Извинения на работе: когда это необходимо?

Есть много моментов, когда есть смысл извиниться. Но в профессиональной среде все может быть немного сложнее. Из-за рабочих норм, ожиданий и социальных условий иногда неясно, когда необходимо извинение, а когда следует пропустить ошибку. А когда дело доходит до работы, извинения могут быть нервными и неловкими.

Чтобы помочь вам разобраться в этом жизненно важном вопросе, вот что вам следует знать об извинениях на работе, в том числе о том, когда извиняться, в распространенных ситуациях, когда извиняться не имеет смысла, и что сказать вместо извинений.

Когда извиняться на работе

На базовом уровне это кажется простым: вы извиняетесь, если допустили ошибку. Но важен и масштаб ошибки. В конце концов, никто не хочет быть человеком, который постоянно извиняется за мелкие ошибки, такие как опечатка в презентации или опоздание на встречу на две минуты. Это не нужно, и это может даже быть разрушительным. И наоборот, вы не хотите быть человеком, который отказывается извиняться за что-либо.

Вот краткая схема, которая поможет вам понять, когда извиниться, а когда вместо этого сделать что-то другое:

1 Если рассматриваемая ошибка вышла из-под вашего контроля, что-то иное, чем ошибка, или вызвана кем-то другим, вам не нужно извиняться. Если вы допустили ошибку, извинения могут быть оправданы, но не всегда. (Перейти ко второму вопросу.)

2 Повлияла ли ошибка на кого-то еще? Если, например, вы заметили и исправили ошибку до того, как она повлияла на других, вам не нужно извиняться. Однако если это повлияло (например, усложнило чью-то работу или задело чьи-то чувства), вам следует извиниться .

Советы, как не извиняться на работе

Извинения по умолчанию, даже если вы не сделали ничего плохого, могут показаться безопасным выбором. Ведь, может быть, твое извинение все сгладит. Но чрезмерные извинения могут плохо отразиться на вас, заставив других воспринимать вас как неуверенного в себе человека, испытывающего дискомфорт или неуверенность в себе. Приведенная выше структура может помочь вам определить, когда вообще необходимо извиниться, и подумать, виноваты ли вы в чем-то. Но еще один аспект, который вы должны учитывать, — это контекст.

Например, если у вас недавно возникла чрезвычайная ситуация в семье, вам, скорее всего, не нужно извиняться за то, что вы внезапно взяли выходной или задержали ответ по электронной почте . Это вполне разумные вещи, которые случаются в таких обстоятельствах, и разумные люди не стали бы требовать от вас строгого соблюдения этикета на рабочем месте в такие времена. И если ваша инстинктивная реакция на извинения проистекает из какой-то неуверенности или страха перед негативной реакцией со стороны кого-то другого, признание этого и прекращение этой реакции может помочь вам справиться с ней. Таким образом, у вас будет меньше шансов попасть в ловушку чрезмерных извинений в будущем.

С другой стороны, вы можете не сразу понять, что совершили ошибку, или, возможно, вы сделали что-то, что негативно влияет на кого-то еще, не собираясь этого делать. Хотя намерение имеет значение, всегда важно осознавать последствия своих действий. Например, если кто-то небрежно говорит что-то оскорбительное, он может не осознавать, что это оскорбительно в данный момент. Но человек, который обижен, все равно получает вред в этом взаимодействии. Важно признать такую ​​ошибку и принести извинения.

Однако в случае, если кажется, что извинения не нужны, есть и другие способы признать, что происходит.

Вот несколько распространенных случаев, когда вам не нужно извиняться. Вам не нужно извиняться, если вы:

• Просьба о помощи или разъяснении
• Делитесь своим мнением во время встречи
• Делегирование работы (при условии, что она сделана надлежащим образом)
• Отгул от работы
• Запрос дополнительной информации
• Наличие технических проблем, влияющих на вашу работу

Что сказать вместо «прости»

Даже когда вам не нужно извиняться, слово « извините » может быть рефлексивным: вы произносите его по привычке. Но важно говорить то, что вы на самом деле имеете в виду. На самом деле, чрезмерное использование слова « извините » может показаться пустым, а в крайних случаях даже вызвать обиду. Это может помочь иметь готовые резервные фразы, которые лучше передают ваши чувства.

Например, если проект занимает больше времени, чем вы изначально предполагали, из-за проблем с цепочкой поставок, вы можете вместо этого сказать: «Спасибо за ваше терпение». (Метод благодарности также подходит для принятия отзывов о вашей работе.) Или вы можете пойти по пути благодарности, сказав что-то вроде: «Я ценю ваше терпение». Часто демонстрации понимания достаточно, когда вы выражаете сожаление по поводу неудобства . Например, когда вы говорите что-то вроде: «Я понимаю, что эта задержка повлияла на вас», вы показываете другому человеку, что не упускаете из виду его опыт.

Вы можете просто признать, что произошло. Например, кто-то, кто отправил неверную ссылку в электронном письме, но обнаружил ее до того, как письмо было прочитано, может сказать: «Похоже, я отправил неправильную ссылку в своем предыдущем электронном письме. Вот правильный».

Если вы просите о помощи в чем-то, важно относиться к этому снисходительно и признавать, что другой человек всегда имеет право сказать «нет». Например, можно сказать что-то вроде: «У тебя есть на это время?» или «Я хотел бы получить ваш вклад здесь».

Примеры альтернатив «извините»

1 Ситуация: Вы хотите поговорить с коллегой о вашем совместном проекте.

Не говорите: «Извините, что беспокою вас, но я надеялся получить краткую информацию о завершении проекта?»

Скажите: «Сейчас подходящее время для быстрой проверки нашего проекта?»

2 Ситуация: Высказывание своего мнения на собрании команды.

Не говорите: «Извините, но я не согласен с таким подходом».

Скажите: «У меня другое мнение об этом подходе. Я не уверен, что X будет работать из-за Y. Если мы сделаем Z, мы сможем избежать этой проблемы».

3 Ситуация: Запрос дополнительной информации о новом проекте на работе.

Не говорите: «Извините, но не могли бы вы пояснить Х?»

Скажите: «Не могли бы вы дать мне больше информации о X? Я хочу убедиться, что мы на одной волне в отношении проекта».

4 Ситуация: Вы берете отпуск, но клиент только что запросил крайний срок, пока вы будете ООО.

Не говорите: «Извините, но в это время я действительно буду в отпуске. Есть ли шанс, что крайний срок X подойдет вам?»

Скажите: «Мне нравится идея этого проекта, но я буду ООО [от X до Y дат]. Можем ли мы вместо этого запланировать это на крайний срок EOM? С удовольствием обсудим дополнительные варианты, если это не сработает для вас».

5 Ситуация: Получение отрицательного отзыва.

Не говорите: «Мне очень жаль, что X не оправдал ваших ожиданий. Могу ли я что-нибудь сделать, чтобы исправить это?»

Скажите: «Спасибо за ваш отзыв. Я обязательно буду следить за X в будущем. А пока я могу что-нибудь сделать, чтобы поработать над этим?»

Ключевой вывод: если вам не нужно извиняться, некоторые альтернативы включают в себя признание ситуации, выражение признательности или благодарности, любезность в просьбе о помощи и прояснение вопросов при назначении задачи.