Cum să scrieți procesele-verbale de ședință, cu exemple

Preluarea proceselor verbale de întâlnire poate fi banală sau critică, în funcție de ceea ce este pe ordinea de zi, dar este întotdeauna important ca scrisul dvs. să fie clar și corect. Indiferent de ceea ce vă simțiți cu privire la rolul dvs. de transcriptor, înregistrarea proceselor verbale de întâlnire eficientă este esențială pe termen lung pentru orice organizație cu întâlniri.

În acest articol, vom discuta despre cum să scriem procesele verbale de întâlnire ca un profesionist, astfel încât toți cei implicați să înțeleagă clar ce a avut loc în timpul întâlnirii doar citind procesul-verbal. Iată câteva sfaturi și șabloane pentru a face scrierea proceselor-verbale de întâlnire o simplă briză.

Ce sunt procesele verbale de întâlnire?

Procesul-verbal de ședință este înregistrarea scrisă a unei ședințe sau ședințe. Procesele-verbale sunt de obicei structurate și formale, astfel încât să poată fi partajate după întâlnire și să servească drept documente istorice în viitor.

Pentru cei care nu au putut participa la întâlnire , procesele-verbale le aduc la curent. Procesele-verbale oferă, de asemenea, responsabilitate față de elementele de acțiune care au fost discutate în timpul întâlnirii.

Mai important, dacă o organizație intră într-un fel de situație juridică, procesele-verbale servesc ca o înregistrare oficială care dovedește diligența, etica și respectarea regulamentului.

Cine preia procesele verbale de întâlnire?

Secretarul ia cel mai adesea procesele verbale de întâlnire. Organizațiile nonprofit, entitățile guvernamentale, școlile, companiile publice și sindicatele sunt de obicei obligate să înregistreze procesele-verbale oficiale ale întâlnirilor. Cu toate acestea, multe alte companii folosesc, de asemenea, procesele verbale de întâlnire pentru a menține o înregistrare oficială.

Cum se scrie procesele verbale de întâlnire

Stilul și conținutul procesului-verbal de întâlnire vor varia în funcție de organizație și de modul în care este structurată. Indiferent, ar trebui să includeți întotdeauna elementele de bază, cum ar fi data, ora și participanții. Dar multe organizații vor beneficia și de a avea alte elemente opționale, cum ar fi documente suplimentare și elemente de acțiune. Citiți mai departe pentru a afla ce să includeți în procesul-verbal al întâlnirii.

8 elemente de bază ale proceselor verbale de ședință

Acestea sunt elementele esențiale de inclus în procesul-verbal al întâlnirii:

1 Data

2 Timp

3 Locație

4 Participanți

5 subiecte discutate

6 Moțiuni

7 Rezultatele votului

8 Data și locul următoarei întâlniri

Ce altceva ar trebui să includă procesele-verbale de ședință?

Majoritatea organizațiilor vor adăuga cel puțin unul sau două alte elemente în notele de întâlnire. Dincolo de elementele esențiale, notele de întâlnire pot include și pot fi structurate în orice mod se potrivește cel mai bine nevoilor organizației dvs.

Iată câteva elemente personalizate pe care le puteți include în procesul-verbal al întâlnirii:

• Documente suplimentare
• Elemente de acțiune
• Scopul întâlnirii
• Elemente care vor fi discutate data viitoare
• Actualizări privind starea proiectului și rezultatele votării
• Următorii pași, cum ar fi cercetarea și urmăririle
• O secțiune pentru a defini participanții care sunt oaspeți, nevotatori sau vorbitori
• Corecții sau amendamente la procesele-verbale ale ședințelor anterioare

5 sfaturi pentru redactarea proceselor verbale de întâlnire

Odată ce întâlnirea a fost suspendată, utilizați notele pentru a scrie și edita procesele-verbale, apoi partajați-le. Este util să scrieți procesele-verbale ale întâlnirii imediat ce întâlnirea se încheie, astfel încât să nu pierdeți nimic.

1 Fii consecvent

Vă ajută să folosiți un șablon de fiecare dată când luați procese verbale de întâlnire. În acest fel, toate sunt așezate în același mod și nu va trebui să pierdeți timpul adăugând titluri și puncte . Acest lucru este util mai târziu când alți oameni din organizație trebuie să le facă referire. Unele organizații chiar își pun agenda și participanții așteptați pe notele întâlnirii pentru eficiență.

2 Înregistrați-o

Când începeți să aveți rolul de secretar, s-ar putea să aveți dificultăți în a ține pasul cu luarea de note. Dacă vă confruntați cu asta, luați în considerare înregistrarea întâlnirii. Puteți face acest lucru cu orice smartphone, dispozitiv de înregistrare audio sau cameră. Mai târziu, puteți utiliza un serviciu de transcriere cu inteligență artificială sau puteți pur și simplu să ascultați din nou înregistrarea ca o reîmprospătare atunci când este necesar. Înainte de a înregistra, totuși, asigurați-vă că anunțați participanții că sunt înregistrați.

3 Faceți notele vizibile în timpul întâlnirii

Uneori, întâlnirile sunt colaborative . Acest lucru poate fi uneori haotic și poate face dificilă urmărirea tuturor lucrurilor. Vizualizarea notelor pe un proiector sau partajarea ecranului sau a documentului în timpul întâlnirilor permite colegilor tăi să contribuie la ele.

4 Rezumați

Când scrieți note de întâlnire, rezumați . Ar trebui să documentați cât mai multe informații posibil, dar nu scrieți totul literal. Nu este necesar să înregistrați tot ce s-a spus în timpul notelor de întâlnire. De asemenea, este posibil să aveți dificultăți în a ține pasul dacă încercați să scrieți întreaga conversație cuvânt cu cuvânt. Simplificați și clarificați ceea ce s-a întâmplat în timpul întâlnirii.

5 Etichetați comentariile cu inițiale

Dacă mai multe persoane de la întâlnire au contribuții cu privire la o problemă, poate fi util să folosiți inițialele participanților pentru a indica cine a contribuit cu ce. De asemenea, puteți folosi inițialele pentru a indica cine va fi responsabil de următorii pași. Această tehnică scurtă este o modalitate eficientă de a clarifica o conversație cu mai multe persoane.

5 șabloane pentru procesele verbale de întâlnire

1 proces-verbal al ședinței Consiliului

Sunați la comandă

Facilitată de președintele consiliului de administrație.

[Președintele consiliului de administrație] a convocat ședința obișnuită a [organizației dvs.] la [ora ședinței] la [data ședinței] în [locul ședinței].

Prezența

Facilitată de secretar.

Secretarul a efectuat apel nominal. Au fost prezente următoarele persoane:

• [Nume]
• [Nume]
• [Nume]

Au lipsit următoarele persoane:

• [Nume]
• [Nume]
• [Nume]

Aprobarea proceselor verbale

[Numele secretarului] citiți procesul-verbal de la ultima ședință. Procesul-verbal a fost aprobat.

Probleme deschise

• [Numărul #1]
• [Numărul #2]
• [Numărul #3]

Afaceri noi

• [Articol comercial nou #1]
• [Articol comercial nou #2]
• [Articol comercial nou #3]

Amânare

[Numele facilitatorului întâlnirii] a amânat întâlnirea la [ora la încheierea întâlnirii].

Depunerea și aprobarea procesului-verbal

Proces-verbal transmis de: [numele secretarului]

Proces-verbal aprobat de: [numele președintelui consiliului sau al facilitatorului de întâlnire]

2 Șablon de întâlnire informală

Sunați la comandă

O întâlnire a [numele organizației] a avut loc la [locul întâlnirii] la [data întâlnirii].

Participantii

Membrii cu drept de vot prezenți au inclus:

• [Participantul #1]
• [Participantul #2]
• [Participantul #3]

Oaspeții prezenți au inclus:

• [Invitatul #1]
• [Invitatul #2]
• [Invitatul #3]

Aprobarea proceselor verbale

O moțiune de aprobare a procesului-verbal al [data ședinței anterioare] a fost făcută de [numele secretarului] și secundată de [numele secundului].

Rapoarte

• [Numele raportului] a fost prezentat de [numele prezentatorului]
• [Numele raportului] a fost prezentat de [numele prezentatorului]

Moțiunile principale

• [Numele mișcării] mutat de [numele mutatorului] și secundat de [numele detașarilor]. Moțiunea [a fost adoptată sau a eșuat] cu [număr de voturi] pentru și [număr de voturi] împotrivă.

Amânare

[Numele facilitatorului întâlnirii] ședința amânată la [ora amânării].

3 Șablon de ședință de audiere publică

Data întâlnirii:[Data întâlnirii]

Ora întâlnirii:[Ora întâlnirii]

Secretar:[numele secretarului]

Introducere

[Numele dirijorului întâlnirii] a prezentat întâlnirea:

• [Puncte de discuție]

Apel nominal

Membrii prezenti:

• [Participanți]

Mișcarea #1

Comentarii:

• [Inițiale sau numele comentatorului] [comentar] [etichetă cum ar fi: idee, acțiune sau concluzie]

Mișcarea #2

Comentarii:

• [Inițiale sau numele comentatorului] [comentar] [etichetă cum ar fi: idee, acțiune sau concluzie]

Idei

• [Idee]

Următorii pași

• [Următorul pas]

Concluzii

• [Concluzie]

4 Note de întâlnire cu clientul

Proiect:[Numele proiectului]

Participanți:[Participanți]

Data și ora:[Data și ora]

Agenda

• [Subiect de discutat]
  • [Obiectiv]
  • [Puncte cheie]

Note

[Orice informații suplimentare importante discutate în timpul întâlnirii]

Rezultate

[Decizii cheie]

Elemente de acțiune

• [Numele persoanei responsabile] [Următorul pas]
• [Numele persoanei responsabile] [Următorul pas]

5 minute de management de proiect

Data și ora:[Data și ora]

Prezenți:[Participanți]

Absent:[Membrii proiectului nu sunt prezenți]

Locație:[Locul întâlnirii]

Proiect:[Numele proiectului]

Subiecte

1. Actualizare de la [echipă]
2. Progres în [proiect]
3. Rezultate din săptămâna precedentă

Întrebări frecvente despre minutele de întâlnire

Ce sunt procesele verbale de întâlnire?

Procesul-verbal de întâlnire documentează ceea ce s-a întâmplat în timpul unei întâlniri. Acestea sunt adesea împărtășite în cadrul unei organizații după o întâlnire și servesc ca document de referință în viitor.

De ce sunt importante procesele verbale de întâlnire?

• Creați o înregistrare istorică
• Arată progresul în timp
• Oferiți protecție legală organizației
• Respectați regulamentele locale
• Explicați de ce o organizație a luat o decizie
• Serviți ca un memento al sarcinilor sau proiectelor
• Acționați ca dovadă a termenelor limită
• Informați membrii care nu au putut participa

Ce ar trebui să includă procesele-verbale de ședință?

• Data
• Timp
• Locaţie
• Participanții
• Subiecte discutate
• Moțiuni
• Rezultatele votului
• Data și locul următoarei întâlniri