Cum se scrie un e-mail de invitație la interviu

Trimiterea unui e-mail de invitație la interviu este un pas interesant în procesul de recrutare. Poate fi tentant să ieși pe calea ușoară și să folosești un șablon de e-mail cu invitație la interviu – dar nu. Investiția timp în crearea unui e-mail personalizat prin care invită pe cineva la un interviu va aduce beneficii mărcii și afacerii tale.

E-mailurile de invitație la interviu oferă candidaților o imagine instantanee a modului în care lucrați. Sunt o oportunitate de a vă vinde compania și de a promova rolul. În industriile competitive, în care locurile vacante depășesc numărul candidaților, un e-mail de invitație la interviu bine scris poate face diferența între ocuparea unui post vacant și nu.

Pe măsură ce interviurile video devin o normă, e-mailul dvs. de interviu trebuie să facă mai mult decât să precizeze data și ora. Va trebui să includeți timp, detalii tehnice, informații despre sarcini și chiar sfaturi privind codul vestimentar. ‍

În ghidul nostru, explicăm cum să scriem e-mailul perfect de invitație la interviu pentru orice afacere cu ajutorul șabloanelor noastre.

Ce este un e-mail de invitație la interviu?

E-mailurile de invitație la interviu sunt personalizate și corespondență profesională trimisă unui candidat, cerându-i să se alăture dvs. pentru o discuție oficială despre rol.

Este posibil să invitați un candidat la un interviu telefonic, o conferință video sau un interviu fizic. În timpul procesului de recrutare, puteți invita un candidat la toate trei.

Nu există reguli fundamentale cu privire la formatul de e-mail al interviului. Ele pot fi scurte ca câteva propoziții sau descrieri lungi ale procesului de interviu.

Lucrul crucial este ca destinatarul ar trebui să aibă toate informațiile de care are nevoie pentru a decide dacă este de acord cu interviul și ce trebuie să facă pentru a se pregăti pentru acesta.

De asemenea, aveți obligația legală de a vă asigura că fiecare persoană aflată în căutarea unui loc de muncă poate participa la un interviu – aceasta poate include nevoia de a vă adapta la cerințele unui solicitant de muncă.

De ce e-mailurile de programare a interviurilor sunt cruciale în era Zoom

Majoritatea interviurilor au fost efectuate în persoană în trecut, dar pandemia a schimbat modul în care se face recrutarea.

Zoom, Skype și Microsoft Teams sunt toate modalități din ce în ce mai populare de a intervieva potențialii candidați. În fazele inițiale ale pandemiei, interviurile video au crescut cu 67%, deoarece organizațiile au căutat noi modalități de a implica potențialii candidați.

Astăzi, interviurile video sunt o parte crucială a procesului de recrutare și sunt aici pentru a rămâne. Două treimi dintre recrutori plănuiesc să continue integrarea virtuală după Covid, transmite People Management.

Organizarea conferințelor video adaugă o complexitate suplimentară procesului, candidații necesitând mult mai multe informații decât doar timpul și locul.

Pe lângă ora și data, celelalte informații pe care le vor solicita intervievații includ:

• Detalii de conectare pentru videoconferință
• Un link de calendar
• O oră de început și o oră de sfârșit (inclusiv detalii despre fusul dvs. orar, pentru lucrătorii de la distanță sau candidații din străinătate)
• O scurtă prezentare a discuției
• Detalii despre cine va fi prezent la discuție
• Cod vestimentar
• Dacă le ceri să livreze o prezentare, detalii despre software-ul potrivit
• Un plan de rezervă dacă tehnologia nu funcționează
  

Importanța unei invitații la interviu atentă

Fiecare parte de corespondență pe care o trimite afacerea dvs. ar trebui să fie profesională, dar este esențială cu e-mailurile de invitație la interviu. O invitație la interviu pozitivă, personală și profesională oferă candidaților o perspectivă asupra modului în care lucrați.

Invitațiile la interviu sunt esențiale pentru candidații executivi și cei cu ocupații calificate cu mare cerere. În sectoare specifice, cum ar fi medicina, industria creativă și predarea, există mai multe posturi vacante decât candidați, ceea ce înseamnă că trebuie să depuneți efort pentru a atrage cei mai buni candidați.

Un studiu recent asupra recrutării în profesia medicală a constatat că „promovarea conexiunilor personale cu fiecare candidat” a fost fundamentală pentru recrutarea de succes în era digitală. Un e-mail bine scris, personalizat și profesional poate îmbunătăți percepția afacerii dvs. în rândul persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă și îi poate încuraja să participe la un interviu.

Există și un imperativ financiar. Experții în recrutare Glassdoor estimează că costă mai mult de 4.000 USD și durează 27,5 zile pentru a recruta un nou angajat. Dacă scrisoarea de invitație prin e-mail nu reușește să genereze niciun răspuns, s-ar putea să vă treziți din buzunar.

„De ce nu pot trimite candidatului o invitație în calendar?” ai putea întreba. Deși poate fi tentant, ar trebui să rezistați nevoii. Notificările din calendar sunt impersonale și neprofesionale. Puteți trimite o invitație în calendar odată ce solicitantul a acceptat, dar nu o faceți primul contact pe care îl aveți cu un potențial recrut. În schimb, scrieți un e-mail pentru a programa un interviu.

Format de e-mail pentru invitarea candidatului la interviu

În primul rând, e-mailurile de invitație la interviu își au scopul și structura lor. Puteți afla mai multe despre eticheta de e-mail profesională în ghidul nostru detaliat. Cu toate acestea, trebuie să aveți un format ușor diferit în scrisorile de invitație. Veți dori să furnizați „cine, ce, când și unde” din interviu.

Am studiat invitațiile prin e-mail de la câteva dintre firmele de top din lume și au șapte lucruri în comun.

1. Mulțumiți solicitantului pentru aplicare
2. Invitați-i la un interviu
3. Furnizați toate detaliile esențiale
4. Spune-le cine va fi prezent
5. Încurajați-i să se conecteze și să confirme
6. Întrebați dacă au cerințe speciale
7. Încheiați cu entuziasm
   

1. Mulțumiți solicitantului

Este întotdeauna pozitiv să le mulțumim candidaților pentru efortul pe care l-au depus în aplicarea pentru postul dvs.

2. Invitați-i la un interviu

Spuneți-i solicitantului că a avut succes la prima etapă (sau a doua sau a treia etapă, după caz) și că îl invitați la un interviu. Fiți specific în ceea ce privește tipul de interviu, fie că este un interviu telefonic, un interviu video sau o întâlnire fizică.

3. Furnizați toate detaliile esențiale

Solicitantul dvs. va trebui să știe data și ora interviului, dar poate avea nevoie să cunoască detalii suplimentare. Ar trebui să furnizați informații despre orice sarcini pe care le cereți să le facă, inclusiv prezentări. Furnizați informații despre durata interviului și, dacă doriți, detalii despre structura interviului – fie că este vorba de un interviu, o discuție individuală sau o prezentare, de exemplu. Asigurați-vă că nu lăsați nimic afară.

4. Spune-le cine va fi prezent

Este politicos să-i spuneți solicitantului de loc de muncă care va fi prezent în timpul interviului. Solicitantul se poate pregăti făcând unele cercetări.

5. Încurajați-i să se conecteze și să confirme

Fiți clar pentru cei care caută un loc de muncă că aveți nevoie de un răspuns. Puteți furniza un termen limită pentru toate răspunsurile, în special dacă aveți o listă de rezervă cu alți potențiali intervievați. Oferiți opțiunea de a trimite un e-mail sau de a suna.

6. Întrebați dacă au cerințe speciale

Aveți obligația legală de a vă asigura că recrutarea dvs. este corectă, așa că întrebați solicitanții dacă au cerințe specifice pe care este posibil să trebuiască să le îndepliniți.

7. Încheiați cu entuziasm

Încheiați-vă e-mailul în mod pozitiv și încurajator. Acesta ar putea fi începutul a ceva special.

Cum să invitați un candidat la interviu prin e-mail

Să presupunem că ați citit cadrul nostru pentru construirea e-mailului profesional perfect. În acest caz, s-ar putea să vă întrebați cum se traduce asta într-un e-mail de invitație la interviu? Să aruncăm o privire la un format de e-mail potrivit pentru invitarea candidaților la interviu. Iată tot ce trebuie să includeți.

1. Folosiți numele persoanei

Ar trebui să vă personalizați corespondența prin e-mail, așa că ar trebui să utilizați numele persoanei intervievate. E-mailurile sunt mai puțin formale decât scrisorile, așa că este bine să folosiți prenumele. Dacă doriți să aflați mai multe despre cum să începeți un e-mail profesional, consultați blogul nostru aprofundat.

2. Mulțumește-le pentru aplicare

Puțină mulțumire este un drum lung. Mulțumirea potențialului tău intervievat este o modalitate pozitivă de a începe e-mailul, așa că asigură-te că o faci.

3. Invitați-i la un interviu

Poate fi ușor să treci la un ton oficial atunci când scrii o invitație la interviu, dar nu o faci. Utilizați vocea activă atunci când spuneți unui candidat că l-ați selectat pentru un interviu. Indiferent dacă ați examinat fiecare cerere sau nu, reprezentați organizația, așa că scrieți așa.

4. Furnizați detalii cruciale

Amintiți-vă cine, ce, când și unde. Includeți totul în orice e-mail pentru a invita candidații selectați pentru un interviu. Ora, data, locația și procesul sunt informații esențiale pe care nu trebuie să le ratați.

5. Spuneți solicitantului care îi va intervieva

Este profesional să le spui oamenilor cine le va intervieva. Le permite să facă unele cercetări de fundal, inclusiv să verifice profilurile companiei și profilurile LinkedIn. Înainte de a trimite e-mailul de interviu, sfătuiți toți colegii care sunt menționați pe nume în mesaj.

6. Încurajați-i să se conecteze și să confirme

Asigurați-vă că solicitantul își confirmă prezența. Dați-le o dată de confirmare dacă doriți. Dacă doriți, puteți trimite un e-mail de memento cu câteva zile înainte de termenul limită.

7. Întrebați dacă au cerințe speciale

Aveți datoria legală și morală de a vă asigura că toți solicitanții au șanse echitabile și egale de a participa la un interviu. Recunoscând acest lucru și încurajând solicitanții să vă contacteze, faceți tot ce puteți pentru a asigura un proces transparent și deschis.

8. Încheiați profesional

Am scris un blog detaliat despre cele mai bune practici pentru încheierea e-mailurilor profesionale, inclusiv cele mai bune semnări pentru orice situație, inclusiv cele mai formale. Vă va oferi mai multe informații despre cum să încheiați un e-mail pentru candidat în cel mai bun mod posibil.

9. Verificați e-mailul

Nu este nimic mai rău decât un e-mail prost scris către un candidat. Așadar, asigurați-vă că vă verificați e-mailul pentru a invita candidații selecționați la un interviu în caz de greșeli gramaticale sau de ortografie înainte de a apăsa pe „trimite”.

Exemple de e-mail de invitație la interviu

Iată câteva exemple de șabloane de e-mail pentru invitații la interviu pe care le puteți găsi utile.

Interviu telefonic

Acesta este relativ formal și oferă toate detaliile necesare într-un e-mail de invitație la interviu unui candidat.

Interviu video

După cum am mai spus, videoconferințele și e-mailurile de interviu online trebuie să includă detalii specifice pentru persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă. Iată un exemplu de șablon de e-mail pentru interviu video.

Primul interviu

Primele scrisori de interviu sunt de obicei formale și scurte. Oferind candidaților informații despre proces de la început, puteți reduce orice anxietate pe care o pot simți. De asemenea, le permite să se pregătească, ceea ce, sperăm, ar trebui să se traducă într-un schimb mai semnificativ în timpul interviului în sine. De asemenea, puteți baza cel de-al doilea e-mail de invitație la interviu pe acest șablon.

Interviul final

Interviul final este ultima ta șansă de a evalua candidații și de a-și măsura potrivirea pentru acest rol. Dacă există elemente din experiența lor pe care ați dori să le explorați, atunci fiți explicit. Oferă-i candidatului șansa de a se exprima și de a te impresiona. Dacă doriți să oferiți feedback, de obicei este mai bine să veniți de la managerul de recrutare. Iată un exemplu de e-mail de invitație la interviu final.

Dacă încă vă străduiți să găsiți cuvintele potrivite pentru e-mailurile de invitație la interviu, atunci înscrieți-vă la Flowrite - transformă secvențele de cuvinte în e-mailuri clare, consecvente și convingătoare. Dacă vrei să fii primul care experimentează viitorul scrisului, solicită acces acum.