Răspuns-Toți: Cum să răspunzi cu încredere la un e-mail de grup

Funcția de răspuns la toate este o binecuvântare mixtă. Poate fi o parte esențială a rutinei zilnice de e-mail, dar dacă ești neglijent, poate fi și o modalitate ușoară de a te face de rușine în fața managerului tău, a colegilor, a persoanelor de contact profesionale și chiar a străinilor.

Să știi când și cum să folosești cel mai bine răspunsul la toate este cheia pentru a reuși, ei bine, aproape orice implică trimiterea de e-mailuri, cum ar fi comunicarea cu clienții, comunicarea internă sau planificarea unei ieșiri în echipă. Mai jos vom prezenta motivele pentru a-l implementa, situațiile în care nu este ideal și cum să răspundem - totul cu tact, grație și încredere.

Când este adecvat răspunsul la toate?

Pentru început, să fim clari că, în multe cazuri, este mai bine să răspundeți la un e-mail de grup trimițând mesaje persoanelor, mai degrabă decât răspunzând tuturor.

O întrebare cheie aici este: Care este cel mai simplu mod de a minimiza atât dezordinea din căsuța de e-mail, cât și confuzia pentru toți cei cărora le răspundeți? Dacă vă puteți gândi la o modalitate mai bună de a le realiza pe ambele, probabil că ar trebui să faceți asta.

Cu toate acestea, există o mulțime de situații în care utilizarea răspunsului tuturor este cu siguranță apelul potrivit.

Uneori, acest lucru este evident: șeful tău trimite e-mail echipei tale și îți cere să informezi pe toată lumea despre ceva la care lucrezi, de exemplu. Sau un client vă trimite un e-mail pe dvs., șeful dvs. și altui coleg cu o întrebare de timp; dacă sunteți principalul responsabil cu programarea, acesta este un moment bun pentru a utiliza răspunsul-toți. Rețineți că, în acest scenariu, o parte din motivul pentru care răspundeți la toate este acela de a le informa celorlalți din echipa dvs. că v-ați ocupat de a răspunde la întrebarea clientului.

Deși răspunsul tuturor este uneori descurajat pentru a genera e-mailuri care distrag atenția, enervante sau inutile, un răspuns unic, la timp și atent, poate evita mai multe e-mailuri și întrebări ulterioare.

Iată un exemplu: Să presupunem că lucrezi într-o redacție și un coleg trimite prin e-mail cincisprezece persoane, întrebându-le de urgență dacă cineva o poate ajuta să deblocheze dulapul de aprovizionare pentru a lua un reportofon și un microfon pentru următoarea ei călătorie de raportare.

Dacă îi răspunzi doar ei și îi spui: „Sigur, am o cheie și pot verifica un kit pentru tine acum”, șansele sunt ca și alții să răspundă și să se ofere să facă același lucru, împreună cu un editor care va întreba dacă s-a făcut. În acest caz, este mai bine să răspundeți imediat la toate și să clarificați tuturor că vă ocupați de cerere.

Important este că aceeași logică funcționează la scară: dacă douăzeci de persoane vor primi răspunsul tău, iar răspunsul tău va fi util pentru majoritatea dintre ei, merită trimis. Acestea fiind spuse, cu cât sunt mai mulți oameni pe fir, cu atât bara pentru relevanță este mai mare.

Acest tip de calcul funcționează și dacă vă gândiți să utilizați răspunsul la toate pentru a pune o întrebare. Dacă este probabil să îi preocupe pe majoritatea celorlalți oameni de pe fir, ar putea merita să întrebați într-un mod pe care toată lumea îl poate vedea, dar aveți grijă să nu exagerați.

Când nu ar trebui să răspunzi la toate?

Să revenim la întrebarea pe care am atins-o mai devreme: Care este cea mai bună modalitate de a minimiza atât dezordinea din căsuța de e-mail, cât și confuzia? Dacă e-mailul pe care te gândești să-l trimiți nu ar fi binevenit sau relevant pentru majoritatea persoanelor la care ar ajunge, răspunsul la toate nu este calea de urmat.

Iată un exemplu: Dvs. și toți cei din departamentul dvs. primiți un e-mail care vă spune că unul dintre colegii dvs. a acceptat o nouă promovare și un transfer mare. Felicitările sunt în ordine și toată lumea este invitată să treacă pe lângă terasă, la ora patru, pentru tort și rămas bun cu drag.

Trebuie să răspundeți (și toți ceilalți din departamentul dvs.) cu un FELICITĂRI cu majuscule și emoji-ul tort? Probabil ca nu. În acest caz, doar răspundeți individual celebrului coleg sau, mai bine, felicitați-l personal pentru tort.

O logică similară se aplică la chestiuni mai delicate sau personale. Când trebuie să corectați politicos pe cineva sau să vă asigurați că conturile de plată au formularele dvs. fiscale personale și adresa curentă, răspunsul la toate este rareori, dacă este vreodată, optim.

Această idee este relevantă în special în ceea ce privește feedback-ul profesional, deoarece nu este greu de imaginat un scenariu în care chiar și o corecție bine intenționată dată în fața a o duzină de colegi este mortificantă pentru destinatarul principal, provocându-i pe toți ceilalți din lanț și riscă să facă expeditorul să pară uit, în cel mai bun caz.

Din nou, dacă e-mailul dvs. nu va fi de valoare pentru majoritatea celor care îl primesc, nu utilizați răspunsul la toate.

Cum pot folosi Reply-all pentru a transmite cu tact informații utile?

Așa cum ați proceda cu e-mailurile către persoane, ar trebui să fiți politicos și să fiți scurt atunci când răspundeți la toate. Aceasta înseamnă reducerea la minimum a repetării și căutarea modalităților de a limita înainte și înapoi. Încercați să clarificați orice ar trebui să se întâmple în continuare, mai ales dacă este vorba de elemente de acțiune pentru mai mulți destinatari. În astfel de cazuri, poate doriți să puneți numele fiecărei persoane cu caractere aldine sau să utilizați o listă cu marcatori pentru a îmbunătăți lizibilitatea, ca în acest exemplu:

Deoarece invitatul acestui episod a trebuit să ne reprogrameze sesiunea de înregistrare pentru o zi mai devreme, va trebui să ne mărim intervalul de timp.

• Marissa: Virgil: Riley: Ține cont de publicul tău. Gândiți-vă la ce informații le vor servi cel mai bine și cum să le comunicați într-un mod clar, concis, amabil și fără greșeli.

  Grammarly vă poate ajuta să răspundeți cu încredere

  Ultimul lucru pe care îl doriți este să apăsați trimite și să vă dați seama că tocmai ați folosit răspunsul la toate pentru a-i arunca pe colegi sau pe străini totali cu un e-mail plin de greșeli de punctuație, ortografie și gramaticale.

  Gramatical vă poate economisi timp, protejându-vă în același timp împotriva greșelilor de scriere incomode, a virgulelor greșite, a dezacordurilor subiect-verb și a altor greșeli. Utilizatorii Grammarly Premium pot beneficia de o asistență suplimentară cu rescrieri de propoziții axate pe claritate și ajustări de ton , astfel încât să puteți comunica cu încredere.