Что нужно и чего нельзя делать в деловом этикете электронной почты

Мало что может так запятнать ваш профессиональный бренд, как плохо написанное и ошибочное электронное письмо. Один щелчок кнопки «Отправить» может стать решающим фактором между успешным деловым обменом и потенциальной кадровой проблемой или конфликтом с коллегами. И хотя американцы отправляют сотни тысяч электронных писем в день, это не следует воспринимать как нечто само собой разумеющееся.

Независимо от того, являетесь ли вы высокопоставленным специалистом или новичком в офисе, вот 13 правил этикета деловой электронной почты, которые следует запомнить, а чего нельзя делать.

Обратите внимание на тему письма

Напишите четкую и краткую тему письма, отражающую суть письма. Избегайте строк темы, содержащих общие слова, такие как «Привет», «Трогательная база» или «К вашему сведению», и не оставляйте строку темы пустой.

Используйте правильное приветствие

«Привет» и «Привет» говорят о недостатке профессионализма и зрелости. Начните свое электронное письмо с таких фраз, как «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер» или «Привет». «Добрый день» или «Привет» — другие фразы, часто используемые на международной арене.

Используйте введение

В таких странах, как США, отправителю лучше всего представляться по имени и фамилии, а также некоторую справочную информацию в первых нескольких строках. Например: «Уважаемая г-жа Манделл, меня зовут Шэрон Швейцер, основательница организации Access to Culture. Меня направил к вам . . ». или «Меня зовут Шэрон Швейцер, я эксперт по международному бизнесу и пишу вам о… . ». Это особенно важно, когда вы знакомитесь с новыми контактами, потенциальными клиентами, клиентами и работодателями, которые хотят знать, как вы получили их контактную информацию.

Знайте культуру

При отправке электронных писем людям, принадлежащим к косвенным культурам, правильным протоколом и лучшей практикой является изучение обычаев страны. Например, в Японии вежливо, уместно и принято спрашивать о погоде в первом предложении делового электронного письма. Напротив, было бы неуместно отправлять электронное письмо, представляясь потенциальному японскому контакту. В непрямых культурах знакомство осуществляется только взаимоуважаемыми третьими лицами по обычаю; холодные электронные письма игнорируются, удаляются, блокируются и/или помечаются как нежелательные.

Не включайте юмор и сарказм

Электронные письма могут быть легко неверно истолкованы из-за текста без контекста. Юмор зависит от культуры. Избегайте одновременно юмора и сарказма в электронных письмах, поскольку получатель может быть сбит с толку или, что еще хуже, оскорблен.

Перепроверьте свои вложения

Прикрепляя файл, будьте любезны потратить несколько дополнительных секунд и вставить его в тело письма. Это демонстрирует внимание к получателю, экономя его время и риск при открытии вложений. Это отнимает у вас больше времени? Да. Стоит ли оно того? Да.

Не нажимайте «Ответить всем»

Не используйте «Ответить всем», если только все не хотят знать. Когда высшее руководство (генеральный директор/операционный директор) или помощник по административным вопросам отправляет электронное письмо 10 сотрудникам с просьбой предоставить волонтеров для проекта общественных работ, отвечайте администратору, а не всем 10 членам. Зачем заставлять десять других удалять вашу электронную почту? Ответить всем — это функция для текущих обсуждений определенной темы.

Отвечайте своевременно

Ответ в течение 24 часов является обычной вежливостью. Если оставить кого-то висеть дольше, вас не только посчитают грубым, но и в конечном итоге это может стоить вам бизнеса. Если вы непреднамеренно заставили кого-то ждать более 24 часов или возникли смягчающие обстоятельства, вежливо объясните ситуацию и принесите свои извинения.

Не используйте смайлы

Эти маленькие мигающие улыбающиеся значки предназначены для текстовых сообщений. Они неуместны и непрофессиональны в деловой электронной почте. Смайлики могут перенаправлять электронные письма в спам-фильтр или в ящик нежелательной почты, и это может выглядеть незрело и непрофессионально.

Защищайте конфиденциальность

Электронная почта общедоступна. Даже если электронное письмо удалено, онлайн-сервисы и программы могут получить доступ к сообщениям на жестком диске. Прежде чем нажать «Отправить», подумайте, что может случиться, если ваше электронное письмо прочитает коллега по бизнесу, ваш конкурент, работодатель, ФБР или любой непреднамеренный получатель. Подумайте об этом так: как бы выглядело мое электронное письмо, если бы оно было опубликовано на Facebook?

Не будь негативным

Недопустимо отправлять негативные комментарии по электронной почте. Электронное письмо, написанное заглавными буквами, означает гнев в электронном письме. Эти антагонистические сообщения вызывают неловкость еще долгое время после того, как электронное письмо было отправлено и получено. Если вам необходимо сообщить плохие новости по электронной почте, используйте объективные слова и излагайте факты. Общение лицом к лицу лучше всего подходит для передачи плохих новостей.

Корректура

Проверьте и перепроверьте текст на наличие орфографических и грамматических ошибок. Эти ошибки заставят вас выглядеть непрофессионально и снизят вероятность того, что электронное письмо будет воспринято всерьез. Программное обеспечение электронной почты включает в себя множество профессиональных инструментов, таких как проверка орфографии — используйте их.

Не забывайте о разговоре ближе

Сообщая получателю, что ответ не нужен, цикл электронной почты не продолжается вечно. Завершите словами «Ответ не требуется», «Еще раз спасибо», «Увидимся на заседании совета директоров во вторник» или «Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу быть вам полезен». Завершите свое электронное письмо словами «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Спасибо» или другой подходящей фразой.