Potrivirea tonurilor: ce este, cine o folosește și de ce?

Publicat: 2019-04-23

Ți-ai trimis vreodată un mesaj prietenului tău pentru a împărtăși vești interesante și ai fost dezamăgit când a răspuns cu un „Oh, cool.”? Sau poate ați scris departamentului de asistență pentru clienți al băncii dvs. despre o greșeală gravă pe extrasul cardului dvs. de credit și v-ați simțit iritat când ați primit în schimb un mesaj exagerat.

În fiecare dintre aceste scenarii, tonul răspunsurilor pe care le-ați primit nu se potrivea efectiv cu tonul . Potrivirea tonului este practica de a-ți ajusta tonul atunci când răspunzi cuiva pentru a-i recunoaște sentimentele și a arăta că ești aici pentru a ajuta. Este o tactică folosită adesea de oameni precum reprezentanții serviciului pentru clienți și profesioniștii din domeniul sănătății.

Potrivirea tonurilor este o modalitate excelentă de a demonstra empatie și de a le arăta oamenilor că îți pasă. Nu numai că poate modela în mod pozitiv modul în care cineva simte despre tine, ci și – dacă scrii într-un context profesional – felul în care se simte despre compania sau organizația ta în general. Asta e puternic!

La urma urmei, tonul transmite atitudine și poate lăsa o impresie emoțională puternică. Când potriviți tonul, începeți prin a lua în considerare starea emoțională și așteptările celeilalte persoane.

Identificarea emoției și a tonului în scris

În persoană, te poți baza de obicei pe indicii vizuale, cum ar fi limbajul corpului și gesturile, pentru a-ți da o idee despre cum s-ar putea simți cineva. În mod similar, poți acorda atenție tonului vocii cuiva sau cuvintelor pe care le subliniază atunci când vorbește la telefon. Dar în scris, uneori poate fi mai greu să identifici starea emoțională a cuiva – mai ales când nu ai prea multe informații.

Vă poate ajuta să vă familiarizați cu modul în care cuvintele pot declanșa emoții specifice și să acordați o atenție deosebită indicatorilor precum punctuația și diferențele subtile în alegerea cuvintelor. Nu uitați să țineți cont și de normele culturale, deoarece acestea pot influența semnificativ modul în care este perceput tonul.

Odată ce ai o idee despre ceea ce simte cineva, este timpul să potriviți tonul și să dezvoltați un răspuns adecvat, bazat pe contextul conversației. Deși există o intenție pozitivă în spatele expresiei frecvent citate „tratați-i pe ceilalți așa cum ați dori să fiți tratat”, aceasta nu este de fapt cea mai empatică practică. La urma urmei, nu toată lumea va reacționa la ceva la fel cum ai face tine!

În schimb, încercați să folosiți indiciile concrete lăsate în mesajul cuiva - cum ar fi alegerea anumitor cuvinte, semnele de punctuație sau orice emoji folosit - pentru a vă ghida cât mai mult posibil. În măsura posibilităților tale, pune pe cealaltă persoană în prim-plan și gândește-te la modul în care ai putea să îi satisfaci cel mai bine nevoile. În funcție de situație, poate fi necesar să citiți și între rândurile unui mesaj. Uneori, ceea ce rămâne nespus poate fi și mai important.

Să analizăm câteva exemple de potrivire a tonurilor din propriul cont de Twitter al lui Grammarly.

Potrivirea tonurilor vs. Oglindirea tonurilor

Rețineți că potrivirea tonului nu înseamnă întotdeauna oglindirea exactă a tonului cuiva. De exemplu, cel mai bine este de obicei să eviți potrivirea furiei cu mânia, frustrarea cu frustrarea și îngrijorarea cu îngrijorarea. În aceste cazuri, răspunsul în natură poate înrăutăți adesea situația și duce la experiențe negative.

În situația de mai sus, cineva a fost îngrijorat de o problemă serioasă. Un indiciu care ajută la indicarea emoției de bază aici este emoji-ul folosit, ceea ce sugerează consternare.

Ca răspuns, am dori să comunicăm următorii pași pentru a rezolva această problemă și să asigurăm această persoană pentru a arăta că luăm problema în serios. De aceea, un ton oarecum formal se simte mai potrivit decât unul extrem de pozitiv sau ocazional, care s-ar putea arăta ca descarcat.

Lectură între rânduri

În multe situații, totuși, oglindirea tonului poate fi perfect adecvată și chiar apreciată.

La prima vedere, situația de mai sus ar putea părea delicată - la urma urmei, aceasta este o plângere. Dar citirea mai atentă a mesajului sugerează că această persoană nu ia această situație prea în serios. Cuvântul alegere pare mai neutru decât furios, iar gif-ul transmite mai degrabă obraznicie decât frustrare.

Potrivirea tonurilor aici prin oglindirea jocului mesajului original creează o oportunitate distractivă de a vă conecta la un nivel mai informal și de a recunoaște feedback-ul într-un mod vesel și pozitiv.

Unii oameni pot descoperi că sunt naturali atunci când vine vorba de potrivirea tonului și o pot face fără să se gândească, în timp ce alții pot avea un timp mai greu. Vestea bună este că potrivirea tonurilor este o abilitate care poate fi dezvoltată și perfecționată! Deci, dacă inițial vi se pare dificil, nu vă faceți griji. Cu practică, s-ar putea să fii surprins de cât de repede poți îmbunătăți calitatea interacțiunilor tale cu ceilalți.