Cum să scrieți un mesaj de bun venit unui nou angajat

Primele zile ale unui nou angajat la o companie au dat tonul mandatului lor acolo. Un mesaj cald de bun venit, care este adesea trimis în acele prime zile critice de integrare, îl informează pe noul membru al echipei despre procesele, valorile și cultura companiei. Acest salut îi poate ajuta, de asemenea, să dezvolte o rețea de informații pe măsură ce se familiarizează cu echipa și cu modul în care noul lor rol se leagă de obiectivul mai mare.

Potrivit unui sondaj Sapling HR , o experiență slabă de integrare poate duce la faptul că angajații noi au șanse de două ori mai mari să caute un alt loc de muncă în altă parte.

Pe măsură ce mai mulți angajatori extind munca de la distanță sau tranziția către un aranjament hibrid pe termen lung , contactarea eficientă cu noii angajați poate cultiva relații de cooperare, indiferent de mediul de lucru.

Ce este o scrisoare sau un mesaj de bun venit?

Procesul de integrare pentru noii angajați include adesea un aval de documente de semnat, conturi de sistem de creat, partajare a proceselor, instruire și prezentări.

Mesajele de bun venit pot prezenta oficial noul angajat în grupuri mari din cadrul organizației sau pot fi prezentări informale între colegi. Adesea, unele detalii sunt partajate, care pot include informații despre rolul lor anterior și ce vor contribui la companie.

Ce ar trebui să includă?

Specificul despre ce să includă într-un salut de bun venit, precum și tonul, depind de expeditor. Mai jos sunt exemple despre ce pot include mesajele de bun venit, în funcție de cine le trimite.

HR/Recrutori

Scrisorile de bun venit care sunt scrise de un recrutor sau de un membru al echipei de Resurse Umane vor deschide mesajul cu un salut entuziast.

Ar putea include apoi o listă de sarcini administrative pe care angajatul trebuie să le îndeplinească în prima zi pentru a se pregăti să înceapă să lucreze. De exemplu, ar putea detalia instrucțiuni pentru crearea unui cont de utilizator pentru intranetul organizației sau poate include atașamente sau link-uri către documentele preliminare care trebuie semnate.

Scrisorile de bun venit de la recrutori și membrii echipei de resurse umane ar putea oferi, de asemenea, un itinerar al întâlnirilor la care să participe cu șefii de departament, managerul de angajare sau alt personal, ca parte a procesului de integrare. Regulile organizației, cum ar fi codul vestimentar, cerințele privind pauzele, informațiile despre parcare, beneficiile companiei și alte politici pot fi, de asemenea, împărtășite în scrisoarea lor de bun venit.

HR ar putea, de asemenea, să lanseze un anunț general al companiei prin e-mail sau portalul intern, cu o prezentare generală a experienței de muncă anterioare a noului angajat și a ceea ce au fost implicați în echipă pentru a realiza.

Manageri de angajare

Managerii de angajare care vor lucra îndeaproape cu noul angajat oferă adesea mai multe informații despre la ce se poate aștepta noul angajat în primele zile și, eventual, chiar în primele săptămâni și luni. Pe lângă deschiderea scrisorii cu un salut care este primitor, mesajul poate include o defalcare zilnică și orară a sesiunilor de instruire sau a proceselor departamentului de revizuit.

Ar putea fi, de asemenea, o oportunitate pentru angajarea managerilor de a numi alți membri ai echipei și rolurile acestora. De obicei, mesajul se va închide invitând noul angajat să ridice întrebări sau să ceară clarificări, dacă este necesar.

Colegi de echipa

Membrii individuali ai echipei s-ar putea simți, de asemenea, obligați să contacteze un nou angajat cu o prezentare primitoare. Aceste mesaje sunt de obicei informale ca structură, ton și format.

De exemplu, un coleg ar putea scrie un scurt mesaj direct despre Slack, prezentându-se pe ei înșiși și ceea ce fac în echipă și încheind cu un „Bine ați venit în echipă!”.

Exemple de mesaje de bun venit

Salutarea unui nou angajat în echipa ta poate lua o varietate de forme. Aceste corespondențe sunt adesea în formă lungă sau scurtă. În ceea ce privește canalul de comunicare de lucru pe care să îl utilizați, scrisorile de bun venit în formă lungă sunt de obicei transmise prin e-mail sau ca scrisoare fizică, în timp ce mesajele scurte pot avea loc pe o platformă de mesagerie, cum ar fi Slack.

Mai jos sunt câteva exemple pentru a ilustra cum ar putea arăta fiecare tip de mesaj de bun venit.

Forma lungă

Stimate [numele complet al angajatului],

În numele [companiei/departamentului], vreau să vă urez bun venit în echipă. Experiența dumneavoastră în [competență/industrie] ne va ajuta să ne atingem obiectivele în anul următor și așteptăm cu nerăbdare contribuțiile dumneavoastră.

Iată o prezentare generală a programului dvs. de prima zi și a sarcinilor de finalizat:

Itinerar:

• [timp] Orientare pentru noi angajați
• [timp] Introducere la CEO și COO
• [ora] Prânz
• [timp] Unu-la-unu cu managerul
• [timp] Întâlnire de înscriere la beneficii

Sarcini:

• Citiți și semnați documentele atașate
• Configurați conturi de utilizator pentru instrumentele companiei și departamentelor
• Creați-vă profilul intranet
• Programează o întâlnire introductivă cu mentorul/amicul tău

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați la [număr de telefon/e-mail]. Din nou, suntem atât de încântați că ați ales să vă alăturați organizației noastre.

Salutari,

[Numele expeditorului]

[titlul expeditorului]

Forma scurta

Hei [numele noului angajat]! Sunt [numele expeditorului] și sunt [titlul]. Mă ocup de [sarcina XYZ] și voi lucra îndeaproape cu tine, așa că am vrut să vă contactez și să vă urez bun venit personal în echipă. Anunțați-mă dacă aveți nevoie de ajutor în timpul tranziției. Sper că te bucuri de prima ta zi până acum!

Apăsați tonul potrivit

Potrivit SHRM, 69% dintre angajați au șanse mai mari să rămână într-o companie timp de trei ani dacă au avut o experiență pozitivă de integrare. Comunicarea la prima atingere a unui mesaj de bun venit poate avea efecte de durată asupra unui nou angajat.

Indiferent de cine scrie scrisoarea sau mesajul de bun venit, folosirea tonului potrivit poate fi dificilă. Dacă faceți parte din echipa de conducere sau din HR, poate doriți ca mesajul dvs. să transmită un ton formal, dar încurajator. Colegii care primesc un nou angajat ar putea dori să obțină un ton prietenos și cooperant în mesajul lor.

Dacă te străduiești să găsești echilibrul potrivit, funcția de detectare a tonului de la Grammarly poate ajuta la eliminarea presupunerilor identificând tonul pe care încerci să-l folosești și oferind sugestii de scriere pentru a-l menține constant pe tot parcursul mesajului tău.