e-mail în care te întreabă dacă ar trebui să prelungești contractul unui coleg, vrei să dai răspunsul direct și să explici „de ce” după aceea.

Dacă te lupți cu cum să trimiți e-mailuri mai bune, gândește-te la o piramidă, începe de sus și anunță-ți intențiile din față.

11. Nu economisiți pe perioade

Dacă doriți să scrieți e-mailuri mai bune, nu cruțați perioadele.

Ușoară pauză dintre propoziții oferă cititorilor timp să digere mesajul. Propozițiile concise le permit să aibă mai multe dintre aceste oportunități. De asemenea, ar trebui să luați în considerare ruperea propozițiilor lungi și complexe, chiar și atunci când acestea nu ar fi propoziții întinse.

De asemenea, ar trebui să înveți să folosești corect virgulele, mai ales dacă engleza nu este limba ta primară. Prea multe sau prea puține virgule – sau una complet în locul greșit – sunt predispuse la confuzie.

12. Folosește cazul propoziției

Folosirea unui caz de propoziție se referă la scrierea cu majuscule a primei litere dintr-o propoziție și a oricăror substantive proprii. Cei mai mulți dintre noi știm că acesta este modul corect de a folosi majuscule, dar totuși nu reușesc atunci când compunem e-mailuri. Cazul de propoziție face parte din eticheta e-mailurilor de afaceri, iar incursiunea din ea nu este niciodată o idee bună atunci când scrieți e-mailuri profesionale. De asemenea, nu uitați să evitați să scrieți cu majuscule. Întotdeauna este o interdicție. Cu Flowrite, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la astfel de detalii – indiferent cât de neglijent ați notat instrucțiunile, scrierea cu majuscule este corectă pentru dvs.

13. Ai grijă de tonul tău

Nu este doar ceea ce spui, ci și cum o spui.

Tonul poate fi definit ca vocea cuvântului scris, care exprimă emoția, caracterul, volumul, intonația și atitudinea generală a mesajului. De aceea, este esențial să fii intenționat cu alegerile tale de cuvinte și să iei în considerare modul în care destinatarul le-ar putea interpreta. Întrucât nu vă puteți baza pe expresiile faciale și pe intonație pentru a transmite mesajul prin e-mail, ar trebui să depuneți efort pentru a vă prezenta într-o lumină pozitivă.

Un ton profesional în e-mail poate dura mult timp pentru a fi corect, deoarece uneori vrei să fii formal și să te înclini spre un final mai prietenos. Cum să exprim entuziasmul, hotărârea sau încurajarea? Pentru a vă ajuta să transmiteți mesajul în mod eficient, am creat o resursă atotcuprinzătoare pentru a găsi tonul potrivit în toate e-mailurile dvs.

În plus, Flowrite vă poate ajuta să transmiteți mesajul în modul în care v-ați propus. Cu generatorul nostru de e-mail AI, puteți alege tonul pentru e-mailul pe care doriți să-l trimiteți și ne lăsați să ne ocupăm de munca grea.

14. Păstrați-l concis

Menținerea e-mailului scurt și dulce vă asigură că trimiteți mesajul în mod eficient. E-mailurile lungi care îngroapă ideea rămân cu ușurință fără răspuns și în cele din urmă sunt uitate. Sau mai rău, neînțeles. Deoarece un profesionist mediu primește peste 100 de e-mailuri pe zi, nimeni nu are timp să citească e-mailuri lungi.

15. Folosiți o voce activă

Scrierea cu o voce pasivă poate părea formală și profesionistă și mai folosește doar câteva cuvinte, dar acestea se adună. În plus, este mai greu de citit și de înțeles. Așadar, scăpați de vorbe pentru a vă transmite mesajul în mod clar, folosind o voce activă. Poate fi greu la început, dar odată ce te obișnuiești, vei observa că scrisul tău curge mai bine decât înainte.

16. Format pentru claritate

Utilizarea punctelor marcatoare și a listelor numerotate vă ajută să vă structurați e-mailul și să atrageți atenția destinatarului asupra a ceea ce este cel mai important. Pe lângă faptul că servesc drept indicii vizuale, listele facilitează scrierea de propoziții scurte. Puteți folosi și caracterul aldine pentru a evidenția, de exemplu, îndemnul dvs. la acțiune.

17. Faceți un îndemn clar la acțiune

Nu vă puteți aștepta ca destinatarul să știe ce să facă în continuare decât dacă îi spuneți. Dacă cereți ceva, furnizați instrucțiuni clare. Dacă este o invitație la interviu, spuneți așa. Dacă aveți nevoie de un răspuns până la o anumită dată, spuneți-le.

Cele mai bune practici pentru CTA clare includ:

• Furnizați datele și detaliile
• Folosiți paragrafe cu o singură propoziție
• Împărțiți cererile complexe în pași
• Nu vă speriați să folosiți bold

Includerea unui îndemn clar la acțiune este cel mai eficient mod de a obține rezultatele pe care le doriți. Nu uita să-l folosești.

18. Sigilați afacerea cu propoziția de încheiere prin e-mail

Pentru a deveni un scriitor de e-mail mai bun necesită construirea constantă a cutiei de instrumente. Unul dintre aceste instrumente este o propoziție de închidere care încheie partea de conținut a e-mailului dvs. Aceste fraze pot fi folosite pentru a arăta recunoștință, pentru a stabili așteptări pentru viitor și pentru a-ți exprima disponibilitatea de a ajuta.

Cele mai bune propoziții de încheiere pentru un e-mail includ:

• Vă mulțumim pentru ajutor/asistență/sprijin/timp
• Astept cu interes raspunsul tau
• Dacă vă pot fi de ajutor, nu ezitați să mă contactați
  

Există variații nesfârșite ale exemplelor de mai sus. Odată ce îți construiești încrederea în abilitățile tale de comunicare prin e-mail, poți începe să introduci mai multe variante care să-ți arate personalitatea și să înțeleagă tonul e-mailului tău.

19. Decideți cea mai bună modalitate de a închide e-mailul

Având în vedere că salutul dvs. prin e-mail oferă destinatarului prima impresie importantă despre dvs., semnarea dvs. dictează ce fel de gust lasă mesajul dvs. în gură. Decizia cu privire la cea mai bună modalitate de a vă încheia e-mailul poate fi consumatoare de timp, deoarece nu există o soluție universală. Cu toate acestea, a trece cu vederea importanța semnării este ca și cum ai fi împiedicat pe linia de sosire.

Cele mai comune exemple de semnare prin e-mail sunt:

• Cu sinceritate,
• Cele mai bune gânduri,
• Salutari,
• Cel mai bun,
• Noroc,
  

Cel mai bun mod de a semna un e-mail depinde întotdeauna de destinatar, de relația cu acesta și de scopul e-mailului. Alegerea celui potrivit pentru fiecare context necesită puțină lectură suplimentară. În acest scop, am scris un ghid cuprinzător despre cele mai bune semnări de e-mail, de la cele mai formale la cele care nu sunt potrivite pentru birou.

Odată ce v-ați împăcat cu decizia dvs. privind semnarea, adăugați o virgulă și scrieți-vă numele pe rândul următor.

20. Verificați-vă ortografia

Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți înainte de a apăsa pe „trimite” este să detectați orice greșeală de ortografie și să vă asigurați că scrierea cu majuscule este corectă.

Ortografia incorectă indică neglijență și poate distruge tot gândul și efortul pe care îl depuneți pentru a vă îmbunătăți e-mailul. Verificatoarele ortografice precum Grammarly sunt grozave, dar nu vor prinde totul și, uneori, nu reușesc să citească în context. De aceea trebuie să te antrenezi să înțelegi singur erorile.

Când folosiți Flowrite pentru a scrie e-mailuri și mesaje, erorile umane sunt eliminate de AI care generează limba engleză la nivel nativ, reducând timpul de obsedat și verificarea ortografiei.

Cum să scrii e-mailuri mai bune cu inteligență artificială

Flowrite este un instrument de scriere AI care transformă instrucțiuni scurte în e-mailuri și mesaje gata de trimis în câteva secunde. Are grijă de structura e-mailului, de scriere cu majuscule, de gramatică, de ortografie, de punctuație – cum ar fi. E-mailurile pe care le generează instrumentul nostru sunt limba engleză la nivel nativ, așa că nici nu trebuie să vă faceți griji pentru asta. În esență, vă puteți concentra asupra gândurilor și ideilor voastre, iar Flowrite le va oferi aripi. Îndrăznim să spunem că este cel mai rapid mod de a începe să scrieți e-mailuri mai bune și mulți dintre utilizatorii noștri au spus că au învățat multe utilizând-o.

Pentru a începe, scrie câteva propoziții scurte din care ar putea consta e-mailul tău. Nu vă faceți griji prea mult în privința frazei sau a gramaticii, dar urmărește să notezi gândurile pe măsură ce acestea ies în mod natural din cap. După aceasta, ești gata pentru următorul pas.

Cum se utilizează Flowrite

1. Scrieți puncte scurte ca instrucțiuni

Pentru a începe, notează-ți gândurile pe măsură ce îți ies în mod natural din cap. Asta e. Ești pregătit pentru următorul pas.

2. Alegeți tipul de e-mail pe care doriți să îl scrieți

Acum este timpul să vă gândiți cine este destinatarul și ce încercați să obțineți cu e-mailul? Poate că sunteți rece să contactați un potențial angajat, să urmăriți un prospect de vânzări sau să programați o întâlnire. Am acoperit totul.

3. Observați AI pentru a vă genera e-mailul

Acum este timpul pentru ceva magie. După ce ați selectat șablonul potrivit, vă luați ușor timp de câteva secunde pentru ca Flowrite să genereze un e-mail complet pe baza instrucțiunilor dvs. În cazul în care sunteți nemulțumit de rezultat, va crea o nouă versiune cu un clic pe un buton. Dacă aveți mai multă încredere în abilitățile dvs. de scriere a e-mailului, puteți face și modificări manuale înainte de a trimite e-mailul.

Acest lucru este posibil datorită utilizării celor mai recente progrese în inteligența artificială. Dacă încă nu sunteți convins că vă poate ajuta să compuneți e-mailuri mai bune, să uităm cu totul instrucțiunile și să lăsați Flowrite să scrie întregul e-mail pentru dvs.

Destul de îngrijit, nu-i așa? +25.000 de persoane care s-au alăturat listei noastre de așteptare pentru accesul timpuriu la viitorul scrisului cred că da.

Începeți să vă aflați deja despre cum să scrieți e-mailuri mai bune, nu? Sperăm că aceste sfaturi pentru scrierea e-mailurilor (și poate instrumentul nostru) vă vor ajuta să începeți călătoria dvs. de a trimite e-mailuri mai bune cu încredere și de a construi încredere în abilitățile dvs. de scriere a e-mailurilor.