Cum să scrieți mesaje profesionale Slack, cu 8 sfaturi de etichetă Slack

Slack este omniprezent în lumea profesională. Numeroasele sale caracteristici permit echipelor să colaboreze și să partajeze atașamente, astfel încât membrii din diferite locuri să poată lucra împreună. Multe companii preferă Slack față de alte canale, cum ar fi e-mailul, deoarece permite răspunsuri mai rapide și promovează discuții transparente în cadrul unei companii.

Ca un bonus suplimentar, funcționalitatea de chat este familiară multor profesioniști care au crescut folosind AIM și GChat. Pe lângă mesajele tastate, Slack permite utilizarea emoji-urilor și a gif-urilor, care adaugă un element de distracție unei forme de comunicare, altfel grele de text. Dar Slack este un instrument la locul de muncă, așa că este important să păstrați lucrurile profesionale pe platformă. Aici, vă vom explica cum să utilizați Slack ca un profesionist.

Ce este un mesaj Slack?

Un mesaj Slack este o notă trimisă prin platforma de comunicații digitale, Slack. Multe companii folosesc Slack pentru a comunica intern. Slack-ul unei companii este de obicei împărțit în mai multe grupuri, numite canale, care sunt organizate pe subiect sau proiect. Grupurile, cunoscute sub numele de canale, pot fi publice și pot fi vizualizate de oricine dintr-o organizație. Acestea sunt de obicei un canal cheie pentru strategia de comunicare internă a unei companii. Canalele private pot fi vizionate doar de cei care au fost invitați într-un grup.

Angajații care se alătură sau sunt invitați la grupuri pot vedea și participa la discuții. În orice grup, toate mesajele care au fost trimise și schimbate pot fi vizualizate de orice membru nou care se alătură canalului. Nu este nevoie să redirecționați mesajele istorice către noi participanți, așa cum ar fi pentru un fir de e-mail. Ca atare, mesajele Slack există pentru totdeauna (cu excepția cazului în care scriitorul le șterge) și pot servi ca o înregistrare a informațiilor.

Pe lângă canale, angajații pot trimite și mesaje private către una sau mai multe persoane prin Slack. Aceste mesaje sunt vizibile numai de către destinatarii lor direcți.

Tipuri de mesaje Slack

Există trei categorii majore de mesaje Slack:

• Anunțuri trimise pe canalele publice: acestea sunt de obicei mesaje despre evenimentele companiei, cum ar fi când biroul va fi închis sau când va avea loc petrecerea de sărbători, care sunt relevante pentru toți angajații.
• Mesaje de grup: aceste note sunt trimise către canale publice sau private individuale și, de obicei, se aplică proiectului sau subiectului canalului.
• Mesaje individuale directe: Aceste mesaje sunt trimise către una sau mai multe persoane și pot fi vizualizate doar de destinatari (și poate administratorii Slack, în funcție de modul în care compania și-a configurat contul Slack).

Cum să scrieți un mesaj Slack în funcție de public

Un mesaj Slack eficient, ca orice scriere bună, ia în considerare publicul pentru acel mesaj. Dacă audiența include directori, tonul mesajului ar trebui să fie susținut și profesionist. Dacă publicul este echipa ta imediată, cu care ai o relație bună, mesajul poate fi mai ușor și poate chiar să facă referire la glume. Iată cum să scrieți un mesaj Slack în funcție de public:

Un canal public mare

Scrieți o notă întreagă într-un singur mesaj, spre deosebire de mai multe mesaje pe o singură linie, astfel încât membrii grupului să primească o singură notificare. Păstrați aceste mesaje ușor de scanat, deoarece asta vor face majoritatea oamenilor. Folosiți marcatori sau emoji pentru a despărți punctele pe care doriți să le comunicați.

Salutare tuturor! Suntem atât de încântați să anunțăm noua noastră politică de întoarcere la birou. Mulțumim tuturor celor care au participat la sondajul nostru și au oferit feedback. Iată câteva exemple:

Vom implementa un program hibrid de 3 zile la birou, 2 zile la distanță.

Coordonează-ți zilele în birou cu echipa și managerul tău.

În fiecare miercuri vom oferi prânzul la birou.

Biroul principal de pe 55 Wall Street va fi deschis de luni, 3 ianuarie.

Întrebări? Vă rog să mă anunțați pe mine sau pe @HRteam! Mulțumesc tuturor și abia aștept să ne vedem personal în curând!

Părți interesate interfuncționale

Oferiți părților interesate din diferite echipe context pentru mesajul dvs. Dacă sunteți într-un grup mare cu mai multe echipe diferite, @ echipa sau persoana a cărei atenție doriți să captezi. Dacă aveți o solicitare specifică sau un termen limită corespunzător, clarificați-o, poate prin aldină întrebarea. De exemplu:

Salut @productteam. Creăm o campanie de marketing în jurul noilor funcții AI pentru producătorii noștri de floricele de porumb. Ați putea vă rugăm să împărtășiți orice documentație pe care o aveți despre noile funcții și să confirmați că suntem încă pe cale să le lansăm pe 18 ianuariepentru Ziua Națională a Popcorn? Mulțumesc!

Echipa ta

Deoarece aceștia sunt colegi cu care interacționați des și probabil că vor înțelege contextul mesajului, puteți folosi un ton mai direct și mai casual. De exemplu:

Salut echipa! Un reamintire prietenoasă despre ziua noastră de mâine în afara sediului. Vă rog să veniți cu haine comode. Oferim micul dejun și prânzul. Ne vedem la ora 9!

Privat unu-la-unu

Conversațiile private pe Slack sunt pentru conversații despre care sunteți sigur că nu sunt relevante pentru alte persoane sau sunt de natură privată. Dacă este prima dată când contactați pe cineva, oferiți-i contextul general despre ceea ce vorbiți în mesajul dvs. De exemplu:

Salut Annie! Sunt un comerciant de produse noi. Am auzit de la Heather că vom lucra îndeaproape împreună, așa că mi-ar plăcea să îmi programez ceva timp pentru a te cunoaște. Aș putea să pun ceva timp în calendarul tău pentru săptămâna viitoare? Abia astept!

8 sfaturi slăbite de etichetă

1 Păstrează-ți tonul optimist

Slack este un forum puțin mai informal decât e-mailul, așa că cel mai bine este să scrieți pe un ton care emană prietenie, optimism și pozitivitate. Puteți face acest lucru utilizând semne de punctuație, cum ar fi semnele exclamației sau chiar emoji cu chipuri zâmbitoare. Nu vrei să fii din neatenție ca un idiot pe Slack comunicând pe un ton scurt sau trimițând mesaje fără context.

2 Nu trimite mai multe mesaje pe o singură linie

Fiecare mesaj direct trimite destinatarului o notificare, care i-ar putea distrage atenția de la orice ar face. În loc să trimiți un mesaj doar cu „Bună ziua!” și apoi mesaje suplimentare suplimentare cu solicitarea dvs., combinați-le pe toate într-un singur mesaj.

3 Când discutați un subiect, folosiți fire

Threadurile păstrează răspunsurile despre un subiect limitate la un anumit mesaj. Pentru a forma unul, plasați cursorul peste un mesaj dintr-un grup și faceți clic pe „Răspunde în subiect”. Trimiterea mesajelor menține grupul relativ curat de subiectele de discuție mari. Dacă cineva este interesat de un subiect, poate face clic pe fir pentru a aprofunda.

4 Verificați-vă mesajele

Acest sfat vechi pentru toate comunicările la locul de muncă încă se aplică pentru Slack. Doar pentru că tastați rapid nu face ca mesajul dvs. să fie plin de greșeli de scriere. În cazul în care apar greșeli de scriere, Slack permite ca mesajele să fie editate după ce sunt trimise (după care sunt afișate cu o ștampilă „editată”). Slack vă permite, de asemenea, să vă amintiți mesajele pe care le-ați trimis accidental. Dar cel mai bine este să evitați ambele lucruri în primul rând. Grammarly vă poate scana rapid mesajele Slack pentru a vă ajuta să evitați greșelile de ortografie și de punctuație.

5 Programați mesajele pe care le trimiteți în afara orelor de program

Când scrieți un mesaj către un canal public sau către o persoană în afara orelor de program, asigurați-vă că vă programați mesajele pentru a le trimite în timpul programului de lucru. Arată că respecti echilibrul dintre viața profesională și viața personală. Acest lucru este deosebit de important dacă trimiteți un mesaj direct, deoarece destinatarul va primi o notificare. Pentru a programa un mesaj pentru a trimite mai târziu, faceți clic pe butonul săgeată în jos de lângă săgeata de trimitere și selectați o oră și o zi în timpul programului de lucru din meniul derulant. Apoi, faceți clic pe „Programați mesajul” pentru a-l finaliza.

6 Reduceți cantitatea de notificări pe care le trimiteți

O notificare Slack sugerează un sentiment de urgență destinatarului, așa că încercați să reduceți notificările inutile care vor fi trimise cu un mesaj direct sau mesaje care includ „@here ” sau „ @channel” către un canal. Folosiți aceste două @-uri numai dacă aveți cu adevărat nevoie de ceva imediat și trebuie să alertați pe toți cei dintr-un canal despre asta. Și trebuie spus: nu folosi @here sau @channel în afara orelor de lucru (vezi sfatul #5).

7 Folosiți emoji pentru a semnifica acordul

În loc să scrieți „Sunt de acord” ca răspuns la mesajul cuiva pentru a vă arăta susținerea, încercați un emoji cu degetul mare sau cu bifa. Acest lucru previne mesajele similare „Sunt de acord”, care au tendința de a aglomera un canal. Toți membrii grupului vor putea vedea cine a trimis emoji-ul trecând cu mouse-ul peste el.

8 Dacă ocazia vă permite, distrați-vă

Slack poate fi un forum pentru a sărbători câștigurile și a te distra. Are o bibliotecă de emoji și gif-uri pe care le puteți folosi pentru a exprima diferite sentimente. Dacă aveți o relație bună cu un grup și cultura companiei vă permite acest lucru, folosiți unele dintre acestea pentru a anima lucrurile.

Întrebări frecvente despre mesajul Slack

Ce este un mesaj Slack?

Un mesaj Slack este o notă trimisă între colegi prin intermediul platformei de comunicații digitale, Slack. Poate fi trimis unui grup mare de oameni dintr-un canal al companiei, unui grup mic care alcătuiește o echipă care lucrează la un proiect sau destinatarilor individuali.

Care sunt diferitele tipuri de mesaje Slack?

Mesajele Slack pot fi anunțuri publice despre companie, note despre un anumit proiect sau pur și simplu discuții între colegi despre weekend-urile lor.

Care sunt trei sfaturi pentru a scrie mesaje Slack?

Pentru a scrie un mesaj Slack eficient, este mai bine să trimiteți un mesaj care să includă tot ce doriți să spuneți, decât să trimiteți doar un „Bună ziua!” mesaj; folosește emoji pentru a semnifica acordul în loc să răspunzi cu un mesaj separat; și programați mesajele pe care le scrieți în afara orelor de program pentru a fi trimise în timpul programului de lucru.