4 лучших способа выразить «извините за неудобства» в электронной почте

Никому не нравится сообщать плохие новости, особенно в письменной форме. Сообщая о неприятных новостях, ошибке или неутешительном повороте событий, мы склонны вбрасывать одну конкретную фразу, чтобы смягчить удар: «Извините за неудобства». Соблазн использовать эту фразу понятен. Но им часто злоупотребляют, независимо от того, сообщаем ли мы о небольшой неприятности, например, об изменении времени встречи, или о чем-то более важном, например, об отмене крупного контракта.

Но даже при серьезном употреблении этот банальный оборот речи стал настолько распространенным, что, по иронии судьбы, может показаться неискренним. Особенно, если получатель воспримет неудобство как сильное раздражение, заготовленные извинения могут выразить небольшое раскаяние; вы рискуете показаться неискренним или бестактным.

Есть лучшие варианты извиниться. Иногда есть более подходящий способ выразить сожаление по поводу ситуации, особенно если она вышла из-под вашего контроля. В других случаях — когда вы действительно раскаиваетесь и виноваты — есть более сильные способы сказать об этом. Здесь мы собрали несколько альтернатив для различных ситуаций, в которых вы можете оказаться.

1 «Я понимаю ваше разочарование».

Особенно при работе с клиентами в профессиональных условиях легко использовать «Извините за неудобства» для ряда проблем (например, потерянная посылка, пропущенная встреча или неисправное обслуживание). В этих случаях фраза может показаться недействительной или непрофессиональной, а не заботливой. Это может усилить разочарование.

Важно подготовить ответы, чтобы показать, что вы понимаете точку зрения вашего адресата и хотите загладить свою вину. Вместо того, чтобы отвергать их жалобу как простое «неудобство», признание их чувств и принятие вины с большей вероятностью приведет к исправлению положения. Использование фразы «Я понимаю ваше разочарование» направляет ответ с сочувствием. Надеюсь, это более действенный способ снизить накал эмоций и найти решение, которое устраивает обе стороны.

2 «Я понимаю, что это разочаровывает».

Представьте себе: вы устали от напряженной рабочей недели и вам нужно отменить свидание за ужином. . . за тридцать минут до начала. Отправка «Извините за неудобства» кажется безличным способом сообщить эту новость. Несмотря на то, что наши коммуникации становятся все более цифровыми, мы не роботы. Вспоминая, что на другом конце переписки есть человек.

Признание разочарования и принятие ответственности являются ключевыми здесь. Покажите, что вы думаете об их точке зрения. Вместо этого попробуйте начать свой текст примерно так: «Я понимаю, что это короткий срок, и что мы с нетерпением ждали встречи в вашем любимом ресторане всю неделю . . . При этом вы берете на себя ответственность. Включение личных данных также свидетельствует о заботе.

Сообщите получателю, что вы осознаете свои недостатки и стремитесь все исправить, это укрепит доверие и уверенность в отношениях, будь то личные или профессиональные.

3 «Спасибо за терпение».

Сожаление и раскаяние — не одно и то же. Иногда случаются вещи, которые прискорбны или прискорбны, но находятся вне нашего контроля. Эти обстоятельства на самом деле не требуют ваших извинений. Например: представьте, что вы бортпроводник авиакомпании, и зимняя метель вызывает задержку рейса на несколько часов. Вы не несете ответственности за экстремальную погоду. В этом случае использование «Извините за неудобства» может возложить вину на себя, когда ее нет.

Извиняясь, вы рискуете взять на себя ответственность за что-то вне вашего контроля. Вместо этого смените эмоции с раскаяния на благодарность. Выражение благодарности за понимание переворачивает сценарий и, скорее всего, вызовет то же самое чувство у получателя. Попробуйте: «Большое спасибо за ваше терпение. Мы надеемся, что условия скоро станут безопасными для взлета». Это позволит получателю понять, что вы сопереживаете и понимаете его раздражение.

4 «Позвольте мне помочь».

Вместо того, чтобы приносить извинения, предложите решение. Люди жалуются, когда они разочарованы, — не потому, что им нравится ныть, а потому, что они хотят быть услышанными или хотят, чтобы их проблема была решена. «Извините за неудобства, связанные с тем, что вы пролили красное вино на ваши белые штаны» не уберет пятно. С другой стороны, «Позвольте мне заплатить за вашу химчистку» будет.

Осознание того, что нужно быть активным в процессе решения проблем, докажет получателю, что вы стремитесь быть более ответственным человеком. Такой подход может избавить вас от головной боли в будущем. В следующий раз, когда возникнет проблема, которую вы сможете решить, предложите ее исправить.