Что означает «Скрытая копия» в электронном письме?

«Скрытая копия» — это способ отправить людям копию электронного письма, сохраняя их адреса электронной почты скрытыми от остальных получателей.

Понимание скрытой копии является частью основного этикета электронной почты. Хотя вы не можете часто использовать функцию скрытой копии, полезно знать, как ее использовать, когда ее использовать, а когда не использовать.

Считайте это полным руководством по использованию скрытой копии в электронной почте. Мы рассмотрим, как появилась скрытая копия, и поделимся лучшими способами ее использования. Откройте свою электронную почту и давайте погрузимся!

Что такое скрытая копия в электронном письме?

«Bcc» означает «слепая копия». Это похоже на копию (cc), которая отправляет копию вашей электронной почты всем, кого вы добавляете в поле cc в вашем поставщике услуг электронной почты. Скрытая копия отправляет копию вашего сообщения электронной почты любому, кто указан в поле скрытой копии, но скрывает их адрес электронной почты от всех остальных получателей. Получатели скрытой копии не смогут использовать функцию ответа всем. Никто из тех, кто получает электронное письмо, не может видеть получателей скрытой копии, и получатели скрытой копии также не могут видеть друг друга.

Откуда взялся термин « слепая копия »? До того, как мы использовали электронную почту, мы использовали бумажные письма. Когда кто-то отправлял письмо нескольким людям или хранил запись письма в своих файлах, отправители использовали копировальную бумагу для создания копии письма по мере его написания.

Результат назвали копией. Позже, с изобретением электронной почты, копия была сокращена для цифровой эпохи до cc. Наряду с копией поставщики электронной почты добавили скрытую копию. Термин «слепой» в скрытой копии относится к тому факту, что никто не может видеть, кто находится в скрытой копии в электронном письме, включая других получателей скрытой копии. Только человек, отправивший электронное письмо, будет знать, кто был скрыт.

Вы не можете отправить электронное письмо только получателям со скрытой копией. Адрес электронной почты должен быть указан в поле «Кому». Чтобы обойти это, вы можете указать свой адрес электронной почты в качестве получателя. То же самое относится и к функции cc.

Когда используется скрытая копия в электронном письме?

В общем, если вам не нужно защищать конфиденциальность, отправлять электронные письма большому количеству людей или копировать чье-либо электронное письмо, вам, вероятно, не понадобится использовать скрытую копию. Если вы не уверены, следует ли вам использовать скрытую копию, вот три способа, которыми вы можете его использовать, и три способа, которыми вы не должны этого делать.

Когда следует использовать скрытую копию в электронном письме?

• Чтобы отправить массовое сообщение: отправляете ли вы электронное письмо семье, друзьям или своему большому рабочему месту, размещение всех в поле скрытой копии создаст впечатление, что вы отправили электронное письмо специально им.
• В целях конфиденциальности: если вы хотите скрыть чью-либо контактную информацию или не хотите, чтобы получатели знали, что вы поделились электронной почтой с кем-то еще, вы можете использовать поле скрытой копии. Вы можете включить HR или своего босса в электронное письмо для бумажного следа или для нетворкинга. Будьте осторожны, используя его в этом случае. Если вам конкретно не сказали, что вам нужно это сделать, вам, вероятно, следует избегать этого.
• Чтобы уменьшить количество длинных цепочек писем: если вы отправляете массовую рассылку или хотите избежать множества ответов, поместите всех в поле скрытой копии, чтобы избежать обоих неприятностей.

Когда я не должен использовать скрытую копию в электронном письме?

Единственное, что может быть хуже, чем использовать заезженные фразы вроде «просто следую… . ». неправильно использует скрытую копию. Мы собрали три основных способа, которыми вам не следует использовать скрытую копию, что может помочь вам избежать досадных ошибок в электронной почте.

• Чтобы кто-то выглядел плохо: неуместно отправлять скрытую копию чьему-то менеджеру по электронной почте, чтобы создать ему проблемы или выставить его в плохом свете. Есть профессиональные способы справиться с такой ситуацией.
• Подслушивание: отправка кому-то скрытой копии в электронном письме, чтобы он мог подслушать, также является плохим этикетом электронной почты. Это может привести к серьезным последствиям, особенно в рабочей и академической среде.
• Чтобы избежать прозрачности: использование скрытой копии, чтобы избежать прозрачности, является пассивно-агрессивным общением. Есть лучшие и более прямые способы сообщить о своих потребностях.

Где найти скрытую копию при отправке электронной почты

Функция скрытой копии находится в разных местах на платформе каждого поставщика услуг электронной почты, но обычно она находится чуть ниже или справа от поля «Кому». Некоторые поставщики услуг электронной почты скрывают поля «Копия» и «Скрытая копия», поэтому вам, возможно, придется искать их при первом использовании.

Скрытая копия в примерах электронной почты

Вот три примера сценариев, в которых вы можете захотеть использовать функцию скрытой копии.

1 Вы отправляете приглашение на большую вечеринку

Вы хотите пригласить тридцать друзей и членов семьи на вечеринку, но не хотите, чтобы она превратилась в длинную цепочку электронных писем, где каждый получает все ответы и отклики — используйте поле скрытой копии, чтобы добавить адреса электронной почты всех приглашенных. Вы можете скопировать своего партнера или соведущего и указать свой адрес электронной почты в поле «Кому». Вы получите копию своего электронного письма, как и все ваши гости. Приглашенные увидят, что электронное письмо было отправлено им и тому , кого вы отправили.

2 Ваш менеджер просит вас связаться с внешним аккаунтом

Возможно, ваш менеджер попросил вас отправить электронное письмо клиенту, которого они передали вам. В своем первом письме новому клиенту вы можете отправить скрытую копию своему менеджеру. В этом случае они увидят, как именно вы связались с клиентом, а также всю необходимую информацию, касающуюся перехода клиента.

3 Ваш коллега виртуально представляет вам новую связь

В некоторых случаях вы можете использовать электронную почту для общения. Ваш коллега может познакомить вас с наставником, отправив вам копию в электронном письме, отправленном на его адрес. Вы можете переместить коллегу в поле скрытой копии при ответе на электронное письмо. Таким образом, ваша цепочка электронной почты будет состоять только из вас и контакта, но ваш коллега сможет видеть, что вы предприняли какие-либо действия по электронной почте. Кроме того, почтовый ящик вашего коллеги не будет заполняться вашим разговором с контактом.

Скрытая копия в электронной почте: часто задаваемые вопросы

Что означает «скрытая копия» в электронном письме?

«Скрытая копия» в электронном письме означает скрытую копию. При добавлении скрытой копии сообщения электронной почты ему отправляется копия сообщения электронной почты, но скрывается его адрес электронной почты от всех других получателей. Он также удаляет функцию ответа всем.

Как работает скрытая копия в электронной почте?

Чтобы скрыть кого-либо в электронном письме, добавьте его в поле скрытой копии при создании нового электронного письма, ответе на полученное электронное письмо или пересылке существующего электронного письма в рамках вашего поставщика услуг электронной почты. Любой человек в поле скрытой копии получит копию электронного письма, но скрытая копия скроет его адрес электронной почты от всех других получателей, и они не смогут ответить всем, кто получил электронное письмо.

Когда следует использовать скрытую копию в электронном письме?

Вы должны использовать скрытую копию для массовой рассылки электронных писем, сокрытия чьего-либо адреса электронной почты или удаления функции ответа всем. Вы должны использовать его экономно на работе и убедиться, что вы прочитали об этикете электронной почты, прежде чем делать это.