Cuvinte de curățat din e-mailurile tale

E-mailurile tale umflate au nevoie de o dietă? Dacă un e-mail este prea pronunțat, este posibil ca destinatarul să nu fie înclinat să-l citească cu atenție. Faceți-vă e-mailurile scurte, curate și eficiente eliminând aceste fraze inutile.

Un cuvânt potențial nepoliticos

Când tastați un e-mail, destinatarul nu vă poate vedea ochii sclipitori și zâmbetul nelegiuit. Anumite cuvinte, cum ar fi „de fapt”, pot părea sarcastice, condescendente sau chiar nepoliticoase. Luați în considerare aceste exemple de conversații și decideți care dintre cele două trimite mesajul mai politicos.:

Șeful: Marie, ți-am cerut raportul Boulder azi dimineață. Poți te rog să-l aduci la biroul meu cât de curând?

Răspuns 1: De fapt, l-am pus pe biroul tău mai devreme. Ar trebui să fie sub presăpapă verde. Anunță-mă dacă nu îl vezi.

Răspuns 2: L-am pus sub biroul tău mai devreme. Ar trebui să fie sub presăpapă verde. Anunță-mă dacă nu îl vezi.

Versiunea unu chiar pare un pic cam ascuțită? În loc să riscați ca cuvintele dvs. să fie interpretate greșit, de ce să nu omiteți expresia inutilă „de fapt” în e-mailurile dvs.?

7 Cuvinte și expresii de nevăstuică

Cuvintele de nevăstuică te fac să pari nesigur sau nesigur. În special, există șapte expresii care ar trebui eliminate dacă doriți să faceți o impresie bună cititorului: cum ar fi, un fel de, poate, poate, ar putea și poate. Să ne uităm la un alt exemplu de e-mail cu și fără nevăstuici.

Client: Va ajunge coletul luni?

Răspuns 1: S-ar putea să putem livra pachetul până luni. Am nevoie de numărul tău de urmărire. Poate dacă îl trimiți, pot vedea unde este coletul.

Răspuns 2: Pentru a vedea exact unde este pachetul dvs., am nevoie de numărul de urmărire. Vă rugăm să-l trimiteți și vă voi anunța dacă coletul va sosi până luni.

Răspunsul doi este direct și sincer. Nu un răspuns sună ezitant? Dacă vrei să dai impresia că ai totul sub control, evită expresiile care sună ca și cum ai încerca să scapi de ceva.

3 Adverbe fără a adăuga nimic

Unii scriitori urăsc adverbele, dar majoritatea sunt de acord că au locul lor. Henry James a scris: „Adjectivele sunt zahărul literaturii, iar adverbele, sarea”. Pentru a duce metafora mai departe, sarea îmbunătățește gustul alimentelor atunci când este folosită în proporția potrivită. Prea multă sare strică un fel de mâncare. Pe de altă parte, sarea nu are loc în anumite comestibile. Imaginează-ți să pui sare în limonadă, de exemplu! Trei adverbe sunt cel mai rău dintre cel mai rău, deoarece nu adaugă nimic important unei fraze. Evita practic, in prezent si serios. Aruncă o privire la aceste exemple pentru a vedea de ce ar trebui să lași definitiv aceste trei cuvinte în urmă.

Mesaj 1: Am luat în considerare cu seriozitate oferta ta de muncă. Practic, vă scriu să refuz pentru că în prezent am angajamente care se extind până pe 2 aprilie a anului viitor. Odată îndeplinite, vă voi contacta din nou pentru a discuta despre ce locuri de muncă aveți.

Mesaj 2: Vă scriu pentru a refuza oferta dvs. de muncă deoarece am angajamente anterioare care se prelungesc până pe 2 aprilie a anului viitor. Odată îndeplinite, vă voi contacta din nou pentru a discuta despre ce locuri de muncă aveți.

Este o ofertă de muncă! Desigur, te-ai gândit serios la asta. Tu scrii la timpul prezent. Prin urmare, „în prezent” este străin. „Practic” indică faptul că o declarație rezumă cele mai importante aspecte ale unei situații complicate. Cu toate acestea, ați explicat principalele puncte. Dacă cititorii dvs. au nevoie de mai multe detalii, vă vor întreba.

3 fraze redundante sau imprecise

Am acoperit mai multe fraze redundante care nu fac altceva decât să scrie umflat. Într-un e-mail, unde concizia este deosebit de apreciată, aceste fraze ar trebui tăiate fără întârziere. Să revedem câțiva dintre cei mai rău infractori:

De fapt

De fapt înseamnă „în realitate”. Vorbitorii îl folosesc adesea pentru a corecta o neînțelegere sau pentru a sublinia o eroare.

Vorbitor 1: Nu mănânc mămăligă pentru că sunt alergic la grâu.

Vorbitor 2: De fapt, mămăliga este un produs din porumb.

Îți amintești când am discutat de ce „de fapt” ar trebui evitat? Dacă citiți cu voce tare conversația de mai sus, poate vă puteți imagina difuzorul 2 oferind corecția cu mâinile pe șolduri și ochii peste cap. De ce să riști să-ți jignești cititorii? Nu considerați de la sine înțeles că vă vor înțelege motivele. Întotdeauna este mai bine să faci corecturi sau clarificări importante în persoană. Dacă trebuie să trimiteți un e-mail, alegeți-vă cuvintele cu atenție. Un pic de tact merge mult.

În procesul de

Stimate client, suntem in proces de remodelare a magazinului nostru. Locația Bates va fi închisă până la o nouă notificare.

Clienții tăi vor fi confuzi dacă eliminați expresia „în curs de”? Vor apărea la vitrină scărpinându-se în cap? Dacă recitiți propoziția fără „în curs de”, înțelegeți totuși de ce locația este închisă. De ce să afirmăm ceea ce este evident?

Pentru toate intentiile si scopurile

Pentru toate intențiile și scopurile înseamnă „în vigoare”. Oamenii îl folosesc atunci când poate exista o oarecare ambiguitate într-o declarație de fapt. De exemplu, imaginați-vă că sunteți proprietarul unei companii care dorește să întrerupă fabricarea unui produs. Ai stabilit data pentru a înceta producția. Majoritatea materialelor pentru realizarea produsului ar trebui utilizate până la acea dată. Dacă ajungeți cu materiale rămase, veți continua producția pentru încă câteva zile pentru a evita risipa. În loc să intrați în detalii exhaustive cu lucrătorii dvs., declarați: În toate scopurile, producția va înceta pe 15 octombrie.

În loc de această expresie pronunțată, optați pentru un mod mai precis de a exprima detalii ambigue. În exemplul de mai sus, proprietarul companiei ar putea spune că se prevede că producția va înceta pe 12 octombrie. Sau ar putea spune că producția va înceta la jumătatea lunii octombrie. În orice caz, muncitorii ar înțelege termenul general al sfârșitului producției.

Dacă nu sunteți convins, luați în considerare o altă problemă care apare cu „pentru toate scopurile”. Mulți oameni îl folosesc incorect. În loc să riscați să fiți unul dintre ei, ați putea dori să utilizați un sinonim precum „în vigoare”.

Engleza este plină de cuvinte de completare inutile. Cele mai bune e-mailuri sunt clare, directe și scurte. Dacă doriți ca e-mailurile dvs. să-și comunice scopul, eliminați aceste expresii de prisos.