Multitasking-ul vă face de fapt mai productiv?

La locul de muncă, multitasking-ul este o abilitate care este adesea lăudată și poate fi chiar încurajată. S-ar putea chiar să te fi identificat ca un puternic multi-tasker într-un CV din trecut. Multitasking-ul este o idee atractivă, deoarece te face să simți că faci mai mult în mai puțin timp.

„[Oamenii] cred că multitasking-ul cu succes este oarecum o insignă de onoare, dar, în realitate, te cam face prost”, spune Wendy Ellin, strateg în productivitate la locul de muncă și autoarea cărții de succes pe locul 1, Working From Home... How's That Working Pentru dumneavoastră?

„Te frângi în haos și minute pierdute încercând să-ți dai seama de unde ai rămas cu acest proiect atunci când ți-ai redirecționat atenția către acel apel telefonic sau e-mail și doar te readuce înapoi în loc să te mute înainte”, spune Ellin.

Deși multitasking-ul poate fi eficient în unele situații, ar putea să nu fie ideal la locul de muncă.

Dezavantajele multitasking-ului

Studiile au descoperit că multitaskingul reduce efectiv eficiența și productivitatea. Iată care sunt riscurile multitasking-ului.

1 Îți scade IQ-ul

Potrivit unui studiu multitasking al Universității din Londra, Ellin nu se înșeală cu privire la efectul său asupra creierului tău. S-a constatat că participanții care au îndeplinit sarcini multiple în timp ce lucrau la o sarcină cognitivă au experimentat o scădere a IQ-ului unor participanți de sex masculin a scăzut cu până la cincisprezece puncte.

„Când încerci să ai o conversație coerentă în timp ce construiești un e-mail, nu funcționează. Unul dintre aceștia suferă”, spune Ellin. „Creierul tău are nevoie de putere deplină pentru ambele și nu poate funcționa în numele ambelor sarcini la fel de eficient ca la una.”

2 Necesită un cost de comutare

Asociația Americană de Psihologie spune că schimbarea între sarcini are ca rezultat o pierdere a productivității și eficienței. Acest lucru se datorează a ceea ce se numește „costuri de comutare”. Creierului îi ia timp pentru a procesa sfârșitul unei sarcini și pentru a schimba treptele la o altă sarcină. Costul de schimbare ar putea fi mic la început, dar se adună pe măsură ce faceți mai multe sarcini pe parcursul zilei.

„Este nevoie de șaizeci și patru de secunde pentru a-ți recupera trenul de gânduri după ce ai fost întrerupt de un e-mail”, spune Ellin. „Înmulțiți asta cu cincizeci de ori pe zi și pierzi peste cincizeci de minute doar de la oprire și pornire toată ziua.”

3 Conduce la o calitate slabă a muncii

Indiferent dacă sunteți îndepărtat de prima sarcină de un coleg, de un mesaj de chat sau de o sarcină neașteptată care a fost pusă pe birou, multitasking-ul nu vă permite să vă concentrați 100% pe producerea unui rezultat de înaltă calitate.

Când creierul tău se schimbă în mod constant între mai multe sarcini – și cheltuiește un cost de procesare între ele – probabil că vor apărea greșeli.

Când multitasking-ul poate fi eficient

În anumite situații, este posibil să descoperiți că multitasking-ul vă permite să obțineți rezultatele dorite, simultan. Ar putea fi puțin mai eficient atunci când două sarcini simple sunt efectuate simultan.

„Când nu folosiți aceeași parte a creierului pentru ambele sarcini, funcționează”, spune Ellin. „[Un] exemplu este să vorbești cu cineva la telefon în timp ce mergi pe banda de alergare.”

Cu toate acestea, multitasking în timpul îndeplinirii sarcinilor cognitive (adică sarcini care necesită să dobândești, să organizezi și să înveți informații noi) la locul de muncă va aduce probleme.

Strategii pentru gestionarea mai multor sarcini

Dacă vă confruntați cu sarcini multiple și aveți nevoie de o modalitate alternativă de a le aborda fără a face mai multe sarcini, iată câteva idei de la Ellin și alți experți în productivitate:

• Scrieți o listă de lucruri de făcut. Fiecare listă de sarcini ar trebui să includă doar sarcini pentru ziua respectivă, nu pentru viitorul imediat.
• Păstrați o listă scurtă. „ Pune doar 3-5 lucruri pe lista pe care intenționezi să le faci. Nu vreau, nu ar trebui să facă, dar intenționați să o duceți. Orice mai mult decât atât este un cadou”, spune Ellin.
• Identificați sarcinile cu prioritate ridicată. Stabiliți mai întâi care sarcini sunt cele mai importante sau urgente care necesită atenția dvs. Întrebați-vă supervizorul sau managerul pentru termene limită și discutați asupra sarcinii pe care merită să vă concentrați, dacă este necesar.
• Bloc de timp. Programați blocuri de 90 de minute de sesiuni de lucru neîntrerupte. „Nu luați prizonieri – nu răspundeți la telefon, nu vă verificați e-mailul sau Facebook, ci doar concentrați-vă pe proiectul la care lucrați.”

Stabiliți o recompensă. „ Recompensează-te pentru îndeplinirea unei sarcini, cum ar fi o plimbare de 30 de minute afară, o ceașcă de cafea după-amiaza sau o pauză de meditație de 20 de minute”, sugerează Ellin.