10 советов по этикету электронной почты при общении с журналистами

Отправляете свою презентацию репортеру по электронной почте? Обязательно соблюдайте следующие простые правила этикета:

1. Выход с заглавными буквами в строке темы. Пытаетесь показать волнение в строке темы? Позвольте мне заверить вас, что использование всех заглавных букв не является способом сделать это. Давайте забудем всю идею о том, что заглавные буквы считаются криком в мире обмена сообщениями. Более того, вы должны помнить, что почтовые ящики журналистов заполнены спамом. И строка темы со всеми заглавными буквами будет кричать им спам. И даже если это не… ну, это просто раздражает.
2. Убери восклицательные знаки. Лишние восклицательные знаки — признак начинающего писателя. Кажется, что люди думают, что, многократно используя их, они сообщат, насколько интересны и захватывающи их новости. Однако, как и в случае с заглавными буквами, использование слишком большого количества восклицательных знаков просто раздражает. И не говоря уже о том, что при повторном использовании они теряют свою ценность. Тем не менее, один или два удачно расположенных восклицательных знака могут добавить интереса, которого вы ищете. Просто размещайте их с умом.
3. Поместите лучшую информацию в строку темы. Просто грубо тратить время репортера. И если заголовок вашего электронного письма ничего им не предлагает, то он обязательно будет удален. Тем не менее, убедитесь, что в строке темы вашего электронного письма содержится самая важная информация. Не заставляйте их работать, чтобы выяснить, почему они должны слушать вашу презентацию, потому что они этого не сделают из-за нехватки времени или простого высокомерия. Какова бы ни была самая важная часть вашего предложения «ну и что», сделайте ее предельно ясной еще до того, как у них появится шанс кликнуть.
4. Проверка орфографии. Серьезно. Мы прошли дни оправданий для орфографических ошибок. Наша электронная почта в основном делает это за нас. Даже если вы не нажимаете кнопку проверки орфографии, она обычно подчеркивает опечатки. Отсутствие исправления говорит репортеру, что письмо не очень важно для вас.
5. Не фантазируй. Я никогда не понимал увлечения людей фонами и шрифтами электронной почты. Мне это кажется просто юношеским. Потому что это так! Послушайте, когда вы начинаете менять цвет текста, добавлять графику и все такое, все, что вы делаете, это отвлекает их и затрудняет чтение вашей презентации. Они не интересны в ваших милых шрифтах. Просто доберитесь до сути. И ради Бога, не используйте Comic Sans.
6. Убедитесь, что ваше вложение действительно прикреплено. «Пожалуйста, найдите прикрепленный документ…» мало что значит, если прикрепленного документа на самом деле нет. Вам уже очень повезло, что репортер даже открыл ваше электронное письмо, не говоря уже о том, чтобы попытаться загрузить ваше вложение. И если вашего вложения на самом деле там нет, велика вероятность, что когда вы обнаружите это и отправите повторно, они даже не станут искать, потому что сочтут вас некомпетентным.
7. Скажи нет смайликам. Еще один способ подействовать на нервы репортера и показаться новичком. Слушай, идея здесь в том, чтобы они серьезно относились к тебе и твоему предложению. Но давайте будем честными: кто будет серьезно относиться к тому, кто следует за своей подписью с тремя смайликами? Сохраните это в текстовых сообщениях, которые вы делаете со своими друзьями.
8. Будьте вежливы. Вы не имеете права на домкрат. Тем не менее, будьте скромны и вежливы. Говорите «пожалуйста» и «спасибо».
9. Не отправляйте несколько писем. Последующие действия — это хорошо и все такое, но если вы не получили ответа, отправка электронных писем, чтобы узнать, получили ли они ваше предложение, не только бесполезна — это спам. Так что, если вы хотите попасть в черный список, нарушайте это правило.
10. Если они ответят, убедитесь, что вы возвращаете услугу. Они ответили вам по электронной почте? Здорово! Что теперь? Они задавали вам вопрос? Они хотят интервью? Что бы они ни попросили, сделайте это немедленно. Они были достаточно любезны, чтобы заметить, так что не заставляйте их ждать.

Можете ли вы придумать какие-либо другие правила этикета электронной почты, которые я должен добавить в свой список? Заполните меня!

Эта статья написана Микки Кеннеди, основателем eReleases (https://www.ereleases.com), онлайн-лидера в доступном распространении пресс-релизов. Получите бесплатную 160-страничную копию «Книги больших пресс-релизов — пресс-релизы для любого случая и отрасли» здесь: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/