7 sfaturi utile pentru a scrie un e-mail profesional perfect

Este o zi interesantă – prima ta la un nou loc de muncă. Și este genul de concert cu care te-ai putea obișnui: să stai pe un scaun confortabil și să gestionezi e-mailurile nu este o muncă tocmai epuizantă, nu? Dar este posibil ca unele dintre ele să nu vină în mod natural pentru tine, cel puțin nu imediat.

Poate doriți ca e-mailurile pe care le redactați să prezinte încredere și control, dar sunteți nervos să aranjați fiecare parte în ordinea corectă. Poate nu ești sigur cu privire la cel mai bun mod de a saluta. Poate că nu ai crescut vorbind engleză acasă; poate că încă nu este limba în care visezi.

Oricare ar fi cazul, nu trebuie să vă faceți griji, deoarece cu puțină practică, scrierea e-mailului profesional perfect va începe să fie ușor, chiar automat. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să începeți.

1 Salutați persoana căreia îi scrieți.

Poate părea ciudat să te adresezi unui străin de pe internet drept Dear , dar este standard în corespondența formală . Alte opțiuni respectabile, dar mai puțin obișnuite, includ Salutări și Salutări .

Când este posibil, cel mai bine este să puneți numele destinatarului. Urmați-l cu virgulă sau două puncte, ca în aceste exemple:

• Dragă Ciad,
• Stimate domnule Oswald:
• Stimata doamna Picard-Mimms:

Dacă nu ești sigur dacă o femeie căreia îi scrii este doamna sau doamna , atunci doamna este de obicei opțiunea mai sigură. O altă abordare solidă, neutră din punct de vedere al genului este să puneți pur și simplu numele complet al destinatarului:

• Dragă Alex Lee:

Prin contrast, genericul Stimate domn sau doamnă pare impersonal și ar trebui evitat.

2 Mulțumiți persoanei respective sau răspundeți la un mesaj recent de la ea? Dacă da, începe de acolo.

(Dacă contactați un străin cu care nu ați mai corespondat până acum, începeți corpul e-mailului cu Pasul 3.)

Ceea ce alegeți să scrieți mai întâi îi spune cititorului ceea ce credeți că este important.

Dacă aveți ceva pentru care să vă exprimați recunoștința, doriți să faceți acest lucru la început, astfel încât să nu pară o gândire ulterioară. În mod similar, dacă vă aflați deja în mijlocul unei conversații dus-întors, doriți să rămâneți pe drumul cel bun și să nu schimbați subiectul. Cateva exemple:

• Vă mulțumim pentru contribuția dumneavoastră bună la Red Panda Conservation International.
• Multumesc pentru interesul tau; clientul meu ar fi mai mult decât bucuros să discute la ora sugerată de dvs.
• Piesele de schimb pe care le-ați solicitat pentru DeLorean sunt programate pentru livrare săptămâna aceasta.

Cheia aici este să ajungeți rapid la subiect; nu vrei să ții un cititor ocupat să se întrebe.

3 Explicați despre ce scrieți.

Există două întrebări la care trebuie să răspunzi clar. Ce speri să faci să se întâmple și cum te poate ajuta persoana pe care o scrii? De exemplu:

• Vă scriu pentru a întreba despre cercetările dvs. despre modul în care pisicile își îngrijesc hainele.
• Sunt un producător de radio local care caută să programeze un interviu live înainte de spectacolul tău în Oakland săptămâna viitoare.
• Firma mea de arhitectură are nevoie de expertiză în domeniul căsuțelor în copac, iar câțiva colegi îmi spun că înțelegerea dumneavoastră este de neegalat.

În declararea scopului tău, vrei să fii direct, dar nu până la punctul de a părea brusc sau grosolan. Dacă se simte ca un act de echilibru incomod, greșește-te de partea formalității. Așa cum este mai bine să fii puțin îmbrăcat excesiv la serviciu decât prea ocazional, de obicei este mai bine ca primul tău e-mail către un nou contact să fie excepțional de politicos.

4 Amintiți-vă să fie scurt

E-mailurile profesionale nu ar trebui să fie epice în lungime. Fiți respectuos față de timpul cititorilor dvs., pentru că dacă ei simt că mesajul dvs. este nejustificat de lung, probabil că vor începe să treacă.

Dacă un subiect important necesită discuții îndelungate, căutați modalități mai bune de a comunica despre el decât prin e-mail. Folosiți-vă mesajul ca o modalitate de a stabili o întâlnire sau o discuție, mai degrabă decât un loc pentru un tratat dens pe acest subiect.

5 Încheiați cu o linie de închidere.

E-mailul dvs. ar trebui să se încheie cu o propoziție care să vă clarifice sensul și să stabilească orice urmează. Ar putea împinge cititorul să ia măsuri sau poate fi o modalitate de a înceta ușor conversația.

• Aștept cu nerăbdare să discut despre asta cu tine joi la ora 11.
• Vă rugăm să vă uitați la proiectul de manuscris pe care îl atașez și să-mi spuneți ce revizuiri sau întrebări vă vin în minte.
• Îndrumarea dumneavoastră a fost extrem de utilă și aștept cu nerăbdare să vă iau legătura.

Așa cum este posibil ca mesajul dvs. să fi început acolo unde s-a oprit un e-mail anterior, doriți ca acesta să se încheie prin configurarea corespondenței viitoare.

6 Închideți cu o închidere adecvată.

Există o mulțime de moduri de a încheia un e-mail înainte de a-ți pune numele, dar în interesul decorului profesional, probabil că este mai bine să nu fii prea creativ. Mulți oameni se plâng de semnele de e-mail care distrag atenția, cum ar fi „noroc” și „VR” (foarte respectuos), așa că alegeți unul care nu se va simți deplasat. Unele dintre cele mai fiabile opțiuni sunt:

• Cu sinceritate,
• A ta cu adevărat,
• Mulțumesc din nou,
• Apreciativ,
• Toate cele bune,
• Cu respect,

În acest moment, aproape ați terminat - mai este doar un ultim pas important.

7 Luați un moment pentru a corecta .

Privind înapoi la ceea ce ai scris înainte de a apăsa pe trimitere, nu ar trebui să fie o treabă care să consume mult timp: Ține minte, e- mailul ideal este concis .

Asigurați-vă că salutul dvs. arată corect (nimic nu se simte mai rău decât să vă dați seama că numele persoanei pe care tocmai i-ați trimis e-mailul a fost scris greșit) și că vă mulțumiți atunci când este cazul. Verificați din nou dacă orice solicitare pe care o faceți este simplă și ușor de înțeles, dar nu abruptă sau presumptuoasă.

De asemenea, aceasta este ultima ta șansă de a prinde orice greșeli subtile de scriere; Am văzut mai multe fire de e-mail sărind complet de pe șine atunci când cineva a vrut să tasta „acum”, dar a pus din greșeală „nu” – cum ar fi „Nu încercăm să avem prezentarea gata până joi”. Fi vigilent.

Grammarly este aici pentru a vă ajuta.