Cum se scrie un comunicat de presă: un ghid pas cu pas

Comunicatul de presă este unul dintre formatele fondatoare ale relațiilor publice (PR). PR și comunicatele de presă sunt instrumente esențiale de management al percepției. A ști cum să scrii un comunicat de presă este o abilitate vitală dacă vrei să câștigi atenția media pentru afacerea sau organizația ta.

În mod tradițional, comunicatele de presă au fost distribuite către rețelele de știri, care apoi difuzează informațiile jurnaliștilor. Datorită istoriei comunicatelor de presă și a modului în care sunt distribuite, acestea au luat un format standard.

Comunicatele de presă sunt o modalitate de a controla narațiunea din jurul mărcii dvs., câștigând în același timp impuls organic și acoperire. În acest ghid, vă vom prezenta cum să scrieți comunicate de presă pentru evenimente sau anunțuri importante care ies în evidență și atrag atenția presei.

Ce este un comunicat de presă și care este scopul lui?

Un comunicat de presă este o declarație oficială pe care o organizație o distribuie instituțiilor de știri sau publicului. Este o modalitate formală de a colecta toate informațiile relevante pentru o poveste într-o sursă de o pagină. Funcția unui comunicat de presă este de a atrage atenția presei.

Când trebuie creat sau utilizat un comunicat de presă?

Comunicatele de presă ar trebui să fie create oricând o organizație dorește atenția presei pentru un eveniment major. Ele pot fi, de asemenea, folosite pentru a modela narațiunea atunci când o companie sau o organizație se confruntă cu controlul. Aceste evenimente ar putea include:

1 Schimbări în conducerea la nivel executiv

2 Lansarea unui produs nou

3 Evenimente publice și private

4 Anunțuri de finanțare

5 Știri de ultimă oră

6 Revoluții și deschideri mari

Prin ce diferă un comunicat de presă de anunţurile altor companii?

Comunicatele de presă sunt mai mult decât anunțuri oficiale. În jurnalism și scrierea corectă din punct de vedere istoric , un comunicat de presă este considerat o sursă primară . Sunt documente originale care conțin informații oficiale. Comunicatele de presă sunt, de asemenea, diferite de alte anunțuri, deoarece sunt scrise într-un mod specific, cu obiectivul de a fi preluate și raportate de instituțiile media.

4 și 3 ce nu trebuie să faci de a scrie un comunicat de presă

Când scrieți un comunicat de presă, cel mai bine este să urmați îndrumările tradiționale. Dacă doriți ca comunicatul dvs. de presă demn de știri să fie preluat de un mijloc de presă, ar trebui să urmați aceste sugestii.

Luați în considerare unghiul comunicatului dvs. de presă

Concentrați-vă pe modul în care anunțul dvs. oferă valoare publicului țintă. Acesta este unghiul tău (și cârligul tău). Când servește oamenilor, merită împărtășit. Transmiterea unei perspective sau a unui unghi clar va atrage mai multă atenția presei. Luați în considerare punctul de vânzare către care trimiteți comunicatul - un post de televiziune poate răspunde într-un unghi diferit decât un post de radio public sau un ziar.

Luați în considerare modul în care povestea dvs. afectează comunitatea. Există vreo controversă în jurul acestui eveniment? Se fac progrese pentru a rezolva o problemă specifică? Cum ar putea comunicatul dvs. de presă să evoce un răspuns emoțional din partea cititorului?

Includeți cele cinci W

Cele cinci W sunt cine , ce , când , unde și de ce . Aceasta este cea mai importantă informație din comunicatul de presă. Informațiile importante ar trebui să fie împărtășite la începutul comunicatului de presă, astfel încât jurnalistul care îl citește să nu fie nevoit să caute detalii vitale, cum ar fi când și unde are loc anunțul sau evenimentul și cine va fi acolo.

Folosiți cuvinte cheie

Dacă comunicatul dvs. de presă este trimis de un serviciu de distribuție, acesta va fi de obicei căutat pe web. Aceste servicii de distribuție trimit și comunicatul dvs. de presă direct în căsuțele de e-mail ale jurnaliștilor. Utilizarea cuvintelor cheie în titlul și rezumatul dvs. va face ca comunicatul dvs. de presă să apară pe motoarele de căutare și va facilita găsirea informațiilor cheie.

Faceți hyperlink sau sursă orice referințe pe care le citați

Dacă utilizați referințe în comunicatul dvs. de presă, utilizați textul de ancorare pentru hyperlink la sursă. Puteți alege să faceți referire la date, citate sau alte informații care trebuie citate. Jurnaliștii vă vor întreba adesea de unde ați obținut informațiile sau sursa datelor dvs., așa că prezentarea acestor informații va răspunde la acele întrebări înainte de a fi adresate.

nu pleca mult*

Comunicatele de presă trebuie să fie clare și concise. Jurnaliştii nu au timp să citească mai multe pagini, mai ales când primesc zeci de comunicate de presă pe zi.

*O excepție de la această regulă includ comunicatele de presă al căror scop este transmiterea de informații complicate și nuanțate, cum ar fi cele care anunță un studiu medical, o descoperire tehnologică etc.

Nu uitați să editați

Comunicatele de presă sunt documente oficiale, profesionale. Nu doriți ca comunicatul dvs. de presă să aibă greșeli. Revizuiți și editați cu atenție ediția înainte de a o trimite, ținând cont de greșelile de scriere, numele scrise greșit, datele incorecte și informațiile lipsă.

Nu fi redundant

Fiecare componentă a comunicatului dvs. de presă este o altă șansă de a vă exprima punctul de vedere și de a arăta că evenimentul dvs. este demn de știri. Evitați ca titlul, subtitlul și prima propoziție să fie identice. Paragrafele din comunicatul dvs. de presă ar trebui să conțină fiecare informații unice și ar trebui să curgă cu ușurință împreună.

Cum se scrie un comunicat de presă

Aderarea la schița tipică a comunicatului de presă arată instituțiilor media că organizația dvs. este profesionistă. Structura standard facilitează, de asemenea, pentru jurnalişti să găsească rapid informaţiile pe care le caută. Să ne aprofundăm în tipurile de comunicate de presă și ce ar trebui să includă fiecare tip.

Schița comunicatului de presă

Un comunicat de presă este în esență o pagină de știri care urmează o schiță tradițională. Ar trebui să fie între 200 și 500 de cuvinte. Iată o schiță standard a comunicatului de presă.

1 Titlu

2 Data publicării

3 Informații de contact

4 Rezumat

5 Paragraf introductiv

6 Paragrafe detaliate

7 Despre

8 ###

Care sunt diferitele tipuri de comunicate de presă?

Lansări și actualizări de produse

Lansarea unui produs este un moment excelent pentru a crea un comunicat de presă. Permite unei companii să controleze ce informații despre produsul lor ajung publicului și generează entuziasm pentru cea mai recentă inovație. Includeți întotdeauna o fotografie de înaltă calitate a produsului într-un comunicat de presă al produsului.

Exemple:

• Apple dezvăluie noile benzi Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo lansează programul online UX/UI cu normă parțială pentru profesioniștii care lucrează la nivel superior
• Genesis livrează prima mașină electrică GV60 din SUA

Anunturi sau invitatii la evenimente

Comunicatele de presă pot fi folosite pentru a anunța atât evenimente publice, cât și private. Fie că este un rezumat al unui eveniment caritabil privat sau un anunț public al unei viitoare mari deschideri, un comunicat de presă al unui eveniment poate contribui la imaginea unei organizații și la recunoașterea mărcii.

Dacă evenimentul este deschis publicului, includeți un îndemn clar la acțiune și distribuiți comunicatul de presă cu cel puțin două săptămâni înainte de eveniment. Redați aspecte extrem de vizuale ale evenimentului prin imagini pentru a atrage mai mult interes.

Exemple:

• Jeni's Splendid Ice Creams - un favorit din Midwest - își deschide primul magazin din San Diego
• Bonnaroo lansează programul complet
• Lupus Charity Walk strânge 1 milion de dolari pentru cercetare
• Organizația ajută familiile nesigure în locuințe să găsească locuințe permanente

Actualizări de branding

Un comunicat de presă de actualizare a brandingului arată publicului cum și de ce organizația dvs. și-a schimbat brandul. Includeți un citat de la conducerea organizației dvs. pentru a vă ajuta să transmiteți intențiile rebrand-ului. Puteți face un comunicat de presă de rebrand cu un pas mai departe, făcându-l interactiv. Nu uitați să includeți imagini cu noua identitate a mărcii.

Exemple:

• Dunkin' Donuts este acum Dunkin'
• Google devine „alfabet” în rebranding masiv
• Fundația pentru fibroză chistică primește un nou logo

Schimbări organizaționale

Comunicatele de presă pentru schimbările organizaționale pot include noi conducere de conducere, parteneriate cu alte companii, fuziuni și achiziții. Schimbările organizaționale pot fi percepute în moduri diferite, în funcție de istoricul organizației și de acoperirea în jurul schimbării. Un comunicat de presă este cel mai simplu mod de a spune povestea organizației dvs. Includeți citate de la jucătorii cheie în schimbare.

Exemple:

• M&M's și Adidas fac echipă pentru noul Sneaker Drop
• Blueprint Medicines ridică doi lideri talentați în echipa sa executivă
• Microsoft va achiziționa Activision Blizzard pentru a aduce bucuria și comunitatea jocurilor tuturor

Premii

Anunțurile de premiere întăresc reputația companiei dvs. Folosiți cuvinte cheie și adjective la superlativ pentru a vă sublinia realizările în titlu. Comunicatele de presă de atribuire pot fi, de asemenea, folosite pentru a crea noutăți dacă organizația dvs. caută sau a primit recent finanțare.

Exemple:

• Ologii cu Alie Ward câștigă cea mai bună gazdă de podcast al lui Webby
• Producătorii coreeni de automobile sunt de lider în ceea ce privește fiabilitatea vehiculelor, constată JD Power
• Fresh Air with Terry Gross câștigă premiul Peabody Institution
• Startup-ul Novoloop pentru reciclarea plasticului a strâns 10 milioane de dolari

Știri de ultimă oră

Formatul succint și formal al comunicatelor de presă vă încurajează să expuneți pur și simplu faptele și să oferiți explicații clare, fără a folosi un limbaj prea emoțional, chiar și atunci când anunțați știri de ultimă oră dificile. De fapt, primul comunicat de presă distribuit vreodată în 1906 a acoperit un tragic accident de cale ferată.

Exemple:

• EPA anunță resurse pentru coronavirus (COVID-19) pentru guvernele de stat, locale și tribale
• Cutremur puternic zguduie sudul Peru
• Japonia va relua turismul în iunie
• Sophie Masloff, fost primar al orașului Pittsburgh, a murit la vârsta de 96 de ani

8 lucruri pe care ar trebui să le aibă toate comunicatele de presă

1 Titlu

Deoarece instituțiile media primesc sute de articole pe zi, veți avea nevoie de un titlu ucigaș pentru ca comunicatul dvs. de presă să iasă în evidență. Pentru a crea un titlu remarcabil, încercați câteva dintre aceste abordări:

• Consultați date interesante
• Vorbește direct cititorului
• Pune o intrebare
• Includeți cuvinte cheie
• Folosește numere
• Răspunde la o întrebare
• Aplicați aliterația
• Adaugă valoare

2 Data publicării

Majoritatea comunicatelor de presă pun pur și simplu „pentru lansare imediată” în câmpul pentru data publicării , dar aceasta nu este singura ta opțiune. Dacă aveți un eveniment viitor, puteți oricând să trimiteți comunicatul de presă mai devreme și, în schimb, să enumerați data la care doriți să fie lansat.

3 Informații de contact

Câmpul de informații de contact din comunicatul de presă ar trebui să menționeze legătura de relații publice a organizației dvs. Acest câmp ar trebui să includă numele, titlul postului, e-mailul și numărul de telefon.

4 Rezumat

Rezumatul se află deasupra corpului comunicatului de presă, dar sub titlu, informații de contact și dată . Rezumatul este unul până la trei puncte sau un paragraf cu două până la trei propoziții cu caractere italice care prezintă cele mai importante informații. Păstrați-l succint.

5 Paragraf introductiv

Primul paragraf sau paragraful introductiv ar trebui să înceapă cu locația evenimentului și să prezinte despre ce este vorba în comunicatul de presă. Media caută un anunț demn de știri și trei dintre cele cinci W-uri – când, unde și de ce.

6 Paragrafe detaliate

Puteți include unul sau două paragrafe detaliate care împărtășesc fapte și cifre, mai multe detalii sau un citat de la un membru relevant al organizației. Alegeți doar una sau două citate sau statistici esențiale care sunt cu adevărat demne de știri. Puteți folosi cel de-al treilea paragraf pentru a lega comunicatul de presă cu un eveniment de știri curent, pentru a-l face mai oportun și mai relevant.

7 Despre

Denumită și boilerplate, secțiunea despre este locul în care spui presei despre compania ta. Această secțiune ar trebui să conțină două până la patru propoziții și să includă ultimele două dintre cele cinci W – cine și ce. Includeți numele organizației dvs. și declarația sa de misiune, datele de înființare și dimensiunea companiei.

8 ###

În mod tradițional, trei semne de lire sterline au fost incluse la sfârșitul unui comunicat de presă pentru a indica sfârșitul conținutului comunicatului de presă. Semnele au fost folosite pentru a informa serviciile de televiziune că nu există o altă pagină și pentru a le spune jurnaliştilor că nu trebuie să aștepte o altă pagină. În zilele noastre, aceste simboluri nu sunt necesare din punct de vedere tehnic, dar mulți scriitori încă urmează acest format din respect pentru tradiție .

Întrebări frecvente din comunicatul de presă

Ce este un comunicat de presă?

Un comunicat de presă este o declarație oficială distribuită instituțiilor media pentru a furniza informații oficiale publicului. Un comunicat de presă este considerat o sursă primară.

Când ar trebui să scrieți un comunicat de presă?

Ar trebui să scrieți un comunicat de presă pentru evenimentele importante, demne de știri, pe care doriți să le faceți publicitate.

• Lansări și actualizări de produse
• Anunturi sau invitatii la evenimente
• Actualizări de branding
• Schimbări organizaționale
• Premii
• Știri de ultimă oră

Care sunt componentele cheie ale unui comunicat de presă?

Componentele cheie ale unui comunicat de presă sunt:

1 Titlu

2 Data publicării

3 Informații de contact

4 Rezumat

5 Paragraf introductiv

6 Paragrafe detaliate

7 Despre

8 ###