Tot ce trebuie să știți despre cum să scrieți o scrisoare de referință
Publicat: 2017-09-01Vi s-a cerut să scrieți o scrisoare de referință — frumos! A fi întrebat înseamnă probabil că ai ajuns suficient de departe în carieră încât susținerea ta să fie semnificativă. Cel puțin, înseamnă că cineva pe care îl cunoști personal prețuiește opinia ta despre ei.
Scrisorile de referință sunt un element de bază al comunicațiilor moderne. La un moment dat sau altul, aproape toată lumea are nevoie de unul pentru lucruri precum cererile de angajare, stagii de practică, aplicații la colegiu sau școală absolventă sau chiar oportunități de voluntariat. Merită să știi să le scrii. Din fericire, scrisorile de recomandare urmează un format standard.
Înainte de a scrie o scrisoare de referință
Există câteva lucruri de luat în considerare înainte de a vă așeza să recomandați pe cineva. Deși este măgulitor să fii întrebat, rețineți că aprobarea dvs. poate deveni parte dintr-un dosar de personal, așa că este important să vă asigurați că este ceva pe care sunteți dispus să-l susțineți pe termen lung. De asemenea, unele companii au politici care interzic angajaților să acorde referințe. Înainte de a oferi cuiva ștampila dvs. de aprobare, asigurați-vă că compania dvs. aprobă practica.
Respingerea unei cereri de scrisoare de referință
Ce ar trebui să faceți dacă trebuie să respingeți o cerere de scrisoare de referință? Răspunsul depinde de situație.
Când nu poți recomanda cu sinceritate persoana respectivă
Ce se întâmplă dacă ți s-a cerut să oferi o referință pentru cineva pe care nu te simți confortabil să o recomand? Să presupunem că etica lor de muncă sau calitatea muncii lor nu corespund standardelor tale. Este acceptabil să refuzi politicos cu un răspuns generic de genul „Nu cred că sunt cea mai bună persoană care să-ți scrie o referință”. Nu este nevoie să dați motive specifice.
Când nu cunoști persoana suficient de bine
Cunoașteți cu adevărat persoana pe care vi s-a cerut să o recomandați? Dacă nu știi suficient despre calitatea muncii lor pentru a spune lucruri strălucitoare despre ei, cel mai bine este să respingi cererea. Spune pur și simplu: „Îmi pare rău. Sunt flatat că mi-ai cerut o referință, dar nu cred că sunt suficient de familiarizat cu tine sau cu munca ta pentru a scrie una.”
Cum se formatează o scrisoare de referință
Majoritatea scrisorilor de recomandare urmează un format standard de scrisoare de afaceri. Deși va trebui să completați toate spațiile libere, dacă aveți un șablon de urmat, procesul este puțin mai ușor. Iată ce ar trebui să includă o scrisoare de referință.
Informațiile dvs. de contact și salut. Este o idee bună să includeți titlul, numărul de telefon și (dacă nu trimiteți direct recomandarea) adresa de e-mail. Deschideți scrisoarea cu un salut formal.
Un paragraf de deschidere care vă prezintă. Spuneți destinatarului cine sunteți și de ce sunteți calificat să recomandați persoana despre care scrieți. Includeți lucruri precum de cât timp cunoașteți sau lucrați cu persoana respectivă și în ce calitate (ca supervizor, consilier etc.).
Detalii despre persoana pe care o recomandați. Discutați despre motivul pentru care această persoană este calificată. Ce atribute personale îi fac un bun lucrător sau student? Ce aptitudini aduc ei la masă? La ce realizări ați asistat sau la care ați făcut parte? Dacă puteți include un exemplu scurt pentru a ilustra calificările persoanei, cu atât mai bine.
O închidere și semnătură. Închiderea dvs. ar trebui să reitere de ce persoana respectivă a câștigat aprobarea dvs. Dacă sunteți deschis să fiți contactat cu întrebări suplimentare sau pentru o recomandare verbală, indicați asta. Închideți-vă oficial.
Exemplu de scrisoare de referință
Wile E. Coyote a fost rugat să scrie o scrisoare de referință pentru un stagiar pe care l-a supravegheat direct. Iată un exemplu de format corect pentru o scrisoare de recomandare pe hârtie (sau atașament pdf).
Elmer J. Fudd Fudd Mansion & Yacht, Inc. 5678 Wabbit Season Way Hollywood, CA 90123
Stimate domnule Fudd,
Îmi face plăcere să recomand Road Runner pentru un post de curier la compania dumneavoastră. Road a lucrat ca stagiar de curier în biroul Acme Corporation din Albuquerque din martie până în iulie 2017. În acest timp, a fost sub supravegherea mea directă.
În scurta perioadă petrecută cu Acme, Road a demonstrat viteză și agilitate excepționale ca curier. Livrările sale sunt la timp și este întotdeauna politicos și profesionist. Abilitatea sa remarcabilă de a gândi pe picioare l-a făcut să treacă prin multe situații de mare stres. Este întotdeauna calm, chiar și sub presiune. El și-a arătat disponibilitatea de a-și asuma riscuri calculate și de a merge mai departe.
Deși Road este în general liniștit, are o manieră politicoasă și este excelent cu clienții și colegii deopotrivă - cu adevărat, nu deranjează niciodată pe nimeni. Cred că se bucură foarte mult de munca sa, pentru că întotdeauna pare că se distrează. Mi-a plăcut să-l întâmpin zilnic cu un „Meep meep!” vesel!
Cred că Road ar fi un atu pentru orice angajator. Nu ezit să-i fac recomandarea mea din toată inima. Aștept cu nerăbdare să-i urmăresc îndeaproape traiectoria carierei. Sunt sigur că va ajunge departe. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați.
Cu sinceritate,
Wile E. Coyote
O notă despre scrisorile de referință prin e-mail
Când trimiteți o scrisoare de referință prin e-mail, nu este necesar să includeți adresa dvs. sau informațiile de contact ale destinatarului. În schimb, includeți un antet de subiect precum:
Scrisoare de referință: Road Runner
Puneți informațiile de contact sub semnătură, astfel:
Cu sinceritate,
Wile E. Coyote
Director de producție
Corporația Acme
(123) 456-7890
Dacă aveți nevoie de mai multă inspirație, vizitați The Balance pentru mostre de diferite tipuri de scrisori de referință. 