Scrieți o evaluare eficientă a performanței: un ghid pas cu pas

Unul dintre cele mai importante aspecte ale rolului unui manager este furnizarea de feedback care informează, educă și dă putere membrilor echipei să crească și să reușească. Nicăieri acest lucru nu este mai important decât în ​​evaluarea performanței. Analiza performanței este cea mai structurată oportunitate pentru manageri de a evalua performanța angajaților, de a oferi feedback verbal și scris și de a stabili obiective pentru dezvoltarea viitoare.

Făcut bine, încurajează, de asemenea, comunicarea deschisă între manageri și angajați și îi lasă angajatului să se simtă apreciat și clar cum să reușească în continuare în rolul lor. Citiți mai departe pentru a afla cum să scrieți și să desfășurați recenzii constructive și de impact asupra performanței.

Ce este o evaluare a performanței?

O evaluare a performanței este o evaluare formală, structurată a performanței în muncă, inclusiv realizările și domeniile de îmbunătățire, și oferă feedback pentru dezvoltarea profesională.

O evaluare a performanței poate fi o evaluare anuală cuprinzătoare a performanței efectuată de un manager, o revizuire mai holistică la 360 de grade care încorporează feedback la locul de muncă de la supervizori, colegi și subordonați sau o evaluare de la egal la egal, care include feedback valoros privind munca în echipă și colaborare. abilități de la colegii care lucrează îndeaproape cu angajatul. Evaluările de performanță se pot extinde și la setările educaționale, unde evaluările de la colegi pot avea impact.

În toate cazurile, o evaluare a performanței este un instrument esențial conceput pentru a stimula creșterea și succesul prin îmbunătățirea continuă și alinierea obiectivelor individuale și de afaceri.

O evaluare a performanței poate servi, de asemenea, ca un instrument important pentru documentarea oficială a comportamentului sau a performanței nesatisfăcătoare, cu scopul fie de a stabili un curs de îmbunătățire, fie de a duce potențial la reziliere.

Cele 3 componente cheie ale unei evaluări eficiente a performanței

O evaluare eficientă a performanței se bazează pe trei elemente esențiale care asigură o evaluare cuprinzătoare, corectă și productivă:

1 Obiective clare

Angajatului dvs. ar fi trebuit să i se ofere obiective SMART clare - obiective și responsabilități specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp - prin intermediul comunicării interne cu mult înainte de evaluarea performanței. Aceste obiective clare sunt foaia de parcurs a angajatului dumneavoastră către succesul în rolul lor. Ele sunt, de asemenea, cartea de joc pentru evaluarea performanței; punctul central al revizuirii dvs. ar trebui să fie modul în care au funcționat în raport cu obiectivele care le-au fost date.

Exemple de obiective clare de performanță

• Îmbunătățiți scorul de satisfacție a clienților al departamentului dvs. de la 81% la 85% și creșteți scorul de satisfacție a clienților al departamentului de la 85% la 90% prin implementarea a două noi inițiative de servicii pentru clienți în următoarele șase luni.
• Dezvoltați și lansați o nouă funcție de produs care se adresează cererii principale a utilizatorilor noștri, așa cum a fost identificat în cel mai recent sondaj al echipei de la sfârșitul trimestrului 3.
• Reducerea ratelor de depășire a proiectelor de la 15% la 5% prin îmbunătățirea alocării resurselor în anul următor; introduceți verificări săptămânale ale progresului în trimestrul următor pentru a vă asigura că se întâmplă.

2 Feedback echilibrat

Feedback-ul echilibrat cuprinde realizările și domeniile de îmbunătățire. Ambele sunt importante într-o evaluare a performanței.

Fiecare angajat se bucură de recunoaștere pentru munca bine făcută. Evaluarea performanței este momentul să sărbătorim acele realizări în detaliu. Această recunoaștere stimulează un sentiment de mândrie personală, crește moralul și inspiră o dorință continuă de creștere profesională în cadrul companiei. Laudele pentru realizări fac, de asemenea, mai ușor să primiți critici constructive, care sunt esențiale pentru a vă ajuta angajatul să crească și să avanseze în rolul lor.

Indiferent dacă feedback-ul este pozitiv sau negativ, acesta ar trebui să fie susținut de exemple și date concrete, cum ar fi note, e-mailuri sau rezultate cuantificabile. Această abordare bazată pe dovezi oferă claritate, educă angajații cu privire la impactul lor și demonstrează cunoștințele și investiția dvs. în eforturile și succesul lor.

3 Fii specific, relevant și aplicabil

Imaginați-vă dacă singurul feedback pe care l-ați oferit în timpul unei analize a performanței ar fi „Trebuie să vă îmbunătățiți munca”. Fără a identifica aspectele care necesită îmbunătățiri, context sau conexiune cu rolul sau responsabilitățile angajatului, sau îndrumări cu privire la modul de îmbunătățire sau pașii de urmat, feedback-ul dvs. nu este valoros pentru îmbunătățirea, creșterea sau dezvoltarea angajatului sau pentru a vă ajuta pe dvs. și echipa ta obține tot ce este mai bun de la membrul echipei tale.

Acesta este motivul pentru care feedbackul ar trebui să fie întotdeauna specific, relevant și aplicabil:

Feedback-ul specificîi permite angajatului să înțeleagă exact despre ce vorbești.

Feedback-ulrelevantvă asigură că oferiți feedback sub influența angajatului și relevant pentru discuția în cauză.

Feedback-ulacționabiloferă angajatului o înțelegere clară a pașilor următori, fie că este vorba de îmbunătățirea performanței sau de menținerea muncii excelente.

O declarație mai specifică, relevantă și mai acționabilă despre necesitatea unei performanțe îmbunătățite ar putea fi: „Am observat că rapoartele dvs. conțin adesea inexactități în analiza datelor. De exemplu, ultimul raport a avut o rată de eroare de 10%. Pentru a îmbunătăți, vă recomand să verificați din nou calculele și să utilizați instrumentele noastre de verificare a datelor înainte de trimitere. Să programăm, de asemenea, un timp pentru a revizui împreună aceste instrumente.”

Exemple de feedback eficient

• „Abilitățile dumneavoastră de prezentare s-au îmbunătățit semnificativ. Raportul trimestrial pe care l-ați livrat luna trecută a fost clar, concis și bine primit de echipa executivă.”
• „Deși abilitățile tale tehnice sunt puternice, există loc de îmbunătățire în managementul proiectelor. Recomand să vă concentrați pe estimarea cronologică și pe alocarea resurselor în trimestrul următor.”
• „În ultimele trei luni, am observat că respectați în mod constant termenele limită ale proiectelor, dar adesea în detrimentul moralului echipei. De exemplu, în recenta campanie de marketing, membrii echipei au raportat că au lucrat peste două săptămâni consecutive. Mergând mai departe, aș dori să vă concentrați pe îmbunătățirea abilităților de delegare. Să organizăm o întâlnire pentru a discuta strategiile de distribuire mai uniformă a sarcinilor și pentru a explora tehnici de gestionare a timpului care pot ajuta la menținerea eficienței și a bunăstării echipei.”

7 pași pentru scrierea și efectuarea evaluărilor de performanță

Scrierea și efectuarea unor recenzii semnificative de performanță necesită timp și efort. Dar recompensele depășesc cu mult costul. Pe lângă recunoașterea angajaților dvs. pentru munca lor și oferirea de feedback util cu privire la performanța lor, evaluarea dvs. va promova o comunicare deschisă continuă, va ajuta la definirea clară a așteptărilor și va pune bazele pentru succesul viitor pentru membrii echipei dvs.

Pentru a vă eficientiza eforturile și a obține rezultate optime, urmați aceste șapte bune practici de evaluare a performanței:

1 Cereți angajaților să efectueze o autoevaluare

Autoevaluările angajaților, în care angajatul furnizează o revizuire scrisă a muncii lor, sunt una dintre câteva metode puternice de evaluare a angajaților de care beneficiază angajatul și managerul.

Pentru angajat, această autoreflecție este o oportunitate de a evidenția realizările care ar fi putut să fi trecut neobservate, de a recunoaște zonele de îmbunătățire și de a obține o mai mare conștientizare de sine.

Pentru manager, este o oportunitate de a vedea performanța prin ochii angajatului și de a obține informații care vor ajuta la o evaluare mai precisă și holistică a performanței.

2 Adunați date complete pentru a vă sprijini evaluarea

Utilizarea datelor pentru a vă ajuta să vă formulați recenzia este una dintre cele mai puternice strategii de evaluare a performanței.

Datele oferă dovezi fără echivoc ale modului în care angajatul a îndeplinit obiectivele SMART sau rolurile și responsabilitățile documentate. Înarmat cu date, veți obține o perspectivă mai clară asupra performanței angajatului dvs., permițându-vă să elaborați o evaluare obiectivă, informată și constructivă. Datele pot oferi, de asemenea, exemple concrete pentru a le include în revizuirea scrisă și punctele de discuție pentru când efectuați evaluarea performanței.

Când căutați date de evaluare a performanței, colectați din diverse surse: feedback de la colegi, recenzii ale clienților sau ale clienților, rezultatele proiectelor, înregistrările de prezență, cifrele de vânzări și valorile anterioare de performanță oferă mai mult o vedere la 360 de grade și mai puține oportunități de părtinire neintenționată.

3 Scrieți evaluarea performanței

Odată ce combinați obiectivele SMART, notele de autoevaluare și datele, ar trebui să aveți o imagine clară asupra performanței angajatului. Folosiți aceste informații pentru a scrie o evaluare a performanței.

Începeți cu aspecte pozitive înainte de a vă muta în zonele de îmbunătățire. Laudele autentice ajută la atenuarea oricărui feedback negativ. Urmărește un raport de 3:1 de trei comentarii pozitive pentru fiecare feedback constructiv și alege-ți cu atenție cuvintele. Acest echilibru asigură că angajații se simt apreciați și recunosc zonele de îmbunătățire.

Pentru cele mai bune rezultate, asigurați-vă că încadrați zonele de îmbunătățire ca oportunități de creștere, mai degrabă decât eșecuri. Utilizați modelul „situație-comportament-impact” pentru a menține un feedback obiectiv. Ar trebui să descrii:

• Situația
• Comportamentul observat
• Impactul său asupra echipei sau organizației

Acest stil de comunicare „arată, nu spune” face feedback-ul tău mai ușor de identificat și de înțeles. În cele din urmă, includeți date relevante, statistici și exemple în documentul scris și notați orice date sau exemple suplimentare pe care doriți să le explorați în timpul întâlnirii de evaluare a performanței.

Căutați mai multe îndrumări? Vedeți exemple de evaluare a performanței și cum să vă consolidați scrisul.

4 Desfășurați întâlnirea de evaluare a performanței

Întâlnirile de evaluare a performanței pot evoca un amestec de anticipare și anxietate pentru angajați, în special atunci când bonusurile sunt legate de obiective individuale sau există probleme de performanță cunoscute care vor fi abordate. Din aceste motive, este important să se creeze o atmosferă calmă, profesională și constructivă la începutul întâlnirii.

Începeți prin a alege o locație liniștită și confortabilă pentru întâlnire, unde nu există distrageri sau potențial ca alți angajați să vă asculte conversația.

Începeți întâlnirea cu o conversație scurtă, ocazională, care să-l ajute pe angajat să se relaxeze: un salut cald și o mică bătaie de cap pot ajuta la calmarea nervilor. Apoi explicați clar scopul și structura revizuirii.

Pe măsură ce parcurgeți recenzia și oferiți feedback echilibrat, începeți cu aspectele pozitive. Evidențiați realizări și contribuții specifice. Intrați în detalii și împărtășiți datele pe care le aveți pentru a vă sublinia conștientizarea eforturilor lor.

Dacă trebuie să abordați probleme sensibile, cum ar fi performanța slabă la locul de muncă, probleme de comportament sau conflicte la locul de muncă, fiți atenți la modul în care le abordați. În general, o abordare directă asociată cu empatie funcționează cel mai bine. Fii specific atunci când abordezi preocupările, concentrându-te mai degrabă pe comportamente și rezultate decât pe caracteristicile personale. Oferiți sugestii clare și aplicabile pentru îmbunătățire pentru a ghida angajatul în mod eficient.

Folosiți una dintre cele mai importante tehnici de feedback al angajaților: încurajează conversația punând întrebări deschise care invită angajatul la perspectiva. Un exemplu ar putea fi: „Ce părere aveți despre ceea ce am împărtășit?” Acest lucru arată că prețuiești contribuția lor și creează o experiență de colaborare mai captivantă pentru angajat. Pe parcursul întâlnirii, ascultați activ, luați notițe, dacă este cazul, și manifestați interes real pentru contribuția lor.

5 Utilizați tehnici eficiente de comunicare

Nu ar trebui să existe zone gri în comunicările de evaluare a performanței. Comunicarea eficientă este diferența dintre o revizuire cu feedback clar, înțelegerea pașilor următori și un rezultat pozitiv și un angajat dezumflat, confuz sau posibil nemulțumit, care nu este clar cum să procedeze cu succes. Iată cinci moduri de a asigura o comunicare clară și eficientă:

• Folosiți tehnici de ascultare activă: mențineți contactul vizual și oferiți indicii verbale și nonverbale pentru a demonstra implicarea.
• Folosiți un limbaj clar și concis și evitați jargonul sau ambiguitatea atunci când discutați despre valorile sau așteptările de performanță.
• Practicați empatia: recunoașteți perspectiva și emoțiile angajatului pe parcursul conversației.
• Rezumați punctele cheie și cereți confirmarea, pentru a vă asigura că dvs. și angajatul dvs. sunteți aliniați.
• Folosiți exerciții de joc de rol pentru a exersa abordarea subiectelor sensibile. Poți recruta un coleg care să joace rolul de angajat și să ofere diverse răspunsuri la feedback-ul tău constructiv cu privire la o problemă ipotetică de performanță.

6 Programați o urmărire post-evaluare

După evaluarea performanței, organizați o întâlnire ulterioară pentru a consolida discuția și a stabili o cale clară înainte. Aceasta este oportunitatea ta de a stabili în colaborare planuri noi, acționabile, care se aliniază cu rolul angajatului, nevoile de dezvoltare și obiectivele companiei.

Începeți urmărirea post-evaluare prin rezumarea punctelor cheie din revizuire, inclusiv punctele forte de care trebuie să folosiți pârghia și domeniile de îmbunătățire. Apoi lucrați cu angajatul pentru a stabili noi obiective SMART care să abordeze zonele de creștere identificate.

De exemplu, dacă abilitățile de comunicare au fost evidențiate ca domeniu de dezvoltare, un obiectiv ar putea fi: „Finalizează un curs avansat de abilități de prezentare și susține trei prezentări în echipă în următoarele șase luni.”

Creați un plan de acțiune detaliat pentru fiecare obiectiv, subliniind pașii specifici, resursele necesare și reperele. Asigurați-vă că planul include verificări regulate sau analize de dezvoltare a angajaților pentru a monitoriza progresul și pentru a oferi sprijin continuu.

Această abordare colaborativă nu numai că întărește angajamentul angajatului față de dezvoltarea lor, dar demonstrează și investiția dvs. și a organizației în succesul lor.

Prin stabilirea unor obiective clare, măsurabile și a unui plan structurat de realizare, ați pregătit scena pentru îmbunătățirea continuă și performanța îmbunătățită în următoarea perioadă de revizuire.

7 Asistență continuă și check-in-uri

Nu este suficient să oferiți o recenzie, să stabiliți pașii următori și apoi să vă ocupați de afacerea dvs. În calitate de manager al angajatului dvs., un mic efort continuu din partea dvs. ajută la consolidarea obiectivelor și a succesului, oferind oportunități de feedback și întrebări și asigurându-vă că angajatul dvs. este sprijinit în călătoria lor de dezvoltare.

O strategie eficientă este să programați redresări scurte și informale. Configurarea unui chat de cafea rapid și recurent sau a unui timp dedicat în timpul întâlnirilor individuale pentru a discuta progresele și provocările creează un mediu constructiv și de sprijin pentru succes. În plus, sărbătorirea micilor câștiguri de-a lungul drumului poate crește moralul și poate menține motivația ridicată, în timp ce tu și angajatul tău te îndrepti spre următoarea evaluare a performanței.

Puncte cheie

• Stabiliți obiective SMART clare pentru performanța angajaților.
• Oferiți feedback echilibrat care recunoaște realizările și identifică domeniile de îmbunătățire.
• Asigurați-vă că feedbackul este specific, relevant și posibil.
• Încurajează o cultură a feedback-ului și a creșterii continue prin verificări regulate care întăresc obiectivele, oferă sprijin și feedback, discută progresele și provocările și sărbătoresc micile victorii de-a lungul drumului.

Întrebări frecvente privind recenziile de performanță

Cât de des ar trebui efectuate evaluări de performanță?

Evaluările performanței ar trebui, în mod ideal, să fie efectuate cel puțin o dată pe an, dar verificările mai frecvente, cum ar fi trimestriale sau bianuale, pot îmbunătăți comunicarea și dezvoltarea. Această abordare promovează o cultură a îmbunătățirii continue și permite ajustări în timp util ale obiectivelor și așteptărilor de performanță.

Cum pot fi rezolvate problemele de performanță fără a demotiva angajații?

Pentru a aborda problemele de performanță fără a demotiva angajații, folosiți fapte, nu opinii și o abordare directă asociată cu empatie. Concentrați-vă pe comportamente și rezultate specifice, mai degrabă decât pe caracteristicile personale. Oferiți sugestii clare și aplicabile pentru îmbunătățire, încadrați domeniile de dezvoltare ca oportunități de creștere și utilizați modelul „situație-comportament-impact” pentru a menține feedback-ul obiectiv și relatabil.

Care sunt cele mai bune practici pentru documentarea evaluărilor de performanță?

Cele mai bune practici pentru documentarea evaluărilor de performanță includ colectarea de date cuprinzătoare din diverse surse, astfel încât să vă puteți face evaluarea pe baza faptelor, mai degrabă decât a opiniilor. Încadrați-vă feedback-ul pentru succes: începeți cu realizările, apoi urmăriți un raport de 3:1 între comentarii pozitive și feedback constructiv, folosind modelul „situație-comportament-impact” pentru obiectivitate. Includeți date relevante, statistici și exemple pentru a sprijini evaluarea.