10 lucruri pe care nu ar trebui să le spui niciodată într-un e-mail

Publicat: 2018-07-09

Există câteva lucruri pe care le știi deja să nu le menționezi prin e-mail; opiniile politice, orice ar putea fi considerat hărțuire sexuală și bârfele de la birou se numără printre cele care nu au nicio idee. Dar există și câteva subiecte și expresii mai puțin evidente de care ai face bine să stai departe, mai ales dacă vrei să devii profesionist, competent și pe deasupra volumului tău de muncă. La urma urmei, e-mailurile pot rămâne mult timp și nu știi niciodată ce ar putea fi săpat pe drum.

Iată ce spun profesioniștii din HR că ar trebui să evitați cu orice preț.

1 „Doar un avertisment, voi suna mâine bolnav.”

Uite, toată lumea a sunat bolnav pentru o zi de sănătate mintală sau personală planificată în prealabil la un moment dat în cariera lor, dar asta nu înseamnă că ar trebui să vorbești despre asta prin e-mail de serviciu. „Trimiterea prin e-mail a planurilor de a juca hooky a doua zi nu este cea mai inteligentă dintre mișcări”, notează Patrick Colvin, partener de afaceri strategic de resurse umane pentru USA Today. „Acest lucru pur și simplu vă pune în evidență necinstea pentru ca toată lumea să vadă dacă mesajul dvs. ajunge în mâinile greșite.” În timp ce șeful tău ar putea înțelege dacă ți-ai explicat nevoia de a avea o zi liberă în persoană, să o ai în formă scrisă se simte categoric. „Cu excepția cazului în care ești cu adevărat bolnav și ai senzația că nu vei fi în ziua următoare, acesta nu este un mesaj pe care îl vrei acolo”, adaugă Colvin.

CITEȘTE: 5 alternative mai bune la „Sper că acest e-mail te găsește bine”

2 „John chiar a scăpat mingea pe acesta.”

„Nu discutați niciodată despre performanța unui coleg, decât dacă sunteți șeful acestuia și discutați despre asta cu HR sau cu șeful dvs.”, sfătuiește Cam Bishop, președinte și CEO al SkillPath. „Nu numai că este nepoliticos, dar nu este locul tău să discuti despre performanța altcuiva prin e-mail.”

Iată un sfat: Grammarly rulează pe algoritmi puternici dezvoltați de cei mai mari lingviști din lume și vă poate salva de greșeli de ortografie, sute de tipuri de greșeli gramaticale și de punctuație și cuvinte care sunt scrise corect, dar folosite în context greșit. Aflați mai multe

3 „Mă simt...”

Cel mai bine este să păstrați orice emoție în afara e-mailurilor de serviciu, spune Ginger Robitaille, profesionist în resurse umane, generalist HR la Turning the Corner. „Este important ca comunicările prin e-mail să se bazeze pe fapte, împărtășind informații care sunt necesare, dar nu emoționale. Emoțiile noastre pot fi interpretate în multe moduri diferite atunci când nu există un ton sau o inflexiune a vocii care să meargă împreună cu cuvintele”, spune ea. Și dacă nu vă puteți ține emoțiile în afara conținutului unui e-mail, aceasta este o conversație pe care probabil ar trebui să o aveți în persoană sau la telefon.

CITEȘTE: 11 moduri unice de a spune „Mulțumesc” într-un e-mail

4 „Marți mai funcționează pentru tine să-mi returnezi acele documente, poate în jurul orei 15:00? Nu vă faceți griji dacă nu.”

Limbajul tentativ nu are locul în e-mail, potrivit Amanda B. Gulino, expert în resurse umane și fondator A Better Monday. În schimb, alegeți ceva de genul: „Ați avut ocazia să revizuiți documentele pe care le-am trimis săptămâna trecută? Vă rugăm să le revizuiți și să mi le returnați până marți la ora 15:00, astfel încât să putem rămâne pe drumul cel bun cu planul nostru de proiect.” Comunicând asertiv și clar în e-mailurile de serviciu, vei proiecta încredere și competență.

5 „Iată o copie a proiectului la care lucrez cu echipa mea. Mi-ar plăcea să primesc feedback-ul tău.”

„Cu excepția cazului în care șeful tău spune că este în regulă să împărtășești un proiect, păstrează-l pentru tine sau pentru anumiți membri ai echipei care lucrează la misiunea ta”, spune Jill Tipograph, co-fondatorul Early Stage Careers. Partajarea din neatenție a informațiilor confidențiale sau deținute de la compania dvs. poate părea o greșeală inocentă, dar poate fi un motiv pentru concedierea de la locul de muncă. „Millenniilor, în special, le place să adauge subiecte, chiar și decizii”, subliniază Tipograph.” Dar, de exemplu, nu este permis să-l întrebi pe prietenul tău care se află și în consultanță cum să rezolvi o problemă cu un client.”

6 „Locul ăsta chiar mă doboară uneori.”

Chiar dacă îi scrii celui mai bun prieten de la birou după o zi cu adevărat dificilă, nu ar trebui să spui niciodată nimic negativ despre locul tău de muncă prin e-mailul de la serviciu. „Un mesaj către colegii tăi despre cât de mult disprețuiești munca pe care o faci poate ajunge cu ușurință către managerul tău”, notează Tiffany Kuehl, Senior Human Recruiter pentru Versique. „În cel mai bun scenariu, managerul tău programează o întâlnire pentru a vorbi cu tine despre preocupările tale. În cel mai rău caz, tocmai v-ați trimis un e-mail imediat ce ați terminat de un loc de muncă.”

CITEȘTE: 7 moduri inteligente de a spune „Aștept cu nerăbdare să aud de la tine”

7 „Ne cerem scuze pentru întârziere.”

„Este important să ne asumăm responsabilitatea și să ne cerem scuze din când în când, dar unii dintre noi o facem prea des”, spune Alayna Frankenberry, Manager de Inbound Marketing pentru BlueSky ETO. „Femeile în special au fost socializate să-și ceară scuze, să amâne și să-și tamponeze declarațiile cu expresii precum „Să-mi spuneți dacă nu sunteți de acord” și „Aceasta este doar părerea mea, dar... . .' Cererea de scuze și calificarea în mod constant a afirmațiilor dvs. de acest fel îți îndepărtează vocea și poate duce la o lipsă de respect din partea colegilor. Indiferent de sexul tău, dacă te simți că folosești în exces aceste fraze, provoacă-te să ai o abordare mai directă și mai concisă.”

8 „Frumoasă treabă. Data viitoare, vă rugăm să luați în considerare. . .”

Poate părea mai ușor să faci critici constructive prin e-mail, dar de multe ori se întoarce împotriva lui. „Ridicați telefonul, găsiți timp pentru a vă întâlni în persoană sau vorbiți prin videoconferință”, spune Gulino. „Intenția mesajului este aproape întotdeauna diferită de impactul mesajului, ceea ce înseamnă că ceea ce intenționați să spuneți va ajunge la publicul dvs. diferit și probabil negativ. Nu am văzut niciodată feedback constructiv dat prin e-mail bine luat. Dimpotrivă, a creat o mulțime de probleme noi, inclusiv lipsa de încredere.” Și dacă trebuie să oferiți feedback prin e-mail, păstrați-l la un nivel pozitiv, spune ea.

9 „Sunt deschis altor oportunități.”

Acesta este cu adevărat unul dintre cele mai rele lucruri pe care le puteți spune prin e-mailul de la serviciu și totuși oamenii o fac tot timpul. „Nu le spuneți oamenilor că sunteți în căutarea unui loc de muncă sau că știți că cineva vrea să plece”, recomandă Tipograph. Discuțiile cu recrutorii, întâlnirea cu clienții și concurenții despre rolurile deschise și discuțiile cu colegii despre ceea ce urmează pentru dvs. din punct de vedere al locului de muncă sunt toate nu. „Chiar dacă te gândești la asta, nu este o știre de anunțat.” ea spune.

10 „După ultimul meu e-mail . . .”

Acest sentiment vine sub mai multe forme, inclusiv „așa cum s-a menționat deja mai jos. . .” și „după cum sa discutat anterior . . .” Toate iterațiile ar trebui evitate. „Înghiontirea nu atât de blândă devine din ce în ce mai comună prin e-mailul profesional și arată orice altceva”, spune Jon Brodsky, Country Manager pentru Finder.com. „Este un pasiv agresiv și o încercare foarte subțire de a da vina pentru un proiect care a blocat.” În schimb, repetați tot ceea ce trebuie repetat și mergeți mai departe.

O versiune a acestei postări a apărut inițial pe blogul Glassdoor.

Mai multe de la Glassdoor:

Ghidul suprem pentru CV-uri

3 greșeli în căutarea unui loc de muncă pe care să nu mai faci astăzi

Cele mai bune sfaturi pentru căutarea unui loc de muncă de la cei mai buni directori executivi de la GM, 23andMe, Hilton și altele