Scuze pentru răspunsul întârziat: Cum să-mi cer scuze pentru un răspuns întârziat

Nu răspundeți întotdeauna la e-mailuri imediat. De fapt, uneori le amâni până a doua zi, săptămâna următoare sau – privirea coborâtă – luna următoare. La un moment dat, calculul trece de la „Pot să compun cumva un e-mail care să-mi justifice timpul de răspuns lent?” la „Ar fi mai ușor să-mi prefac moartea?”

Deși nu arată sau nu se simte grozav, uneori trebuie să recunoști că dormi pe mesajul cuiva. Poate că este un contact profesional pe care nu-ți poți permite să-l lași simțindu-te uitat, sau un simplu caz de amânare care a devenit treptat bulgăre de zăpadă într-o groază totală. Oricare ar fi cauza, avem câteva idei despre modalități de a rupe tăcerea și de a ne cerem scuze pentru un răspuns întârziat.

Gândește-te la „scuze”

Dacă lucrați într-o profesie cu evoluție rapidă, bazată pe termene limită, trimiteți, în mod obișnuit, e-mail-uri instantaneu. Dar aceasta nu este întotdeauna o așteptare realistă, mai ales atunci când ceea ce este în joc este opusul urgentului. A fi om nu necesită întotdeauna scuze.

Să presupunem că primești un e-mail de tipul „Hei, contact prietenos, am putea să ne întâlnim săptămâna viitoare la o cafea și să ne asociem liber despre industria noastră?” În timp ce conexiunile de acest fel pot fi valoroase, probabil că nu se vor ofili dacă îți iei câteva zile decadent fără grabă pentru a răspunde.

În astfel de cazuri, presupuneți în mod caritabil că acești oameni o înțeleg. Treci peste „îmi pare rău pentru răspunsul întârziat” și trece direct la ceea ce contează: „Sună bine și mulțumesc că ne-ai contactat—Cum e joia?”

Faceți clar că vă pasă

Nu tot ceea ce ajunge în căsuța dvs. de e-mail necesită un răspuns, ca niciodată. Serios. Uneori însă, chiar dacă nu este esențial , un răspuns întârziat este mai bine decât deloc.

Luați exemplul unui fost client sau coleg care a văzut noul dvs. titlu de post și i-a luat câteva secunde să scrie o notă de felicitare. Dacă nu ați răspuns chiar în momentul în care a sosit acel e-mail, nu este nimic pentru care să vă simțiți vinovat. Dar dacă nu urmărești niciodată, s-ar putea să ajungi să te dai cu piciorul luni mai târziu, ori de câte ori ai nevoie să îi trimiți un contact sau să ai o favoare de cerut. Încearcă ceva de genul acesta:

Vă mulțumesc foarte mult pentru nota dumneavoastră atentă luna trecută! De asemenea, scuzele mele pentru răspunsul lent; tranziția în acest nou rol a fost puțin copleșitoare, dar sunt încântat.

Apropo, îmi amintesc că ai menționat planurile de a lansa o nouă campanie în următoarele câteva luni — Cum merge asta? Mi-ar plăcea să aud mai multe despre asta data viitoare când vom avea ocazia să ajungem din urmă. . .

Ultima parte întoarce în mod intenționat interesul înapoi către persoana care ți-a scris, deoarece și-a făcut timp să-și trimită felicitări . La urma urmei, nu vrei ca mesajul tău să fie citit ca fiind complet auto-implicat și neglijent, nu?

Apropiați-vă de întârziere

Bine, deci cineva ți-a cerut ceva. Aveau nevoie de niște documente sau de ajutor pentru a găsi un anumit contact și — argh — ai scăpat mingea. S-a întâmplat. Reîmprospătează-ți karma arătându-i acestei persoane că nu te referi; recunoaște-l și caută modalități de a fi de ajutor. Ca astfel:

Scuze pentru raspunsul intarziat. A durat ceva timp pentru a găsi rapoartele pe care le-ați cerut să le comparați cu datele de anul trecut, iar mesajul dvs. s-a pierdut în amestec pentru câteva zile. Acum atașez ambele documente ca PDF.

De asemenea, directorul nostru de marketing a fost pe drum, dar dacă doriți, pot programa o conversație cu el după ce se întoarce mâine.

Vă rog să-mi spuneți dacă funcționează sau dacă mai pot face ceva pentru a fi de ajutor în continuare.

Din nou, dețineți întârzierea în avans și obțineți scuzele sau scuzele dvs. din drum, apoi stabiliți că „relaxant indiferent” nu este modul dvs. implicit la locul de muncă.

Evitați să așteptați prea mult

Ocazional, este posibil să fii nevoit să spui cuiva că nu a primit postul sau că ai decis să nu mergi mai departe în proiectul pe care l-a propus. Odată ce ești sigur că acesta este cazul, dacă poți să te abții, nu-i lăsa în suspans chinuitor săptămâni la rând.

Acestea fiind spuse, dacă ați depășit stadiul de prevenire și acum faceți cumpărături pentru un kilogram de leac, iată o idee aproximativă despre cum să treceți cu asta:

Scuzele mele sincere pentru răspunsul lent; Am sperat să revin la tine mai devreme. Ne-a plăcut foarte mult să vă avem aici pentru interviul de angajare, precum și conversația noastră la prânz, dar am decis să mergem mai departe cu un alt candidat.

Având în vedere acreditările dumneavoastră extinse și reputația excelentă, ne-ar plăcea să vă ținem cont pentru alte poziții care s-ar putea deschide în viitor. De asemenea, aș fi bucuros să vă recomand și alte persoane din industrie care ar putea angaja. Anunță-mă dacă pot să te pun în legătură.

Ca întotdeauna, nu are prea mult folos să dezbătuți cât de întârziat este răspunsul dvs. - dețineți-l, ajungeți la obiect și căutați modalități de a-l face pe destinatar să simtă că contează.

Dacă toate celelalte nu reușesc, marcați 30 aprilie în calendarul dvs

În ultimii ani, 30 aprilie a devenit ceva ca o vacanță pentru amânatorii cronici de e-mail. Cel mai cunoscut sub numele de „Ziua iertării datoriei prin e-mail” , este un permis anual gratuit pentru a trimite în sfârșit toate acele mesaje pe care le-ați amânat de prea mult timp, fără să vă faceți griji dacă pari nepoliticos sau aveți o scuză decentă.

Apoi, din nou, de ce să așteptați până la sfârșitul lunii aprilie? Închideți câteva dintre aceste obligații de e-mail acum și s-ar putea să vă simțiți mai bine cu atât mai devreme.