Cum să oferi feedback scris: Ce să faci și ce nu

Feedback-ul constructiv și direct poate ajuta managerii și colegii să se motiveze reciproc, sărbătorind creșterea și recunoscând provocările, iar abordarea noastră de a împărtăși feedback-ul este esențială pentru modul în care îl primesc colegii noștri.

Oferirea de feedback nu vine de la sine pentru toată lumea, dar nu vă faceți griji; am creat un ghid complet pentru a scrie feedback constructiv. În acest articol, veți găsi formula noastră în trei pași pentru a oferi feedback scris, sfaturi pentru a scrie feedback profesional și exemple de feedback scris.

Ce este feedback-ul scris?

Feedback-ul scris este o înregistrare a îndrumărilor menite să ajute pe cineva de la locul de muncă să se îmbunătățească și să se dezvolte profesional. În general, feedback-ul scris poate include laude, o privire asupra a ceea ce poate fi îmbunătățit și câțiva pași următori pe care trebuie să-i urmeze persoana respectivă.

Feedback-ul scris poate fi formal sau informal și poate veni în mai multe medii, inclusiv în aceste formate comune:

• Recenzii anuale
• Retrospective ale proiectelor
• Evaluări
• Întâlniri săptămânale
• Feedback de la egal la egal
• E-mailuri
• Comentarii în documente, instrumente de management de proiect sau alte platforme de lucru
• Cereri de revizuire

Când să oferiți feedback scris

Feedback-ul scris este o modalitate excelentă de a lăsa o urmă de hârtie care documentează progresul unei persoane și oferă atât managerului, cât și destinatarului ceva de referință atunci când urmăresc munca sau mișcarea către un obiectiv (în timp ce feedbackul verbal poate fi uitat sau amintit greșit).

Multe locuri de muncă încadrează feedback-ul ca domenii de progres și provocări, mai degrabă decât o evaluare care este atât pozitivă, cât și negativă. Feedback-ul care critică munca sau comportamentul cuiva poate fi dificil de dat și de primit, dar evitarea lui este mai rău. Reținând feedback-ul negativ, îi faci persoanei un deserviciu: cum se poate îmbunătăți dacă nu știe că nu îndeplinește standardele?

Poate doriți să oferiți feedback scris în următoarele circumstanțe.

• Recenzii sau evaluări solicitate de companie
• Pentru a lăsa o urmă de hârtie sau a ține o evidență
• Situații necomplicate, ușor de explicat
• Încălcări ale regulilor scrise
• Oferirea de feedback după un eveniment

Când ar trebui să renunți la feedback?

Există întotdeauna situații în care feedback-ul ar trebui amânat sau refuzat.

Dacă feedbackul nu poate fi acționat sau afirmativ, întrebați-vă de ce doriți să oferiți feedback. Când emoțiile sunt crescute sau informațiile pe care doriți să le împărtășiți sunt personale, faceți un pas înapoi și reevaluați.

Feedback-ul constructiv ar trebui să includă note despre munca sau comportamentul destinatarului care necesită îmbunătățiri - dovezi despre ceea ce a făcut bine, ceea ce a făcut prost și pașii următori clari pentru a -l motiva . Feedback-ul pozitiv ar trebui să fie specific și complementar.

În cele din urmă, ar trebui să evitați să utilizați feedback-ul scris ca metodă principală de livrare dacă situația cu care aveți de-a face este prea complexă pentru a fi explicată în scris sau dacă poate fi scoasă din context. Puteți utiliza feedback scris pentru a nota o conversație, dar situațiile nuanțate sunt cel mai bine salvate pentru feedback verbal.

Ar trebui să vă abțineți de la feedback scris în următoarele situații:

• Când emoțiile sunt crescute
• Când feedbackul personal nu ar fi constructiv
• În situații nuanțate

Cum să oferi feedback scris

Indiferent dacă subiectul este un comportament pe care doriți să îl continue sau să îl modifice destinatarul, vă puteți transmite evaluarea pozitiv în scris.

Indiferent de tipul de feedback pe care doriți să îl oferiți, asigurați-vă că acesta ajunge prompt. Majoritatea feedback-ului scris sunt furnizate după ce un eveniment a avut deja loc. O regulă de bază este să primiți feedback în decurs de o săptămână de la un eveniment, cu excepția cazului în care este vorba de o revizuire anuală, feedback de proiect sau altă formă programată de feedback.

Fii specific

Când vine vorba de feedback, evitați generalizările. Exemplele de acțiuni ale destinatarului și recomandările dvs. pentru a merge mai departe ar trebui să fie cât mai clare posibil.

Cu cât sunteți mai specific, cu atât va fi mai ușor pentru destinatar să digere informațiile pe care le transmiteți. Începeți prin a vă întreba: „Ce sper să obțin dând acest feedback?” și lucrează înapoi de acolo.

Dacă oferiți feedback constructiv, oferiți exemple de situații în care munca sau comportamentul persoanei nu a îndeplinit standardele. Apoi oferiți-le obiective clare, măsurabile și realizabile pentru a le îndeplini într-un interval de timp stabilit. Dacă oferiți feedback pozitiv, subliniați o anumită acțiune sau un rezultat pe care doriți să-l vedeți din nou.

Subliniați importanța

Deși s-ar putea să simți că feedback-ul pe care îl discutați cu destinatarul este important, s-ar putea să nu simtă același lucru. Este responsabilitatea dvs. să transmiteți de ce este important ceea ce împărtășiți.

Le puteți arăta că este important, explicând impactul acțiunii lor (sau lipsei de acțiune).

Fii empatic

Este mult mai probabil ca feedbackul tău să fie primit bine dacă îl împărtășești cu empatie și bunătate. Feedback-ul amabil este constructiv, respectuos, de sprijin și plin de compasiune. Puteți recunoaște provocările și influențele externe și puteți observa (dacă este adevărat) că le apreciați efortul.

Bunătatea poate fi transmisă prin:

• Lăsându-le timp să vă pună întrebări.
• Folosind afirmațiile I mai degrabă decât declarațiile dvs. , de exemplu, „Am observat că valorile săptămânale au venit cu întârziere” sau „Speram să văd o prezentare mai rafinată a obiectivelor echipei noastre”.
• Complimentează lucrurile pe care ai vrea să le vezi mai mult.
• Recunoașterea provocărilor externe, dacă acestea există.

Exemple de feedback scris

Exemplu de mesaj de feedback de comunicare

Hei, Lex. Mă întreb dacă aveți o actualizare de stare a proiectului hotelului. Dacă ați apărut probleme, vă rog să-mi spuneți cât mai curând posibil, astfel încât să vă pot ajuta să reveniți pe drumul cel bun. Pe măsură ce ne apropiem de sfârșitul proiectului, ați putea să-mi trimiteți un mesaj de câteva ori pe parcursul săptămânii, ca să știu unde ne aflăm? Mulțumiri!

Exemplu de mesaj instantaneu cu feedback pozitiv

Hannah — îți mulțumim că ai fost deschisă și perseverentă în stand-up-ul nostru de astăzi. Gândirea ta creativă ne-a ajutat să privim problema într-un mod nou și sunt încrezător că vom putea finaliza proiectul la timp. În continuare, să ne concentrăm pe reorganizarea ultimelor noastre două sprinturi pentru a respecta termenul limită. Continuați cu munca excelentă!

Exemplu de feedback al managerului

Bună, Martha, am putea programa o oră pentru a discuta despre comunicarea noastră și obiectivele mele? Când am întrebat despre obiectivele mele de vânzări recent, nu simt că am primit răspunsuri clare despre ce ar trebui să ținesc. Mi-ar plăcea să vă ajung din urmă în săptămâna viitoare pentru a-mi atinge obiectivele până la sfârșitul trimestrului. Ești liber miercuri?

Exemplu de e-mail de revizuire anuală

Salut Erik,

Vă mulțumim că ați participat astăzi la întâlnirea noastră anuală de evaluare. Atașat veți găsi formularul complet de recenzie. Am inclus cele mai importante momente mai jos.

Ce merge bine: ați fost un comunicator puternic și oportun și un manager de proiect diligent, orientat spre detalii. Echipa ta te lauda (vezi documentul atasat), iar eforturile tale de colaborare nu trec neobservate!

Ce trebuie îmbunătățit: ați îndeplinit doar două din șase dintre termenele limită ale proiectului în acest an. Acest lucru duce la proiecte care depășesc bugetul și interferează cu capacitatea noastră de a programa corect contractanții.

Următorii pași: așa cum am discutat în întâlnirea noastră, vă rugăm să acordați prioritate termenelor limită în anul următor. Nu ezitați să-mi spuneți dacă aveți nevoie de mai mult personal, mai puține proiecte sau orice alte resurse.

Sunt aici pentru tine dacă trebuie să discuti ceva sau dacă ai alte întrebări sau nelămuriri.

Cu sinceritate,

Lauren

Exemplu de feedback de la colegi

Hei Mak, colaborarea ta cu echipa a fost grozavă săptămâna trecută, dar am simțit că propriile mele proiecte au fost abandonate când mi-ai cerut ajutorul cu grafica pentru campania de e-mail. Am văzut destule din munca ta în trecut încât să mă simt încrezător că ai fi putut veni cu un set grozav pe cont propriu. Crezi că ai putea încerca să-i abordezi singur săptămâna viitoare? Dacă nu, anunțați-mă și vom discuta câteva alternative.

Feedback-ul este cheia dezvoltării profesionale

Crearea unui feedback eficient necesită muncă. Pentru a crea feedback productiv și ușor de digerat, asigurați-vă că este clar, empatic și posibil.

Dați exemple de când munca sau comportamentul lor nu a fost ideal și furnizați obiective clare și realizabile pentru urmărire. De asemenea, subliniază realizările și subliniază de ce feedback-ul este important. Pune-te în locul destinatarului și păstrează-ți feedback-ul scris organizat. Respectați această abordare și veți fi pe cale să oferiți feedback scris eficient.

Feedback-ul pozitiv și negativ vă cer să scrieți cu ceva tact. Prin urmare, țineți cont de aceste elemente de bază:

1. Începeți cu aspectele pozitive.
2. Subliniază ceea ce lipsește, dacă este ceva.
3. Terminați cu pașii următori clari și realizabili.

Este posibil să aveți un anumit obiectiv în minte atunci când oferiți feedback scris. Dar amintiți-vă că cel mai bun rezultat este că persoana apreciază înțelegerea și știe ce să facă cu informațiile.