Îmbunătățiți abilitățile profesionale de scriere: Top 12 sfaturi dovedite

Indiferent dacă sunteți un scriitor începător sau experimentat, aceste sfaturi vă vor ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile profesionale de scriere.

Am scris o carte electronică scurtă pentru o campanie de marketing în primul meu an ca copywriter profesionist. Am trimis ebook-ul echipei pentru revizuire. Editorul a spus că cartea electronică este bună, dar ea a întrebat: „Poți să o faci să sune mai puțin sec și mai formal?”

Era îngrijorată că cartea electronică era prea greu de înțeles și majoritatea cititorilor o vor sări peste ea. Am rescris și editat cartea electronică, astfel încât să fie mai ușor și mai captivant de citit, iar rezultatele au generat mii de clienți potențiali.

Mulți scriitori noi de afaceri fac greșeala de a presupune că scrisul profesional ar trebui să fie prea formal și să folosească un limbaj complicat. O scriere profesională bună este clară, concisă și captivantă. Urmează un stil consecvent care vorbește în mod adecvat și direct cititorilor. Dacă nu sunteți sigur cum să începeți, încercați aceste sfaturi.

Sfaturi de top pentru a îmbunătăți abilitățile profesionale de scriere

1. Verificare ortografică și verificare gramatică

Cel mai simplu mod de a scrie ceva care sună profesionist este să îți iei câteva minute în plus pentru verificarea ortografică și gramatică. Nu vă bazați nici pe corectorul ortografic sau gramatical din aplicația dvs. preferată. În schimb, copiați și inserați scrisul într-o altă aplicație și schimbați fontul. Sigur, este un pas suplimentar, dar veți observa câteva probleme suplimentare.

De asemenea, amintiți-vă că regulile diferitelor verificatoare ortografice și ale verificatoarelor gramaticale variază în funcție de sistemul de operare și, uneori, de aplicație, așa că depinde de dvs., ca un aspirant bun scriitor, să decideți ce să remediați sau să ignorați.

De asemenea, este o idee bună să vă asigurați că ați setat preferința de limba engleză a aplicației în cauză pentru regiunea pentru care scrieți, de exemplu, engleză britanică, engleză americană, engleză canadiană etc. Există diferențe subtile între toate aceste variații , dar pot schimba radical percepția asupra unui scris.

2. Citiți-vă munca cu voce tare

Citirea cu voce tare a scrisului poate fi un instrument puternic pentru a vă îmbunătăți abilitățile profesionale de scriere. Când povestiți, deveniți mai conștient de ritm, ritm și flux atunci când citiți cu voce tare un articol. Acest proces ajută la identificarea frazelor incomode, a structurilor propozițiilor și a altor probleme care ar putea să nu fie la fel de vizibile atunci când citiți în tăcere. Ajută la autoeditarea și la revizuirile necesare pentru a îmbunătăți claritatea și lizibilitatea unei lucrări.

Puteți citi deschiderea unui caz de afaceri, o scrisoare de intenție sau chiar un e-mail critic. Luați în considerare să vă înregistrați cu un dictafon sau un înregistrator de voce. În acest fel, puteți să vă ascultați din nou narațiunea și să identificați și mai multe probleme. Ascultați cuvinte și expresii care sunt greu de spus sau nu reușesc să transmită mesajul dorit.

3. Utilizați un Verificator Gramatical Dedicat

Un verificator de ortografie și gramatică de bază este util, dar un verificator gramatical dedicat, cum ar fi Grammarly, găsește și remediază erori gramaticale suplimentare, greșeli de ortografie și alte probleme. Puteți folosi pluginuri pentru aceste instrumente care funcționează direct în Outlook, Word și alte aplicații profesionale de scriere.

Ar trebui să ofere contextul în spatele posibilelor greșeli cu exemple. În acest fel, un scriitor bun își poate remedia munca și își poate îmbunătăți cunoștințele de gramatică engleză prin a face mai degrabă decât pur și simplu citind. Nu uitați că depinde de dvs., scriitorul, să decideți ce să acceptați sau să respingeți în funcție de public, ghidul de stil și tonul piesei. Citiți ghidul nostru pentru cei mai buni verificatori gramaticali.

În mod interesant, Grammarly citează cercetări care susțin că utilizatorii săi își îmbunătățesc adesea abilitățile de comutare verbală și folosesc instrumentul de ceva timp. Ei învață în mod subconștient să asculte pentru căpățâni verbale și manierisme care sunt confuze pentru cititori.

4. Aflați cum să corectați

Nimic nu țipă scrisul neprofesional către colegi, cum ar fi e-mailurile de afaceri, un caz de afaceri sau o prezentare plină de greșeli de scriere. Corectarea implică revizuirea și verificarea scrisului pentru erori de gramatică, ortografie, punctuație și stil.

De asemenea, implică căutarea inconsecvențelor sau inexactităților în rapoarte, articole sau alte tipuri de scriere profesională. Software-ul nu poate spune dacă ați introdus incorect numele unui produs al companiei sau terminologia.

Când corectați un document de afaceri, verificați-l pentru greșelile obișnuite de gramatică și ortografie. Apoi verificați din nou erorile mai mici, cum ar fi un nume scris greșit, cifre incorecte sau terminologie specifică companiei sau publicului. Aceste erori pot submina credibilitatea mesajului dvs.

5. Verificați Scorul de lizibilitate

Înainte de a apăsa pe trimitere, trimitere sau publicare, acordați câteva minute pentru a identifica scorul de citire al unui articol. Puteți nota o piesă folosind un verificator gramatical sau un instrument de lizibilitate online. În mod ideal, scrierea bună de afaceri este scrisă pentru un nivel de clasa a opta.

Scriitorii începători se ascund în spatele propozițiilor lungi, a cuvintelor complicate și a vocii pasive, pentru că fie le este greu de editat, fie se tem că vor suna nesofisticat. Cu toate acestea, scriitorii profesioniști își propun să scrie ceva cât mai clar și concis posibil, folosind aceleași cuvinte și expresii ca și cititorii lor.

Acestea fiind spuse, există unele excepții. Un scriitor academic sau tehnic ar putea fi nevoit să folosească termeni academici sau jargon tehnic, ceea ce scade scorul de lizibilitate al unui articol scris. Dar ei pot căuta în continuare modalități de a simplifica propozițiile neplăcute și transformările incomode ale frazei. Aflați cum să vă îmbunătățiți scorul de lizibilitate.

6. Exersați scrierea pentru web

Scrierea pentru web este o modalitate excelentă de a vă îmbunătăți abilitățile, deoarece vă încurajează clarificarea gândurilor asupra unui subiect și dezvoltarea unei practici de scriere. De asemenea, promovează lucrările de publicare care sunt ușor de citit. Este nevoie să vă comunicați mesajul în mod eficient și concis - toate abilitățile esențiale pentru scrierea de afaceri. De asemenea, este spre deosebire de scrierea de ficțiune sau proză literară.

Luați în considerare să scrieți o postare de blog pe LinkedIn. Va trebui să scrieți un titlu bun și să spargeți o bucată cu subtitluri, întreruperi de rând și alte tehnici de formatare. Titlul captează atenția cititorului, iar acele tehnici de formatare îl vor reține. Aceste abilități se traduc suficient de ușor pentru a scrie un rezumat al cazului de afaceri sau un e-mail, adică veți avea nevoie de un subiect bun, de introducere și de un rezumat care poate fi scanat.

7. Urmăriți instanțele vocii pasive

Vocea pasivă descrie când obiectul unei propoziții devine subiect, iar subiectul este fie omis, fie transformat în obiect. Cu alte cuvinte, o propoziție se concentrează mai degrabă pe acțiune decât pe persoana care o execută. Citiți ghidul nostru pentru vocea pasivă pentru a afla mai multe.

De exemplu, „Nota la nivelul întregii companii a fost scrisă de CEO” este un exemplu de voce pasivă, în timp ce „CEO-ul a scris o notă la nivelul întregii companii” este scris cu vocea activă.

Deși nimic nu este în mod inerent greșit în a scrie cu voce pasivă, uneori este greu de înțeles și aproape întotdeauna plictisitor de citit. De asemenea, este mai puțin captivant decât vocea activă. Urmăriți verbele care se termină cu „ed” sau vocea pasivă și rescrieți în consecință. Un verificator gramatical vă poate ajuta să identificați aceste căpușe scrise.

Există unele excepții dacă scriitorul nu dorește în mod deliberat să atribuie acțiunea unei persoane. De exemplu, utilizarea vocii pasive în scrisul tehnic, academic și juridic este uneori mai potrivită decât atribuirea unei acțiuni unui individ, adică introducerea vina.

8. Concentrați-vă pe alegerea cuvintelor

Cuvintele pe care le alegeți pentru e-mailurile de afaceri și alte scrieri au impact asupra modului în care cititorii vă primesc mesajul. Ele determină dacă scrisul tău este clar, concis, eficient sau confuz, neclar sau ineficient.

Pentru a scrie afaceri, alegeți cuvinte precise, descriptive și adecvate pentru publicul și scopul dvs. Evitați abrevierea, scurtarea sau rescrierea numelor de produse sau a termenilor atunci când scrieți despre terminologia companiei, cu excepția cazului în care aceasta este o practică obișnuită.

Dacă aveți îndoieli, citiți sau solicitați ghidul de stil al companiei. Este posibil ca unele întreprinderi mici să nu aibă unul. În acest caz, verificați o versiune larg acceptată, cum ar fi ghidul de stil Associated Press.

Țineți minte că sensul cuvintelor și sau felul în care sună variază foarte mult în funcție de geografie și cultură. Iată un exemplu. În Irlanda, cuvântul „craic” înseamnă să te distrezi. Cu toate acestea, în Statele Unite, cuvântul „crack” se referă la un medicament de clasă A. Ambele cuvinte se pronunță la fel, dar au înțelesuri radical diferite!

9. Citiți o carte de gramatică

Scriitorii buni păstrează unele dintre cele mai bune cărți de gramatică lângă birourile sau birourile lor. În primul rând, îți vor extinde vocabularul. Puteți alege cuvintele potrivite pentru a vă exprima în mod eficient gândurile și ideile. O carte de gramatică bună vă va ajuta, de asemenea, să înțelegeți cum sunt folosite cuvintele în context cu exemple. Evitarea greșelilor gramaticale obișnuite vă va face scrisul mai profesionist și mai șlefuit.

În plus, studierea regulilor gramaticale și a structurii propozițiilor - multe dintre aceste cărți extrag exemple din diferite tipuri de media - vă va ajuta să scrieți propoziții clare și concise. Îmi place în special să asociez o carte de gramatică bună cu un instrument precum Grammarly, deoarece îmi permite să învăț prin practică, adică pot vedea cum se aplică o regulă de gramatică unei piese de scriere profesională la care lucrez.

10. Pune-ți cititorul pe primul loc

O scriere profesională excelentă nu pierde timpul cititorului. Le vorbește direct și le explică cum trebuie să știe. Luați în considerare o scrisoare de intenție pentru un loc de muncă. Mulți solicitanți noi rătăcesc pentru câteva paragrafe despre cine sunt și ce fac. Dar un mare scriitor de scrisori de intenție rezumă acest lucru într-o propoziție sau două și apoi explică rapid cum ajută managerul de angajare sau afacerea să-și atingă obiectivele. adică, scrisoarea este despre rol, nu despre candidat.

Același principiu de scriere se aplică comunicării eficiente în afaceri. Puneți-vă clientul sau cititorul pe primul loc în loc să vă divagați despre cine sunteți și ce faceți.

11. Urmează un curs de scris

Un curs de scris bun este o modalitate excelentă de a vă îmbunătăți abilitățile profesionale de scriere. Puteți afla despre elementele scrisului, cum ar fi structura, tonul, vocea și stilul. De asemenea, puteți discuta despre diferite tipuri de scriere, cum ar fi scrierea persuasivă, descriptivă și narativă și despre cum să aplicați aceste stiluri la diferite piese.

Un curs de scris bun acoperă tehnici și cele mai bune practici, cum ar fi organizarea gândurilor, crearea unei schițe, revizuirea lucrării și dezvoltarea unui proces de scriere. De asemenea, este util să faci relații cu alți scriitori profesioniști și să primești feedback de la colegi.

Am participat la un atelier de scriere care a durat zece săptămâni. În timpul fiecărei sesiuni, ne-am criticat reciproc piesele și ne-am oferit feedback. Am găsit acest feedback neprețuit.

Nu toți profesioniștii au timp pentru un atelier de scriere creativă în persoană. Încă puteți urma un curs în timpul liber. Malcolm Gladwell predă chiar și un Masterclass care este potrivit pentru cei care scriu non-ficțiune. Citiți recenzia noastră Malcolm Gladwell Masterclass.

12. Citiți o scriere grozavă

Expunându-vă la o scriere de înaltă calitate, puteți afla cum scriitorii profesioniști folosesc limbajul pentru a crea piese de impact și memorabile.

Puteți învăța cum să scrieți o propunere de afaceri eficientă, o postare captivantă pe blog sau un comunicat de presă persuasiv citind exemple de aceste tipuri de scris.

Nu te opri aici, totuși. Luați în considerare modul în care autorii folosesc limbajul descriptiv, își structurează propozițiile și construiesc un argument. Analizați modul în care folosesc ritmul, ritmul și tonul pentru a implica cititorii. Luați în considerare cum puteți aplica aceste tehnici în munca dvs.

Citirea unui scris bun vă poate ajuta să dezvoltați un ochi critic, permițându-vă să identificați ce funcționează și ce nu funcționează în scrisul altor persoane și să aplicați aceste cunoștințe scrisului dvs. Începeți prin a citi cărți populare de afaceri ale lui Malcolm Gladwell și, de asemenea, cărți de instrucțiuni ale unor profesori populari de scris non-ficțiune, precum Stein On Writing de Sol Stein și Draft No. 4 de John McPhee.