Cum să scrieți un e-mail de memento profesional

Oamenii au amintiri imperfecte. De aceea există e-mailuri de memento. De-a lungul carierei, probabil că veți scrie o mulțime de e-mailuri de memento. Acestea sunt e-mailuri care menționează subiecte care au fost discutate anterior, cum ar fi solicitări profesionale, întâlniri și puncte de discuție, pentru a preveni destinatarul să uite de ele. E-mailurile de memento sunt utile și în viața ta non-profesională, fie că este vorba de a cere cuiva să răspundă la un eveniment, de a face planuri pentru o călătorie sau de a îndemna pe cineva cu privire la o întâlnire.

Ce este un e-mail de memento?

Un e-mail de memento este trimis pentru a reaminti destinatarului să întreprindă o anumită acțiune sau pentru a se asigura că nu a uitat ceva. În arenele profesionale și academice, e-mailurile de memento sunt adesea trimise pentru a se asigura că întâlnirile sunt programate, documentele sunt partajate, informațiile sunt recunoscute și termenele sunt respectate. E-mailurile de memento sunt un tip de e-mail profesional și au câteva asemănări cu alte tipuri de e-mailuri profesionale, cum ar fi e-mailurile de vânzări și de urmărire.

Când ar trebui să trimiteți un e-mail de memento?

Un e-mail de memento este de obicei un mesaj de continuare care acceptă un e-mail anterior. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail unui coleg pentru a programa o întâlnire și nu primiți răspuns, puteți trimite un e-mail de memento pentru a reitera solicitarea întâlnirii.

E-mailurile de memento nu trebuie neapărat să urmeze e-mailurile. De asemenea, puteți trimite unul după un apel telefonic sau o conversație în persoană. Ori de câte ori trebuie să reamintiți destinatarului despre ceva despre care ați discutat anterior, este adecvat un e-mail de memento.

Când să trimiteți un memento

Iată câteva exemple de scenarii care pot fi rezolvate printr-un e-mail de memento:

• O plată întârziată de la un client
• Un termen limită apropiat
• Documentație care trebuie semnată
• O întâlnire viitoare
• Evenimente
• Comunicare epuizată

Când să nu trimiți un memento

Nu trimiteți un e-mail de memento dacă au trecut mai puțin de 24 de ore de când ați trimis e-mailul inițial. Țineți cont de acest lucru ca perioadă minimă de timp pe care trebuie să o așteptați înainte de a trimite un e-mail de memento - în unele cazuri, poate fi adecvat să așteptați mai mult.

4 sfaturi pentru a scrie un e-mail de memento

1 Utilizați un ton profesional

Un e-mail de memento, ca orice e-mail adecvat, ar trebui scris pe un ton direct, profesional. Nu fi acuzator sau mustrați într-un e-mail de memento; Scopul nu este de a face de rușine beneficiarul pentru a se conforma, ci de a-i aminti pur și simplu despre o întâlnire, un apel sau un alt subiect care ar putea fi uitat în lupta vieții profesionale de zi cu zi.

2 Fii direct

Pe lângă faptul că ești politicos și profesionist, fii direct. Faceți o anumită solicitare, cum ar fi să le cereți să vă trimită prin e-mail acces la un anumit document sau să spună „da” unei întâlniri programate în calendarul lor și declarați această solicitare direct.

3 Timpul este important

O perioadă adecvată de așteptare înainte de a trimite un e-mail de memento depinde în mare măsură de urgența mesajului dvs. Pentru termene limită, trimiteți e-mailuri de memento la aproximativ 24 de ore de la comunicarea inițială. Pentru probleme mai puțin presante, este bine să așteptați câteva zile înainte de a trimite un e-mail de memento. Luați în considerare cât timp a trecut de la comunicarea dvs. inițială, precum și cât timp aveți înainte de termenul limită - dacă termenul limită se apropie rapid, trimiterea unui e-mail de memento mai devreme, mai degrabă decât mai târziu, îi poate ajuta să evite ratarea acestuia.

În orice e-mail de memento care necesită timp, includeți o cronologie clară. În cronologia dvs., includeți data conversației inițiale, termenul limită și orice alte date relevante.

4 Nu-ți cere scuze

În cele din urmă, nu vă cereți scuze pentru trimiterea unui e-mail de memento. Pur și simplu oferiți destinatarului o scurtă explicație pentru e-mailul dvs. și cereți-i politicos să ia măsuri.

Cum să scrieți un e-mail de memento politicos

Utilizați următorul format ca șablon pentru e-mailuri eficiente de memento.

Linia de subiect

Utilizați un subiect clar pentru e-mailul de memento. Destinatarul ar trebui să știe despre ce este e-mailul chiar înainte de a-l deschide. Iată câteva exemple de subiecte bune pentru e-mailuri de memento:

• Memento: vă rugăm să trimiteți documentele de înscriere semnate până joi, 28/9
• Urmărire: întâlnirea noastră marțea viitoare la ora 11
• URGENT Acțiune necesară: proiectul Ward Street

Salut

Începeți-vă e-mailul cu o întâmpinare profesională standard, cum ar fiBună, Bună ziuasauDragă, urmată de numele destinatarului.

Explicaţie

În prima secțiune a corpului e-mailului de memento, indicați motivul pentru care trimiteți un memento. Aceasta ar putea fi o recapitulare rapidă a unei conversații pe care ați avut-o cu destinatarul sau o propoziție sau două care explică de ce vă adresați. În orice caz, păstrați această secțiune scurtă și directă.

Soluție propusă/îndemn la acțiune

A doua jumătate a corpului e-mailului dvs. de memento ar trebui să includă mementoul real. Aici precizați ce trebuie să facă destinatarul și data până la care trebuie făcut. În funcție de subiect și interval de timp, puteți, de asemenea, să afirmați că acțiunea trebuie întreprinsă „CÂT POATE” sau cât mai curând posibil.

În funcție de conținutul e-mailului, puteți, de asemenea, să îi spuneți destinatarului să vă trimită un e-mail sau să vă sune cu orice întrebări pe care le are.

Ieșire

Finalizați un e-mail de memento cu o semnare profesională, cum ar fi:

• Salutări
• Cu sinceritate
• Cel mai bun

Urmați semnarea dvs. cu semnătura profesională.

5 exemple de e-mailuri de memento

1 E-mail de memento către un manager

Subiect: Re: PTO de la 10/12 la 10/20

Buna Rosalie,

Am vrut să urmăresc cererea mea de PTO pentru 12 octombrie până în 20 octombrie. Ați reușit să obțineți autorizație de la HR pentru ca eu să îmi iau această pauză?

Vă rugăm să-mi spuneți cât mai curând posibil, deoarece trebuie să asigur rezervările pentru un hotel și zboruri dacă PTO este aprobat.

Mulțumesc!

Cel mai bun,

Dalila

2 E-mail de memento către un client

Subiect: aprobarea proiectului

Salut Karoline,

Mulțumim pentru feedback-ul rapid cu privire la acele machete. Vă rugăm să trimiteți notele sau aprobarea propunerii de actualizare a designului până vineri EOD, astfel încât echipa noastră de creație să poată continua cu activele pentru campania de e-mail.

Dacă aveți întrebări suplimentare sau aveți nevoie de clarificări, sunt întotdeauna disponibil pe e-mail sau Slack.

Călduros,

Carmichael

Conducător de proiectare

Agentie de Design

3 E-mail de memento a întâlnirii

Subiect: Așteptăm cu nerăbdare apelul nostru de la 14:00 astăzi

Buna Darien,

Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Aș dori să vă reamintesc despre apelul nostru de stare din această după-amiază. Aștept cu nerăbdare să discutăm despre progresul nostru în proiectul dvs. de renovare și să aud feedbackul dumneavoastră.

Dacă trebuie să ne reprogramați apelul, vă rugăm să faceți acest lucru alegând o altă dată și oră în calendarul meu aici: [link to calendar].

Cel mai bun,

Vittorio Manoy

Maistru

Construcții, SRL

4 E-mail de memento urgent

Subiect: URGENT: Acțiune necesară până la 1 octombrie

Dragă Sumit,

Apreciem afacerea dvs. și am fost mândri să vă numim „unul de-al nostru” în ultimii trei ani. Sperăm că veți continua să investiți cu Capital Company. Cu toate acestea, pentru a face acest lucru, trebuie să vă actualizați contul de investitor și să autorizați autentificarea cu doi factori. Acest lucru este pentru a vă proteja datele sensibile și pentru a asigura conformitatea cu securitatea.

Dacă aveți întrebări despre actualizare sau despre modul în care vă păstrăm datele în siguranță, vă rugăm să răspundeți la acest e-mail. Dacă nu reușiți să vă actualizați contul și să autorizați autentificarea cu doi factori până la 1 octombrie, contul dvs. va fi suspendat până când finalizați actualizarea.

Vă mulțumim foarte mult pentru cooperare - suntem încântați să investim în continuare cu dvs.

Cel mai bun,

Esther Clark

Asistent administrare securitate

Capital Co.

5 E-mail de memento de plată

Subiect: Memento: Vă rugăm să plătiți Factura #008

Stimata doamna Teplitsky,

Acesta este un memento blând că Factura #008 este restante. Vă rugăm să finalizați plata cât mai curând posibil.

Dacă credeți că acest e-mail este o eroare, vă rugăm să-l transmiteți lui Santos Bautista, șeful de contabilitate, la [adresă de e-mail], cu o scurtă explicație a erorii.

Mulțumesc,

Deborah

Admin. Asistent, Gazduire Web

Întrebări frecvente pentru e-mailuri de memento

Ce este un e-mail de memento?

Un e-mail de memento este un mesaj trimis pentru a reaminti destinatarului despre un eveniment viitor, o acțiune sau un subiect discutat anterior.

Când ar trebui să trimiteți un e-mail de memento?

Trimiteți un e-mail de memento la cel puțin o zi după comunicarea inițială cu destinatarul. Dacă le reamintiți un termen limită, poate fi util să trimiteți e-mailul de memento cu cel puțin 24 de ore înainte de termenul limită.

Ce ar trebui să includă un e-mail de memento?

Un e-mail de memento ar trebui să includă următoarele:

• O linie de subiect clară și atrăgătoare
• Un salut
• O explicație concisă a motivului pentru care trimiteți e-mailul
• O solicitare sau un memento clar, direct
• O semnare și semnare profesională

Care sunt diferitele tipuri de e-mailuri de memento?

• Urmărirea întâlnirilor
• Mementouri de plată ratate
• Solicitări de acțiune
• Reluarea comunicării întrerupte
• Memento-uri de întâlnire