Cine se referă: când și cum să-l folosești corect

Publicat: 2017-11-17

Odată, într-un timp înainte ca aproape toată lumea să aibă acces la Internet în palmele lor, era obișnuit să înceapă o corespondență de afaceri cu salutul Către cine este interesat. Dar vremurile s-au schimbat.

Vom arunca o privire la dacă ar trebui să folosiți To Who It May Concern, să explorați câteva alternative și să vorbim despre singurul tip de corespondență în care acest salut este încă acceptabil.

Iată un sfat: vrei să te asiguri că scrisul tău arată întotdeauna grozav? Grammarly vă poate scuti de greșelile de ortografie, greșelile gramaticale și de punctuație și alte probleme de scriere pe toate site-urile dvs. preferate.

Ar trebui să utilizați To Whom It May Concern?

Nu ne putem gândi la multe motive întemeiate pentru a folosi Către cine vă interesează într-un e-mail sau o scrisoare. Dar există câteva motive convingătoare pentru a nu face acest lucru.

Pentru început, expresia este de modă veche și înfundată. (Dacă te concentrezi, aproape că o poți auzi rostită cu un accent elegant afectat, nu-i așa?) Este o rămășiță dintr-o perioadă în care corespondența de afaceri avea un ton mult mai formal. În aceste zile, însă, ne propunem un stil natural, conversațional.

Într-o anumită corespondență, To Who It May Concern ar putea chiar să implice un grad de lene din partea expeditorului. Fii sincer – chiar nu știi despre cine se referă e-mailul sau scrisoarea ta sau este mai mult că nu te deranjează să afli? Ai grijă ca To Who It May Concern să nu manifeste o lipsă de îngrijorare din partea ta.

Iată un sfat: Aceleași îndrumări se aplică și pentru un alt salut general formal — Stimate domnule/doamnă. Este la fel de înfundat și flagrant nespecific. Poți face mai bine!

LEGĂTATE: 7 sfaturi utile despre cum să scrieți un e-mail profesional perfect în engleză

Trei alternative pentru cine poate viza

Aproape întotdeauna poți găsi un alt salut. Să ne uităm la câteva opțiuni.

1 Dragă [Persoană specifică],

Ești priceput. Aveți întregul Internet (inclusiv LinkedIn) la îndemână. Dacă știi că scrii direct cuiva (un manager de angajare, de exemplu), fă-ți temele și caută persoana relevantă. Da, scrisoarea ta poate fi transmisă și altor persoane, dar acești oameni vor vedea că ți-a păsat suficient de mult încât să găsești persoana potrivită căreia să te adresezi.

Iată un sfat: Rapportive, un supliment Gmail, vă va ajuta să găsiți contul LinkedIn asociat cu o adresă de e-mail. Folosiți-l când aveți o adresă de e-mail de contact, dar nu aveți un nume de contact.

Dacă căutarea dvs. pe Internet nu dezvăluie un nume de contact, puteți recurge oricând la opțiunea retro - ridicați telefonul și efectuați un apel. Nu este nevoie să fii ascuns când cereți numele persoanei, așa că fiți sincer. Dacă căutați numele unei persoane de contact, ați putea spune ceva de genul „Bună! Aplic pentru postul de manager de marketing și aș dori să îmi personalizez scrisoarea de intenție. Ați putea să-mi spuneți cine este responsabil pentru achiziția de talente pentru acel job?”

2 Stimate [Rol] sau Stimate [Departament],

Dacă nu puteți găsi numele unei persoane, puteți extinde puțin și face referire la rolul persoanei sau la un anumit departament, în schimb. (De exemplu, Stimate manager de angajare, Stimate departament de admitere.)

Uneori, cercetarea numelui unui contact nu este cea mai bună utilizare a timpului tău. Un manager de angajare, de exemplu, nu petrece mai mult de câteva minute uitându-se la un CV, așa că faptul că scrisoarea ta de intenție nu are personalizare probabil nu se va înregistra ca un semnal roșu. Cel puțin te-ai adresat departamentului potrivit. Petreceți-vă timpul scriind o scrisoare de intenție uimitoare.

3 Bună, sau salutări,

Dacă nu contactați o persoană sau dacă mesajul dvs. poate fi văzut de mai multe persoane, nu puteți greși cu un simplu salut. Rețineți că Hello and Greetings sunt puțin mai casual decât celelalte opțiuni pe care le-am enumerat, așa că este posibil să nu fie cea mai bună opțiune pentru lucruri precum scrisorile de intenție sau altă corespondență formală de afaceri.

Când este bine să utilizați To Whom It May Concern?

Să presupunem că scrii o scrisoare de recomandare pentru un coleg. Va face mai multe copii pentru a le distribui la interviuri, iar acele scrisori sunt menite să fie văzute de oricine este interesat să-l angajeze. În acest caz, pentru că corespondența este, în general, considerată formală și pentru că nu există un singur destinatar sau departament specific, Către cine poate interesa.

Câteva cazuri în care Către cine poate viza este potrivit:

  • Scrisori de recomandare/referință
  • Plângeri formale depuse la o companie
  • Scrisori de prezentare
  • Scrisori de interes / prospectare

Iată un sfat: formatați întotdeauna „Către cine vă interesează” cu o literă majusculă la începutul fiecărui cuvânt. Urmează-l cu două puncte. Dublu spațiu înainte de a începe corpul scrisorii.

Pentru cei interesați:

Vă scriu pentru a depune o plângere cu privire la serviciul primit în timpul vizitei mele din 15 noiembrie la magazinul dvs.

LEGATE: Cum să închei un e-mail: 9 deconectări care nu eșuează niciodată și 9 de evitat

În cele mai multe cazuri, însă, încercați să vă restrângeți concentrarea, mai degrabă decât să aruncați o plasă largă. Întrebați-vă „Pe cine se referă acest e-mail?” Dacă poți să răspunzi sincer „Oricine”, atunci nu ezitați să folosiți To Who It May Concern. Dar dacă poți să ai acasă, fie că este vorba de un individ (dl. Smith) sau de un departament (departamentul de admitere), folosește întotdeauna abordarea mai specifică.