11 moduri de a spune „Mulțumesc” prin e-mail și 3 greșeli de „Mulțumesc” de evitat

„Mulțumesc”: este o expresie pe care majoritatea oamenilor o spun în fiecare zi, dar asta nu înseamnă că ar trebui să fie reflexă. În funcție de situație, să te gândești puțin la ea poate face o mare diferență.

Iată ce trebuie să știți despre exprimarea recunoștinței într-un e-mail profesional, inclusiv când și cum să îl utilizați și pașii greșiți obișnuiți de evitat.

Ce este un e-mail „mulțumesc”?

Un e-mail profesionist de „mulțumire” exprimă aprecierea sau recunoașterea pentru ceva ce a făcut destinatarul pentru tine, echipa ta sau compania ta – într-o manieră concisă și eficientă.

Există multe modalități de a comunica recunoștința într-un e-mail, de la o simplă semnare „mulțumesc” până la o explicație mai lungă a impactului acțiunilor destinatarului într-un mod care contextualizează aprecierea ta. Vă puteți exprima recunoștința pentru acțiunile trecute sau viitoare, de la mici la mari.

Cuvintele pe care le alegeți și tonul dvs. vor modela modul în care destinatarul preia mesajul.

„Mulțumesc” în e-mailurile profesionale

În contextul potrivit, cum ar fi un e-mail profesional, exprimarea recunoștinței poate avea impact. De exemplu, o scrisoare de mulțumire din suflet după interviu vă poate ajuta să vă evidențiați și să vă păstrați numele în mintea managerului de angajare. Un e-mail de „mulțumire” poate face relațiile cu colegii mai cordiale și poate chiar ajuta la obținerea clienților sau la încheierea de oferte atunci când este implementat atent.

Succesul e-mailurilor „mulțumesc” depinde de ton și context. Adăugarea unui „mulțumesc anticipat” într-un e-mail care se concentrează pe ca destinatarul să trimită în sfârșit un raport, de exemplu, poate părea nesincer sau chiar pasiv-agresiv. Și dacă tonul e-mailului se înclină prea departe spre umor, este posibil ca cititorul să nu-ți ia în serios recunoștința. Prin urmare, trebuie să aveți grijă când scrieți acest tip de e-mail.

„Mulțumesc” în semnările prin e-mail

O linie de închidere apare la sfârșitul unui e-mail, chiar înainte de semnare. Deci, dacă există ceva pentru care doriți să mulțumiți cuiva în mod special într-un e-mail profesional, aici puteți adăuga asta. Acest lucru vă ajută să încheiați e-mailul într-un mod pozitiv, chiar dacă restul e-mailului a adus întrebări sau s-a concentrat pe munca suplimentară care trebuie făcută.

Iată câteva exemple de rânduri de încheiere care arată în mod eficient recunoștința:

• Ca o notă secundară, am vrut de asemenea să vă mulțumesc pentru munca asiduă la această [sarcină de lucru].
• Știu că a fost un proiect dificil, dar apreciez cât de flexibil ați fost în ceea ce privește [inserați motivul].
• În cele din urmă, vreau să vă mulțumesc pentru [inserați motivul].

Mulți dintre noi colaborăm în mod obișnuit cu colegii și managerii pentru a îndeplini sarcinile de zi cu zi și este ușor să luăm asta ca de la sine înțeles. Dacă trimiteți un e-mail pentru un alt scop, dar includeți „mulțumesc” ca semn de semnare, acesta demonstrează că știți că destinatarul vă ajută și recunoaște acest lucru.

De asemenea, folosirea unei versiuni a „mulțumesc” sau „mulțumesc din nou” ca semnare profesională a e-mailului poate sublinia din nou ideea, arătând că o spui serios.

Iată câteva exemple în practică:

Nu aș putea face asta fără tine!

[Nume]

Apreciez ajutorul tau!

[Nume]

„Mulțumesc”” și variațiile sale

Există multe variante ale „mulțumesc” care exprimă ideea rapid și eficient și aproape sigur că le utilizați deja în mod regulat în comunicarea prin e-mail.

• „Mulțumesc” sau „Mulțumesc”:acestea sunt vechile modalități de așteptare și pot funcționa ca implicite, indiferent dacă îl adăugați în corpul unui e-mail (care de obicei ar necesita context despre lucrul pentru care sunteți recunoscător) sau ca o semnare.
• „Mulțumesc mult”:această variantă este o versiune mai puternică a „mulțumesc”, care este, de asemenea, puțin mai puțin formală. (Totuși funcționează în continuare într-un cadru profesional.) Poate funcționa ca semn de închidere, dar poate fi necesar să includeți context despre aprecierea dvs. în corespondența dvs. de afaceri.
• „Mulțumesc mult”:această formă de mulțumire poate fi mai formală, așa că funcționează mai bine pentru relațiile de lucru noi sau situații precum trimiterea unui e-mail unui potențial client. Acesta arată că recunoașteți că destinatarul alege în mod activ să continue comunicările, pe lângă orice mulțumiri specifice pe care le aveți.

„Mulțumesc” pentru scenarii specifice

Unele expresii „mulțumesc” se potrivesc cel mai bine cu situații specifice și este important să înțelegeți nuanțele fiecărei fraze pentru a le folosi corect. Iată o defalcare rapidă a trei opțiuni comune care exprimă recunoștință în medii profesionale:

• „Mulțumesc din nou”:Această expresie implică o cooperare continuă, dar poate fi folosită și pentru a reitera aprecierea exprimată mai devreme în e-mail. Are un ton neutru și se poate potrivi atât în ​​condiții formale, cât și în cele informale.
• „Mulțumesc anticipat”: când folosești această expresie, spui mulțumesc pentru o acțiune viitoare. Implicația este că vor face orice vă referiți. Cu toate acestea, dacă este folosită în situații în care destinatarul nu este obligat să facă ceea ce i se cere, această expresie poate fi considerată presumptuoasă. Deci, este cel mai bine utilizat atunci când destinatarului i se cere să se conformeze (de exemplu, dacă face parte din munca sa).
• „În mod apreciativ”:aceasta poate fi o semnare simplă, potențial formală, deci poate fi folosită pentru contacte mai puțin familiare sau pentru cei care vă supraveghează poziția. E-mailul dvs. trebuie să aibă un ton sincer și apreciativ pentru ca această frază să fie luată corect.

3 pași greșiți „mulțumesc” de evitat

O scrisoare de mulțumire bine scrisă ar trebui să-l lase pe destinatar să se simtă bine în legătură cu schimbul. Mai multe pași greșiți obișnuiți pot sta în cale.

1 Exces de încredere

Să arăți prezumțios este o problemă dacă presupui că destinatarul îți va face o favoare, mai degrabă decât să faci o sarcină care se încadrează în fișa postului sau pe care a fost deja de acord să o facă. Acest lucru se poate aplica expresiilor precum „mulțumesc anticipat”. În acest caz, o expresie precum „Apreciez timpul tău” te poate ajuta să eviți capcana prezumției.

2 Informalitate

O altă capcană potențială este să fii prea casual cu cititorul. Ca regulă generală, cu cât ești mai puțin familiarizat cu cineva, cu atât scrisul tău ar trebui să fie mai formal. Expresii precum „Apreciez [inserați motivul]” și „Sunt recunoscător pentru [inserați motivul]” vă pot fi utile atunci când ați avut doar schimburi limitate cu persoana căreia îi trimiteți e-mail. Între timp, expresiile informale precum „ești un salvator” sau „mulțumesc un milion” ar trebui folosite doar în relații mai puțin formale, mai familiare.

3 Exagerare

Dacă îi mulțumiți managerului sau membrului echipei la fiecare pas pentru fiecare favoare sau acțiune mică, riscați să a) să pară nesincer și b) să pară că nu aveți încredere. Un „mulțumesc” reflexiv legat de fiecare interacțiune își pierde sensul, iar repetarea constantă vă poate sugera că asistența va fi acordată numai dacă un coleg este plin de laude. Cel mai bun „mulțumesc” sunt cei cu puțin gând în spate.

Treceți dincolo de e-mailuri – alte modalități de a arăta apreciere

În funcție de situație, poate doriți să vă exprimați recunoștința offline. Acest lucru este util mai ales dacă mulțumirile tale merg dincolo de schimburile de zi cu zi sau dacă vrei ca destinatarul să se simtă deosebit de special. De exemplu, le puteți trimite un mic cadou de mulțumire cu o notă prin care vă exprimați aprecierea, presupunând că este potrivit pentru relație. Sau puteți evidenția eforturile cuiva în timpul unei întâlniri, astfel încât colegii și managerii să-i poată recunoaște realizările.

E-mailul poate fi cea mai ușoară metodă de a spune „mulțumesc” în setările profesionale, dar a-ți lua recunoştinţa offline poate ajuta în mare măsură să arăţi cât de mult apreciezi eforturile cuiva.

Întrebări frecvente prin e-mail „Mulțumesc”.

Care este nivelul corect de formalitate atunci când spuneți „mulțumesc” într-un e-mail de afaceri?

Contextul este cheia aici, dar, în general, cu cât cunoști mai puțin bine pe cineva, cu atât ar trebui să fii mai formal. (Și invers.)

Este vreodată potrivit să spui „mulțumesc” într-un e-mail profesional?

Da, este o expresie potrivită în eticheta e-mailurilor de afaceri. Dacă doriți să vă exprimați recunoștința, fie în general, fie dintr-un motiv anume, un „mulțumesc” rapid este întotdeauna o expresie utilă.

Care sunt câteva modalități de a-ți exprima recunoștința în e-mailuri fără a suna banal?

Folosirea expresiei „mulțumesc” sau a unei variante precum „multe mulțumesc” sau „mulțumesc mult” este o modalitate solidă de a-ți exprima recunoștința în e-mailuri. În ciuda ubicuității lor, nu sunt considerate clișee.

Cum pot arăta aprecierea pentru o mare favoare sau un ajutor semnificativ într-un e-mail?

În acest caz, este o idee bună să dedici întregul e-mail pentru a mulțumi persoanei, mai degrabă decât să-l adaugi la un e-mail care se concentrează în primul rând pe altceva. Așa că ar trebui să intri în detalii despre ceea ce ai apreciat și să arăți că recunoști că a necesitat un efort semnificativ din partea lor.