Руководство для начинающих по техническому письму

Около 72% маркетологов используют контент-маркетинг для обучения своей аудитории. Контент-маркетинг стоит на 62% меньше, чем исходящий маркетинг, и генерирует в три раза больше лидов. Более 80% маркетологов говорят, что контент теперь является основной бизнес-стратегией.

Поскольку 83% маркетологов отдают предпочтение качеству, а не количеству, важно совершенствовать свои навыки технического письма. Техническое письмо может продемонстрировать ваш опыт и повысить доверие к бренду.

Как вы можете начать использовать техническое письмо как часть своей стратегии контент-маркетинга? Читай дальше что бы узнать!

Что такое техническое письмо?

Техническое письмо включает в себя объяснение и документирование сложных концепций, чтобы их было легко понять. У большинства людей техническое письмо ассоциируется с технологиями и компьютерными отраслями. Тем не менее, предприятия всех отраслей могут использовать техническое письмо для внутреннего общения или общения с клиентами и заказчиками.

Различные технические письменные документы могут включать в себя:

• Инструкции
• Руководства пользователя
• Руководства по политике
• Технологические руководства
• белые бумаги
• Технические отчеты
• Тематические исследования
• Памятки/внутренняя связь
• пресс-релизы

Развитие навыков письма может помочь вам стать профессиональным писателем. Со временем вы обнаружите, что создавать высококачественные документы, ориентированные на вашу целевую аудиторию, стало проще.

Ваш подход будет варьироваться в зависимости от целевой аудитории, цели контента или места, где вы собираетесь его распространять.

Типы технического письма

Прежде чем приступить к написанию технических документов, вам необходимо рассмотреть тип документа, который вы создаете.

Технические отчеты предназначены для предоставления информации, инструкций или рекомендаций. Они также могут анализировать данные. Эти отчеты предоставляют читателям информацию по теме, чтобы помочь им принять решение о покупке.

Например, компания может освещать свой производственный процесс, чтобы помочь клиентам узнать больше о том, как создаются продукты.

Технические руководства инструктируют читателей о том, как использовать продукт, услугу, устройство или программу. Например, вы можете создать руководство пользователя для компьютерной программы или транспортного средства.

Технические предложения знакомят с новым проектом. Они могут охватывать:

• Бюджеты
• Ожидаемые результаты
• Потенциальные выгоды
• Назначение продукта
• Запланированные этапы
• Методы развертывания

Вы можете использовать предложение, чтобы наметить процесс завершения проекта.

Спецификации описывают дизайн продукта, структуру, упаковку, материалы и стандарты. Они позволяют второй стороне создавать продукт в соответствии с этими спецификациями.

Это лишь несколько технических письменных документов, которые вы можете использовать для общения с заказчиками, клиентами или конечными пользователями.

Выгоды

Зачем развивать навыки написания технических документов?

Технические писатели — вечные ученики. Чтобы создавать высококачественный контент, вам необходимо понимать и передавать сложные концепции. Как профессиональный писатель, ваша работа состоит в том, чтобы упростить эти понятия, чтобы их было легко понять каждому .

Создание этих документов для целевой аудитории может продемонстрировать опыт и знания вашего бренда. Демонстрация вашего опыта может позиционировать вас или ваш бренд в качестве идейного лидера в вашей отрасли или нише. Становление идейным лидером побудит клиентов и покупателей доверять вашему бренду.

Клиент, который доверяет вашему бизнесу, может чувствовать себя более склонным полагаться на ваш бизнес. В результате ваше техническое письмо может помочь вам генерировать потенциальных клиентов, продажи и постоянных клиентов.

Развитие навыков технического писателя также научит вас сочувствию. Вам нужно будет понять потребности и опасения читателей, чтобы создать контент, который им нужен . Вам также необходимо учитывать, как потребители используют продукт и какая информация им требуется.

Техническое письмо также может повысить ваши усилия по поисковой оптимизации (SEO). Google отдает приоритет ранжированию качественных, информативных, уникальных постов. Улучшение ваших навыков письма может побудить Google вывести вас на первое место в поисковых системах.

Поскольку около 68% онлайн-опыта начинается с поиска, SEO может помочь вам привлечь новых клиентов. Однако только 0,63% пользователей Google проверяют вторую страницу результатов. Если вас нет в верхней части первой страницы, потребители могут не найти ваш контент.

Фактически, органические поиски генерируют более 53% всех посетителей сайта. Поисковые системы даже генерируют на 300% больше веб-трафика, чем платформы социальных сетей.

Советы по лучшему письму

Чтобы стать профессиональным писателем, вам нужно оттачивать свои навыки. Обратите внимание, что не существует универсального подхода к техническому письму. Например, то, что считается «хорошим» техническим письмом, может варьироваться в зависимости от компании и бренда.

Вот несколько советов, которые помогут вам улучшить свои профессиональные навыки письма.

1. Исследуйте своих читателей

Помните, что техническое письмо позволяет вам упростить сложную концепцию для ваших читателей. Однако то, что считается «сложным», может варьироваться в зависимости от вашей целевой аудитории. Прежде чем начать писать, найдите время, чтобы изучить своих читателей.

Знание своей аудитории позволит вам создавать контент, соответствующий их потребностям. Это также может помочь вам скорректировать содержание в зависимости от уровня знаний читателя.

Например, вы не хотите объяснять концепцию читателю, который уже хорошо разбирается в этом вопросе. Они могут подумать, что вы говорите с ними свысока. Вместо этого они могут обратиться за информацией к одному из ваших конкурентов.

Если ваши читатели не знакомы с этой концепцией, вы не захотите использовать тяжелый, сбивающий с толку жаргон.

Персонализация вашего контента на основе вашей аудитории гарантирует, что он соответствует их потребностям и интересам.

Около 90% маркетологов отмечают улучшение бизнес-результатов благодаря персонализации. Еще 98% считают, что персонализация способствует развитию отношений с клиентами. Это может повысить рентабельность инвестиций в маркетинг в восемь раз, а продажи — на 10%.

Между тем, 50% покупателей говорят, что они заплатили бы больше, если бы бренды предоставляли лично релевантный контент. Около 52% уйдут от вашего бренда к другому, если вы не сможете персонализировать общение.

Прежде чем начать писать, определите свою целевую аудиторию. Определите, что им нужно знать, чтобы убедиться, что вы предоставляете информацию, которую они считают ценной.

2. Знай предмет

Чтобы стать успешным техническим писателем, вам нужно произвести впечатление эксперта. Потратьте время на сбор исследований, прежде чем начать писать.

Попробуйте сначала собрать данные, используя первоисточники. Вы также можете использовать официальные документы, академические исследования или другие вторичные источники.

Если вы не можете собрать исследования по теме, вы, скорее всего, не предоставите своим читателям ничего ценного.

3. Упрощение

После того, как вы собрали необходимую информацию, постарайтесь все четко объяснить. Упростите любые сложные концепции, чтобы их было легко понять. Если это сбивает с толку вас, это, вероятно, сбивает с толку и читателей.

Измените свой стиль письма, чтобы его было легко понять. Попробуйте использовать более короткие предложения и абзацы, чтобы улучшить читабельность контента.

Вы также можете улучшить читаемость, начав с схемы. Организуйте свои мысли в заголовки и подзаголовки. По возможности сжимайте информацию в нумерованные или маркированные списки.

4. Учитывайте стиль

Как только вы начнете писать, убедитесь, что ваш стиль письма подходит для документа, который вы создаете.

Во-первых, обязательно используйте активный залог. Активный залог акцентирует внимание на теме предложения. Субъект – тот, кто активно совершает действие.

Пассивный залог, с другой стороны, означает, что подлежащее является получателем действия глагола.

Убедитесь, что ваш текст четкий, прямой и профессиональный. Вырежьте любые эмоциональные или цветочные тексты. Также сведите к минимуму пух.

Помните, что в тексте нельзя использовать жаргонизмы. Например, вы не должны включать аббревиатуры, которые читатели не поймут. Если вы используете этап, который можно сократить, запишите его рядом с аббревиатурой при первом упоминании.

Избегайте вульгарного языка или сленга. Старайтесь писать для широкой аудитории.

Используйте простой язык. Избегайте длинных слов или запутанных объяснений. Если ваши читатели не могут понять текст, вы не предоставляете им ценную информацию.

5. Добавьте вспомогательные изображения

Добавление соответствующей графики и изображений к вашему контенту предоставит читателям наглядные пособия. Наглядные пособия могут помочь читателям понять тему, которую вы освещаете.

Отдавайте предпочтение высококачественным изображениям. По возможности используйте фирменные изображения. Улучшите свой рейтинг в поисковых системах, оптимизировав изображения.

Включите целевое ключевое слово в имя файла изображения и альтернативный текст. Когда потребители выполняют поиск изображений в Интернете, могут появиться ваши изображения. Появление большего количества поисковых запросов поможет вам привлечь релевантных читателей к вашему контенту.

6. Корректируйте дважды

После того, как вы примените приведенные выше советы по написанию, дважды откорректируйте свой документ. Попробуйте прочитать текст вслух. Если это не имеет смысла, когда вы это слышите, текст, вероятно, нуждается в корректировке.

Убедитесь, что в тексте нет орфографических или грамматических ошибок. Эти ошибки могут заставить вас выглядеть непрофессионально.

Не публикуйте свой контент, пока его не прочитает кто-то другой. Они могут обнаружить ошибки, которые вы пропустили. Они также могут сообщить вам, если объяснение нечеткое.

Начните расширять свои навыки технического письма сегодня

Развитие навыков технического письма может улучшить ваши усилия в области цифрового маркетинга. Начните использовать эти советы, чтобы отточить свои навыки. В противном случае рассмотрите возможность аутсорсинга ваших писательских потребностей в этом году.

Хотите, чтобы опытный технический писатель создал ваши пресс-релизы? Мы можем помочь.

Ознакомьтесь с нашими ценами сегодня, чтобы начать.