Cum să rezumați un raport: tehnici și metode experți

Capacitatea de a rezuma rapoarte este o abilitate valoroasă, indiferent dacă sunteți la serviciu sau la școală. Rapoartele sunt pline cu detalii esențiale care ne pot ajuta să luăm decizii mai bune sau să înțelegem subiecte complexe. Dar să fim sinceri – pot fi, de asemenea, destul de dense și greu de trecut. De aceea, a învăța să alegeți și să împărtășiți punctele principale poate schimba jocul. Economisește timp și se asigură că tu (și ceilalți) primești cu adevărat ceea ce contează cel mai mult. În această postare, vă vom arăta cum să faceți exact asta, făcând mai ușor pentru oricine să gestioneze rapoartele ca un profesionist.

Ce este rezumatul raportului?

Un rezumat al raportului, ca orice alt rezumat, este o prezentare generală a raportului, evidențiind punctele sale cheie și omitând detaliile care nu sunt direct legate de aceste puncte. Există multe tipuri de rapoarte pe care ați putea fi solicitat să le rezumați, cum ar fi rapoarte de afaceri care detaliază performanța companiei, rapoarte academice despre rezultatele cercetării sau rapoarte tehnice despre proiecte științifice sau de inginerie. Indiferent de raport, fiecare rezumat își propune să facă informațiile complexe mai ușor de digerat.

Un raport, în special unul scris în scopuri de afaceri, conține adesea un rezumat executiv. Acesta diferă de un rezumat standard de raport în mai multe privințe, deși există câteva suprapuneri. Ambele își propun să evidențieze punctele critice ale raportului, dar un rezumat oferă o imagine de ansamblu mai detaliată și mai tehnică. Nu numai că evidențiază concluziile cheie, dar prezintă și recomandări specifice bazate pe perspectivele extrase în raport.

Ca student sau profesionist, vi se poate cere să scrieți un rezumat al raportului, un rezumat executiv sau ambele. Cu oricare dintre tipurile de rezumat, prioritatea dvs. este să comunicați succint ideea principală a raportului și datele care o susțin. Conținutul unui rezumat de raport poate fi puțin mai larg decât cel al unui rezumat executiv, care trebuie să includă recomandări.

Înțelegerea structurii rapoartelor:

Rapoartele urmează, în general, o structură specifică:

• Introducere
• Metodologie
• Constatări
• Concluzii
• Recomandări

Înțelegerea structurii unui raport și a modului în care fiecare secțiune se intersectează cu celelalte este importantă pentru a-l rezuma în mod eficient. Rezumatul dumneavoastră nu va prezenta doar scopul și constatările raportului, ci va detalia și motivul pentru care aceste puncte sunt importante. În esență, un rezumat este o versiune în miniatură a raportului original, iar înțelegerea structurii acestuia vă poate ajuta să evitați să omiteți orice punct crucial.

Elementele cheie ale unui rezumat al raportului

Un raport este structurat pentru a-și prezenta informațiile în mod logic și clar, iar un rezumat bun ar trebui să reflecte această abordare. În rezumatul dvs., acoperiți toate aspectele critice ale cercetării raportului. Începeți cu obiectivele și apoi abordați metodologia, principalele constatări, concluziile și recomandările, asigurându-vă că fiecare parte este transmisă în mod clar și logic.

Rezumatul dvs. ar trebui să renunțe la unele dintre detaliile din original, permițând în același timp cititorului să culeagă următoarele:

• De ce a fost efectuată cercetarea
• Cum a fost efectuată cercetarea
• Ce au descoperit cercetătorii
• Concluziile la care au ajuns cercetătorii
• Dacă este cazul, recomandările făcute de cercetători pe baza constatărilor lor

Pregătirea pentru a rezuma un raport

Pentru a rezuma eficient un raport, trebuie să îl înțelegeți complet. Aceasta începe cu citirea întregului raport și luarea de note. Practic, scopul tău în această etapă ar trebui să fie să înțelegi singur aceleași lucruri pe care va trebui să le comunici mai târziu în rezumatul tău, cum ar fi:

• Obiectivul raportului
• Metodologia sa
• Constatările sale
• De ce este relevant raportul
• Concluzii din raport

Pe măsură ce citiți, puneți-vă întrebări precum „Cine beneficiază de pe urma acestui studiu?” și „De ce sunt incluse aceste informații în raport?” Acest lucru vă va ajuta să identificați informațiile de inclus în rezumatul dvs. De asemenea, luați notă de orice date prezentate în raport, cum ar fi datele la care a fost efectuat studiul și statisticile relevante care susțin punctul principal. După ce ați terminat de citit raportul, de a scrie note clare și de a determina răspunsuri la întrebări care necesită gândire critică, cum ar fi „De ce este relevant acest detaliu?” și „Care a fost scopul autorului pentru acest raport?”, sunteți gata să vă scrieți schița.

Pași pentru a rezuma un raport

Începeți prin a scrie o schiță, care este un „schelet” care oferă un cadru pentru rezumatul dvs. Acesta organizează introducerea, propozițiile de susținere și concluzia într-o hartă ușor de urmărit pe care o puteți folosi în timp ce scrieți. Includeți statisticile esențiale în schiță și notați idei pentru cuvinte de tranziție care vor face ca schița să curgă mai bine.

Apoi, urmați-vă schița și scrieți o schiță. Nu vă faceți griji să scrieți un rezumat perfect în această etapă; pur și simplu scrie un paragraf coerent sau două ca loc de plecare. În timp ce scrieți, asigurați-vă că păstrați obiectivitatea și claritatea. Un rezumat este un articol neutru, profesionist, așa că nu-ți părerea. Ar trebui să prezinte conținutul raportului original într-un mod imparțial.

După ce finalizați prima schiță, este timpul să editați. Citiți-l cu atenție, căutând puncte în care scrisul dvs. poate fi mai clar sau mai concis. De asemenea, urmăriți greșelile gramaticale, de ortografie și de sintaxă. Verificatorul gramatical de la Grammarly vă poate ajuta să identificați acestea și să faceți sugestii pe care le puteți încorpora în scrisul dvs.

Greșeli frecvente de evitat

Când rezumați un raport, este esențial să evitați aceste capcane comune:

• Introducerea părtinirii personale.Un rezumat, ca un raport, este un articol obiectiv care discută ideile cheie ale raportului și detaliile de susținere.
• Lăsând deoparte informațiile importante de dragul conciziei.Pe măsură ce citiți raportul și luați notițe, asigurați-vă că notați toate detaliile relevante pentru fiecare punct cheie. Deși un rezumat ar trebui să fie scurt, ar trebui să includă și toate informațiile esențiale pentru înțelegerea raportului de către cititor.
• Scrierea unui rezumat prea lung.După cum am menționat mai sus, un rezumat ar trebui să fie scurt. Scopul este să comunice declarația de teză a raportului și detaliile relevante în cât mai puține cuvinte posibil.
• Plagiat.Pentru a evita acest lucru, scrie cu propriile tale cuvinte. Dacă includeți orice text din raportul original sau din altă sursă, includeți-l ca citat direct și citați-l corespunzător.

Exemplu de rezumat al raportului

În 1964, primul chirurg general al SUA, Terry Luther, a publicat un raport intitulat „Fumatul și sănătatea”. Raportul a legat fumatul de bolile cardiace și pulmonare, aducând această corelație în conștiința publicului și catalizând acțiunile guvernamentale în continuare. Între 1963 și 2012, fumatul în Statele Unite a scăzut cu 72%. În plus, ratele de fumat la adulți au scăzut cu 50% din 1965, iar din 2013, 26 de state au politici 100% fără fumat în spațiile publice. Cu toate acestea, mai sunt progrese de făcut: începând cu 2014, peste 440.000 de americani mor din cauza bolilor legate de fumat în fiecare an, iar 8 milioane trăiesc cu afecțiuni legate de fumat. Toate cazurile de expunere la nicotină prezintă riscuri pentru sănătate, iar în privirea sa de la a cincizecea aniversare în urmă, Boris D. Lushniak, care era chirurg general interimar la momentul în care a scris acest articol, îndeamnă cititorul să-i împuternicească pe alții să facă progrese în eliminarea fumatului din Statele Unite.

(Sursa: Un moment istoric: a 50-a aniversare a primului raport al chirurgului general privind fumatul și sănătatea, Boris D. Lushniak, MD, MPH)

Instrumente și resurse pentru sinteza rapoartelor

Instrumentul de rezumat bazat pe inteligență artificială de la Grammarly simplifică procesul de scriere a unui rezumat solid al raportului. Cu doar câteva clicuri, puteți crea un rezumat. Apoi, Grammarly vă poate ajuta să o lustruiți, asigurându-vă că rezumatul dvs. este fără greșeli, citat corespunzător și profesionist. Navigați prin utilizarea responsabilă a AI cu ajutorul verificatorului AI al Grammarly, instruit pentru a identifica textul generat de AI.

Întrebări frecvente privind rezumatul rapoartelor

Ce este rezumatul raportului?

Rezumarea raportului este procesul de distilare a punctelor cheie, constatărilor și concluziilor dintr-un raport detaliat într-un format concis, ușor de înțeles. Acesta își propune să surprindă esența raportului, permițând cititorilor să înțeleagă informațiile principale fără a citi întregul document.

Care este diferența dintre rezumarea rapoartelor și parafrazarea?

Rezumarea raportului presupune condensarea întregului conținut al unui raport într-o scurtă prezentare generală, subliniind punctele și concluziile sale principale. Parafrazarea, pe de altă parte, implică rescrierea unor secțiuni sau idei specifice din raport în cuvinte diferite, păstrând în același timp sensul inițial, adesea fără a reduce semnificativ lungimea.

Cum evit plagiatul atunci când sintetizez un raport?

Pentru a evita plagiatul atunci când rezumați un raport, asigurați-vă că înțelegeți pe deplin conținutul, apoi exprimați ideile principale cu propriile cuvinte. Acordați întotdeauna credit sursei originale prin citări și folosiți ghilimele pentru orice expresii sau termeni preluați direct din raport. Evitați să copiați prea de aproape structura sau ordinea documentului original.

Cum pot folosi AI pentru a rezuma rapoartele?

Puteți folosi instrumentul de rezumat AI al Grammarly pentru a crea rezumate ale rapoartelor în doar câteva clicuri.