Что такое бизнес-кейс?

Экономическое обоснование — это документ, представляемый заинтересованным сторонам компании, в котором излагаются причины реализации проекта или бизнес-решения. Он разрабатывается на начальном этапе проекта и исследует, как и почему компания должна решать конкретную бизнес-проблему или возможность.

Для представления бизнес-кейса требуется нечто большее, чем просто хорошая идея и решительность. Требуется эффективное профессиональное письмо, которое убедит людей по другую сторону конференц-зала в том, что ваше предложение хорошее.

Мы объясним, что такое бизнес-кейс и зачем он нужен. Мы также дадим советы о том, как написать следующее бизнес-кейс, и объясним, чем оно отличается от бизнес-плана.

Что такое бизнес-кейс?

Бизнес-кейс — это документ, написанный с целью убедить заинтересованные стороны компании в том, что проект принесет пользу их организации в долгосрочной перспективе. В документе определяются бизнес-проблема или возможность, предлагаемое решение и альтернативы, стоимость, участники проекта, а также риски и выгоды от поиска решения.

Другими словами, в нем рассматриваются вопросы «кто, что, почему и как» в отношении конкретных бизнес-вопросов.

В этом документе объясняется, почему использование времени и ресурсов компании для решения конкретной проблемы является разумной идеей. Хорошее письмо может помочь вам донести до вас важность решения проблемы и получить одобрение вашей идеи. По этой причине избегайте использования жаргона, поскольку люди, рассматривающие ваше бизнес-кейс, могут не иметь опыта в этой теме.

Когда идея проекта определена и оценена, заинтересованная сторона пишет экономическое обоснование, которое представляет на утверждение руководителю, совету директоров или акционерам компании.

После одобрения проект переходит на стадию планирования. Экономическое обоснование будет полезно на этом этапе, поскольку вы определите стратегии, а также время и затраты, необходимые для реализации проекта. Начало этапа планирования проекта без экономического обоснования может привести к путанице или задержкам в дальнейшем.

Когда использовать бизнес-кейс?

Вам следует использовать экономическое обоснование всякий раз, когда вам нужно обосновать использование денег, времени, людей или других ресурсов для проекта. Например, если медиакомпания хочет расширить свое присутствие в Интернете, она должна написать экономическое обоснование, объясняющее, какую пользу это принесет компании и сколько это будет стоить. Экономическое обоснование также предоставит альтернативы проекту, подробно опишет риски и наметит стратегию по доведению проекта до реализации.

Вам также следует использовать экономическое обоснование для создания дорожной карты проекта, определив ключевых заинтересованных сторон, бюджеты и сроки.

Некоторым компаниям может потребоваться экономическое обоснование перед утверждением важных решений, таких как модернизация компьютеров или переезд офиса.

После того как вы отправите экономическое обоснование, заинтересованные стороны проверят документ перед его утверждением. Если они не убеждены в целесообразности проекта, они могут пересмотреть или отклонить экономическое обоснование.

Что должно включать в себя бизнес-кейс?

В экономическое обоснование необходимо включить четыре ключевых элемента: резюме, финансы, определение проекта и организация проекта.

1 Резюме

Ваше резюме — это ваше экономическое обоснование, что и почему. Этот краткий обзор определяет бизнес-проблему или возможность, предлагает решение и объясняет, почему это принесет пользу компании.

Хотя это первое, что читают заинтересованные стороны, это должно быть последнее, что вы пишете, потому что сначала вам нужно будет определить масштаб проекта.

2 Финансы

В финансовом разделе вы будете говорить о деньгах.

В этом разделе содержится информация о том, сколько стоит проект, как его оплатить, о влиянии на денежный поток и ожидаемом возврате инвестиций (ROI). Финансовый раздел бизнес-кейса в основном читают люди, утверждающие финансирование, но он также может представлять интерес для акционеров или других лиц, имеющих финансовый интерес в компании.

3 Определение проекта

Определение проекта занимает большую часть экономического обоснования. В нем описывается, почему проект необходим — его цели, риски, выгоды и ключевые заинтересованные стороны — и предоставляется план проекта. Другими словами, он предоставляет больше информации о том, что, почему, кто и как делает в рамках проекта.

Надежное экономическое обоснование предоставляет исходную информацию о проекте и его необходимости. Например, в бизнес-обосновании запуска программы влияния в медиакомпании будет обсуждаться рост популярности социальных сетей и то, как влиятельные лица могут принести пользу компаниям.

Ключевыми заинтересованными сторонами могут быть люди из команды или люди за пределами компании, обладающие опытом или ресурсами, которые могут помочь проекту. В этом разделе следует рассмотреть, существует ли необходимость в межведомственном сотрудничестве и существуют ли какие-либо ограничения или препятствия, например, текущие проекты.

Наконец, следует обсудить различные варианты решения этой проблемы. Стремитесь к трем-пяти альтернативам и устраните последствия отказа от реализации проекта.

4 Организация проекта

Организация проекта описывает управление проектом или цепочку подчинения людей, реализующих проект. Это включает в себя делегирование обязанностей людям на всех уровнях, структурирование различных уровней принятия решений и разработку системы отчетов о ходе работы, чтобы держать компанию в курсе проекта.

Бизнес-кейс против бизнес-плана

Бизнес-кейс и бизнес-план охватывают многие одинаковые темы, но между ними есть значительная разница. Бизнес-кейс касается отдельного проекта или бизнес-задачи, тогда как бизнес-план касается всех частей компании на более длительный период.

Например, издательская компания может разработать экономическое обоснование для обсуждения приобретения новой публикации в течение года. Та же компания может создать бизнес-план для изучения вариантов увеличения общего дохода в течение пяти лет.

Пример бизнес-кейса

Узнайте, есть ли в вашей компании готовые шаблоны бизнес-кейсов. В любом случае используйте этот пример бизнес-кейса в качестве руководства для одобрения вашего следующего проекта.

Здесь мы пытаемся убедить компанию по производству спортивного оборудования производить оборудование для пиклбола. Имейте в виду, что для реального экономического обоснования, скорее всего, потребуется гораздо больше информации, чем мы здесь представляем.

Управляющее резюме

По оценкам отраслевых экспертов, к 2033 году мировой рынок пиклболлов будет оцениваться в 155,4 миллиарда долларов, а на долю индивидуальных покупателей, как ожидается, будет приходиться более половины спроса на оборудование для пиклболлов.

Наша компания не производит оборудование для пиклбола, хотя мы производим аналогичные товары и имеем авторитетную репутацию в индустрии спортивного инвентаря. Производя и продавая оборудование для пиклбола, мы можем занять свое место на растущем рынке и расширить наш бизнес-портфель. Благодаря этому предприятию можно заработать около 20 миллионов долларов в год.

Финансы

Ожидаемая стоимость этого проекта оценивается в 1 миллион долларов.

Исследования и разработки: 250 000 долларов США.

Маркетинг: 250 000 долларов США.

Производство и обучение: 500 000 долларов США.

Мы ожидаем выхода на уровень безубыточности в первые шесть месяцев производства и достижения предполагаемого годового дохода в 20 миллионов долларов в течение пяти лет. Деньги для проекта будут получены из резервного фонда, используемого компанией для финансирования новых предприятий.

Определение проекта

Проект стремится закрепиться на мировом рынке пиклбола путем производства и продажи оборудования для пиклбола. Наша компания производит спортивное оборудование уже 100 лет и имеет все шансы стать крупным игроком в этой растущей отрасли, стоимость которой, как ожидается, к 2033 году будет оцениваться в 155,4 миллиарда долларов.

Ключевыми игроками являются команды исследований и разработок, маркетинга, финансов и производства. Перед исследованиями и разработками будет поставлена ​​задача создать надежный продукт по цене, определенной финансами. Этот процесс должен занять от одного до трех месяцев. Затем отдел маркетинга представит продукт группам общественных интересов в течение одного месяца, чтобы оценить общественный интерес.

Затем отдел исследований и разработок внесет окончательные изменения, а через месяц производство начнет производство. Мы ожидаем, что продукты поступят на прилавки через шесть месяцев после окончательного утверждения.

Альтернативы

Аутсорсинг производства: сокращение сроков производства и снижение затрат, хотя оборудование будет менее надежным и с большей вероятностью будет возвращено, что снизит нашу прибыль.

Держитесь подальше от рынка пиклболов: потеряете предполагаемый годовой доход в 20 миллионов долларов.

Ищите другие возможности для пиклбола, включая спонсорство: это не наша область знаний.

Организация проекта

Что касается обязанностей и ролей в принятии решений, подразделения должны следовать стандартному управлению проектами компании. Заместители менеджеров будут ежедневно предоставлять обновленную информацию руководителям своих отделов. Каждый руководитель отдела будет еженедельно предоставлять обновленную информацию совету директоров и генеральному директору.

Бизнес-кейс: часто задаваемые вопросы

Что такое бизнес-кейс?

Бизнес-кейс — это документ, используемый для убеждения заинтересованных сторон компании продолжить проект. Он определяет бизнес-проблему или возможность и решение. Затем он определяет, сколько будет стоить проект, как его реализовать и какую пользу он принесет компании.

Что должно включать в себя бизнес-кейс?

Бизнес-кейс должен включать в себя четыре ключевых компонента:

• Краткое изложение, объясняющее проект, причины его одобрения и его преимущества.
• Финансовый раздел, в котором указано, сколько будет стоить проект, ожидаемая рентабельность инвестиций и любые прогнозы доходов.
• Определение проекта, в котором изложен объем проекта.
• Организованная система контроля за реализацией проекта

Когда следует использовать бизнес-кейс?

Используйте бизнес-кейс всякий раз, когда вы пытаетесь убедить заинтересованные стороны компании одобрить использование товаров или ресурсов для определенного проекта или расходов.

Чем бизнес-кейс отличается от бизнес-плана?

Бизнес-кейс относится к одному аспекту компании или конкретного проекта. Бизнес-план охватывает всю компанию на более длительный период.