19 лучших навыков делового письма, которые вам нужны для успеха

Хотите стать лучшим бизнес-профессионалом? Изучите эти 19 лучших навыков делового письма, чтобы преуспеть!

В деловом мире профессионалы постоянно общаются друг с другом. Они отправляют электронные письма, предложения, отчеты и даже прямые сообщения.

Навыки делового письма жизненно важны для профессионала, чтобы хорошо выполнять свою работу, однако многие выпускники колледжей или начинают свою карьеру, не имея этих важных навыков. Деловое письмо предназначено для общения с коллегами, руководством организации, клиентами или другими заинтересованными сторонами о бизнесе и его деятельности. Он должен инструктировать, информировать, убеждать и помогать создавать сделки. Прежде всего, это должно быть ясно. Твердые навыки делового письма помогут вам далеко продвинуться по карьерной лестнице.

Хотя вы можете пройти курс делового письма, чтобы научиться писать для бизнеса, у вас может не быть времени или денег, чтобы инвестировать в такое обучение. Вы можете научиться хорошо общаться в бизнесе с помощью нескольких полезных советов. Эти стратегии будут

1. Пишите с целью

В деловом мире важно иметь четко определенную цель во всем, что вы делаете, и писательство не является исключением. Целенаправленное письмо начинается до того, как вы начнете писать. Во-первых, вам нужно знать, почему вы пишете, и использовать свои навыки делового общения, чтобы четко показать эту цель в своем письме. Целенаправленное письмо помогает вам создать письменное сообщение, которое доходит до сути в меньшем количестве слов. Время имеет большое значение в бизнесе, поэтому полезно быстро добраться до сути.

2. Избегайте модных словечек и жаргона

В каждой отрасли есть свои модные словечки и жаргонизмы. Словарь Merriam-Webster определяет модное слово как «важно звучащее, обычно техническое слово или фразу, часто не имеющую особого смысла, используемые в основном для того, чтобы произвести впечатление на непрофессионалов». Определение жаргона: «Техническая терминология или характеристика специальной деятельности или группы». Хорошие писатели могут передать смысл без этих ненужных или иногда сбивающих с толку слов. Примеры бизнес-модных словечек включают в себя:

• Синергия
• Низко висящий фрукт
• Круг назад
• Нестандартно
• Гибкий
• Использовать
• переместить иглу
• Глубокое погружение
• Пропускная способность
• Облачная база
• Нижняя линия
• Целостный подход
• Корпоративная культура
• Взлом роста

Акронимы также могут быть своего рода жаргоном или модным словечком, которых следует избегать, если только они не широко известны в вашей отрасли. Вместо этого используйте более точный выбор слов или вообще исключите эти термины из своего письма.

3. Удалите эмоции

Деловое письмо — это не эмоциональное письмо. В то время как некоторые типы делового письма действительно сосредоточены на убеждении, вы будете использовать факты и уверенность, чтобы убедить, а не очень эмоциональный язык. Это не означает, что вы не можете объяснить свой энтузиазм или волнение в письме. Просто будьте осторожны, чтобы эмоции и эмоциональные слова не управляли общением, и выбирайте простую структуру предложений и четкую, основанную на фактах коммуникацию.

4. Ограничьте наречия

Наречия — это слова, которые изменяют глаголы, а также другие модификаторы. Если вы используете сильный глагол, вам не понадобится наречие, чтобы изменить его. Прочитайте свое деловое общение и посмотрите, где вы можете ограничить использование наречий. Например, вы можете сказать так:

• Клиент кричал на члена вашей команды.

Наречие «громко» не обязательно для передачи соответствующего значения здесь. Кричать громко, чтобы можно было сказать:

• Клиент кричал на члена вашей команды.

5. Будьте краткими

Как предложения, так и абзацы в деловом общении должны быть короткими и прямолинейными. Используйте простые структуры предложений и любой ценой избегайте повторяющихся предложений. Если вы можете сказать что-то меньшим количеством слов, чем вы выбрали, уменьшите его версию. Долгое, затянутое общение неуместно в оживленном деловом мире. Если у вас есть длинный абзац или электронное письмо, которое нужно отправить, поищите способ разбить его. Небольшие фрагменты текста легче усваиваются читателем, чем длинные.

6. Организуйте свои мысли

Когда вы пишете академические статьи, вы обычно начинаете с плана. Схема поможет вам организовать свои мысли в четкую, хорошо продуманную схему. Было бы полезно, если бы вы сделали то же самое с деловым письмом. Даже если вы не создаете формальный план, обязательно систематизируйте идеи. Как правило, при деловом общении вы начинаете с самой важной информации или цели общения, после чего следуют факты или дополнительная информация, которую читатель должен знать.

Держите менее важную информацию ближе к концу сообщения. Организация ваших мыслей также означает использование переходных слов при переходе от предложения к предложению. Это создает ощущение сплоченности и плавности в вашем произведении. Кроме того, это облегчает усвоение смысла.

7. Пишите лаконично

Сохраняйте стиль письма чистым и лаконичным. Используйте сильные коммуникативные навыки, чтобы четко и без лишних слов говорить то, что вы имеете в виду. Краткость письма важна в бизнесе, потому что у читателя обычно не так много времени, чтобы прочитать документ, особенно деловую электронную почту. Следовательно, им необходимо иметь возможность просмотреть деловой документ, чтобы без промедления получить необходимую им информацию.

8. Знай свою аудиторию

Эффективное общение, будь то устное или письменное, требует знания вашей аудитории. Знание своего читателя говорит вам, поймет ли читатель конкретную фразу или терминологию, и поможет вам донести до него свое значение. Знание своей аудитории поможет вам выбрать тон и словарный запас, чтобы легче передать смысл. Это также позволит вам заявить о должном уровне профессионализма, который аудитория ожидает от вас.

9. Используйте профессиональный тон

Эффективное деловое письмо не должно быть очень личным. Хотя вы можете передать дружеский тон, вы должны сохранять профессионализм. Иногда это приходит с обучением письму, но чаще это приходит с опытом. Подумайте о том, чтобы прочитать свое произведение вслух после того, как закончите его писать. Вы говорите дружелюбным, но профессиональным голосом или это звучит так, как будто вы разговариваете с хорошим другом? Затем украсьте свое письмо, убрав сокращения и жаргонную терминологию, чтобы оно звучало более профессионально.

10. Рассказывать активным голосом

В действительном залоге субъект предложения выполняет действие предложения. Таким образом, написание в активном залоге создает более сильные и краткие предложения. Противоположностью активного залога является пассивный залог, и вы должны избегать его, когда это возможно, в своем письме. Вот пример предложения из деловой электронной почты, в котором используется пассивный залог:

• Письмо отправлено во все отделы.

В этом предложении письмо не совершает действие (отправляет). Таким образом, это в пассивном залоге. Перефразируйте его, сказав:

• Том разослал письмо во все отделы.

Это говорит то же самое, но указывает, кто отправил письмо. Это также передает смысл с меньшим количеством слов и является более сильным предложением. У вас могут быть времена, когда пассивный залог является вашим единственным вариантом, но избегайте его, когда можете.

11. Утверждайте факты, а не мнения

Ваше мнение менее важно в деловом общении, чем другие формы общения. Однако вы, скорее всего, добьетесь лучших результатов, если в своем сообщении будете указывать факты, подкрепленные данными. Вы можете столкнуться с ситуациями, когда вам нужно высказать свое мнение в деловом общении. В таких случаях дайте понять, что читатель читает вашу точку зрения и мнение, а не известный факт. Это раскрытие поможет читателю принять обоснованное решение в отношении представленной вами информации.

12. Удалите грамматические ошибки

В хорошем деловом письме не должно быть фундаментальных грамматических ошибок. Отправка делового сообщения с грамматическими ошибками делает вас и вашу организацию менее профессиональными. Поэтому, занимаетесь ли вы электронной почтой или пишете отчеты, тщательно вычитывайте, чтобы уменьшить количество ошибок. Если письмо не является вашим самым важным навыком, вы можете использовать средство проверки грамматики, например Grammarly, чтобы помочь. Помните, однако, что даже самая мощная программа проверки грамматики полагается на технологии. Всегда проверяйте для себя перед отправкой любого делового письма.

13. Демонстрируйте уверенность в письме

Эффективная электронная почта или информационный бюллетень для деловой обстановки вызовет чувство уверенности. Вы можете научиться писать уверенно, изменив свой словарный запас и избегая пассивного залога. Если вы будете писать прямо и четко, это вызовет высокий уровень уверенности. Уверенность в своем письме также сделает его более эффективным. Читатель почувствует больше доверия к вам и вашей способности помочь им с их бизнес-потребностями, если ваше письмо покажется им уверенным.

14. Сохраняйте простоту форматирования

Сохраняйте простоту форматирования при написании делового письма, служебной записки или отчета. Заголовки и подзаголовки могут помочь читателю ориентироваться в информации, но избегайте сложного форматирования, такого как необычные шрифты и чрезмерное использование сносок. Помните, вы хотите создать работу, которую читатель сможет быстро просмотреть, чтобы получить необходимую информацию. Поэтому используйте короткие абзацы, добавляйте графику там, где это уместно, и используйте профессиональные шрифты такого размера, чтобы люди могли легко читать, чтобы не расстраивать и не сбивать с толку ваших читателей.

15. Продемонстрируйте адаптируемость к различным типам письма

Деловое письмо включает в себя множество различных типов письма. Как бизнес-писателю, вам может понадобиться написать:

• Заметки
• электронные письма
• отчеты
• Посты в социальных сетях
• Сообщения в блоге
• Прямые сообщения
• Деловые письма

Знайте, как адаптировать свой стиль письма, чтобы он соответствовал этим различным коммуникационным платформам. Например, в отчете могут быть более длинные абзацы, чем в деловой электронной почте, а в публикации в социальных сетях будет больше личного языка, чем в деловом письме.

16. Поддерживайте человеческий тон

Несмотря на то, что профессионализм важен, вы все равно хотите, чтобы ваше письмо передало человеческий тон. Придерживайтесь повседневной лексики, которую вы бы использовали при разговоре с клиентом. Пишите в приятном, оптимистичном тоне. Один из способов узнать, сохранили ли вы свой личный контакт в своем письме, — это прочитать его вслух, когда закончите писать произведение. Если это звучит так, как будто оно звучит хорошо и не кажется слишком возвышенным, когда вы читаете его вслух, то, вероятно, оно достаточно дружелюбно.

17. Будьте последовательны

Одним из наиболее сложных навыков делового письма является последовательность. Ваш бизнес — это бренд, который должен иметь последовательный и ясный голос. Лучшее деловое письмо предполагает, что вы будете выражать свое согласие во всем, что вы пишете для своего бренда. Часто бизнес создает руководство по бренду для своих писателей. Изучение того, как изучить этот документ и применять его в своем письме, сделает его более последовательным и сделает вас лучшим писателем.

18. Составьте призыв к действию

В большинстве случаев делового общения требуется призыв к действию, то есть заявление, указывающее на то, что вы хотите, чтобы читатель сделал. Если вы пишете маркетинговую статью, CTA будет заключаться в том, чтобы призвать образец, демонстрацию или покупку. Если вы пишете электронное письмо, вы можете попросить читателя отправить ответ. Если вы делаете презентацию, ваш CTA может задавать аудитории вопросы. CTA должен разъяснить читателю, что вы хотите, чтобы он сделал с представленной вами информацией. Поэтому оно должно быть кратким и прямым. У читателя не должно оставаться никаких вопросов о том, что должно произойти теперь, когда он прочитал то, что вы написали.

19. Завершите окончательное редактирование

Наконец, во всех деловых письмах, которые вы пишете, проведите окончательную проверку на две вещи: ясность и краткость. Во-первых, прочитайте свой текст, чтобы убедиться, что он понятен. Затем прочитайте его так, как будто вы не знаете тему. Вы передаете то, что вам нужно передать? Затем прочитайте текст, чтобы он был как можно короче. Включили ли вы всю необходимую информацию, но не более того? Оставляйте только те слова и предложения, которые важны для смысла сообщения. Удалите как можно больше, не изменяя смысла произведения, и вы будете готовы отправить свой окончательный черновик предполагаемому получателю.

При редактировании грамматики мы также рекомендуем потратить время на улучшение оценки читаемости текста перед его публикацией или отправкой.

Если вам все еще нужна помощь, наше руководство по грамматике и синтаксису объясняет больше.