Как отформатировать деловое письмо за 7 шагов

Написание официального делового письма может показаться пугающей задачей, но это не должно быть сложно. Существуют установленные правила макета и тона, которым вы можете легко следовать, чтобы создавать безупречную переписку.

Хотя в наши дни большинство деловых писем отправляются в виде цифровых документов, вы все равно обнаружите, что их распечатывают старомодным способом. Деловые письма могут использоваться для информирования заинтересованных сторон, предоставления рекомендательного письма, подтверждения трудоустройства или обмена предложениями о работе, а также для другой важной деловой переписки.

В этом руководстве мы обсудим, как отформатировать письмо для деловых целей с помощью блочной формы. (Другие варианты форматирования включают измененный блок, полублок и форму с отступом.)

Давайте приступим к делу.

Форматирование делового письма

Деловое письмо – это официально написанный документ, служащий официальной цели. Обычно он пересылается из одной компании в другую или клиентам, заинтересованным сторонам или сотрудникам. Правильно отформатированные письма демонстрируют структуру, единообразие и организацию.

Вот на что нужно обратить внимание при составлении делового письма.

• поля
• расстояние
• размер шрифта
• адрес
• фирменный бланк
• оправдание

Как оформить деловое письмо

Форматирование делового письма не должно вызывать затруднений. Есть простой шестиэтапный процесс, который зародился в 12 веке. Это было девять веков назад! Следуйте этому проверенному методу, чтобы эффективно и результативно структурировать официальную переписку.

1 Настройки документа

Прежде чем приступить к написанию делового письма, установите шрифт Times New Roman или Arial, размер шрифта 12. Выровняйте текст по левому краю и убедитесь, что он написан через один интервал и с пустой строкой между абзацами. Должно быть поле в два дюйма сверху и снизу документа и поле в один дюйм с обеих сторон.

2 Контактная информация и дата

В самом верху письма добавьте фирменный бланк, включающий имя человека или компании и контактные данные. Фирменный бланк часто центрируется или выравнивается по левому краю в верхней части документа, при этом имя и логотип компании (если применимо) находятся в верхней строке, а другая соответствующая информация, такая как местоположение и контактные данные, находится в строках ниже, хотя эта информация необязательный.

Под фирменным бланком добавьте контактную информацию о себе и получателе. Ниже приведена информация, которую вы должны указать в верхней части письма в том порядке, в котором она должна появиться.

• Ваше имя
• ваша должность
• ваша компания
• ваш рабочий адрес
• номер вашего рабочего телефона
• ваш рабочий адрес электронной почты

Пропустите строку в конце вашей информации и вставьте дату, когда вы пишете письмо. Затем пропустите еще одну строку, прежде чем добавлять информацию о получателе.

• имя вашего получателя
• должность вашего получателя
• компания вашего получателя
• адрес компании вашего получателя

Еще раз пропустите строку и жирным шрифтом укажите тему письма.

3 Приветствие

Деловое письмо должно быть официальным документом. Приветствие должно соответствовать профессиональному характеру письма.

Вот несколько приветствий, которые можно использовать в деловом письме.

• Для предъявления по месту требования
• Уважаемый господин/госпожа/Мкс. / Доктор [Фамилия]
• Уважаемый [Имя] (если у вас неформальные отношения с получателем)

4 Тело

Теперь пришло время писать. Используя строки с одинарным интервалом и дополнительным интервалом между каждым абзацем, набросайте основную часть вашего делового письма. Основная часть большинства деловых писем состоит из трех частей. Старайтесь, чтобы письмо умещалось на одной странице, что предпочтительнее.

• Введение:Продемонстрируйте цель вашего письма. Объясните, почему вы это пишете, чего надеетесь достичь, а также краткий обзор важной информации, которую вы изложите.
• Основной текст: предоставьте подробную информацию о важной информации, которую вы изложили во вступительном абзаце. Это может быть от одного до пяти абзацев.
• Заключение: Подведите итог всему, что вы обсудили. Включите, если уместно, призыв к действию или следующим шагам.

5 Закрытие и подпись

Может быть неловко заканчивать письмо. Однако часто используемое клише может идеально подойти для профессионального письма. Независимо от того, выберете ли вы формальное или неформальное закрытие, сохраняйте профессионализм. Это некоторые возможности.

• Искренне
• С уважением
• сердечно
• Лучший
• Спасибо
• С уважением

Ниже закрытия оставьте четыре-шесть строк пустыми, чтобы вы могли подписать документ либо после его распечатки, либо с помощью приложения электронной подписи. После этих четырех строк введите свое полное имя и должность в строке под именем.

6 корпусов (опционально)

Если у вас есть документы, которые вы хотите включить в свое письмо, например форму или резюме, вы можете отметить это, написав «Приложение(я):», а затем список других документов, на несколько строк ниже вашего закрытия.

7 Обзор

Прежде чем отправить письмо, найдите время, чтобы его вычитать. Профессиональное письмо не только правильно отформатировано, его грамматика, пунктуация и орфография также должны быть безошибочными. Проверьте грамматику и обратите внимание на свой тон, чтобы убедиться, что вы звучите профессионально.

Примеры оформления делового письма

1 Пример делового письма печатной формы

Whoville, Inc.

Синди Лу Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 ноября 2023 г.

Мистер Итан Гринч, компания Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Тема: Логистика празднования Рождества.

Дорогой мистер Гринч,

Я пишу, чтобы попросить вас помочь сделать наше празднование Рождества больше и ярче, чем когда-либо прежде. Поскольку в прошлом вы помогали нам в организации празднования, мы надеемся, что вы снова примете участие в этом году.

В этом году я представляю себе белую ель высотой 84 фута для нашей рождественской елки из Оберна, штат Пенсильвания. Это потребует некоторой транспортной логистики. Кроме того, мы надеемся организовать катание на санях с настоящими оленями. Как и в прошлом году, у нас будет указатель города. Кроме того, мы хотели бы установить в центре города передвижной амфитеатр с огнями, бенгальскими огнями и дымовой машиной, чтобы начать представление.

В этом году мы ищем финансирование для рождественской елки и ее транспортировки в Whoville. Однако мы будем рады принять любую другую помощь, которую вы можете оказать. Пожалуйста, дайте мне знать, чем вы хотели бы помочь, и я свяжусь с вами для получения дополнительной информации.

Лучший,

[подпись]

Синди Лу Кто, главный рождественский организатор Whoville, Inc.

Приложения: смета расходов на елку, список возможностей волонтерства.

2. Пример бланка делового письма

 БИГ БЕАР НЕДВИЖИМОСТЬ 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

Джоан Скотт Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 марта 2023 г.

Аманда Веллингтон Бургер Хаус 100 Aquarium Way Санта-Моника, Калифорния 90401 310-555-3474 [email protected]

Тема: Подтверждение трудоустройства

Дорогая Аманда,

Ваша сотрудница, Хейли Макфи, подала заявку на квартиру в одном из наших жилых комплексов. Я обращаюсь к вам за подтверждением трудоустройства.

Чтобы ее заявление на получение жилья было одобрено, мне нужно подтверждение места работы и информация о зарплате. Пожалуйста, отправьте это письмо по адресу, указанному в верхней части этого письма, как можно скорее. Я также могу принять эту информацию по электронной почте, если вы прикрепите ее в формате PDF.

Вот краткое изложение информации, которую я ищу для этого приложения.

• Письмо, подтверждающее ее трудоустройство
• Сводка о зарплате

Лучший,

[подпись]

Джоан Скотт Big Bear Properties, LLC