Cum se face o revizuire săptămânală: pas cu pas

Când ai făcut ultima dată o analiză săptămânală?

Lucrul fără o revizuire săptămânală este o rețetă pentru copleșire, amânare și concentrarea pe prioritățile altora, mai degrabă decât pe ale tale. Este o parte cheie a oricărui sistem bun de gestionare a timpului sau de productivitate.

La urma urmei, cum poți ști unde mergi dacă nu te oprești și nu te uiți în sus din când în când?

Revizuirea săptămânală este utilă pentru toate tipurile de profesioniști, inclusiv pentru antreprenori, creativi și chiar pentru scriitori.

Autorul David Allen a propus pentru prima dată conceptul unei recenzii săptămânale în populara sa carte de productivitate: Getting Things Done (alias GTD). Practic, implică revizuirea a ceea ce ai făcut, cum a decurs săptămâna ta și la ce vei lucra în continuare. Și durează doar aproximativ 30 de minute pentru a finaliza.

În acest articol, vă voi explica ce este GTD, cum să faceți o revizuire săptămânală și dacă această practică vă poate ajuta.

Ce înseamnă a face lucrurile?

Getting Things Done este un sistem de productivitate popular al lui David Allen. La baza GTD este un principiu:

„Mintea ta este să ai idei, nu să le ții”

GTD a fost inițial destinat oamenilor de afaceri, dar, mai recent, a câștigat un cult online, deoarece permite oricui să devină mai creativ și mai productiv.

Dacă doriți să finalizați lucrurile sau GTD:

• Împărțiți proiectele în sarcini mai mici
• Înregistrați aceste sarcini într-o listă sau într-un sistem de încredere
• Acționează zilnic asupra sarcinilor din listele tale
• Examinați-vă progresul și domeniile mai largi de atenție săptămânal (ce vom acoperi)

Ce este o revizuire săptămânală?

Revizuirea săptămânală este un concept cheie GTD. Este, de asemenea, un mod de a te informa cu tine însuți.

Gândiți-vă la asta ca la o micșorare a săptămânii de lucru, a sarcinilor zilnice și a altor proiecte pentru a vedea imaginea de ansamblu. Este o șansă de a evalua dacă lucrați pentru acele rezultate mai mari ideale.

În timpul unei revizuiri săptămânale, fiți la curent cu toate elementele deschise din listele dvs. de activități, calendar, note și alte domenii ale afacerii dvs. Cu aceste informații la îndemână, puteți evalua cât de eficient ați fost și puteți stabili ținte sau obiective pentru săptămâna următoare.

Utilizatorii GTD folosesc, de asemenea, terminologie specifică pentru a descrie alte domenii ale vieții lor personale sau profesionale pe care le revizuiesc. De exemplu:

• „Așteptați” se referă la elemente prin care așteptați informații sau o decizie de la altcineva. În timpul unei revizuiri săptămânale, luați în considerare dacă ar trebui să urmăriți.
• „Acțiunile următoare” sau „Elementele de acțiune” se referă la sarcinile din lista de sarcini. În timpul unei revizuiri săptămânale, identificați următorul pas și planificați ceea ce aveți nevoie în timpul săptămânii viitoare.
• „Spatiile de lucru” se referă la locul în care lucrați la anumite proiecte. De exemplu, dacă scrieți un raport, trebuie să adunați în avans materiale pentru spațiul dvs. de lucru?
• „Fișierul Tickler” se referă la locul în care stocați documente, resurse și alte informații deschise pe care le veți examina la un moment dat.
• „Agende” se referă la o listă de elemente de discutat cu oamenii cheie din echipa ta sau din afacerea ta data viitoare când le vezi. Actualizați-le în mod regulat.

Pasul 1. Pregătiți-vă pentru revizuirea săptămânală

Practic, o dată pe săptămână, petrece 30 de minute revizuind ceea ce ai lucrat și pentru cât timp. Pentru a vă pregăti, rezervați această oră de revizuire în calendarul dvs. ca întâlnire recurentă și angajați-vă să vă păstrați programarea.

Vineri după-amiaza sau duminică seara sunt ambele ideale, deoarece acestea sunt părți mai liniștite ale săptămânii de lucru pentru cei care lucrează de luni până vineri.

Va trebui să lucrați sau să vă concentrați într-un loc liniștit timp de cel puțin 30 de minute fără întrerupere. Terminați în avans orice lucru la care lucrați sau închideți-l pentru o săptămână.

În mod ideal, veți avea la îndemână obiectivele, notele și alte documente. De asemenea, ar trebui să aveți acces la managerul de activități, calendar și alte căsuțe de e-mail sau găleți.

Dacă vă ajută, activați modul Nu deranjați și dezactivați notificările pentru e-mail și rețelele sociale. De asemenea, refuzați orice invitație la întâlnire care apare în această perioadă. Puteți combina și o recenzie săptămânală personală și cea de afaceri.

Pasul 2: revizuiți-vă căsuțele primite și angajamentele

Acum sunteți gata să vă revizuiți săptămâna. Parcurgeți fiecare dintre căsuțele dvs. de e-mail sau găleți. Exemplele includ:

• Liste de sarcini sau sarcini din ultima săptămână
• Datele și evenimentele din calendar (atât trecute, cât și viitoare)
• Hârtii libere
• Decupaje web nesortate sau neetichetate în instrumente precum Evernote
• E-mailuri cu acțiuni noi
• Note de întâlnire și alte căsuțe de intrare pentru luarea de note
• Elemente de acțiune
• Valori legate de obiectivele dvs
• Alte puncte de pe ordinea de zi

În principiu, căutați să capturați și să consolidați cât mai multe bucle deschise posibil și să le puneți în managerul dvs. de activități. În timpul examinării, este posibil să doriți să depuneți sau să sortați articolele de mai sus. În Getting Things Done, David Allen explică:

„Cei mai mulți oameni se simt cel mai bine în ceea ce privește munca lor în săptămâna dinaintea vacanței, dar nu din cauza vacanței în sine. Ce faci în ultima săptămână înainte de a pleca într-o călătorie mare? Curățați, închideți, clarificați și renegociați toate acordurile cu dvs. și cu ceilalți. Îți sugerez doar să faci asta săptămânal în loc de anual.”

Pasul 3: Evaluează-ți progresul

În timp ce revizuiți articole din viața profesională sau personală, nu lucrați la ele . Dacă descoperiți că o revizuire săptămânală durează mai mult de 30 de minute, probabil că lucrați la o sarcină sau un proiect, mai degrabă decât să o revizuiți.

De exemplu, sortarea a sute de decupaje web Evernote este un proiect. Revizuirea unuia sau a două ca parte a unui sistem de luare de note este o sarcină. Evaluează-ți progresul, blocanții și ceea ce trebuie să faci în continuare.

De exemplu, dacă sunteți scriitor sau profesionist în creație, această recenzie nu este momentul să vă scrieți sau să editați lucrarea. Doriți să evaluați un număr de cuvinte sau un progres cu un client. În timpul revizuirii, fii sincer cu tine însuți. Pune și răspunde la întrebări precum:

• Ce am realizat sau la ce am lucrat în această săptămână?
• Ce a mers bine/nu a mers bine?
• Care sunt cele mai importante sarcini ale mele pentru săptămâna viitoare?
• Câte ore am petrecut lucrând la prioritățile mele?
• Cum am comercializat sau promovat munca mea?
• Ce evenimente sunt în calendarul meu pentru ultimele/următoarele șapte zile pe care trebuie să acționez?
• Ce am amânat?
• Ce ar trebui să nu mai fac sau să spun nu?
• Mă îndrept spre sau mă îndepărtez de obiectivele mele pe termen lung?

Pune și răspunde la aceste întrebări într-un jurnal, dacă vrei. Dacă aveți un document pe care îl utilizați pentru a urmări valorile relevante, actualizați-l. Curățați-vă lista de lucruri de făcut. Și reevaluează-ți angajamentele.

Când știți ce să faceți în continuare, puteți să vă opriți pentru weekend, în timp ce vă simțiți încrezători că începeți săptămâna următoare din nou. Uneori, trebuie să te înregistrezi pentru a ieși!

Pasul 4: Planificați săptămâna viitoare

Folosiți-vă revizuirea săptămânală pentru a vă clarifica prioritățile și a planifica pentru săptămâna următoare.

Acest lucru poate însemna să adăugați activități lipsă sau termene limită viitoare la calendarul dvs. viitor sau să decideți dacă trebuie să renegociați angajamentele cu editorul sau clienții dvs.

Dacă utilizați o listă de activități sau un manager de activități, acesta este momentul să îl actualizați cu elemente noi și să eliminați elementele vechi pe care nu intenționați să le finalizați. În mod similar, dacă începeți un nou proiect, puteți aduna ceea ce aveți nevoie acum sau puteți înregistra o acțiune pentru săptămâna viitoare.

De asemenea, recomand să notați 1-3 rezultate ideale pentru săptămâna următoare. La fel ca un scop de scriere, acestea se vor concentra asupra minții.

În timpul revizuirii săptămânale, îmi depun cercetările, îmi organizez notele și citesc rapid ideile pe care le-am venit în timpul săptămânii. Acest lucru mă ajută să evaluez dacă există ceva ce am trecut cu vederea sau dacă există o idee pe care o pot folosi în zilele următoare în munca mea.

De asemenea, notez sau marchez realizări minore în timpul săptămânii, cum ar fi atingerea unui număr țintă de cuvinte sau finalizarea unui capitol de carte.

Pasul 5: Pune 3 întrebări simple

În cartea sa populară, David Allen spune că o revizuire săptămânală de succes are ca rezultat 3 rezultate:

• Fii clar, adică știi ce trebuie să faci în continuare cu acțiuni clare?
• Aflați la zi, adică, Managerul de activități, calendarul și fișierele de proiect sunt actualizate?
• Completați, adică v-ați examinat toate căsuțele de e-mail?

Dacă nu ați înțeles bine toate acestea, nu vă faceți griji. Poate dura câteva runde de organizare a unei analize săptămânale pentru a îmbrățișa procesul pe deplin.

Fiți creativ cu recenzia dvs. săptămânală

O revizuire săptămânală ar trebui să se adapteze la modul în care lucrați. Revizuirea săptămânală este o parte cheie a sistemului meu de productivitate pentru rularea Become a Writer Today. În calitate de scriitor, am găsit o recenzie săptămânală ideală pentru a echilibra scrisul și alte domenii de afaceri.

Îmi dă încredere că scriu lucrurile potrivite la momentul potrivit și mă ajută să luminez părțile neglijate ale meșteșugului.

De obicei, îmi revizuiesc scrisul și alte obiective într-o seară de vineri sau duminică și durează doar 30 de minute. Mi-am citit notițele, îmi evaluez numărul de cuvinte pentru săptămână și însumez cât timp am petrecut scris.

De asemenea, decid ce timp voi petrece scriind în săptămâna viitoare.

Ultimul cuvânt despre recenzia dvs. săptămânală

O revizuire săptămânală durează doar aproximativ o jumătate de oră, dar ar trebui să vă economisească ore în timpul săptămânii următoare. La urma urmei, lunetiştii petrec mai mult timp să-şi dea seama unde să ţintească decât să facă efectiv o lovitură.

Este o strategie puternică de productivitate, care, dacă este folosită corect, vă va ajuta să reușiți în afacerea dvs., vă va asigura că aveți resursele și timpul necesar pentru a finaliza ceea ce ați început.