Cum să scrieți un rezumat executiv excelent

În afaceri, o mulțime de informații sunt transmise prin documente lungi și cuprinzătoare, cum ar fi cărți albe, planuri de afaceri, studii de caz și rapoarte de cercetare. O mulțime de bani și alte investiții în resurse sunt pe linie în majoritatea deciziilor de afaceri, astfel încât liderii și investitorii trebuie să înțeleagă fiecare factor și variabilă implicate înainte de a lua acele decizii.

Dar lumea afacerilor tinde să se miște rapid și asta înseamnă că profesioniștii nu au adesea timp să citească rapoarte ample înainte de a începe proiecte sau de a lua decizii. Aici intervine rezumatul executiv. Un rezumat executiv este o versiune condensată a unui document de afaceri mai lung, care permite cititorilor să absoarbă aceleași informații mai rapid.

Ce este un rezumat executiv?

Un rezumat executiv este forma prescurtată a unui document de afaceri. Deși poate fi tentant să compari un rezumat executiv cu un rezumat pentru un raport academic sau o lucrare, există o diferență cheie între aceste două tipuri de documente: un rezumat este un rezumat al unui raport sau al unei lucrări care rezumă documentul, în timp ce un rezumatul executiv este o versiune prescurtată care încă atinge toate punctele cheie ale documentului principal.

Un rezumat oferă cititorilor, adesea lideri de afaceri, investitori, parteneri sau cumpărători, o scurtă privire a conținutului complet, astfel încât aceștia să poată lua decizii cu privire la modul de a proceda cu compania sau propunerea. În acest fel, este asemănător cu un elevator pitch, cu excepția faptului că reprezintă un articol mai degrabă decât obiectivele unui individ.

Ce tipuri de documente sau proiecte necesită un rezumat executiv?

Adesea, rezumatele executive sunt asociate cu planurile de afaceri. Atunci când un rezumat executiv face parte dintr-un plan de afaceri, scopul său este în mare măsură de a angaja potențialii investitori și cumpărători.

Dar un plan de afaceri nu este singurul loc în care ați putea găsi un rezumat executiv. Sunt folosite și cu:

• Studii de piata
• Documente de cercetare
• Propuneri de afaceri
• Planuri de proiect
• Propuneri de proiecte

Secțiuni ale unui rezumat executiv

În general, un rezumat executiv pentru un plan de afaceri include următoarele secțiuni:

Cuprins

Cuprinsul listează secțiunile incluse în documentul principal. Aceasta oferă o imagine de ansamblu și mai concisă a documentului și a rezumatului executiv în sine.

Antecedentele companiei/Despre

În secțiunea Antecedente/despre companie, cititorul învață despre declarația de misiune a companiei, poziția pe piață, nișa și obiectivele companiei. În unele cazuri, această secțiune include și un scurt istoric al companiei. Această secțiune oferă context pentru obiectivele și strategiile explicate în restul rezumatului executiv și al planului în ansamblu.

Oportunități de piață

Această secțiune discută oportunitățile prezente pe piața actuală. Poate prezenta aceste oportunități ca o problemă de rezolvat sau ca o nevoie care poate fi îndeplinită.

Soluţie

După introducerea oportunităților, problemelor sau nevoilor prezente pe piața actuală, secțiunea de soluții discută despre modul în care compania le poate valorifica.

Avantaje competitive

Această secțiune discută modul în care afacerea este poziționată în mod unic pentru a reuși să-și atingă obiectivele prin planurile sale.

Repere financiare

Secțiunea de momente financiare include orice informații financiare relevante pentru plan, cum ar fi nivelurile actuale de profit și cheltuieli, precum și orice finanțare pe care compania speră să o asigure.

Aceste secțiuni pot varia oarecum în funcție de documentul rezumat. De exemplu, un rezumat executiv pentru o propunere de proiect poate include o secțiune care analizează starea industriei companiei, precum și piața sa specifică. Ar putea include, de asemenea, o secțiune care justifică cursul de acțiune propus, invocând preocupările interne și modul în care aceasta se încadrează în strategia generală a companiei.

În ciuda variațiilor în secțiunile și conținutul lor, fiecare rezumat are același scop: să ofere o privire concisă și informativă asupra documentului, astfel încât cititorii să poată interacționa cu compania sau să planifice mai ușor.

Cum se scrie un rezumat executiv

Creați un contur

Cu aproape orice fel de scris, cel mai bun mod de a începe este prin a crea un contur. O schiță atinge câteva obiective:

• Organizează punctele cheie într-o narațiune coerentă
• Vă ajută să înțelegeți ce puncte să includeți și care să omiteți
• Vă oferă o hartă de parcurs pe care să o urmați în timp ce scrieți

Conturul dvs. servește ca un instrument util atunci când prescriere. În mod ideal, rezumatul executiv este partea din document pe care o scrieți ultima, deoarece nu puteți rezuma documentul complet dacă nuavețiîncă un document complet. Cu documentul complet în mână, notați secțiunile cheie pe care trebuie să le includeți în rezumatul dvs. executiv și punctele pe care trebuie să le atingeți în fiecare secțiune. Făcând acest lucru, creați o schițădupă ceați scris (sau ați primit) documentul complet șiînainte dea scrie rezumatul executiv.

Prezentați și definiți scopul sau problema

În timp ce scrieți, amintiți-vă scopul rezumatului dvs. executiv. Acest lucru ar trebui să conducă tot ce scrieți, inclusiv modul în care încadrați problema pe care proiectul își propune să o rezolve și unde includeți statistici relevante pentru a susține soluția propusă.

Când scrieți despre scopul sau problema pe care o rezolvă planul, oferiți cât de mult context este necesar, fără a exagera. Amintiți-vă, cititorii dvs. vor primi povestea completă din documentul principal. Cu toate acestea, rezumatul ar trebui să le ofere o înțelegere suficient de puternică a problemei încât să nu fie surprinși de nimic din ceea ce au citit în documentul complet.

Soluție sau următorii pași

După definirea clară a scopului sau a problemei, explicați soluția acelei probleme sau următorii pași descriși în strategia dvs. Similar cu secțiunea despre scopul documentului, această secțiune ar trebui să fie suficient de cuprinzătoare pentru a oferi cititorului o înțelegere solidă a soluției, fără a se bloca cu explicații lungi.

Concluzie

Concluzia unui rezumat executiv este, în multe feluri, la fel ca orice altă concluzie. Acesta reiterează punctele cheie pe care le-ați menționat în secțiunile corpului rezumatului executiv, răspunde la orice întrebări pe care le-ar putea avea cititorul și le lasă cu o idee clară a ceea ce trebuie să facă în continuare (care este de obicei să citească întregul document).

Cum se formatează un rezumat executiv

Un rezumat executiv nu trebuie să se țină de o anumită lungime sau număr de cuvinte. De obicei, au una sau două pagini. Cu toate acestea, atingerea obiectivului - explicarea concisă a punctelor principale ale documentului într-un mod care este atât autentic, cât și captivant - este mult mai importantă decât adaptarea unui format specific.

Deoarece un rezumat executiv face parte dintr-un document de afaceri, este important să folosiți un ton profesional. Acestea fiind spuse, păstrați jargonul la minimum – mulți dintre cititorii rezumatului dvs. executiv, cum ar fi potențialii cumpărători, ar putea să nu fie în industria dvs. și vor înțelege mai bine documentul dacă utilizați un limbaj simplu. Folosiți-vă discreția, totuși – dacă știți că documentul va fi partajat și va fi citit doar intern, jargonul ar putea să nu fie o problemă.

Rezumat vs. un rezumat

Un rezumat este o scurtă prezentare generală a unui document academic. Nu răspunde la toate; acționează ca un teaser oferind cititorului informații suficiente pentru a-l face să înceapă să formuleze întrebări și să anticipeze răspunsurile pe care le vor găsi în documentul principal. În plus, un rezumat ajută cititorul să determine rapid dacă documentul conține informațiile pe care le caută. Când cititorul face cercetări, rezumatele îi economisesc mult timp.

Un rezumat, în schimb, oferă o versiune condensată a documentului principal. Scopul său nu este de a determina mintea cititorului să formuleze întrebări; este să ofere un rezumat complet, astfel încât să știe la ce să se aștepte de la documentul principal.

Rezumat executiv vs. plan de proiect

Un plan de proiect este un plan pentru un proiect. Este asemănător cu o schiță, în sensul că mapează elementele de ansamblu ale proiectului, cum ar fi obiectivele, bugetul, reperele, părțile interesate și valorile de succes. Un rezumat executiv este mai puțin tehnic decât un plan de proiect. Oferă o descriere a celor mai importante informații ale proiectului, dar nu este atât de aprofundat cu statistici și cifre.

Întrebări frecvente cu rezumatul executiv

Ce este un rezumat executiv?

Un rezumat executiv este o versiune condensată a unui document de afaceri mai lung.

Care este scopul ei?

Scopul unui rezumat executiv este de a oferi o privire rapidă asupra conținutului unui document de afaceri mai lung. Acest lucru face mai ușor pentru cititori, care pot fi lideri de afaceri, potențiali parteneri și vânzători sau investitori, să înțeleagă și să se implice în întregul document.

Ce fel de documente sau proiecte necesită un rezumat?

• Planuri de afaceri
• Propuneri de proiecte
• Studii de piata
• Propuneri de afaceri
• Documente de cercetare
• Planuri de proiect

Care sunt secțiunile unui rezumat executiv?

Fiecare rezumat executiv este unic, dar include, în general, următoarele secțiuni:

• Introducere
• Cuprins
• Antecedentele companiei/Despre
• Oportunitate de piata
• Soluţie
• Avantaje competitive
• Repere financiare