Cum să scrieți un e-mail profesional, cu sfaturi și exemple

Scrierea de e-mailuri profesionale rafinate este o abilitate esențială: este un instrument de bază, dar important pentru comunicarea de zi cu zi cu colegii, managerii, clienții și clienții.

Aproape toată lumea din domeniile academic și profesional comunică prin e-mail, așa că a ști să le scrieți bine este o abilitate cheie pe care orice student sau angajat trebuie să o stăpânească. Aici vom discuta despre cum să scrieți un e-mail profesional și vă vom oferi sfaturi, sugestii și ce trebuie și nu trebuie să faceți în comunicarea profesională prin e-mail.

Cuprins

Ce este un e-mail profesional?

8 sfaturi pentru a scrie un e-mail profesional

3 exemple de e-mailuri profesionale

Întrebări frecvente pentru e-mailuri profesionale

Ce este un e-mail profesional?

Un e-mail profesional este un e-mail trimis într-un cadru profesional, cum ar fi între doi colegi, un supervizor și angajatul lor, un student și profesorul lor, sau un solicitant de locuri de muncă și un manager de angajare. E-mailurile profesionale conțin un mesaj clar, ușor de acționat.

E-mailurile profesionale pot fi mesaje scurte prin care mulțumesc cuiva că s-a întâlnit cu tine și îi urează un weekend bun. În majoritatea cazurilor, totuși, e-mailul este despre o sarcină la locul de muncă.

Subiecte profesionale de e-mail

• Programarea unei întâlniri
• A pune sau a răspunde la o întrebare
• Clarificarea unei afirmații sau a unor instrucțiuni
• Urmărirea unei comunicări anterioare
• Reamintirea destinatarului de un termen limită
• Explicând ceva

Potrivit raportului „Email and Document Usage Benchmark”, 91% dintre angajați comunică cu clienții lor prin e-mail, iar 61% îl preferă altor metode de comunicare. Deci, este sigur că vei trimiteo mulțimede e-mailuri de-a lungul carierei tale.

Când știi să scrii un e-mail profesional, acesta oferă destinatarului o impresie pozitivă despre tine și, dacă este cazul, despre compania sau organizația ta. Le arată potențialilor angajatori că sunteți serios cu privire la cererea dvs. și le permite profesorilor să știe că sunteți serios în privința misiunilor dvs.

Caracteristicile e-mailului profesional

• Un ton profesionist
• Un salut potrivit
• Un subiect clar și direct
• Un mesaj concis care își precizează scopul
• O închidere adecvată care explică ce măsuri ar trebui luate
• O semnare

Scenarii de e-mail profesionale

Oricând trebuie să trimiteți un e-mail într-un cadru profesional sau academic, trebuie să scrieți un e-mail profesional. Aceasta include:

• Comunicarea cu colegii și managerii
• Comunicarea cu persoane din afara organizației dvs., cum ar fi furnizori, parteneri și clienți
• Comunicarea cu profesorii și administratorii școlii
• Comunicarea cu oficialii guvernamentali
• Comunicarea în timpul procesului de solicitare a unui loc de muncă
• Comunicarea cu serviciul pentru clienți

Practic, orice e-mail carenu estecătre un prieten apropiat sau membru al familiei ar trebui să fie scris în conformitate cu regulile profesionale pentru e-mail. Acest lucru este valabil chiar și atunci când sunteți frustrat sau nemulțumit de destinatar, cum ar fi atunci când scrieți un e-mail de reclamație.

8 sfaturi pentru a scrie un e-mail profesional

1 Includeți subiectul în linia de subiect

Primul lucru pe care îl vede destinatarul în căsuța de e-mail este subiectul e-mailului. Într-un e-mail de marketing, linia de subiect poate face diferența între deschiderea destinatarului și ștergerea acestuia. Subiectul dvs. trebuie să fie concis, să capteze atenția și relevant.

Spuneți exact despre ce este vorba de e-mailul dvs. în linia de subiect. În acest fel, destinatarul știe la ce să se aștepte de la e-mailul tău. Nu este nevoie să fii creativ sau să faci clic aici; destinatarul va aprecia un subiect clar care îl ajută să citească și să răspundă eficient la e-mailul dvs.

2 Adresați-vă în mod corespunzător destinatarului

Cel mai bun mod de a vă adresa destinatarului unui e-mail profesionist este „Dragă”, urmat fie de prenumele, fie de numele de familie, împreună cu titlul onorific corespunzător. Dacă nu sunteți sigur ce titlu onorific să utilizați, rămâneți fie cu prenumele lor, fie cu numele și prenumele.

Alternativ, puteți începe e-mailul cu „Salut” sau „Bună”, urmat de numele destinatarului. De obicei, aceasta este rezervată persoanelor cu care aveți deja o relație, cum ar fi un coleg sau un manager.

3 Păstrați-l concentrat

Un e-mail profesional ar trebui să acopere un singur subiect. Ar putea fi o întrebare, o cerere, un răspuns sau o explicație. Oricare ar fi, corpul e-mailului ar trebui să se concentreze pe acest subiect. Păstrați e-mailul concis, dar nu lăsați deoparte informații cheie.Concisînseamnă „doar atâta timp cât trebuie să fie”.

4 Includeți semnătura dvs

După ce ați scris linia de închidere a e-mailului, care ar trebui să includă un îndemn la acțiune sau un pas de acțiune, adăugați o semnare adecvată și semnătura dvs. O semnătură profesională ar trebui să includă toate informațiile de care destinatarul ar putea avea nevoie pentru a comunica cu tine în mod corespunzător, cum ar fi titlul, numărul de telefon și extensia și adresa de e-mail. Da, știm că ar putea apăsa pe Răspuns pentru a răspunde, dar includerea adresei dvs. de e-mail elimină orice potențială confuzie despre cum să vă contactați.

5 Verificare

Înainte de a apăsa trimite, corectează-ți e-mailul. Faceți o citire rapidă pentru a vă asigura că nu conține greșeli de ortografie, greșeli de ortografie sau greșeli gramaticale. Greșelile prin e-mail vă pot submina întregul mesaj și vă pot face să arăți neprofesionist.

6 Evitați un ton casual

În cele mai multe cazuri, aceasta înseamnă că nu folosiți emoji.

Un e-mail profesional ar trebui să fie scris pe un ton profesional. Evitați argoul, colocvialismele și orice altceva care se simte suficient de casual pentru a fi un mesaj text. În mod similar, ferește-te de expresii clișee precum „doar întorcându-te înapoi” atunci când urmărești.

7 Ai grijă la cuvintele tale

Amintiți-vă, oricine vă poate redirecționa e-mailul către oricine altcineva. În mod similar, oricine vă poate descărca, imprima sau capta e-mailul dvs. Un e-mail este o înregistrare scrisă a unei conversații, așa că dacă nu doriți o înregistrare scrisă a ceva, nu o spuneți într-un e-mail.

8 Faceți instrucțiuni clare

Nu presupuneți că destinatarul știe unde se află un anumit fișier sau ce surse ați folosit pentru a vă susține poziția într-un eseu recent. Scrieți tot ce menționați și includeți linkuri atunci când este cazul, astfel încât destinatarul să știe exact despre ce vorbiți și să îl poată accesa cu ușurință.

3 exemple de e-mailuri profesionale

1 Subiect:Vă mulțumim pentru interesul acordat programului nostru de absolvire de vară!

Draga Vanessa,

Vă mulțumesc foarte mult pentru întrebarea dvs. În acest moment, nu acceptăm noi cereri pentru programul nostru de absolvire de vară.

Vă dorim mult succes în viitoarele eforturi!

Cu respect, Simone Blakely, doctorat în științe umaniste, președinte de departament

2 Subiect:Vă rugăm să închideți fereastra înainte de a pleca

Bună Maha,

Conform ultimului meu e-mail, vă rog să nu lăsați fereastra deschisă după ce v-ați părăsit biroul la sfârșitul fiecărei zile. Aseară, am intrat să găsim apă în cabina ta.

Mulțumesc, Alexei

3 Subiect: Ai timp pentru un apel săptămâna aceasta?

Stimate domnule Albanese,

Am văzut recent postarea dvs. pe LinkedIn despre a căuta să vă conectați cu o gustare angro

furnizorii din zona dvs. Dețin și operez AcmeCo Snacks, un furnizor de gustări angro pe bază de abonament. Mi-ar plăcea să am douăzeci de minute din timpul tău pentru a discuta despre ceea ce am și opțiunile de preț. Ești liber pentru un apel rapid mai târziu în această săptămână?

Vă rog să-mi spuneți dacă doriți să vă împărtășesc catalogul meu de vară. Avem produse noi grozave și mi-ar plăcea să vă prezint prin pachetele noastre.

Sunt liber miercuri, joi și vineri, între orele 12-17 EST. Vă rog să-mi spuneți câteva intervale de timp care funcționează cel mai bine pentru dvs.

Aștept cu nerăbdare să discut mai mult!

Cel mai bun, Miriam Schneider Proprietar și CEO, AcmeCo Snacks „Aveți nevoie de o gustare? Vă oferim spatele.”

Întrebări frecvente pentru e-mailuri profesionale

Ce este un e-mail profesional?

Un e-mail profesional este un e-mail trimis într-un cadru academic sau de afaceri care conține un mesaj clar, care poate fi acționat.

Când ar trebui să scrii un e-mail profesional?

• Comunicarea cu colegii și managerii
• Comunicarea cu persoane din afara organizației dvs., cum ar fi furnizori, parteneri și clienți
• Comunicarea cu profesorii și administratorii școlii
• Comunicarea cu oficialii guvernamentali
• Comunicarea în timpul procesului de solicitare a unui loc de muncă
• Comunicarea cu serviciul pentru clienți

Care sunt elementele importante ale unui e-mail profesional?

• Linia de subiect
• Salut
• Paragraf(e) concis al corpului
• Secțiune de închidere cu un pas acționabil pentru destinatar
• Ieșire
• Semnătura