8 fraze pe care să le curățați de primăvară din e-mailurile dvs

Obiceiurile proaste de scris au o modalitate de a se acumula ca dezordinea casnică. Merită să eliminați periodic acumularea de cani de cafea și de tricouri de uitat, așa că de ce să nu faceți un inventar similar pentru a vă scăpa de câteva clișee și expresii profund „meh” la locul de muncă?

Ar trebui să recunoaștem că suntem și noi vinovați: se dovedește că numirea clișeelor ​​„față” este în sine ceva clișeu, așa că l-am șters. Într-adevăr, umilul tău scriitor nu este mândru să se gândească la volumul de e-mailuri complet lipsite de viață pe care le-a „trimite” piure. Cu toții putem face mai bine.

Având în vedere asta, am adunat câteva dintre frazele mai fade, mai învechite și, în general, substelare pe care ați putea decide să le aruncați în timp ce vă curățați e-mailurile de primăvară, împreună cu câteva alternative ordonate și clare.

1 Sper că acest e-mail vă va găsi bine.

S-ar putea să intenționați acest lucru într-un mod grijuliu, dar această frază este atât de epuizată și generică, încât acum riscă să sugereze contrariul: mai puțin un sentiment gânditor decât doar pleava fără sens.

Cel mai bine este adesea să loviți acest pic și să treceți la subiect, dar dacă doriți cu adevărat un alt rând după salut, recunoașteți cititorul vorbindu-i în mod specific:

Îmi place ultima ta postare de pe blog.

Am apreciat prezentarea dvs. de săptămâna trecută despre reducerea producției de carbon a serverelor noastre.

Imaginile pe care le-ai distribuit pe Slack cu noul tău cățel sunt adorabile.

Dacă îi scrii cuiva pe care nu-l cunoști bine, sau deloc, s-ar putea să-i faci totuși complimente sau să începi cu un indiciu despre cum te cunoști sau de ce te adresezi:

Ne-am întâlnit pentru scurt timp la o conferință prin intermediul prietenului nostru comun, Arjun.

Două persoane mi-au spus acum că ai fi invitatul perfect pentru podcastul nostru.

Scopul este de a arăta cititorului că te-ai gândit la ceea ce ai scris.

2 Doar urmărire . . .

Este posibil să utilizați această expresie suprasolicitată atunci când înghinți pe cineva care nu a răspuns la un e-mail. Uneori, acest lucru este necesar, dar această expresie de prea multe ori nu se încadrează în scopul ei de a obține un răspuns. Deci, merită să vă întrebați mai întâi: „Mesajul meu necesită un răspuns?” Dacă răspunsul este „da”, atunci găsiți o opțiune mai directă.

Exemplul 1 suboptimal:Urmăriți doar pentru a vedea dacă există vreun interes pentru . . .[comunicatul de presă, de exemplu]

Sugestie:Sincer, vă recomandăm să tăiați linia cu totul.

Exemplul 2 suboptimal:Urmăriți doar pentru a vedea dacă aveți vreo contribuție înainte de a trimite această iterație către client.

Sugestie:clientul așteaptă ceva de la noi în această după-amiază, așa că mi-ar plăcea să primesc ultimele ajustări până la prânz.

Rețineți că ultima sugestie reușește să comunice mai multe informații – mai convingător – fără a fi mai lungă sau mai puțin politicoasă.

3 Doar întorcându-se înapoi. . .

Toate aceleași probleme ca mai sus, cu excepția mai multor sens giratoriu. Te poți descurca fără el.

4 Noua normalitate

O listă neexhaustivă a motivelor pentru a retrage această expresie ar putea include faptul că este suprautilizată și vagă, nu lasă pe nimeni să o tasteze sau să o citească să se simtă bine și că își propune să recunoască o serie de realități neplăcute, în timp ce, probabil, le minimizează.

Acesta ar putea fi unul pe care pur și simplu îl aruncați și mergeți mai departe:

Exemplu suboptimal:echipa noastră încă se adaptează la noua normalitate și trebuie să ne reorganizăm procesul de interviu în consecință.

Sugestia 1:Este timpul să ne reorganizăm procesul de interviu.

O altă opțiune bună este să fii mai specific și puțin mai uman:

Sugestia 2:Pandemia a distrus vechiul nostru proces de interviu, așa că hai să facem ceva timp pentru a dezvolta unul nou.

Se simte mult mai puțin ca și cum a scris-o un computer decât exemplul cu care am început – și în mai puține cuvinte.

5 După cum sa discutat. . .

Acest lucru este folosit în mod obișnuit atunci când e-mailul se referă la o problemă de făcut după o întâlnire, dar tinde să fie vag. Întrebați-vă: „Care este o modalitate mai bună de a-i reaminti cititorului la ce conversație mă refer?”

Exemplu suboptimal:așa cum s-a discutat în timpul întâlnirii întregului personal de miercuri, acum am redactat orientările atașate.

Sugestia 1:Pe baza feedback-ului primit de la personalul care vrea să aducă câini la birou, am elaborat câteva linii directoare.

Sugestia 2:Aduceți întotdeauna câini la birou.

(Aceasta din urmă este o glumă. Un fel.)

6 Scuze pentru întârziere.

Un avantaj al e-mailului este că deseori puteți aștepta până după următoarea întâlnire sau după prânz – sau chiar până mâine – pentru a răspunde. Deci, cât de des trebuie să vă ceri scuze pentru că ați folosit această funcție?

Ca și în cazul multor alte fraze de mai sus, este adesea OK să tăiați această idee fără a o înlocui, dar dacă trebuie să o utilizați, căutați modalități de a o face nouă sau distinctă. Al tău și-a cerut scuze odată pentru că a uitat un e-mail de vineri după-amiază, parafrazându-l pe venerabilul Gandalf: Întunericul mi-a luat răspunsul și „a ieșit din gând și din timp”.

Oricum, am reușit să continui să obțin lucru de la acel editor, deci puncte pentru ingeniozitate, cel puțin?

7 Dacă nu, nu vă faceți griji!

Vrem să știți că este în regulă să cereți ajutor la locul de muncă sau să comunicați cititorului că trebuie să finalizați ceva înainte de un termen limită. Nu înseamnă a fi imperios; este doar adevărul.

Exemplu suboptimal:ar fi posibil să mă anunți dacă ești interesat astăzi până la ora 16:00? Dacă nu, nu vă faceți griji!

Sugestie:echipa mea caută să finalizeze lista panelului mai târziu astăzi, așa că, dacă sunteți în joc, vă rugăm să mă anunțați până la ora 16:00.

Merită remarcat faptul că ultima sugestie ocupă ceva mai mult spațiu. Este permis. La fel și tu.

8 Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.

Ce ar spune despre e-mailul pe care îl scrii dacă nu ar fiadevărat? Această noțiune tinde să fie neesențială și ușor de tăiat, dar dacă vrei să subliniezi că ai dori un răspuns în timp util, încearcă să te bazezi pe ultimul exemplu de mai sus, care oferă atât un motiv, cât și un interval de timp specific.

Dacă ați observat o temă cu sugestiile noastre aici, este posibil ca multe forme de dezordine a e-mailurilor să fie cel mai bine eliminate, nu înlocuite. La urma urmei, scopul curățeniei de primăvară nu este să actualizezi lucrurile pe care nu le folosești niciodată, ci să scapi de ele. Ca și în cazul unei case ordonate, același lucru este valabil și pentru e-mailurile ordonate: printre cele mai mari luxuri se numără spațiul gol.