Scrieți orice e-mail rapid cu acești 3 pași simpli

Dacă sunteți lent în a scrie e-mailuri, nu vă faceți griji. Pe baza diverselor fire de pe rețelele sociale, nu ești singur – mii de oameni se întreabă cum să scrie e-mailuri mai repede în fiecare zi. O privire asupra conversațiilor care au loc pe canale arată clar că mulți dintre noi sunt îngrijorați de ceea ce cred oamenii din jurul lor despre e-mailurile ca o sarcină atât de obositoare. Ca să nu mai vorbim de epuizarea mentală pe care o provoacă ei înșiși. Vestea bună este că oricine poate învăța să scrie e-mailuri mai rapid. Și despre asta se referă postarea pe blog pe care o citești acum. ‍

În continuare, vom cerceta motivele pentru care e-mailurile durează atât de mult să fie scrise, vă vom prezenta un proces ușor în 3 pași pentru a scrie mai rapid orice e-mail cu ajutorul AI și vom încheia cu sfaturi despre cum să scrieți e-mailuri rapid începând de astăzi.

De ce e-mail-ul durează atât de mult pentru a scrie?

Hai să-l scoatem acolo. Oamenii scriu cu viteze diferite și nu e nimic de rușine în privința asta. Dacă doriți să testați dacă sunteți lent la tastare, dar motivele pentru care e-mailurile durează atât de mult să scrieți pentru mulți dintre noi sunt mult mai multe fațete.

Lăsând deoparte afecțiuni precum dislexia și ADHD, unul dintre cele mai comune motive pentru care oamenii sunt lenți în a scrie e-mailuri este tendința noastră de a le gândi prea mult. În spatele acestei probleme comune se află teama de a fi interpretat greșit. Este adesea determinată de lipsa de a putea utiliza indicii precum limbajul corpului, gesturile mâinii, ritmul și tonul vorbirii și expresiile faciale care ne ajută să transmitem mesajul așa cum ne-am propus atunci când comunicăm în persoană.

Un alt motiv tipic este tendința de a scrie e-mailuri prea lungi. Poate fi legat de problema menționată anterior, capacitatea cuiva de a scrie concis sau pur și simplu încercarea de a comunica ceva prin e-mail care ar fi mai bine transmis într-o întâlnire sau printr-un apel telefonic.

Abordarea ortografiei și gramaticii poate fi dificilă pentru cei care au nevoie să comunice prin e-mail în limba lor non-nativă, în special la locul de muncă. Chiar dacă eficiența dvs. în limbajul de afaceri al companiei dvs. ar fi la un nivel profesional, puteți găsi pe Google anumite cuvinte sau expresii, obsedat de virgule sau gândindu-vă la eticheta corectă a e-mailului.

Pentru a menține această parte a articolului suficient de scurtă, să nu începem nici măcar cu urgiile muncii moderne numite multitasking și schimbarea conținutului.

Cu toate acestea, încă trebuie să abordăm faptul că uneori este pur și simplu greu să vă puneți gândurile pe hârtie. Chiar dacă ideile tale s-ar limpezi ca o zi în capul tău, ele nu se traduc bine în text. Când vă uitați la un ecran gol cu ​​un cursor care clipește, acest fenomen, cunoscut și sub numele de sindromul ecranului gol, poate obține tot ce este mai bun de la oricare dintre noi. Mai ales când trebuie să scrii un e-mail important.

Indiferent de ce vă simțiți lent în a scrie e-mailuri, nu vă temeți, ajutorul este aproape. Continuați să citiți și vă putem garanta că le veți scrie mai repede în cel mai scurt timp.

Cum să scrii e-mailuri mai rapid cu 3 pași simpli

Următorul proces în 3 pași și exemplele însoțitoare vă vor prezenta o modalitate de a scrie rapid e-mailuri. Îndrăznim chiar să pretindem că nu este doar rapid, ci și cel mai rapid mod de a comunica prin e-mail. Tu vei fi judecătorul.

1. Scrieți puncte scurte

Pentru a începe, scrie câteva propoziții despre părțile esențiale din care ar trebui să conțină e-mailul tău. Nu vă faceți griji prea mult în privința frazei sau a gramaticii, dar urmărește să notezi gândurile pe măsură ce acestea ies în mod natural din cap. După aceasta, ești gata pentru următorul pas.

2. Decideți tipul de e-mail pe care doriți să îl scrieți

Acum că știi ce vrei să spui, este timpul să te gândești la tipul de e-mail pe care urmează să-l trimiți. Cine este destinatarul și ce încerci să obții cu e-mailul? Poate că sunteți rece să contactați potențiali clienți, să întrebați despre starea unui proiect de la unul dintre furnizorii dvs. sau să vă amintiți managerului despre un termen limită care se apropie.

În galeria de șabloane a lui Flowrite, puteți găsi șabloane gata făcute pentru cele mai obișnuite e-mailuri pe care oamenii le scriu zilnic. În plus, vă puteți crea șabloanele personalizate pentru tipul de e-mailuri pe care le trimiteți cel mai frecvent sau pentru cele cărora le petreceți prea mult timp.

3. Urmăriți cum se scrie e-mailul

Aceasta este partea în care se întâmplă magia. Odată ce ați selectat șablonul potrivit, vă puteți relaxa în timp ce Flowrite scrie un e-mail complet bazat pe punctele tale. Dacă nu sunteți mulțumit de rezultat, puteți genera o nouă versiune cu un clic pe un buton. Dacă ceva este încă dezactivat, faceți modificări manual și sunteți gata să trimiteți.

Toate acestea sunt posibile datorită utilizării celor mai recente progrese în inteligența artificială și există multe altele care să vă ajute să nu mai aveți probleme cu scrierea de e-mailuri. Te trezești obsedat de modul în care receptorul ar putea percepe anumite cuvinte sau expresii? Puteți selecta tonul pe care Flowrite scrie e-mailul pentru dvs. Vă îngrijorați greșelile de ortografie și gramaticale? Instrumentul nostru este fluent în engleză. Sindromul ecranului gol? Uitați de punctele marcatoare, selectați șablonul potrivit și Flowrite va genera un exemplu de e-mail pentru dvs. ‍

5 sfaturi pentru a scrie rapid e-mailuri

„Și dacă Flowrite nu se potrivește fluxului meu de lucru”, spui? Ei bine, evident că vă îndrăznim să încercați, dar iată câteva sfaturi utile pe care le puteți implementa pentru a scrie e-mailuri rapid, fără ajutor suplimentar de la asistenții de e-mail AI sau orice tehnologie.

Urmați structura standard de e-mail

Pentru a vă accelera scrierea, este esențial să urmați structura convențională pentru e-mailuri. Acest lucru vă va face scrierea mai rapidă și va ajuta destinatarul să vă citească mesajul mai repede.

În cazul în care nu sunteți familiarizat cu formatul clasic de e-mail, iată 101:

• O linie de subiect
• Salut
• Conținut – nu mai mult de trei paragrafe
• Închidere
• Semnătură
  

Ar trebui să separați aceste părți cu pauze de paragraf pentru a vă face e-mailul ușor de digerat. Modul de bază pentru a îmbunătăți și mai mult viteza de scriere este să începeți fiecare paragraf de conținut cu cel mai important lucru. Odată ce acest mod de a scrie e-mailuri devine natural, puteți trece de la gânduri la livrare mult mai rapid.

Scrie felul în care vorbești

Indiferent dacă este scris sau vorbit, scopul limbajului este de a comunica gânduri, idei și sentimente. Cu toate acestea, atunci când comunicăm prin e-mail, mai ales în calitate profesională, lucrurile devin adesea mai complicate decât ar trebui, încetinindu-ne.

Avem tendința de a folosi o structură de propoziție mai complexă atunci când scriem decât atunci când vorbim. În funcție de public, putem folosi și contracții pentru a face e-mailurile mult mai formale decât este necesar de obicei. Ca să nu mai vorbim de utilizarea unui vocabular și jargon mai formal. Înțelegi ideea, așa că nici măcar nu voi începe despre nesfârșitele puncte de sprijin cu detalii și explicații ale proceselor de gândire ale cuiva.

Injectarea unui pic de stil de vorbire în e-mailurile dvs. le face mai conversaționale, captivante și, mai ales, mai scurte, ceea ce înseamnă că le veți scrie mai repede.

Mai întâi scrieți, apoi editați

Când încerci să perfecționezi fiecare structură de cuvânt și propoziție pe care o scrii, vei rescrie inevitabil pe măsură ce mergi. Inutil să spun că acesta este o modalitate lentă de a scrie orice – să nu mai vorbim de e-mailuri. Doar trimite-ți ideile pe ecran și, odată ce ai terminat. Parcurgeți textul o dată pentru a elimina greșelile de scriere și de formatare. După această curățare, ar trebui să fiți gata să trimiteți, dar dacă instinctul spune acest lucru, puteți încă să corectați e-mailul o dată – chiar și cu voce tare.

Pune-te pe ceas

Setați un cronometru. Cu toții avem unul pe telefoane, așa că nu există scuze. Acordă-ți cinci minute, iar când sună alarma, ai terminat. Indiferent de unde ai rămas, este timpul să închei. La sfârșitul e-mailului, puteți chiar să declarați că sunteți bucuros să detaliați în continuare dacă este necesar. Acest lucru vă obligă să gândiți, să scrieți și să ajungeți mai repede la subiect. Dacă limita de 5 minute nu este la îndemâna ta, găsește un alt obiectiv aspirațional spre care să lupți – totul este despre îmbunătățire, nu perfecțiune.

Numără cuvintele

După cum am stabilit deja, timpul necesar pentru a scrie un e-mail nu se corelează întotdeauna cu numărul de cuvinte pe care le scrii. Scrierea unor propoziții poate dura inutil de mult dacă ești îngrijorat de modul în care va fi perceput mesajul tău. Cu toate acestea, dacă e-mailurile tale sunt foarte lungi, merită efortul să începi să folosești un contor de cuvinte pentru a sparge obiceiul. Unii clienți de e-mail au acest lucru încorporat, iar pentru alții, există o mulțime de extensii de browser disponibile. Stabilește-ți o limită și urmărește să te ții de ea. Ai nevoie de un benchmark? Pai depinde. Dar pe baza analizei a peste 40 de milioane de e-mailuri, lungimea potrivită pentru un e-mail de vânzări este de 50-200 de cuvinte. Îndreptați-vă spre asta.

Te-a ajutat această postare pe blog să scrii e-mailuri mai rapid? În caz contrar, puteți găsi o mulțime de alte postări pe acest subiect pe blogul nostru. Acoperim totul , de la hack-uri de productivitate până la sfaturi și instrumente de scriere care vă vor ajuta să nu mai aveți probleme cu scrisul.