Cum să scrieți o notă în 8 pași

Indiferent dacă ați avut o schimbare de politică internă pe care trebuie să o împărtășiți sau dacă conduceți un proiect despre care investitorii trebuie să știe, o notă este cea mai bună modalitate de a comunica informații valoroase în cadrul organizației dvs. Notele sunt o modalitate bună de a disemina astfel de informații colegilor, chiriașilor, voluntarilor sau altor membri interni ai organizației.

Când ar trebui să trimiți o notă? Cum scrii o notă? Vom răspunde la aceste întrebări și vă vom oferi un ghid pas cu pas pentru crearea unei note și vă vom împărtăși o mulțime de exemple de note.

Ce este o notă?

O notă, prescurtare de la memorandum , este o modalitate de a informa un grup de persoane despre o anumită problemă, soluție sau eveniment. O notă ar trebui să fie scurtă, directă și ușor de citit. Acesta informează destinatarii și oferă un plan de acțiune cu următorii pași specifici.

Puteți trimite o notă ca scrisoare de hârtie, fax sau PDF atașată la un e-mail. Deși utilizarea pe scară largă a e-mailului a înlocuit în esență notele în multe circumstanțe, notele sunt totuși utile pentru unele mesaje importante.

Care este scopul unei note?

Notele sunt concepute pentru comunicările interne oficiale ale unei companii sau organizații. Acestea sunt adesea trimise unei întregi organizații, dar sunt utile și pentru informarea unui singur departament, echipă sau grup mai mic de oameni. Memo-urile dispersează informațiile necesare folosind un format simplu, ușor de urmărit.

Când să scrieți o notă

Ar trebui să scrieți un memorandum atunci când trebuie să transmiteți în mod eficient articolele oficiale de afaceri. Scopul notei dvs. ar trebui să fie de a informa, de a atrage atenția asupra unei probleme sau de a răspunde la o întrebare. Următoarele scopuri sunt potrivite pentru o notă:

• transmite modificări interne
• difuzează știri
• împărtășește un eveniment viitor
• actualizați regulile de siguranță publică
• sensibilizarea cu privire la o problemă
• aborda o problemă
• a face o cerere
• partajați actualizările proiectului

Cum se formatează o notă

Dacă trimiteți o notă prin e-mail, aceasta ar trebui să fie formatată ca PDF. Aceasta păstrează stilul pe care l-ați aplicat documentului. În mod tradițional, notele folosesc fonturi de douăsprezece puncte pentru corp și fonturi de paisprezece până la șaisprezece puncte pentru titluri. Păstrați fontul și designul simple.

O notă ar trebui să includă următoarele.

• Titlu
  • La
  • Din
  • Data
  • Subiect
• Declarație de deschidere
• Context
• Apel la acțiune și declarație de sarcină
• Discuţie
• Închidere

De asemenea, aveți opțiunea de a include atașamente pentru a susține mesajul pe care îl transmiteți în nota dvs. Dacă nota dvs. are mai mult de o pagină, ar trebui să aveți un rezumat pentru a vă încheia punctele.

Scrieți o notă în 8 pași

Notele ar trebui să fie întotdeauna profesioniste și politicoase, indiferent de subiectul pe care îl introduceți. Rămâi concentrat pe fapte și planuri de acțiune. Nu ar trebui să utilizați emoji în notele de afaceri . Păstrați-l pe scurt, direct și clar și includeți doar informațiile necesare.

1 Titlu

Titlul afișează cine primește nota, cine trimite nota, data la care a fost scrisă și subiectul memoriului. Puteți vedea mai jos cum să formatați această secțiune.

Către: [Numele complete ale destinatarilor și titlurile postului sau departamentului]

De la: [Numele tău complet și titlul postului]

Data: [data de azi]

Subiect: [Despre ce este vorba în nota]

Deoarece v-ați adresat destinatarilor în titlu, nu este nevoie să includeți un salut.

2 Declarație de deschidere

Această secțiune poate avea între una și trei propoziții. Declarația de deschidere este în cazul în care declarați pe scurt scopul noțiunii dvs. Includeți doar un rezumat al celor mai importante informații din această secțiune. Mai târziu vei putea intra în detalii.

Încercați să începeți cu „Vă scriu pentru a vă informa . . .”

3 Context

În trei până la zece propoziții, furnizați contextul. Contextul este locul în care le anunțați oamenilor despre ce scrieți, de ce le scrieți și orice alte informații esențiale.

Această secțiune poate include următoarele:

• dovezi justificative
• de ce organizația dvs. a luat decizia despre care discutați în memoriu
• informații generale
• o declarație de problemă
• cum ai gasit problema
• calendar sau date importante
• alte puncte cheie

4 Apel la acțiune și declarație de sarcină

Această secțiune poate fi fie de două până la trei propoziții, fie o listă cu marcatori. Aici stabiliți următorii pași pentru destinatari. Scrieți despre ce ar trebui să facă destinatarul după ce citește nota sau despre cum plănuiți să rezolvați problema pe care ați descris-o.

Încercați să scrieți: „Vă rugăm [sarcina pe care doriți să o finalizați] până la [data scadentă]” sau „Apreciez cooperarea dumneavoastră în această chestiune”.

5 Discuție

Scopul acestei porțiuni este de a convinge destinatarii să urmeze acțiunile recomandate. Prezentați toate detaliile care vă susțin ideile, începând cu cele mai importante informații. Oferiți fapte, idei și cercetări specifice care susțin nota dvs., organizând informațiile de la cel mai puternic la cel mai slab.

6 Închidere

Secțiunea de închidere este o oportunitate de a-ți încheia nota cu o notă politicoasă. Vă recomandăm să împărtășiți ceea ce doriți ca destinatarii să ia măsuri încă o dată aici. În general, notele nu includ un rămas bun. Dar dacă doriți să aveți unul, asigurați-vă că îl faceți pe scurt.

7 Adăugiri opționale

Puteți include un rezumat sau atașamente cu nota dvs. dacă este necesar. Ar trebui să includeți un rezumat dacă nota dvs. are mai mult de o pagină. Rezumatele îi ajută pe destinatari să digere mai ușor informațiile pe care le-ați partajat.

Puteți plasa rezumatul chiar înainte de declarația finală. Un rezumat poate enumera recomandări cheie, o rezumare a informațiilor importante, referințe, metode sau resurse pe care le-ați folosit. Dacă informațiile din nota dvs. necesită clarificări suplimentare, le puteți plasa în această secțiune. Rezumatele pot fi lungi de câteva propoziții sau o listă cu marcatori de informații cheie.

Informațiile dvs. suplimentare ar trebui să includă orice documentație pe care doriți să o partajați, cum ar fi grafice, liste, tabele sau fotografii. Dacă alegeți să includeți atașamente, includeți o notă despre ceea ce ați atașat sub închidere.

Dacă trimiteți nota prin e-mail, aceste atașamente suplimentare pot fi adăugate la e-mailul dvs. Dacă trimiteți nota sub formă de scrisoare sau fax, includeți-le după ultima pagină a documentului de nota.

Consultați atașamentele dvs. ca atare: „Atașat: [numele atașamentului], [data creării]”.

8 Revizuiește

Acum că ți-ai scris nota, este timpul să o revizuiești! Urmați pașii de mai jos pentru a vă asigura că nota dvs. este cât mai clară și concisă posibil. Amintiți-vă: cu cât este mai scurt, cu atât mai bine.

• Tăiați orice material inutil.
• Clarificați-vă principalele puncte.
• Verificați greșelile de ortografie, gramaticale și de punctuație.
• Verificați-vă faptele și resursele.
• Obțineți feedback de la un coleg înainte de a trimite.

Cu ce ​​este diferită o notă de . . .

Un memoriu este o comunicare concisă, dar informală, în cadrul unei organizații, pentru a disemina un mesaj oficial. Dar cum diferă acest lucru de un e-mail, o scrisoare, o circulară sau un proces verbal? Să clarificăm definițiile acestor documente de afaceri standard.

Prin ce diferă o notă de un e-mail?

Notele sunt de obicei mai formale ca ton și limbaj decât e-mailurile, care sunt cele mai eficiente atunci când sunt scurte și la obiect . În viitor, compania poate utiliza nota dvs. ca document oficial care va fi tipărit, diseminat sub formă de copii pe hârtie sau distribuit profesional unui grup mare de persoane într-un format care poate fi citit.

Prin ce se deosebește o notă de o scrisoare?

De obicei, scrisorile sunt adresate unor persoane din afara organizației. Sunt destinate mesajelor externe mai lungi care comunică un anumit subiect. Acestea pot avea un ton informal sau formal.

Prin ce diferă o notă de un comunicat de presă?

Memo-urile sunt de obicei folosite pentru comunicațiile interne, în timp ce comunicatele de presă sunt destinate comunicărilor externe. Un comunicat de presă este de obicei înțeles ca fiind un document mai lung și mai detaliat decât o notă.

Prin ce diferă o notă de o circulară?

Circularele sunt pentru distribuția în masă. Pe de altă parte, notele sunt pentru un grup select de persoane. Circularele au de obicei mai multe subiecte și îndemnuri la acțiune. Notele ar trebui să abordeze pe scurt un singur subiect.

Cum este diferită o notă de minute?

Procesele verbale de ședință sunt documente oficiale care conțin notele de la o ședință. Deși o notă se poate referi la procesele-verbale în atașamentele sale suplimentare, nu ar trebui să utilizați o notă ca format pentru procesele-verbale de întâlnire sau invers.

Exemple de memorii

Poate fi dificil să începi să scrii fără un exemplu de notă. Iată două exemple ale celor mai frecvent utilizate formate de note.

Exemplul 1: Modificări interne

Atunci când o organizație face modificări de politică, de procedură sau de personal la nivel înalt, ar trebui să fie scrisă o notă de modificare internă. Departamentul de HR poate trimite acest e-mail sau poate veni de la echipa de conducere sau un alt departament.

Către: Toți angajații

De la: Kelly Source, Manager Resurse Umane

Data: 20 iulie 2022

Subiect: Modificări ale sistemului de concediu plătit

Vă scriu pentru a vă informa despre modificările recente aduse sistemului nostru PTO. Schimbăm platformele la PalmLeaf HR. Acest sistem va intra în vigoare la 1 octombrie 2022.

Prin trecerea la PalmLeaf HR, compania noastră încearcă să simplifice trimiterea solicitărilor dvs. PTO. Puteți găsi tutoriale pentru navigarea pe această platformă ușor de utilizat atașat acestui memoriu.

Veți primi un e-mail de înscriere direct de la PalmLeaf HR săptămâna aceasta. Asigurați-vă că vă configurați contul până la 30 septembrie 2022.

Dacă întâmpinați probleme la configurarea contului, vă rugăm să ne trimiteți un e-mail cu orice întrebări la [email protected].

Vă mulțumim pentru cooperare în această tranziție. Sperăm că acest lucru va ușura gestionarea prizei de putere.

Atașat: Ghidul PalmLeafHR, ianuarie 2022

Exemplul 2: Notă generală de afaceri

Un format general de notă comercială poate fi utilizat pentru aproape orice articol comercial. Indiferent dacă este un proiect în derulare sau o analiză internă, acest format versatil se va potrivi.

Către: Ava Colon, Phil Comma și Dave Period

De la: Peter Office, analist senior de date

Data: 20 mai 2022

Subiect: Analiza veniturilor

Vă scriu pentru a aborda raportul de analiză a veniturilor solicitat de echipa dvs. Această analiză acoperă fluxurile de venituri din 2010 până în primul trimestru al anului 2022.

Acest raport a fost solicitat de echipa de vânzări în ianuarie 2022, când Dave Period a intrat în poziția de coordonator șef de vânzări. Analiza a fost realizată folosind Tableau, iar rapoartele sunt atașate.

În acest moment, vă cer să examinați datele și să-mi spuneți dacă mai există ceva pe care doriți să îl analizez mai profund. Cel mai bun mod de a vizualiza tabloul de bord este prin invitația de la Tableau în căsuța de e-mail.

Iată principalele puncte din analiza mea:

• Principalul nostru flux de venituri este produsul nostru emblematic, cămășile în stil hawaian.
• Al doilea flux de venituri de top sunt pălăriile de alergare.
• Venitul nostru este generat de vânzări determinate în principal de eforturile de marketing prin e-mail.
• Au existat anumite perioade în care datele nu au fost disponibile și, prin urmare, nu sunt incluse în această analiză.

Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a revizui această analiză. Vă rugăm să nu ezitați să îmi trimiteți orice întrebări sau nelămuriri pe care le aveți la [email protected]. Dacă întâmpinați dificultăți tehnice la accesarea tabloului de bord, vă rugăm să contactați departamentul nostru IT la [email protected] pentru asistență.

Atașat:

• Ghid pentru tablouri, 2022
• Raport de analiză a veniturilor 2010–2021, mai 2022

Întrebări frecvente pentru memorii

Ce este o notă?

Un memoriu, prescurtare de la memorandum , este o scurtă comunicare internă care informează un grup despre o anumită problemă, soluție sau eveniment. Noțiunile pot fi trimise sub formă de scrisoare sau fax pe hârtie sau atașate la un e-mail sub formă de PDF.

Care este scopul unei note?

O notă este menită să informeze un grup de persoane despre un subiect complex, o schimbare de politică sau alte afaceri oficiale scurte în cadrul unei organizații.

Care este structura de bază a unui memoriu?

O notă ar trebui să includă următoarele.

• Titlu
  • La
  • Din
  • Data
  • Subiect
• Declarație de deschidere
• Context
• Apel la acțiune
• Discuţie
• Închidere