Puteți folosi cu adevărat emoji în e-mailurile de serviciu?

Sunt șanse să întâlniți emoji-uri în fiecare zi. Aceste pictograme adorabile apar peste tot – în mesajele cu prietenii și familia, în postările pe rețelele sociale și chiar în cinematograf.

Dar sunt în e-mailurile tale de serviciu? Și — iată întrebarea mai importantă — ar trebui să fie acestea în e-mailurile de la serviciu?

Utilizarea emoji a crescut constant de la crearea lor în Japonia la sfârșitul anilor 1990. Pentru mulți dintre noi sunt acum o parte normală a comunicării digitale, dar aparțin lor la locul de muncă? Dacă includeți un emoji cu zâmbet într-un mesaj către șeful dvs., construiți o relație sau șeful dvs. va crede că nu ești profesionist? Ce zici să trimiți grămada de emoji caca unui coleg?

Indiferent dacă sunteți afectat de anxietate, vă întrebați ce emoji-uri sunt potrivite, fie că v-ați umplut colegii cu emoji-uri în stânga și în dreapta, veți dori să continuați să citiți.

Astăzi navigăm prin nuanțele subtile ale utilizării emoji-urilor la locul de muncă și oferim câteva răspunsuri reale la această întrebare des adresată despre eticheta în afaceri.

De ce folosim emoji?

Dacă există controverse în jurul emoji-urilor în comunicarea de afaceri, atunci de ce ne simțim obligați să le folosim? De ce să nu renunți cu totul la ele?

Răspunsul simplu: vrem să fim mai bine înțeleși.

Comunicarea prin e-mail este notoriu de problematică, deoarece îi lipsesc indiciile emoționale pe care ne bazăm în conversațiile față în față sau telefonice. Fără tonul vocii sau expresiile faciale care să ne ghideze, există mult loc pentru neînțelegeri atunci când citim un e-mail. Mesajele menite a fi pozitive sunt adesea interpretate ca neutre, iar mesajele neutre sunt interpretate ca negative.

Îți amintești când i-ai scris șefului tău un e-mail detaliat și bine gândit, doar pentru a primi un răspuns concis, pe o singură linie? Sunt șanse ca șeful tău să fie mulțumit de munca ta, dar e-mailul lor nu a reușit să transmită căldura și aprobarea pe care le-ar avea o conversație față în față sau telefonică.

Nimeni nu vrea să fie înțeles greșit sau perceput ca un ticălos, așa că am inventat modalități de a ocoli ambiguitatea e-mailului. Potrivit unui studiu din 2014, folosim emoticoanele în e-mailurile noastre nu pentru a transmite direct emoții, ci ca indicii de context pentru a arăta destinatarului cum să ne interpreteze mesajul. (De exemplu, inclusiv un zâmbet după o replică care este menită să fie o glumă.)

Dar atunci când îi trimiți șefului tău acel emoji cu winkie, comunici mai eficient sau s-ar putea să rănească cauza ta?

De ce nu ar trebui să utilizați emoji în e-mailurile de serviciu

S-ar putea să avem cele mai bune intenții atunci când folosim emoji-uri în comunicarea noastră de lucru (mai multă căldură, un raport mai bun!), dar cercetările recente privind utilizarea emoji-urilor au prezentat rezultate descurajatoare.

Intitulat sumbru The Dark Side of a Smiley: Effects of Smiling Emoticons on Virtual First Impressions, studiul a constatat că:

… spre deosebire de zâmbetele reale, smiley-urile nu măresc percepția de căldură și de fapt scad percepția de competență. Percepțiile despre competența scăzută au subminat, la rândul lor, schimbul de informații.

Pentru a rezuma acest lucru, dacă folosești un zâmbet în comunicare cu cineva pe care nu-l cunoști bine, ei

• Probabil că nu vă va percepe mesajul ca fiind „mai cald”
• Probabil că te va percepe ca fiind „mai puțin competent”.
• Probabil că va include mai puține informații în răspunsul lor pentru că vă consideră incompetent

Ai! E un rătăcitor destul de serios. Pe baza acestor noi informații, ar trebui să alungăm pentru totdeauna emoji-urile de la locul de muncă?

Nu in intregime.

Studiul a mai descoperit că un zâmbet poate înlocui un zâmbet în persoană dacă aveți deja o relație cu destinatarul.

Concluzie? Emoji-urile pot fi utile atunci când sunt folosite în contextul potrivit.

Ceea ce este grozav, dar acum probabil vă întrebați care este contextul „potrivit”. Pentru a răspunde la această întrebare, am adunat câteva lucruri pe care le facem și nu trebuie să folosiți emoji și totul se reduce la cine este publicul dvs.

Când să NU folosiți emoji

În general, este o idee proastă să folosiți emoji-urile în următoarele contexte:

• Cu cineva cu care nu ai dezvoltat o relație
• Cu șeful tău sau alți superiori
• Cu clienții tăi
• Cu colegii cu care ai o relație incomodă
• Într-un loc de muncă care este în mod inerent mai formal (dacă purtați un costum, nu ar trebui să utilizați emoji-uri!)
• Pentru a înlocui complet cuvintele (de exemplu, folosind un emoticon cu inimă în loc de cuvântul „dragoste”)
• Într-un mesaj cu vești proaste sau o solicitare inconfortabilă (de exemplu, adăugarea unei încruntături după ce ai cerut cuiva să lucreze în weekend poate enerva destinatarul în loc să netezi lucrurile)
• În mesaje formulate ambiguu (Cel mai bun mod de a evita comunicarea greșită este să scrieți mesaje clare, fără ambiguitate!)

Când emoji-urile sunt benefice

Iată câteva contexte în care puteți folosi emoji-urile pentru a construi relații:

• Cu colegii tăi dacă cultura ta la locul de muncă este informală (de exemplu, la majoritatea startup-urilor tehnologice)
• Înregistrați e-mailuri rapide către echipa dvs. unită
• Conversați cu echipa dvs. pe Slack sau alte aplicații de mesagerie
• În corespondență cu cineva la același nivel cu tine care folosește și emoji