Cum să scrieți un mesaj eficient în afara biroului

Un mesaj în afara biroului (sau mesaj OOO) este un e-mail cu răspuns automat care anunță oamenii că nu sunteți la serviciu pentru o perioadă lungă de timp. Sunt destul de utile pentru a le informa colegilor când să se aștepte la un răspuns și/sau pe cine să contacteze în absența ta și sunt adesea considerate etichete adecvate de muncă pentru vacanțe , concedii medicale și alte absențe prelungite.

Vrei să fii atent când scrii orice e-mail profesional cu răspuns automat – nu știi niciodată cine l-ar putea citi. În acest ghid, explicăm cum să scrieți un mesaj în afara biroului, ce să includeți, exemple de mesaje în afara biroului și câteva sfaturi pentru a-l scrie.

Ce este un mesaj în afara biroului?

Vacanțele, concediile și orice absențe prelungite pot perturba fluxul de afaceri dacă nu sunteți pregătit. Atât eticheta de lucru la birou, cât și la distanță sugerează configurarea unui mesaj de răspuns automat pentru orice întrebări în timp ce sunteți plecat pentru a explica situația și a oferi îndrumări. Aceste mesaje vă ajută să vă asigurați că afacerile continuă fără probleme până când vă întoarceți; în caz contrar, oamenii ar putea să o ia în mod greșit atunci când nu răspunzi.

Deși unii oameni folosesc răspunsurile automate pentru mesaje text și apeluri telefonice, e-mailul este canalul standard de comunicare pentru mesajele în afara biroului. E-mailurile sunt una dintre cele mai importante metode de comunicare în afaceri, în special cu contacte mai periferice. Dacă lucrezi atât de strâns cu cineva încât nu folosești e-mailul, sunt șanse să-i spui despre concediul tău prin alte canale de comunicare de la locul de muncă (cum ar fi o platformă de mesagerie) sau prin gură în gură.

Când să utilizați un mesaj în afara biroului

Cel mai bine este să configurați un mesaj în afara biroului ori de câte ori nu puteți răspunde la e-mailuri în timpul orelor normale de lucru. Mesajele OOO sunt potrivite pentru perioade scurte de timp, cum ar fi programările la medic sau părăsirea devreme de la serviciu pentru ziua respectivă, precum și pentru absențe mai lungi, cum ar fi concediile de mai multe zile sau concediile pentru creșterea copilului.

Într-adevăr, când să folosești mesajele în afara biroului depinde de munca ta și de cât de urgente sunt mesajele pe care le primești. Dacă nu sunteți sigur dacă să configurați un mesaj în afara biroului, întrebați-vă ce se va întâmpla dacă cineva vă va trimite mesaj. Dacă răspunsul dvs. nu va fi prea întârziat pentru ei, nu aveți nevoie de unul. Cu toate acestea, dacă lucrurile sunt suficient de urgente încât ar putea necesita atenție în timp ce sunteți afară sau cel puțin să oferiți o explicație pentru motivul pentru care răspunsul dvs. ar putea fi întârziat, atunci ar trebui să configurați un mesaj OOO.

Cum să scrieți un mesaj în afara biroului

Mesajele în afara biroului nu trebuie să fie elaborate; atâta timp cât conțin informațiile esențiale, este suficient de bun. Unii oameni le place să-și îmbunătățească mesajele cu detalii și umor ușor, dar acestea sunt opționale.

Mai exact, un mesaj bun în afara biroului include trei informații:

1 datele în care vei fi plecat

2 un motiv succint al absenței tale

3 punct(e) de contact pentru asistență suplimentară în cazul în care problema este urgentă; dacă aveți mai multe puncte de contact, identificați cine ar trebui contactat pentru anumite probleme

Acestea sunt necesitățile pentru a vă ajuta colegii sau contactele externe să se descurce cât timp sunteți plecat. Oferă destinatarului opțiunea de a aștepta întoarcerea dvs. sau de a continua fără dvs. și îi satisface curiozitatea, astfel încât să nu presupună că sunteți plecat din alte motive.

Puteți acoperi toate aceste informații în doar câteva propoziții, așa că mesajele în afara biroului sunt de obicei destul de scurte. Pe lângă fapte, vă ajută să adăugați câteva salutări prietenoase și gesturi politicoase, cum ar fi „mulțumim pentru mesajul dvs.” sau „hai să vorbim în curând!”

Cum să NU scrieți un mesaj în afara biroului

Vacanțele și concediile de muncă pot scoate la iveală prostiile oamenilor, dar rețineți că mesajele în afara biroului sunt încă mesaje de serviciu.

Fii profesionist și nu spune nimic prea informal. Chiar dacă vorbești dezinvolt cu colegii tăi, oameni din afara locului tău de muncă s-ar putea să-ți trimită e-mailuri, poate chiar cu noi oportunități de lucru la care nu te-ai așteptat. Nu vrei să faci o primă impresie proastă când nici măcar nu ești acolo!

Mai mult, evitați să puneți prea multă presiune asupra dvs. sau asupra colegului la care trimiteți oamenii dacă au nevoie de ajutor. Nu spune lucruri precum „Te vor ajuta imediat” sau „Voi răspunde imediat ce mă întorc”. Stabiliți așteptări realiste pentru un interval de timp, astfel încât oamenii să își poată organiza corect programele, dar nu le configurați pentru dezamăgire.

Cele mai bune exemple de mesaje în afara biroului

Să aruncăm o privire la câteva exemple de mesaje în afara biroului, astfel încât să știți spre ce să urmăriți. Acestea se dublează ca șabloane în afara biroului sau boilerplate, așa că nu ezitați să le copiați și să le lipiți cu propriile informații adăugate.

Ol' de încredere

[Salut personal] Multumesc pentru e-mail. [return date] [reason] Momentan sunt plecat de la birou până la [data returnării] [motiv] Voi fi bucuros să răspund la mesajul tău când mă întorc.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Dacă aveți nevoie de asistență între timp, vă rugăm să contactați [numele colegului + titlul postului] [email, telefon etc.] [Închiderea și semnătura dvs. personale]

Toate afacerile

[Salut personal] [return date] [reason] Voi lipsi de la birou până la [data returnării] [motiv] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Dacă solicitarea dvs. este urgentă, vă rugăm să contactați [numele colegului + titlul postului] [e-mail, telefon etc.] În caz contrar, vă voi contacta cât mai repede posibil când mă întorc.

[Închiderea și semnătura dvs. personale]

Micul fermecător

[Salut personal] Multumesc pentru mesaj! [reason] [return date] . [motiv] [data de întoarcere] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Voi fi bucuros să răspund la mesajul dvs. când mă întorc, dar dacă aveți nevoie de asistență urgentă, nu ezitați să contactați [numele colegului + titlul postului] [e-mail, telefon etc.] Mulțumesc încă o dată și scuze pentru orice inconvenient!

[Închiderea și semnătura dvs. personale]

Sfaturi pentru scrierea unui mesaj în afara biroului

Nu dezvălui prea multe

Mesajele în afara biroului sunt mai bune atunci când sunt rapide și la obiect. A împărtăși prea multe despre planurile tale de vacanță sau despre viața personală nu este doar neprofesionist, dar poate și să-ți înstrăineze colegii care sunt încă la serviciu. Cat despre detalii medicale. . . mai putin este mai mult.

Detaliile excesive îngreunează, de asemenea, cititorii să găsească informațiile necesare, cum ar fi un e-mail de contact sau data la care vă întoarceți. Dezvăluirea prea multor informații este, de asemenea, o problemă de securitate: nu doriți să difuzați detalii personale pentru ca străinii să le vadă, cum ar fi faptul că sunteți departe de casa dvs.

Este în regulă să fii vag cu e-mailurile în afara biroului – de fapt, este de preferat. Poți pur și simplu să spui că ești „în vacanță” sau „bolnav” fără să explici mai multe.

Oferă mesajelor tale mai multă lustruire

Imaginați-vă că faceți o greșeală de tipar în mesajul dvs. în afara biroului. Acum imaginați-vă că o greșeală de tipar este văzută de zeci de persoane diferite, uneori iar și iar dacă vă încearcă de mai multe ori.

Grammarly se asigură că îți înțelegi toate greșelile înainte de a trimite orice mesaj, în special unul care are un public mai larg. Sugestiile noastre de scriere vă vor surprinde toate greșelile de scriere în timp ce scrieți și oferiți feedback.

În plus, detectorul nostru de tonuri poate identifica modul în care apare scrisul dvs., cum ar fi „încrezător”, „acuzator” sau chiar „egocentric”. Acest lucru vă ajută să vă reajustați alegerea cuvintelor sau să mențineți cursul, în funcție de cum doriți să se simtă scrisul.

Descărcați Grammarly acum pentru a îmbunătăți calitatea tuturor e-mailurilor, inclusiv a mesajelor în afara biroului.

Acest articol a fost scris inițial în 2017 de Karen Hertzberg. A fost actualizat pentru a include informații noi.