5 привычек электронной почты, которые сделают ваш почтовый ящик (и коллег) счастливыми

Это тот редкий прекрасный понедельник, когда ты приходишь в офис пораньше. Ваша поездка на работу была не такой утомительной, как обычно, ваш кофе все еще горячий, и вокруг еще никого нет. Ваше сердце бешено колотится от этой восхитительной возможности поработать, не отвлекаясь на обычные дела.

Вы открываете ноутбук и обнаруживаете двадцать семь непрочитанных писем. Твои плечи поникли в отчаянии. Сколько из них вообще имеет значение? Кто-нибудь из них? Что делать, если один делает, и вы пропустите его? Лучше начать просеивать.

Ваше разочарование возрастает, когда вы понимаете, что дюжина из них вас совершенно не касается — кто-то из другого отдела решил «зациклить вас» на обсуждении статьи, которую прислал их иглотерапевт. Листаем вниз, что было раньше, посмотрим. . . шесть других вмешались, отвечая всем стилем. Арх. Глубокое дыхание.

В электронной почте много бесстыдства и искажений, но мы заметили некоторые из них, которые вызывают особенное недовольство — такие ошибки никогда не допустил бы образец почтового этикета, такой как вы. Подавайте своим коллегам пример: вот наш обратный отсчет здоровых привычек электронной почты, о которых следует помнить.

5 Избегайте переполненности CC

Чет, новый копирайтер вашей компании, пишет несколько слов для Полины из отдела дизайна. Заместитель Полины, Брэндон, заменит ее в четверг, так что Чет тоже копирует его. Должен быть тщательным.

Чет также не уверен, что он точно резюмирует объяснение Гвин об их следующем релизе, так почему бы не скопировать ее тоже для пояснений? Гвин сказал что-то о формулировке, требующей юридической проверки, так что, по мнению Чета, лучше зациклить этих парней. А Миа, менеджер проекта, ненавидит не знать, что происходит, так что, ну, вы видите, к чему все идет. Отойди от кнопки отправки, Чет.

Относительно небольшая задача может быстро превратиться в кошмар для всех сотрудников, если вы не будете рассудительны. И даже если у вас добрые намерения и есть веские причины, а то порядочные люди иногда делают неприличные вещи с кнопкой ответить-всем. Вы готовы рискнуть?

Если очень важно отправить электронное письмо большому количеству людей одновременно, подумайте о том, чтобы указать их адреса в поле BCC, чтобы те, кто отвечает, не забивали десятки других почтовых ящиков.

Другим решением для Чета может быть разбить эту задачу на более мелкие части: обновить дизайнеров в одном электронном письме, связаться с Гвином в другом, зайти в юридический отдел и спросить, когда они могут поговорить, и проинформировать Мию на сегодняшнем дневном совещании по планированию. Говоря о которых . . .

4 Знайте, когда и когда не писать по электронной почте

Электронная почта — прекрасный инструмент, но часто она является плохой заменой разговору в реальном времени, особенно когда вам нужно место, чтобы задать дополнительные вопросы или ответить на них, а также уточнить по ходу дела. Некоторые примеры:

• Консультируетесь с HR по поводу вашего нового страхового плана? Исчерпывающее объяснение электронной почты звучит как рутинная работа для чтения, не говоря уже о написании. Возьмите блокнот и проговорите его.
• Запрашиваете эксперта по сложному техническому вопросу? Переписка может помочь вам разобраться в деталях быстрее, чем электронная почта.
• Обсуждаете конфиденциальные детали с отделом расчета заработной платы или юристом компании? Ваша папка «Отправленные» может быть не лучшим хранилищем для таких вкусных секретов.

Оборотной стороной этого баланса является знание того, когда вы должны отправить электронное письмо. Иногда вопрос просто не заслуживает полноценного разговора. В такие моменты электронная почта сияет.

Если проблема срочная — например, сегодня, сейчас срочная — вам может быть лучше отправить сообщение, а не ждать, пока получатели проверят свои входящие.

3 Не забудьте тему письма

Не все очищают свой почтовый ящик ежедневно или, возможно, никогда.

Репортер, который получает сотни электронных писем каждый день, некоторые важные, а другие бессмысленные, может сортировать те из них, которые, по его мнению, стоят того, чтобы их открыть. Такие быстрые суждения зависят от темы письма. Предполагая, что вы не хотите, чтобы ваша переписка с занятыми людьми навсегда игнорировалась, вы должны четко указать, почему вы пишете, и что это важно.

Кроме того, будьте кратки. Нет необходимости, чтобы ваша тема письма напоминала микростихотворение содержимого вашего электронного письма.

Совет для профессионалов: некоторые ветераны электронной почты, опасаясь потенциальной отправки недописанной заметки, не помещают действительный адрес электронной почты в строку «Кому», пока они не будут готовы к отправке. Вместо этого они временно вставляют адрес получателя в строку темы, где его будет легко найти и переместить, когда придет время. Этот последний шаг может быть полезным напоминанием о том, что нужно заполнить эту строку темы.

2 Ни ответчик «+1», ни переадресатор не

Уважать почтовые ящики людей означает брать на себя ответственность за то, что ваша отправленная папка говорит о вас.

Коллега, который пишет вдумчивое, ясное электронное письмо, которое скрашивает ваш день, заслуживает большего, чем смайлик с поднятым вверх большим пальцем в ответ. Такой ответ «+1» сродни фразе «крутые бобы» и смене темы, когда друг предлагает подвезти вас до аэропорта. Разве вы не хотите показать немного больше в виде признательности или, по крайней мере, признания?

Точно так же запутанная цепочка дел, последующих действий и, может быть, кто-то из финансистов может ответить на эти неопределенности редко становится лучше, если поделиться ею с еще большим количеством людей. Когда вы становитесь частью группы жонглирования пересылаемыми сообщениями, постоянно перебрасывая сообщения в случайных направлениях, мало заботясь о том, что они означают или для кого, это означает, что все, что вы пишете или делитесь, действительно не имеет значения. Ты можешь лучше.

1 Не устраивайте засады, небрежно вплетаясь в их босса

Предположим, вы переписываетесь с кем-то по электронной почте, рассказывая им то, что они не хотят слышать. До сих пор вам удавалось вести себя относительно вежливо: «Нет, извините, этот срок нереалистичен», — говорите вы. «Да, я понимаю вашу озабоченность, но команда юристов говорит, что мы не можем изменить эту формулировку».

Затем в их следующем ответе звучит эффект разорвавшейся бомбы: они копируют вашего менеджера. По-видимому, этот человек недоволен вашими ответами и решил, что эскалация необходима. Уф.

Есть много случаев, когда имеет смысл добавить чьего-то босса в ветку, но это не один из них. Такая внезапная атака заставляет людей чувствовать себя обожженными; ваше следующее взаимодействие с ними, скорее всего, не будет сердечным. Другими словами, это не очень хороший вид. И это рискует сжечь мосты в следующий раз, когда вам придется работать вместе.

К счастью, этого легко избежать; все, что вам нужно сделать, это не ставить людей в тупик, пытаясь использовать их босса как дубину.

Спасибо, что дочитали до этого места, и, пожалуйста, не нажимайте «ответить всем» в своем ответе.