Cum să scrieți o scrisoare profesională de afaceri în 6 pași

De-a lungul carierei tale, probabil te vei trezi scriind scrisori de afaceri. De fapt, este posibil să începeți să le scrieți înainte de începerea oficială a carierei dvs., deoarece scrisorile de cerere și de solicitare sunt, de asemenea, scrisori de afaceri.

O scrisoare de afaceri este o scrisoare formală care este în general, dar nu întotdeauna, scrisă de la un profesionist la altul pentru a promova interesele organizației lor. În unele cazuri, ca și în cazul scrisorilor de intenție și al interviurilor ulterioare, acestea servesc la promovarea intereselor de carieră ale expeditorului.

Ce este o scrisoare de afaceri?

O scrisoare de afaceri este un mesaj formal trimis de obicei de la un profesionist la altul. În general, scrisorile de afaceri discută oportunități pentru companii de a lucra împreună, cum ar fi printr-un parteneriat strategic, colaborare, promovare sau solicitare.

Este important să rețineți că o scrisoare de afacerinueste același lucru cu un e-mail de afaceri. Prin definiție, o scrisoare de afaceri este o scrisoare tipărită livrată la biroul sau adresa destinatarului. Acest atribut face parte din ceea ce face ca scrisorile de afaceri să iasă în evidență dintr-o întrebare prin e-mail, motiv pentru care tind să fie folosite pentru comunicări importante. Cu toate acestea, există câteva asemănări între scrisorile de afaceri și e-mailurile de afaceri. Ambele urmează un format similar și se încheie cu un îndemn direct la acțiune.

Există multe tipuri de scrisori de afaceri, inclusiv acestea:

• Scrisori de vânzare
• Scrisori de recomandare
• Scrisori de anchetă
• Scrisori de cerere
• Scrisori de intenție
• Scrisori de transmitere
• Scrisori de ofertă
• Scrisori de demisie
• Scrisori de urmărire a interviului
• Solicitați scrisori
• Memorandumuri de birou
• Scrisori de intentie
• Invitații

Există două diferențe principale între o scrisoare de afaceri și o scrisoare informală: format și conținut.

Când trimiteți o scrisoare de afaceri?

Scrisorile de afaceri sunt trimise atunci când persoanele fizice, fie reprezentând companiile lor, fie ei înșiși ca proprietari de întreprinderi mici, își desfășoară activitatea. Iată exemple din aceste cazuri:

• Invitarea unei persoane sau a unei echipe la un eveniment de networking sau alt eveniment exclusiv
• Mulțumind unui intervievator pentru timpul acordat
• Urmărirea unei anchete anterioare de afaceri
• Oferirea unei oferte promoționale sau a unui nou produs sau serviciu
• Notificarea tuturor membrilor echipei cu privire la o modificare a politicii, la o nouă angajare importantă sau o promovare sau alte știri ale companiei
• Oferirea oficială a unui post unui solicitant

Care sunt părțile scrisorii de afaceri?

Antet (data/adresa/adresa de retur)

Data:Când scrieți o scrisoare de afaceri, este esențial să includeți data la care ați scris-o. Aceste informații sunt esențiale pentru comunicarea sensibilă la timp, cum ar fi ofertele promoționale.

Adresă:scrieți adresa completă a destinatarului, inclusiv numărul căsuței poștale sau pachetul de birouri.

Adresă de retur:includeți adresa completă a companiei dvs. Acest lucru facilitează trimiterea unui răspuns destinatarului.

Salut

Într-o scrisoare de afaceri, salutul standard este „Dragă”. Începeți scrisoarea cu „Dragă [numele destinatarului]” și adăugați o virgulă după nume. Puteți alege să vă adresați destinatarului printr-un titlu onorific asociat cu numele de familie sau pur și simplu după numele și prenumele. Când nu puteți determina numele destinatarului, puteți adresa scrisoarea la titlul acestuia.

Corp

Paragrafele corpului ocupă cea mai mare parte a unei scrisori de afaceri. Această secțiune discută oferta, propunerea sau anunțul pe care îl face scrisoarea. Include aceste secțiuni:

• Un paragraf introductiv care precizează scopul principal al scrisorii și, dacă este necesar, îl prezintă pe scriitorul scrisorii.
• Unul sau mai multe paragrafe din mijloc care discută subiectul scrisorii mai detaliat. Aceasta ar putea fi experiența relevantă a unui solicitant de locuri de muncă, detaliile unei oferte, repercusiunile unei schimbări de politică sau la ce se poate aștepta beneficiarul la evenimentul la care este invitat.
• Un ultim paragraf care reafirmă scopul scrisorii și oferă un stimulent, cum ar fi prețurile anticipate, pentru ca destinatarul să urmărească.

Închidere

După secțiunea corpului, închideți scrisoarea cu o semnare simplă și profesională. Confirmările adecvate includ următoarele:

• Cu stimă
• Cu respect
• Cel mai bun
• Cu respect

Semnătura

Componenta finală a unei scrisori de afaceri este semnătura dvs. Includeți numele dvs. complet și orice abreviere care urmează, cum ar fi MBA sau doctorat.

Cum să scrii o scrisoare de afaceri în 6 pași

1 Învață regulile

Înainte de a vă așeza să scrieți o scrisoare de afaceri, familiarizați-vă cu regulile pentru scrierea unei scrisori de afaceri, cum ar fi acestea:

• Adresați-vă în mod corespunzător destinatarului. Dacă nu sunteți sigur care titlu onorific este potrivit sau cum să le scrieți numele, acordați-vă un moment pentru a cerceta aceste informații.
• Formatați corect scrisoarea. Formatul unei scrisori de afaceri nu este același cu o scrisoare informală sau un format de e-mail.
• Includeți toate informațiile relevante. Aceasta înseamnă să includeți atât adresa destinatarului, cât și adresa dvs., data și toate detaliile necesare pentru a angaja cititorul și a le permite să răspundă într-o manieră atentă și adecvată.

Poate fi util să revizuiți exemple de scrisori de afaceri pentru a vedea cum alți scriitori respectă aceste reguli. Cereți unui coleg sau managerului dumneavoastră o scrisoare anterioară pentru a citi sau a căuta exemple de scrisori de afaceri online.

2 Alegeți un format potrivit

Formatul scrisorii de afaceri este o caracteristică cheie a acestui tip de comunicare. O scrisoare de afaceri poate fi formatată în unul dintre următoarele moduri:

• Bloc
• Semibloc
• Bloc modificat

Înformat bloc, toate liniile sunt justificate la stânga și nu există indentări.

Înformat semi-bloc, toate liniile sunt justificate la stânga și fiecare paragraf este indentat.

Înformatul bloc modificat, antetul, închiderea și semnătura sunt justificate la dreapta, în timp ce corpul și adresele sunt justificate la stânga. În acest format, nu există indentări.

Indiferent de formatul pe care îl alegeți, scrisoarea ar trebui să fie la un singur spațiu, cu o linie goală care separă paragrafele și secțiunile.

3 Folosiți un limbaj formal

O scrisoare de afaceri este o comunicare formală, profesională. Acest lucru nu înseamnă că ar trebui să fie înfundat sau plin, dar ar trebui să mențină un ton profesional și să adere la formatarea tradițională a scrisorilor de afaceri.

4 Concentrați-vă pe conținut/subiect

O scrisoare de afaceri ar trebui să se concentreze pe un singur subiect. Aceasta poate fi o ofertă, o întrebare, un mulțumire, un răspuns sau o solicitare. Nu vă abateți de la subiectul scrisorii dvs. și nu includeți mai multe subiecte în scrisoare - acest lucru poate face confuză și submina intenția scrisorii dvs.

5 Luați în considerare lungimea

Scrisorile de afaceri variază în lungime. Uneori, au doar o pagină. Dacă scrisoarea dvs. depășește două pagini, creați un raport separat care să acopere cea mai mare parte a conținutului scrisorii. În loc să trimiteți o scrisoare lungă, trimiteți raportul cu o scrisoare scurtă care o rezumă pentru cititor.

6 Includeți semnătura dvs

Fiecare scrisoare comercială ar trebui să includă o semnătură, adică numele dvs., compania și titlul tastați și numele dvs. cu cerneală albastră sau neagră.

Exemple de scrisori de afaceri

Exemplul 1

Dl. Steven Ramirez Ink Nume companie 1 Exemplu Rd. City, NY 10001

11 iulie 2023

Doamna Juliana McCue Papetarie Numele companiei 44 Exemplu Way City, CA 94024

Dragă Juliana McCue,

Aș dori să vă mulțumesc personal pentru că sunteți un client atât de loial. În ultimii cinci ani, Stationery Company Name a fost un vânzător de top al Ink Company Name și vorbesc în numele întregii noastre echipe când spun că apreciem și prețuim cu adevărat parteneriatul dumneavoastră.

Drept mulțumire, aș dori să ofer o oportunitate exclusivă de colaborare: o nuanță complet personalizată, exclusivă pentru retailerul dvs. Echipa noastră de specialiști în culori cu experiență poate dezvolta orice nuanță a curcubeului, de la cele mai închise negru care inhalează lumină până la neonuri strălucitoare, reflectorizante și cerneluri irizate. Oferirea unei culori exclusive poate face marca dvs. să iasă în evidență și atrage utilizatorii de stilouri din întreaga lume către site-ul dvs. web și magazinul fizic.

Sunt bucuros să vă arăt exemple de culori personalizate pe care echipa noastră le-a dezvoltat pentru alți parteneri. Vă rugăm să-mi spuneți dacă doriți să programați un apel video, în timpul căruia să vă explic oferta noastră mai detaliat și să încep să explorez culorile împreună cu dvs. Aștept cu nerăbdare să vă arăt toate modalitățile prin care vă puteți exprima marca unică printr-o nuanță de cerneală unică.

Cu stimă,

Steven Ramirez Șef al departamentului de dezvoltare a culorii Cerneală Nume companie 555-0000

Exemplul 2

Daneris Garcia 4950 Exemplu St. City, WA 10000

14 mai 2022

Dl. Neal Patel Șef al agenției de marketing de marketing Nume Oraș, AZ 20000

Stimate domnule Patel,

Vă mulțumesc pentru timpul acordat pentru a mă intervieva pentru rolul de supervizor grafic la Nume agenție de marketing. Cred că am făcut o conexiune puternică și că aș fi o potrivire excelentă pentru echipa ta.

Ca designer grafic, pasiunea mea este să găsesc modalități inovatoare de a reprezenta vizual mărcile emergente și consacrate. Deși am o experiență semnificativă de lucru în 2D și 3D, am prioritizat proiectarea pentru spații VR și AR în ultimii cinci ani. Știu că experiența mea cu numeroși clienți din industria tehnologiei care se concentrează pe dezvoltarea de produse în aceste spații mă va face un atu pentru echipa ta.

Sper că mă considerați pentru post. Dacă aveți întrebări sau doriți să vă împărtășesc exemple suplimentare din munca mea anterioară, vă rugăm să nu ezitați să întrebați. Sunt mândru de munca pe care am făcut-o pentru firmele MANGA și sunt încântat să fac o activitate similară cu echipa ta.

Salutări, Daneris Garcia

Întrebări frecvente despre scrisoarea de afaceri

Ce este o scrisoare de afaceri?

O scrisoare de afaceri este o scrisoare formală care este în general scrisă de la un om de afaceri la altul pentru a-și promova cariera sau interesele companiei.

Care este scopul unei scrisori de afaceri?

Scopul unei scrisori de afaceri este de a comunica profesional cu o companie, instituție sau organizație nonprofit.

Care sunt diferitele tipuri de scrisori de afaceri?

• Scrisori de intentie
• Scrisori de vânzare
• Invitații
• Urmăriri
• Scrisori de plângere
• Scrisori de intenție

Ce ar trebui să conțină fiecare scrisoare de afaceri?

• Data
• Adresa expeditorului
• Adresa din interior
• Salut
• Corp
• Închidere
• Semnătura