5 простых способов писать о негативных проблемах с позитивным настроем

Вы когда-нибудь писали что-то только для того, чтобы получатель совершенно неправильно понял ваши намерения? Или вас обвиняли в резкости, когда вы думали, что ведете себя деловито и деловито? Есть много движущихся частей, когда дело доходит до эффективного общения, но одним из самых важных является тон.

Я провел почти два десятилетия в онлайн-окопах в различных ролях: от владельца бизнеса до модератора форума и экстраординарного пиарщика по электронной почте — настоящего виртуального дипломата. Вот мой лучший совет, как писать о негативных проблемах так, чтобы это звучало позитивно и продуктивно.

1 Предлагайте решения вместо проблем.

Лучше говорить о том, что вы можете сделать, чем о том, чего вы не можете. Сформулируйте решение или альтернативный план и представьте его вместо этого.

2 Укажите, чего вы хотите, а не чего нет.

Зачем сосредотачиваться на предотвращении негативного результата, если можно поощрить позитивный? Вместо того, чтобы начинать просьбу со слова «не надо», попробуйте сформулировать, чего вы действительно хотите.

3 Держите гиперболу под контролем.

Иногда преувеличенный язык используется с большим успехом (особенно рекламодателями), чтобы продвигать что-то или говорить о положительных проблемах, но когда вы используете его в негативном контексте, это может вызвать плохие чувства. Следите за словами, как всегда и никогда . Иногда они скорее означают, чем любая из этих крайностей.

4. Попробуйте «Я-утверждения».

Когда вы решаете сложную проблему, утверждения, начинающиеся с «вы» (особенно «вы всегда» и «вы никогда» — см. предыдущий совет о преувеличениях), обычно звучат как обвинения. А обвинения, конечно, поднимают защитные силы человека.

Когда вы поднимаете что-то негативное, сосредоточьтесь на том, как ситуация заставляет вас чувствовать, а не на том, что сделал другой человек.

5 «Извините, но . . ». значит не жалеешь.

Когда я был ребенком, и я извинялся за какое-то гнусное предательство в детстве, я часто извинялся со словами: «Прости, но…» Моя мама перебивала меня на ходу, говоря: «В любое время вы добавляете «но», это означает, что вы не сожалеете, вы просто защищаете себя».

Когда ты сожалеешь, сожалей. Оправдания и другие средства защиты делают извинения бесполезными.

Вот несколько вещей, которые следует учитывать, прежде чем отправлять электронное письмо, писать пост в социальных сетях или писать что-либо негативное в письменном виде.

• Проведите проверку на эмпатию. Прочитайте то, что вы написали, как если бы вы были получателем. Как бы вы себя чувствовали, если бы кто-то прислал вам это? Есть ли что-то, что вы можете изменить, чтобы сделать сообщение более позитивным или сосредоточить внимание на решениях, а не на проблемах?
• Сядьте на него. Случалось ли вам когда-нибудь отправить резкое послание и почти сразу же пожалеть об этом? Дайте текстам о негативных проблемах время на обдумывание, прежде чем отправлять или публиковать их. Скорее всего, вы сможете переписать с более позитивным настроем, как только у вас будет время на обработку.

Не всегда уместно быть оптимистичным и полным энтузиазма. Агент по продаже недвижимости, например, не хотел бы звучать бодро, когда пишет клиенту, что стоимость его дома значительно упала из-за спада на рынке. Но поддержание позитивного, ориентированного на решение тона может сделать такие вещи, как плохие новости или критика, менее разрушительными.