4 лучших способа выразить «извинения за неудобства» по электронной почте

Никто не любит сообщать плохие новости, особенно в письменной форме. Сообщая неприятные новости, ошибку или разочаровывающий поворот событий, мы склонны использовать одну конкретную фразу, чтобы смягчить удар: «Извините за неудобства». Соблазн использовать это предложение вполне понятен. Но этим часто злоупотребляют, сообщаем ли мы о небольшой неприятности, например об изменении времени встречи, или о чем-то более важном, например об отмене крупного контракта.

Но даже при серьезном использовании этот банальный оборот речи стал настолько распространенным, что, по иронии судьбы, может звучать неискренне. Особенно если получатель сочтет неудобства большим раздражением, стандартные извинения не вызовут особого раскаяния; вы рискуете показаться неискренним или бесчувственным.

Есть лучшие варианты извиниться. Иногда есть более подходящий способ выразить сожаление, особенно если оно находится вне вашего контроля. Возможно, это письмо с извинениями . В других случаях — когда вы действительнораскаиваетесьи виноваты — есть более сильные способы сказать это. Здесь мы собрали несколько альтернатив для различных ситуаций, с которыми вы можете столкнуться.

1 «Я понимаю ваше разочарование».

Особенно при работе с клиентами в профессиональной среде легко использовать «Извините за неудобства» в качестве всеобъемлющего извинения (например, за потерянную посылку, пропущенную встречу или некачественное обслуживание). В этих случаях эта фраза может показаться недействительной или непрофессиональной, а не заботливой. Это может усилить разочарование.

Важно подготовить ответы, чтобы показать, что вы понимаете точку зрения получателя и хотите загладить свою вину. Вместо того, чтобы отмахиваться от жалобы как от простого «неудобства», признание своих чувств и принятие вины с большей вероятностью приведет к исправлению ситуации. Использование фразы «Я понимаю ваше разочарование» вызывает сочувствие. Мы надеемся, что это более эффективный способ снизить накал эмоций и найти решение, которое устраивает обе стороны.

2 «Я понимаю, что это разочаровывает».

Представьте себе: вы устали от напряженной рабочей недели и вам нужно отменить свидание. . . за тридцать минут до начала. Отправка «Извините за неудобства» — это обезличенный способ сообщить эту новость. Несмотря на то, что наши коммуникации становятся все более цифровыми, мы не роботы. Помните, что на другом конце переписки есть человек.

Здесь ключевым моментом является признание разочарования и принятие на себя ответственности. Покажите, что вы думаете об их точке зрения. Вместо этого попробуйте начать свой текст с чего-то вроде: «Я понимаю, что это короткий срок, и что мы всю неделю с нетерпением ждали встречи в твоем любимом ресторане. . ». Тем самым вы берете на себя ответственность. Включение личных данных также свидетельствует о заботе.

Если вы сообщите получателю, что вы осознаете свои недостатки и стремитесь их исправить, это укрепит доверие и уверенность в отношениях, как личных, так и профессиональных.

3 «Спасибо за терпение».

Сожаление и раскаяние – это не одно и то же. Иногда случаются вещи, которые прискорбны или прискорбны, но находятся вне нашего контроля. Эти обстоятельства на самом деле не требуют ваших извинений. Например: представьте, что вы бортпроводник авиакомпании, и зимняя метель вызывает задержку рейса на несколько часов. Вы не несете ответственности за экстремальную погоду. В этом случае фраза «Извините за неудобства» может возложить вину на себя, хотя ее нет.

Извиняясь, вы рискуете принять на себя ответственность за нечто, находящееся вне вашего контроля. Вместо этого переключите эмоции с раскаяния на благодарность. Выражение благодарности за понимание меняет сценарий и, скорее всего, вызовет такое же чувство и у получателя. Попробуйте: «Большое спасибо за ваше терпение. Мы надеемся, что вскоре условия для взлета станут безопасными». Так получатель поймет, что вы сочувствуете и понимаете его раздражение.

4 «Позволь мне помочь».

Вместо извинений предложите решение. Люди жалуются, когда разочарованы, потому что хотят, чтобы их услышали или хотят, чтобы их проблема была решена. «Извините за неудобства, пролитые красным вином на ваши белые штаны» пятно не отстирывается. С другой стороны, «Позвольте мне заплатить за вашу химчистку».

Осознание необходимости проявлять инициативу в процессе решения проблем докажет получателю, что вы стремитесь быть более ответственным человеком. Такой подход может избавить вас от головной боли в будущем. В следующий раз, когда у вас возникнет проблема, которую вы можете решить, предложите ее исправить.