Raționalizarea succesului: un ghid pas cu pas pentru crearea documentației de proces pentru afacerea dvs

Poate că nu este cea mai fascinantă sarcină de scriere de afaceri, dar documentarea procesului este o parte importantă a managementului de proiect și a operațiunilor de afaceri. Având manuale de operațiuni de afaceri raționalizate și bine scrise și proceduri de operare standard, vă puteți economisi timp, energie și greșelile de comunicare la locul de muncă pe linie și vă poate ajuta să vă evidențiați ca un comunicator eficient și eficient. Crearea ghidurilor de proces nu trebuie să fie durerea de cap pe care a fost cândva datorită instrumentelor de documentare de afaceri și partenerilor de scriere AI. Citiți mai departe pentru un ghid pas cu pas pentru crearea documentației organizaționale și a celor mai bune practici pentru documentația de proces.

Ce este documentația procesului?

Documentația procesului se referă la înregistrarea și descrierea detaliată a pașilor, procedurilor și activităților implicate într-un anumit proces de afaceri. Acesta își propune să ofere o înțelegere cuprinzătoare a modului în care sunt îndeplinite sarcinile, a secvenței acțiunilor și a rolurilor și responsabilităților indivizilor implicați în proces.

Elemente cheie ale documentării eficiente a procesului

Obiective și domeniul de aplicare clar

La fel ca orice comunicare bună de afaceri, obiectivul documentației fluxului de lucru ar trebui să fie clar înainte de a începe să redactați conținutul. Începeți prin a fi specific cu privire la beneficiile de afaceri ale creării cartografierii proceselor de afaceri.

Obiectivele de afaceri pentru maparea proceselor de afaceri pot include:

• Pentru a îmbunătăți eficiența operațională prin eficientizarea unui proces
• Pentru a facilita instruirea și integrarea noilor angajați
• Pentru a asigura conformitatea cu reglementările industriei

Apoi, definiți domeniul de aplicare al documentului dvs. întrebându-vă ce ar trebui să câștige cititorul dvs. urmând documentația fluxului de lucru. Cele mai bune documente de proces nu încearcă să preia totul deodată. În schimb, începeți specific și mențineți domeniul de aplicare gestionabil pentru a crea un proces de documentare a afacerii care poate crește odată cu afacerea dvs.

Descrieri detaliate pas cu pas

Ceea ce face ca documentația procesului să fie diferită de alte documente de afaceri este cât de detaliate sunt acestea. Este important să nu săriți peste niciun pas al procesului și să scrieți în mod specific publicului dvs., care poate să nu aibă experiența sau cunoștințele instituționale pe care le aveți ca cineva familiarizat cu procesul. Documentarea fluxului de lucru implică împărțirea întregului flux de lucru în pași granulați, elucidarea intrărilor și ieșirilor și delimitarea responsabilităților și dependențelor pentru fiecare etapă.

Luați în considerare exemplul creării documentației procesului de îmbarcare. Primii trei pași din documentul fluxului de lucru ar putea arăta ceva ca exemplul de mai jos, care a fost creat cu IA generativă a Grammarly și defalcă concis fiecare pas și numește departamentul sau persoana responsabilă pentru fiecare acțiune.

1. Pre-înregistrare

o. HR primește scrisoarea de ofertă semnată de la noul angajat.

b. HR pregătește pachetul de onboarding al angajatului, inclusiv formularele și documentele necesare.

c. Departamentul IT stabilește conturile necesare, e-mailul și permisiunile de acces.

2. E-mail de bun venit

o. HR trimite un e-mail personalizat de bun venit noului angajat.

b. E-mailul include o prezentare generală a programului de îmbarcare, documentele necesare și un mesaj de bun venit din partea echipei.

3. Ziua 1 — Orientare

o. Un nou angajat sosește la birou și este întâmpinat de HR.

b. HR conduce o sesiune de orientare, prezentând cultura companiei, misiunea și valorile.

c. IT oferă o scurtă prezentare a sistemelor și instrumentelor tehnologice ale companiei.

Includerea imaginilor

Ajutoarele vizuale precum diagramele de flux, diagramele și imaginile pot transforma informații complexe într-un format ușor de înțeles. Acestea servesc drept referințe rapide și pot îmbunătăți în mod semnificativ înțelegerea procesului, în special pentru cei care învață vizual.

Puteți folosi capturi de ecran adnotate pentru a ghida cititorul sau pentru a crea un videoclip de instruire ca parte a documentației. O diagramă flux pentru un proces de onorare a comenzii poate oferi o foaie de parcurs vizuală, elucidând punctele de decizie și activitățile în fiecare etapă. Folosind aceste instrumente vizuale, organizațiile pot îmbunătăți în mod semnificativ înțelegerea și pot face documentația accesibilă unui public mai larg.

Crearea ghidurilor de proces în 7 pași

1 Identificați procesele de documentat.

Identificarea proceselor de documentat este crucială pentru prioritizarea eficientă a eforturilor dumneavoastră. Începeți prin a vă concentra pe funcțiile de bază ale afacerii și pe operațiunile critice care influențează eficiența, satisfacția clienților sau conformitatea. Consultați-vă cu membrii echipei și cu părțile interesate pentru a identifica punctele dureroase și zonele care necesită claritate. Luați în considerare procesele predispuse la erori sau cele critice pentru integrarea noilor angajați drept priorități de top pentru documentare.

2 Implicați experți în domeniu.

Colectarea de informații de la experții în domeniu este esențială pentru crearea unei documentații cuprinzătoare ale procesului. Puteți utiliza organigrama companiei dvs. pentru a identifica contributorii și părțile interesate și pentru a efectua interviuri sau sondaje cu cei care sunt experți în proces pentru a aduna informații despre fluxul de lucru, intrări, ieșiri și dependențe.

3 Definiți formatele pe care le veți folosi.

Cele mai bune documente de proces sunt vizuale și bogate în informații. Probabil că va trebui să folosiți o varietate de tipuri de conținut, de la diagrame de flux la clipuri video. Stabiliți dacă capturile de ecran adnotate vor fi suficiente ajutoare vizuale sau dacă procesul necesită tutoriale video sau instrumente de instruire interactive.

4 Creați documentul cu ajutorul AI.

Scrierea documentației procesului va fi probabil cea mai consumatoare de timp a procesului, dar există câteva modalități de a ușura sarcina. De exemplu, puteți redacta documentul pe măsură ce efectuați procesul, astfel încât să puteți obține dublul muncii. Există, de asemenea, mai multe instrumente pe piață care ajută managerii de proiect și echipele de operațiuni de afaceri să construiască și să implementeze documentația procesului. Multe dintre aceste instrumente folosesc AI pentru a vă ajuta să construiți aceste documente esențiale într-o fracțiune de timp.

Instrumente pentru documentarea procesului:

• Microsoft Visioeste un instrument de diagramă și diagramă de flux care permite utilizatorilor să creeze reprezentări vizuale ale proceselor. Oferă o gamă largă de forme și șabloane pentru a facilita crearea de diagrame detaliate de proces.
• Lucidcharteste un instrument de diagramă și colaborare bazat pe cloud. Acesta oferă o platformă intuitivă pentru crearea de diagrame, diagrame și alte reprezentări vizuale ale proceselor.
• Grammarlyeste un partener de scriere AI, conceput pentru a vă ajuta în fiecare etapă a procesului de scriere. Folosiți-l pentru a genera text și pentru a face fiecare document de afaceri concis, clar, corect din punct de vedere gramatical și conform mărcii. De asemenea, vă permite să integrați documentația procesului în aplicațiile și documentele obișnuite la locul de muncă, datorită caracteristicilor sale de Partajare a cunoștințelor și ghid de stil pentru echipe. În loc să echipeze echipele cu ghiduri de stil masive sau documente de marcă, Grammarly poate oferi aceleași îndrumări direct în linie pe care scriu colegii de echipă.
• Tallyfyeste un instrument de documentare a proceselor și de gestionare a fluxului de lucru conceput pentru a simplifica procesele de afaceri. Permite utilizatorilor să documenteze procesele, să urmărească progresul și să gestioneze fluxurile de lucru într-o platformă centralizată.
• Process Streeteste o listă de verificare și un instrument de automatizare a fluxului de lucru care permite utilizatorilor să documenteze, să execute și să urmărească procesele recurente. Este conceput pentru a îmbunătăți eficiența sarcinilor și proceselor recurente.

Chiar și cu cei mai buni parteneri de inteligență artificială de pe piață, documentele dvs. de proces au nevoie în continuare de atingerea și experiența dumneavoastră umană. Pentru aceasta, folosiți cele mai bune practici de scriere de afaceri pentru documentarea fluxului de lucru:

• Folosiți propoziții scurte și un limbaj simplu.
• Optează pentru verbe precise, active și propoziții declarative concise.
• Scrieți pentru publicul vizat, folosind un limbaj comun rolului și nivelului de experiență al acestora. Evitați jargonul ori de câte ori este posibil și asigurați-vă că definiți termenii.
• Folosiți vocea activă pentru a face ghidul mai ușor de înțeles și pentru a încuraja cititorul să ia măsuri specifice.
• Folosiți verbe specifice pentru a ajuta la claritate. De exemplu, „Bifați caseta din coloana 4” este mai util decât „Asigurați-vă că toate câmpurile sunt completate”.
• Apăsați tonul potrivit pentru document. O dispoziție prietenoasă și apreciativă poate crește implicarea cu angajații și poate face sarcinile obositoare mai plăcute, în timp ce un ton mai îndrăzneț și mai formal poate transmite seriozitate sau urgență pentru procesele legate de conformitatea legală și siguranță.
• Folosiți vocea și stilul mărcii companiei dvs. în documentația dvs. Chiar și documentația internă ar trebui să sune și să semene cu marca companiei dvs.

5 Examinați și adunați feedback.

Revizuirea schiței de documentație depășește cu mult corectarea pentru erorile de punctuație – deși o verificare amănunțită a conciziei, a gramaticii și a clarității ar trebui să fie o parte cheie a procesului de revizuire. Odată ce documentul dumneavoastră nu conține erori de scriere, solicitarea de feedback substanțial din partea părților interesate și a experților vă va ajuta să oferiți cel mai bun produs final posibil.

6 Distribuiți și implementați documentația procesului.

Cele mai bune documente de proces sunt inutile dacă nimeni nu le folosește. Implementarea documentației procesului finalizat implică instruirea angajaților și comunicarea eficientă a schimbărilor de proces în cadrul organizației. Dacă este necesar, desfășurați sesiuni de instruire pentru echipele relevante, subliniind schimbările și beneficiile. Comunicați modificările procesului prin mai multe canale, inclusiv e-mailuri, întâlniri și intranet, pentru a vă asigura că toate părțile interesate sunt informate și aliniate.

Folosiți instrumente, cum ar fi Grammarly's Knowledge Share și caracteristicile ghidului de stil, pentru a integra documentația procesului în fluxurile de lucru zilnice ale angajaților. De exemplu, Knowledge Share permite administratorilor să decodeze acronimele și jargonul companiei și să trimită la informații relevante, ceea ce ar fi o modalitate inteligentă de a încorpora documente de proces sau instrucțiuni rapide oriunde lucrează echipa ta. Ghidurile de stil sunt documente de proces obișnuite care, din păcate, se pot pierde în hard disk-uri sau se pot aduna praf în sertare. Dar încărcarea ghidului dvs. de stil în Grammarly va echipa echipa dvs. cu coaching în timp real oriunde scrie, astfel încât să poată rămâne pe brand cu mai puțină pregătire.

7 Programați recenzii și actualizări regulate.

Actualizarea și menținerea regulată a documentației procesului este crucială pentru a le menține actualizată și relevantă. Programați revizuiri periodice ale documentației procesului pentru a reflecta schimbările în tehnologie, reglementări sau structura organizațională. Puneți deoparte zilele de proces și sesiunile de lucru pentru întreaga echipă pentru a încuraja angajații să actualizeze documentația procesului de care sunt responsabili. Stabiliți un proces de gestionare a modificărilor pentru actualizări pentru a asigura coerența și acuratețea documentelor.

Documentația de proces bine structurată servește drept piatră de temelie pentru succesul organizațional, oferind claritate, consecvență și eficiență în operațiunile zilnice. Beneficiile variază de la experiențe îmbunătățite de integrare și fluxuri de lucru simplificate până la o colaborare îmbunătățită și adaptabilitate la schimbări. Investirea timpului în crearea și menținerea documentației de proces este o investiție în succesul pe termen lung al unei afaceri. Nu numai că încurajează o cultură a îmbunătățirii continue, ci și dă putere echipelor să navigheze în mod eficient provocărilor și asigură o tranziție fără probleme pentru noii membri ai echipei. Îmbrățișând puterea documentării clare și cuprinzătoare a proceselor, companiile pun bazele unei creșteri susținute, excelență operațională și rezistență într-un peisaj de afaceri în continuă evoluție.

Întrebări frecvente despre documentația procesului

Cât de des ar trebui actualizată documentația procesului?

Documentația procesului ar trebui actualizată în mod regulat, de obicei trimestrial sau anual, sau mai frecvent ca răspuns la schimbări semnificative în procese, tehnologie sau reglementări, asigurând acuratețea și relevanța continuă.

Care sunt provocările comune în crearea documentației procesului?

Provocările comune în crearea documentației procesului includ obținerea de informații corecte de la părțile interesate, alinierea documentației la schimbările organizaționale, menținerea clarității fără complexitate inutilă și asigurarea relevanței continue în timp.

Cât de detaliată ar trebui să fie documentația procesului?

Documentația procesului ar trebui să atingă un echilibru între a fi suficient de detaliată pentru a oferi o înțelegere cuprinzătoare a fiecărui pas, inclusiv intrări, ieșiri și responsabilități, și evitarea complexității inutile pentru a răspunde nevoilor publicului vizat.

Există instrumente specifice recomandate pentru documentarea procesului?

Instrumentele recomandate pentru documentarea procesului includ Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy și Process Street. Alegerea instrumentului depinde de factori precum preferințele organizaționale, nevoile de colaborare și complexitatea proceselor documentate.