Пошаговое руководство по созданию идеального письма для пресс-релиза

Вы написали отличный пресс-релиз, и он готов к отправке в средства массовой информации. Но как вы можете связаться с нами таким образом, чтобы ваш пресс-релиз прочитали и написали?

Сегодня мы погружаемся в важный этап контакта со средствами массовой информации. Мы поговорим о том, как отправить пресс-релиз по электронной почте, чтобы получить нужные результаты!

Пресс-релизы по электронной почте

Надеюсь, у вас уже готов пресс-релиз, но важно помнить о нескольких вещах.

Пресс-релиз — один из лучших способов поделиться с миром чем-то заслуживающим внимания. Независимо от того, посвящено ли ваше сообщение событию, новому продукту или важному обновлению, оно должно быть подходящей длины. Он должен содержать информацию, которая представляет содержание и ценность для читателя.

Цель, очевидно, состоит в том, чтобы привлечь внимание журналистов и средств массовой информации, чтобы они рассказали о ваших новостях.

Так какой длины должен быть хороший пресс-релиз в электронном письме? Вы можете подумать, что вам нужно изменить длину. Но даже если это часть электронного письма, ваша цель должна состоять в том, чтобы тот, кто его читает, мог получить все важные детали, не чувствуя себя перегруженным.

Количество слов в хорошем пресс-релизе обычно составляет от 300 до 400 слов, независимо от того, как вы его рассылаете. Этого места достаточно, чтобы сказать то, что нужно, не теряя при этом интереса читателя.

Пресс-релизы сильно изменились за последние годы из-за Интернета и социальных сетей. Раньше их в основном рассылали в газеты и на телеканалы.

Теперь ими можно поделиться в Интернете, что позволит охватить гораздо больше людей за короткий промежуток времени.

Создание списка медиа

Когда у вас есть новости, которыми вы хотите поделиться, вы хотите, чтобы они дошли до людей, которым это действительно интересно. Здесь в игру вступает список СМИ.

Список СМИ — это коллекция ваших контактов в мире средств массовой информации. Это могут быть журналисты, блоггеры или влиятельные лица, освещающие темы, связанные с вашими новостями.

Создание списка СМИ требует небольшого исследования. Начните с поиска людей, которые пишут о вашей отрасли. В идеале можно добавить людей, проявивших интерес к похожим историям.

Вы можете найти их, прочитав статьи или посетив социальные сети. Вы также можете использовать базы данных СМИ, в которых журналисты перечислены по их направлениям или областям интересов.

Следующим шагом является сбор их контактной информации, которая обычно представляет собой адреса электронной почты. Иногда эту информацию можно найти на сайте, где они публикуют свои работы.

Возможно, вам придется воспользоваться социальными сетями или даже позвонить в СМИ и спросить.

Важно помнить, что не все контакты со СМИ идеально подходят для каждой истории. Вот почему настройка вашего подхода имеет ключевое значение.

Вы можете не отправлять одно и то же электронное письмо репортеру местной газеты и журналисту национального журнала.

Понимание того, о чем они обычно пишут, может помочь вам адаптировать свое сообщение так, чтобы оно с большей вероятностью привлекло их интерес.

Создание надежного списка СМИ — это процесс. Это предполагает понимание того, кто может быть заинтересован в ваших новостях и почему. Имея в руках хороший список, вы станете на шаг ближе к тому, чтобы рассказать свою историю миру.

Подготовка электронной почты

Когда пришло время отправить пресс-релиз в средства массовой информации, письмо, которое вы напишете, так же важно, как и сам релиз.

Ваша электронная почта — первое, что видит журналист. Он решает, будут ли они вообще просматривать ваш пресс-релиз. Поэтому очень важно с самого начала произвести хорошее впечатление.

Тема вашего электронного письма — ваш первый шанс привлечь внимание. Оно должно быть ясным и интересным, дающим журналисту хороший повод читать дальше.

Избегайте использования заглавных букв или слишком большого количества восклицательных знаков. Часто это сигналы о том, что электронное письмо является спамом. Вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы сделать тему краткой и информативной. Это поможет вашей электронной почте выделиться среди загруженного почтового ящика.

Тело вашего электронного письма должно начинаться с личного приветствия. Используйте имя журналиста, если оно вам известно.

Это добавит индивидуальности и покажет, что вы выполнили домашнее задание. После приветствия кратко представьтесь и объясните, почему вы обращаетесь к вам. Держите это кратко и по существу.

Затем переходите к подведению итогов вашего пресс-релиза. Выделите ключевые моменты и почему это важно для журналистской аудитории.

Вызывает интерес

Эта часть, возможно, самая важная. Вы хотите вызвать у них интерес к вашей истории. Если ваш пресс-релиз прилагается, упомяните об этом и предложите им прочитать его для получения более подробной информации.

Или, если пресс-релиз находится в теле письма, убедитесь, что он четко обозначен и его легко найти.

Время является ключевым моментом при отправке пресс-релизов. Избегайте напряженных периодов, таких как утро понедельника или вечер пятницы. В такие моменты ваша электронная почта с большей вероятностью затеряется в случайном порядке.

Стремитесь к середине недели и середине утра, чтобы получить больше шансов на то, что вас заметят.

Пишите по электронной почте профессионально, но дружелюбно. Вы хотите построить отношения с журналистом, а не просто предлагать ему информацию. Хорошо составленное электронное письмо может открыть дверь для будущих коммуникаций и повысить вероятность того, что ваш пресс-релиз будет услышан.

Подача пресс-релиза и последующая деятельность

После того, как вы подготовили пресс-релиз и подготовили электронное письмо, следующим шагом будет его рассылка и последующие действия.

Рассылка пресс-релиза может показаться простой задачей, но если вы хотите быть эффективным, это еще не все.

Во-первых, вам нужно решить, как вы будете отправлять пресс-релиз. Вы можете отправить его напрямую по электронной почте журналистам и средствам массовой информации, которые вы считаете релевантными.

Другой вариант – воспользоваться службой пресс-релизов. Эти службы могут распространить ваш пресс-релиз среди широкой сети контактов со СМИ. Это может увеличить ваши шансы быть замеченным, хотя за это придется заплатить.

После отправки пресс-релиза начинается игра ожидания. Но не сидите сложа руки и не ждите ответов.

Важно следить за происходящим. Подождите пару дней, а затем отправьте вежливое электронное письмо, чтобы подтвердить, что они получили ваш пресс-релиз. Спросите, нужна ли им дополнительная информация.

Это продолжение может иметь большое значение, поскольку показывает, что вы серьезно относитесь к новостям. Это также помогает наладить отношения со средствами массовой информации.

Но есть тонкая грань между настойчивостью и раздражением.

Вы хотите убедиться, что не переусердствовали. Если вы не получили ответа после одного или двух последующих обращений, пришло время двигаться дальше. Будут другие возможности.

Отслеживание воздействия вашего пресс-релиза является важной частью этого процесса. Запишите, какие средства массовой информации подхватили вашу историю и сколько внимания она получила.

Это может помочь вам усовершенствовать свой подход в следующий раз. Каждый пресс-релиз — это возможность обучения. Проанализировав, что сработало, а что нет, вы сможете повысить свои шансы на успех в будущем.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Одна большая ошибка — не персонализировать электронную почту. Отправка одного и того же сообщения всем может показаться эффективным, но это не очень эффективно.

Репортеры и редакторы ежедневно получают тонны электронных писем. Персонализированная заметка может выделить вашу.

Упомяните, почему, по вашему мнению, ваша история соответствует их ритму или предыдущим рассказам, которые они написали. Это показывает, что вы сделали домашнее задание и заботитесь о своей работе.

Выбор времени – еще одна область, где легко ошибиться. У вас может быть лучшая история, но если вы рассылаете ее, когда средства массовой информации перегружены другими новостями, ее могут пропустить.

Не принять меры – это упущенная возможность. Конечно, вы можете беспокоиться о том, чтобы показаться вам помехой. Это вполне понятное беспокойство. В то же время люди часто ценят легкий толчок.

Кроме того, это показывает, что вы заинтересованы и верите в свою историю.

Игнорирование важности хорошей темы в вашем электронном письме — распространенная ошибка. Ваша тема — это первое, что видит журналист, поэтому сделайте ее интересной и понятной. Это должно дать им повод открыть вашу электронную почту.

И не забывайте о важности построения отношений. Рассылка пресс-релизов – это не просто освещение вашей текущей истории. Речь идет о создании постоянных связей со средствами массовой информации.

Будьте вежливы, профессиональны и уважайте их время и рабочую нагрузку. Эти отношения могут быть полезны для будущих историй.

Даже если вам сложно передать текущий пресс-релиз, который вы рассылаете, вы можете использовать эту возможность, чтобы показать им, что вы профессионал. Вы дайте понять, что вернетесь в другой раз, чтобы предоставить им качественную информацию.

Вот как отправить пресс-релиз по электронной почте

Ориентироваться в мире средств массовой информации может быть непросто, но при правильном руководстве по отправке пресс-релиза по электронной почте ваша презентация может процветать.

В eReleases мы помогаем малому бизнесу, стартапам и авторам получать трафик на веб-сайт и более качественных клиентов благодаря освещению в средствах массовой информации.

Мы пишем и распространяем пресс-релизы среди журналистов, отраслевых изданий и ключевых влиятельных лиц отрасли, повышая вашу известность и авторитет, одновременно принося вам больше доходов от клиентов вашей мечты.

Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать, как мы можем вам помочь!