Как написать письмо с бизнес-запросом с примерами

Вы когда-нибудь находили написание бизнес-запроса сложным? Ты не один. Это может быть утомительно, но написание вежливых и профессиональных электронных писем с деловыми запросами является важным навыком в современной трудовой жизни.

Хорошо написанный бизнес-запрос, ясный и краткий, поможет эффективно передать ваш запрос. Это должно обеспечить быстрый ответ со всей информацией, необходимой для выполнения вашей работы.

Чтобы помочь вам, мы разбили процесс, описав основные части создания эффективной электронной почты для деловых запросов. Мы предоставили набор рекомендаций и рекомендаций, которые помогут любому создать идеальный запрос. Мы также познакомим вас с форматом электронных писем с деловыми запросами, предоставим образцы и покажем, как отправлять их с уверенностью и быстрее благодаря нашему шаблону электронных писем с деловыми запросами.

К тому времени, как вы прочитаете этот пост в блоге, вы приобретете знания и навыки, которые дадут вам наилучшие шансы получить нужную информацию, когда вы этого хотите, и начинать каждые новые отношения с правильной ноги. ‍

Что такое бизнес-запрос?

Начнем с определения того, что такое бизнес-запрос.

Запрос – это запрос информации.

Бизнес-запрос — это официальный запрос информации от организации.

Вот некоторые из причин, по которым вы можете захотеть отправить электронное письмо с бизнес-запросом:

• Запрос каталога, цен или информации о продукте
• Запрос сведений об услуге
• Нужен образец товара
• Спросите о наличии места, например, в гостинице или на выставке.

Это лишь несколько причин, но существует практически безграничный спектр ситуаций, когда необходимо запросить информацию у другой компании.

В некотором смысле бизнес-запрос можно определить как первый шаг к установлению отношений с бизнесом. В конце концов, вы пишете его, чтобы узнать больше об услуге, продукте или компании, которую вы планируете использовать, купить или сотрудничать. Основная характеристика заключается в том, что это сообщение направлено на получение более подробной информации от компании.

Итак, вам нужно сделать бизнес-запрос. Конечно, вы можете просто отправить кому-нибудь сообщение и сказать: «Вы можете отправить мне XXX» или «Я хочу YYY». Однако это может повредить вашей репутации и любой компании, которую вы представляете.

Исследователи обнаружили, что при написании онлайн многие из нас склонны писать в разговорной форме. В то время как такой подход может быть уместен при письме другу, неформальность может быть воспринята как грубость, невежливость и даже непрофессионализм в деловом общении.

Существуют также заметные различия, особенно при общении с предприятиями из разных стран или культур. Например, американцы чаще делают комплименты. Напротив, ученые обнаружили, что корейцы сразу переходят к делу, сравнивая привычки электронной почты двух стран. Придерживаясь установленной структуры, вы избегаете межкультурной путаницы.

Основной принцип электронной почты заключается в том, чтобы общаться с «ясностью и сочувствием», говорит эксперт по коммуникациям и автор Harvard Business Review Эрика Дхаван. Ее совет заключается в том, что вы должны замедлиться и сосредоточиться как на том, что вы говорите, так и на том, как вы это говорите, иначе вы можете повлиять на восприятие вас бизнесом.

Мы полностью согласны. Вот почему мы создали наше полное руководство по этой теме. Остальная часть этого сообщения в блоге поможет вам избежать проблем и распространенных ошибок при создании электронного письма с бизнес-запросом.

Как написать электронное письмо с бизнес-запросом — полное руководство

Пришло время начать писать. Каждый бизнес-запрос должен следовать стандартному формату, определяющему его структуру, и набору руководящих принципов, формирующих его содержание. Следующие три части помогут вам сориентироваться в этих нюансах в любой ситуации.

Кому адресована ваша деловая электронная почта?

Прежде чем мы возьмемся за бумагу и расскажем, как написать электронное письмо с просьбой предоставить информацию, давайте начнем с определения того, кто ее получит.

Ключевой вопрос: вы пишете на личную почту или на корпоративную?

Многие организации имеют общий адрес электронной почты для запросов (например, hello@ или info@). При письме на такие адреса электронной почты вы должны быть формальными и прямыми. По сути, вы обращаетесь к организации.

Личная электронная почта позволяет вам обращаться к человеку напрямую, обращаясь к нему по имени. Использование чьего-то имени может создать мгновенную связь, но это может быть культурно неприемлемо в мире бизнеса.

Наш совет: будьте осторожны. Лучше быть формальным, чем неформальным. Таким образом, вы избегаете риска расстроить или обидеть кого-либо.

Нужны еще советы по этикету электронной почты? Тогда наш гид по правилам электронной почты и этикету.

Стандартный формат электронной почты для деловых запросов

Профессиональный бизнес-запрос следует традиционному формату, в котором четко изложено, чего вы хотите. В нем есть пять основных аспектов:

1. Тема письма для запроса
2. Приветствие
3. Тело
4. Закрытие
5. Подписание/подпись

Давайте подробно рассмотрим различные части идеального формата электронной почты с деловым запросом.

1. Тема письма для запроса

Когда вы пишете электронное письмо для деловых запросов, старайтесь, чтобы тема письма была короткой, приятной и прямолинейной. Лучшая тема электронного письма для запроса — короткая, вежливая и профессиональная.

Мы подробно рассмотрим некоторые примеры электронных писем с деловыми запросами позже, но сосредоточимся на том, чтобы в них было как можно меньше слов.

2. Приветствие

Здесь главное соблюдать формальности. Если вы не общаетесь с человеком по имени, избегайте «Привет», «Привет» или «Здравствуйте» и придерживайтесь проверенных формальных приветствий, таких как «Дорогой».

Использование профессиональных терминов может улучшить восприятие вас и организации, которую вы представляете. Мы описываем, почему это так, и объясняем, как начать профессиональное электронное письмо в нашей функции.

3. Тело

Тело — это основная часть вашего сообщения, в котором вы делаете запрос. Основной принцип при создании электронного письма для деловых запросов — сразу переходить к делу.

Причина в том, что мы все тонем под тяжестью цифровой связи, и многие из нас не читают всю электронную почту, — говорит Мэтт Пламмер. Вместо этого мы сканируем его для получения необходимой информации.

Чтобы получить ответ, важно, чтобы он был кратким, приятным и прямолинейным. Это также снижает риск непонимания.

Предположим, вы запрашиваете несколько частей информации одновременно в своем электронном письме с запросом, например, запросите подробную информацию о ряде продуктов. В этом случае вы можете использовать маркеры, чтобы сделать ваши запросы более четкими, сохраняя при этом небольшое количество слов.

4. Закрытие

После того, как вы сделали запрос, отправьте краткое заключительное заявление в электронном письме с бизнес-запросом. Здесь полезно наметить, как вы будете использовать информацию, и следующие шаги. Например, если вы просите каталог, вы можете объяснить, что хотите сделать заказ в ближайшее время.

В заключении управляйте ожиданиями. Если вам нужна информация к определенной дате, скажите об этом. Кроме того, уточните соответствующие каналы связи. Если вы беспокоитесь о холодных звонках, назовите людям наиболее подходящий канал для связи с вами.

5. Подписание/подпись

Не забудьте добавить соответствующую подпись (с уважением, искренне или аналогичную) и подпись, содержащую все ваши данные, включая имя, должность и контактные данные.

Если вы просите кого-то отправить вам что-то по почте, убедитесь, что ваш адрес правильный.

Хотите узнать больше о том, как отправить запрос по электронной почте? Прочтите наше руководство о том, как профессионально закончить электронное письмо.

Лучшие практики написания бизнес-запроса

Вдохновившись Harvard Business Review, мы разработали пять лучших практик написания электронных писем с запросами в деловых целях. Следуйте им, и каждый информационный запрос будет передан четко и эффективно.

1. Адаптируйте сообщение
2. Объясните, кто вы
3. Четко определите, чего вы хотите, когда и почему
4. Держите его коротким и сладким
5. Проверьте это (затем проверьте еще раз)

Давайте рассмотрим эти рекомендации более подробно.

1. Адаптируйте сообщение

Люди в бизнесе находятся под давлением, и поэтому, чем быстрее вы сможете добраться до сути и конкретнее, тем больше вероятность, что вы получите ответ.

Как мы объяснили выше, деловые запросы — это официальное общение, поэтому будьте вежливы и профессиональны, а не пытайтесь быть дружелюбным.

Использование стандартного шаблона, взятого с веб-сайта, может неточно передавать или передавать желаемое сообщение.

Расширенные инструменты поддержки письма, такие как Flowrite, могут помочь вам найти свой подлинный голос. Это дает вам возможность создавать индивидуальные бизнес-запросы, которые являются вежливыми, профессиональными и с большей вероятностью дадут быстрый ответ.

2. Объясните, кто вы

Когда вы пишете электронное письмо с деловым запросом или запросите информацию, важно, кто вы. Не бросайтесь сразу в свой запрос. Вместо этого скажите читателю, кто вы.

Это дает читателю понимание человека, с которым он общается, и почему он должен относиться к вам серьезно.

3. Четко определите, чего вы хотите, когда и почему

Исследователи обнаружили, что отправители электронной почты переоценивают скорость ожидания ответа. Электронные письма с деловыми запросами, отправленные в нерабочее время, могут показаться более срочными, создавая необходимость ответить, что может вызвать стресс.

Ключевой вывод: отправляя электронное письмо с бизнес-запросом, четко указывайте информацию, которую вы запрашиваете, когда она вам нужна и, что особенно важно, для чего.

По словам Эйвери Бланк из Forbes, четкое понимание того, что вам нужно и почему, уменьшает путаницу и повышает вероятность того, что вы получите ответ. Преимущество в том, что вы сэкономите время, усилия и потенциальное смущение, связанное с необходимостью отправки дополнительного запроса.

Ясность также может помешать вам получать сотни холодных писем или звонков. Если вы хотите получить ответ по электронной почте, скажите об этом. Если вы ожидаете телефонного звонка, попросите его.

Не заставляйте человека сомневаться.

4. Говорите коротко и ясно

Профессионалы бизнеса заняты, поэтому пишите кратко.

Какой длины должно быть ваше сообщение?

Эксперты Hubspot рекомендуют, чтобы ваше электронное письмо содержало от 50 до 125 слов. Хотя может быть невозможно ограничить ваше сообщение 125 словами, в идеале оно должно быть менее 200 слов.

5. Проверьте это (затем проверьте еще раз)

Точность важна при написании деловой электронной почты, поэтому убедитесь, что вы просматриваете и уточняете свои сообщения перед их отправкой. Если вы отправляете несколько писем одновременно, дважды проверьте важную информацию, например имя получателя и его организацию.

Если вы общаетесь на незнакомом вам языке, будьте особенно осторожны. Бесплатные онлайн-проверки орфографии могут плохо понимать контекст или не понимать конкретные технические или профессиональные термины, поэтому не всегда доверяйте их рекомендациям без проверки.

Чтобы избежать проблем, попробуйте инструмент для письма с искусственным интеллектом, такой как Flowrite, который понимает, к кому вы обращаетесь, и цель вашего сообщения.

Когда я должен ответить на бизнес-запрос?

Если вы следовали нашим советам и рекомендациям, приведенным выше, скорее всего, вы получите ответ. Однако, если вы все еще ждете, можно отправить электронное письмо с напоминанием.

Мы рассмотрели, как создавать электронные письма с напоминаниями здесь, но остается вопрос: когда отправлять электронное письмо с напоминанием о бизнес-запросе?

Если ваш запрос не является срочным, дайте человеку по крайней мере пару дней, чтобы ответить вам. В экстренных случаях вы можете отправить электронное письмо или даже позвонить раньше.

В любом случае стоит быть вежливым, когда думаете о том, как написать последующее электронное письмо. Вероятно, существует реальная причина, по которой кто-то не ответил на ваше сообщение.

Примеры писем с деловыми запросами

Итак, мы изложили основные принципы создания идеального электронного письма с деловым запросом. Тем не менее, всегда полезно увидеть их на практике.

Чтобы помочь объяснить некоторые из основных моментов, мы создали несколько примеров электронных писем с деловыми запросами ниже.

Точность и достоверность имеют важное значение при создании запроса по электронной почте. Вы хотите, чтобы люди поняли, что вы настроены серьезно, и вы не добьетесь этого, используя шаблон, в котором вы заполняете пробелы. Вместо того, чтобы копировать и вставлять, используйте их в качестве вдохновения для создания электронной почты.

Более того, использование Flowrite — это самый простой и быстрый способ написания электронных писем с бизнес-запросами. С помощью последних разработок в области искусственного интеллекта наш инструмент может генерировать аутентичные и персонализированные электронные письма, которые гарантируют, что вы получите необходимую информацию.

Электронная почта в организацию

Если вы отправляете электронное письмо на общий адрес электронной почты, соблюдайте формальный характер. В этом образце электронного письма с деловым запросом мы просим отправить нам каталог. Это быстро и легко, объясняет, что вы хотите, когда вы хотите и почему.

Электронная почта физическому лицу

Формат этого примера электронной почты с деловым запросом по сути такой же, как и первый, но он персонализирован для получателя. Когда вы создаете личную связь, вы увеличиваете шансы на ответ. Опять же, вы увидите, как мы управляем ожиданиями в конце электронного письма вежливо, но твердо.

Запрос подробной информации

В этом примере нам нужно больше информации, чтобы принять решение о покупке. Таким образом, вместо длинного, растянутого сообщения маркированные списки поясняют, что нам нужно, когда и почему.

Написание с помощью шаблона электронной почты бизнес-запроса Flowrite

Flowrite — это инструмент для письма с искусственным интеллектом, который превращает короткие маркеры в полноценные электронные письма и сообщения. Вы просто записываете пару предложений в качестве инструкций, выбираете правильный шаблон и смотрите, как пишется электронное письмо.

Когда мы говорим о шаблонах электронной почты, мы не имеем в виду ничего заранее написанного, что вам нужно скопировать и вставить. Вместо этого наши шаблоны помогают ИИ написать правильный тип электронного письма для ваших целей с нуля. Вот пример нашего шаблона бизнес-запроса в действии.

Как видите, электронная почта, которую Flowrite генерирует для вас, персонализирована и контекстно-зависима. Кроме того, вам не нужно зацикливаться на том, как получатель может воспринять выбор слов или фраз, поскольку вы можете выбрать тон сгенерированного электронного письма. Орфографические и грамматические ошибки? Он также свободно говорит по-английски. Синдром пустого экрана? Выберите шаблон, не указывая никаких пунктов, и Flowrite сгенерирует для вас образец электронного письма.

Что я должен вынести из этого?

Теперь вы должны понимать, что такое бизнес-запрос (и чем он не является), правильный формат электронной почты с бизнес-запросом и некоторые рекомендации по созданию корпоративной корреспонденции. Теперь вам должно быть ясно, как написать электронное письмо с бизнес-запросом.

Предоставленные нами примеры демонстрируют, как вы можете создавать прямые и подробные бизнес-запросы, которые придают вам уверенности при создании собственных.

Наш последний совет — воздержитесь от копирования и вставки и привнесите некоторую индивидуальность в свои профессиональные сообщения.