Vă rugăm să găsiți atașat: Trebuie să vă notificați publicul?

Când eram nou pe piața muncii și trimiteam CV-uri prin poștă (deși mă întâlnesc cu mine, voi recunoaște că acest lucru a fost cu mult înainte de zilele de e-mail), mi-am trimis scrisorile mele de intenție elaborate cu grijă, cu o notă pe care scria:

Anexat, vă rugăm să găsiți CV-ul meu.

Un astfel de mesaj a dus la un interviu. Acolo mă aflam în biroul cu lambriuri de lemn al unui avocat impecabil îngrijit. În timp ce așteptam nerăbdător într-un scaun supradimensionat din piele cu spătar, el s-a așezat la biroul lui făcând clic pe vârful stiloului și scanându-mi CV-ul și scrisoarea de intenție. El ridică brusc privirea și zâmbi, arătând spre scrisoare. „Îmi place când oamenii scriu „Anexat, vă rugăm să găsiți CV-ul meu”. Nici nu știam că s-a pierdut CV-ul tău!”

A fost un moment jenant. Mimasem stilul scrisorilor de afaceri pe care i-am fost predat la ora de dactilografiere din liceu, ca să nu mai vorbim de orice altă scrisoare de afaceri pe care le-am văzut sau primit. Dar acest intervievator a subliniat cât de nebun și înfundat poate fi vorbirea de afaceri. Nu am folosit niciodată atașat, vă rog să găsiți din nou.

În zilele noastre, este mai probabil să dorim să atragem atenția asupra atașamentelor decât asupra articolelor incluse într-o scrisoare trimisă prin poștă, dar oamenii încă folosesc vă rugăm să găsiți atașate tot timpul. Este necesară această reținere a scrisului de afaceri?

Există vreun motiv de utilizare, vă rugăm să găsiți atașat ?

Nu! Nu este nevoie de această frază. Și există mai multe motive grozave pentru a-l arunca.

Pentru început, sună înfundat și de modă veche. Chiar și în corespondența formală, scopul tău ar trebui să fie să comunici într-un mod simplu, conversațional, fără cuvinte sau jargon. Vă rugăm să găsiți atașat că este un jargon pronunțat la cel mai rău. De asemenea, este puțin redundant să spui că ceva este atașat și apoi să direcționezi destinatarul să-l găsească, te rog.

O altă ciudățenie cu atașat, vă rugăm să găsiți este că este o comandă atunci când nu trebuie să fie. Popularul blog în limba engleză, Separated by a Common Language, spune astfel:

Nu este nevoie să te întorci în jurul celeilalte persoane pentru a găsi lucruri, deoarece propoziția doar comunică „Am atașat un document pentru tine”. De fapt, ar fi pur și simplu ciudat să introduceți acest lucru într-un alt formular de cerere, cum ar fi Ați putea găsi documentul atașat? sau v-as fi foarte recunoscator daca ati gasi documentul atasat . Acest lucru subliniază că, vă rugăm să găsiți atașat , nu este deloc o cerere. Este în schimb o frază stabilită în formă imperativă care face o treabă nu foarte solicitantă.

Este „vă rugăm să găsiți atașat” limbaj juridic esențial?

Atașat, vă rugăm să găsiți citiri ca legale, așa că s-ar putea să vă întrebați dacă este necesar într-un document legal. Expertul în scris Bryan Garner spune că nu.

Veți vedea expresii conservate, cum ar fi incluse, vă rugăm să găsiți și ca tot timpul în litere. Sunt puternice, dar au performanțe scăzute. Scrisorile tale vor fi mult mai clare și mai captivante fără ele.

Vă rugăm să găsiți atașat corect din punct de vedere gramatical?

Din punct de vedere tehnic, nu este nimic rău în a spune ceva de genul „Vă rugăm să găsiți documentul atașat”. Deși găsire poate însemna să dau peste ceva căutându-l (de unde și afirmația avocatului smart-alec că CV-ul meu trebuie pierdut), găsiți și mijloace de a recunoaște sau de a descoperi că ceva este prezent. Pentru că doriți ca destinatarul să descopere ceea ce ați atașat, vă rugăm să găsiți lucrări.

Dar, din motivele pe care tocmai ți le-am spus mai sus, e mai bine să o eviți.

Care sunt câteva alternative de găsit în atașament ?

Este ușor să eviți această frază. Folosiți doar limbaj direct și renunțați la limbajul de afaceri. Iată câteva alternative:

• Am atașat [articol].
• Vă rugăm să aruncați o privire la [articolul] atașat.
• [Articolul] pe care l-ați cerut este atașat.
• Vă rugăm să consultați [articolul] atașat pentru mai multe detalii.
• [articolul] atașat include . . .

Eticheta atașamentului 101

Există câteva reguli de etichetă de urmat atunci când utilizați atașamente.

1 Anunțați-vă înainte de a trimite un atașament dacă este neașteptat.

Anunțarea destinatarului atunci când trimiteți un atașament este o formă bună. Virușii transmisi prin atașamente ne-au făcut să fim atenți să îi deschidem pe cei la care nu ne așteptăm. (Dacă munca dvs. implică trimiterea regulată a atașamentelor înainte și înapoi, probabil că acest lucru nu este necesar.)

2 Atrageți atenția asupra atașamentelor.

Anunțați destinatarul că atașamentul este acolo. Oamenilor le lipsesc adesea, așa că o mică notificare (prin expresiile alternative sugerate mai sus) vă va ajuta să evitați confuzia.

3 Dacă menționezi un atașament, nu-l uita!

Toți am făcut asta. (Eu îl numesc „atașament.”) Dacă menționați un atașament în e-mailul dvs., nu uitați să îl atașați efectiv. Dacă uiți și înțelegi greșeala numai după ce ai apăsat Trimite , un răspuns rapid la fir care spune „Iată atașamentul. Îmi pare rău pentru asta!" ar trebui să facă șmecheria.

4 Nu atașați fișiere mari.

Nu numai că clienții de e-mail au limite pentru dimensiunea fișierelor, dar fișierele mari pot dura mult timp pentru a descărca, în special pe mobil. (Nu doriți să consumați alocarea de date mobile a destinatarului, nu-i așa?) Dacă aveți un fișier mare de transferat, utilizați un serviciu precum Dropbox sau trimiteți-l printr-un link către un document online, cum ar fi Google Docs.