Cum să utilizați Kanbanul personal și să deveniți nebunește de productiv

Kanbanul personal poate ajuta la un echilibru creativ în conducerea afacerii lor cu munca la meseria lor. Acest ghid explică cum funcționează.

Ești în căutarea sistemului de productivitate personal perfect pentru afacerea ta creativă?

În primul rând vestea proastă: nu există. La fel ca în cazul software-ului landing page, trebuie să faci treaba indiferent de sistemul tău.

Acum vestea bună: Kanban este un sistem ușor de utilizat și de învățat, care poate ajuta să evitați să vă simțiți copleșiți de acele liste nesfârșite de lucruri de făcut. Puteți utiliza o tablă albă sau un instrument precum Trello pentru a face acest lucru.

Să ne scufundăm.

Ce este Kanban?

Kanban este o metodă agilă de creare a produselor bazată pe livrări continue. Acest sistem provine din sistemul de producție japonez.

Inginerul industrial Toyota Taiichi Ohno a creat sistemul pentru a ajuta managerii de fabrici ocupați să se ocupe de proiecte și sarcini complicate.

Ce este Kanban personal și cum funcționează?

Personal Kanban este o adaptare a metodei agile pentru persoane fizice și chiar proprietarii de afaceri mici. Funcționează forțând utilizatorii să vizualizeze munca într-un singur loc și să limiteze ceea ce lucrează.

Jim Benson și Tonianne DeMaria Barry oferă aceste două reguli folosind acest sistem de productivitate în cartea lor destul de excelentă Personal Kanban.

1. Vizualizați-vă munca
2. Limitați-vă lucrările în curs (WIP)

Ei au spus despre regula unu: „Când vedem munca în diferitele sale contexte, compromisurile reale devin explicite. Acum avem o evidență fizică a tuturor acestor solicitări din timpul nostru. Această viziune mai largă asupra muncii noastre și a contextului nostru ne permite să luăm decizii mai bune.

Și au adăugat despre regula a doua „Limitarea WIP ne dă timp să ne concentrăm, să lucrăm rapid, să reacționăm calm la schimbare și să facem o treabă atentă”.

Pasul 1: Pregătiți-vă tabloul Kanban

Împărțiți o tablă albă în trei coloane. Dacă nu aveți una, luați în considerare cumpărarea unei table magice și fixarea ei pe perete sau chiar împărțirea unui caiet mare A4 sau letter.

Etichetați prima coloană „De făcut”, a doua „Fac” și a treia „Terminat”.

Prima coloană este pentru capturarea unui element de lucru din noua listă de lucruri de făcut. Al doilea pentru a decide la ce vei lucra chiar acum și al treilea pentru a înregistra ceea ce ai terminat.

Nu uitați să evitați greșeala clasică de productivitate de a transforma un proiect într-o sarcină. Este nevoie de o serie de sarcini (sau carduri) pentru a realiza un proiect. Puteți folosi și note lipicioase pentru a reprezenta un card Kaban.

Pasul 2: Lucrați folosind Kanban

Adăugați articole sau carduri în coloana „De făcut” de pe panoul Kanban folosind un marcator sau note post-it.

Folosește un verb de acțiune și notează sarcina în cauză. Dacă vă mutați o casă, acesta ar putea fi „Angajați o companie de mutari”. Ca alternativă, dacă pregătiți o prezentare mare, aceasta ar putea fi „Imagini stoc sursă”.

Când sunteți gata să lucrați, trageți un element sau o sarcină din coloana „De făcut” în „În curs”.

În mod obișnuit, consider că este logic să păstrez nu mai mult de trei articole în coloana „A face”. Acest lucru îmi limitează munca în desfășurare și ajută la vizualizarea la ce lucrez. (Amintiți-vă regulile!)

Când ați terminat de lucrat, trageți o sarcină completă din coloana „Efectuare” în coloana „Terminat”. Apoi trageți un alt card Kanban de la „To Do” la „Doing”.

Pasul 3: Examinați-vă placa

Pe măsură ce lucrați, veți trage în mod natural sarcinile de la stânga la dreapta tablei.

Simplul act de a trage o sarcină dintr-o coloană în următoarea te obligă să prioritizezi. De asemenea, încurajează revizuirile regulate ale listei dvs. de activități.

Acest mod de lucru încurajează o stare de flux. Actul de a muta cărțile de la o coloană la alta se simte îmbucurător. Poți vedea rapid sarcinile ușor de îndeplinit, cele care ocupă mult timp și chiar sarcinile în care ești blocat. Benson mi-a spus,

„Cea mai obișnuită greșeală ar fi să nu se limiteze lucrările în desfășurare... Oamenii o sar pe a doua, uneori, pentru că sunt „prea multe de făcut”, ceea ce, în mod ironic, este scopul limită WIP în primul rând.

Jim Benson

Odată ce vă simțiți mai confortabil cu metoda Kanban, adăugați coloane suplimentare la panoul Kanban personal sau la aplicația Kanban.

De exemplu, am creat o coloană numită „În așteptare” pentru a capta sarcinile pentru care sunt blocat și pe cele în care am nevoie de cineva să îmi revină. De asemenea, am creat o coloană „Următorul” pentru sarcinile la care doream să lucrez în timpul zilei de lucru, dar nu imediat.

Sfat profesionist: dacă aveți nevoie de inspirație, căutați pe Google Imagini „Plașă Kanban personală”.

Instrumente Kanban recomandate

Când am început să folosesc Personal Kanban, am testat o tablă mare și un notebook. Ambele instrumente funcționează foarte bine și vă vor ajuta să stăpâniți elementele de bază ale Kanban. Oricine poate înregistra o sarcină deschisă și finalizată cu această metodă.

Odată ce vă faceți o idee despre modul în care funcționează acest sistem de productivitate și face parte din săptămâna dvs. de lucru, sunteți pregătit pentru un panou digital personal Kaban.

Trello este o aplicație web de gestionare a proiectelor. Practic este un tip de software Kanban. Puteți încărca fișiere în sarcinile sau cardurile dvs., le puteți eticheta, puteți stabili termene limită și așa mai departe.

Încărcarea atașamentelor pe carduri este utilă pentru a aduna toate lucrările dvs. într-un singur loc. În mod similar, am folosit funcțiile de colaborare ale aplicației Trello pentru a lucra cu contractori terți.

Oricât de mult îmi place Trello pentru productivitatea personală, recomand să mă înțeleg mai întâi cu Kanban pe o tablă sau un sistem analog. La urma urmei, instrumentul este întotdeauna mai puțin important decât munca. Apoi, puteți trece la o aplicație sau un software dedicat.

Încercați personal Kanban astăzi

Nu există instrumentul perfect Kaban. Dacă lista dvs. simplă de lucruri de făcut vă ajută să duceți la bun sfârșit treaba, rămâneți cu ea.

Am încercat o mulțime de software de management de proiect de-a lungul anilor. Cea mai mare problemă este că o listă mare poate fi uneori copleșitoare.

Dacă vi se întâmplă acest lucru, personal Kanban nu durează mult pentru a învăța și vă va ajuta să vă gestionați munca de zi cu zi fără a vă simți copleșit. Acest sistem de productivitate personală ajută și la vizualizarea muncii într-un singur loc. Sau cum a spus Benson,

„Sistemul a fost conceput pentru a oferi flexibilitate în mod specific, având un set mic de reguli. Acesta este motivul principal pentru care l-am văzut adoptat în fiecare țară și în fiecare verticală de pe pământ – inclusiv acasă. Copiii se distrează completându-și treburile. Echipele rezolvă în mod inteligent probleme complexe. Proiectul și lucrările ambientale sunt atât ușor de vizualizat, cât și de finalizat.”

Jim Benson

O versiune a acestei postări a apărut inițial pe Forbes.

Este, de asemenea, un extras editat al unui capitol din noua mea carte This Is Working: Focus on What Matters and Get the Results You Deserve.

Vânzare

Acest lucru funcționează: Concentrați-vă pe ceea ce contează și obțineți rezultatele pe care le meritați

• Collins, Bryan (Autor)
• engleză (limba publicației)
• 296 de pagini - 27.05.2019 (Data publicării) - Nielsen (Editor)

Cumpărați pe Amazon

Întrebări frecvente