Как отформатировать деловое письмо за 7 шагов

Написание официального делового письма может показаться пугающей задачей, это не обязательно должно быть сложно. Существуют установленные правила компоновки и тона, которым вы можете легко следовать, чтобы создать безупречную корреспонденцию.

Хотя в наши дни большинство деловых писем отправляются в виде цифровых документов, вы все равно обнаружите, что их распечатывают старомодным способом. Деловые письма можно использовать для информирования заинтересованных сторон, предоставления рекомендательного письма, подтверждения занятости или обмена предложением о работе, а также для другой важной деловой переписки.

В этом руководстве мы обсудим, как отформатировать письмо для деловых целей с помощью блочной формы. (Другие варианты форматирования включают модифицированный блок, полублок и формы с отступом.)

Давайте приступим к делу.

Оформление делового письма

Деловое письмо — это официальный письменный документ, который служит официальной цели. Обычно он отправляется из одной компании в другую или клиентам, заинтересованным сторонам или сотрудникам. Правильно оформленные письма демонстрируют структуру, единообразие и организованность.

Вот на что нужно обратить внимание при форматировании делового письма.

• поля
• интервал
• размер шрифта
• адрес
• фирменный бланк
• оправдание

Как оформить деловое письмо

Форматирование делового письма не должно быть пугающим. Существует простой шестиэтапный процесс, который зародился в 12 веке. Это было девять веков назад! Следуйте этому проверенному методу, чтобы эффективно структурировать официальную переписку.

1 Настройки документа

Прежде чем приступить к написанию делового письма, установите шрифт Times New Roman или Arial, размер шрифта 12. Выровняйте текст по левому краю и убедитесь, что текст пишется с одинарным интервалом и с пустой строкой между абзацами. Сверху и снизу документа должно быть поле шириной два дюйма, а с обеих сторон — поле шириной один дюйм.

2 Контактная информация и дата

В самом верху письма добавьте фирменный бланк, который включает имя человека или компании и контактные данные. Бланк часто размещается по центру или выравнивается по левому краю вверху документа с названием и логотипом компании (если применимо) в верхней строке, а другая соответствующая информация, такая как местонахождение и контактные данные, — в строках ниже, хотя эта информация необязательный.

Под бланком добавьте контактную информацию о себе и получателе. Ниже приведена информация, которую вы должны указать в верхней части письма в том порядке, в котором она должна появляться.

• Ваше имя
• ваша должность
• Ваша компания
• ваш рабочий адрес
• ваш рабочий номер телефона
• ваш рабочий адрес электронной почты

Пропустите строку в конце вашей информации и вставьте дату, когда вы пишете письмо. Затем пропустите еще одну строку, прежде чем добавлять информацию о получателе.

• имя вашего получателя
• титул вашего получателя
• компания вашего получателя
• адрес компании получателя

Еще раз пропустите строку и жирным шрифтом добавьте тему вашего письма.

3 Приветствие

Деловое письмо должно быть официальным документом. Приветствие должно соответствовать профессиональному характеру письма.

Вот несколько приветствий, которые вы можете использовать в деловом письме.

• Для предъявления по месту требования
• Уважаемый г-н / г-жа / Mx. / Доктор [Фамилия]
• Уважаемый [Имя] (если у вас неформальные отношения с получателем)

4 Тело

Теперь пришло время написать. Используя строки с одинарным интервалом и дополнительный интервал между каждым абзацем, составьте текст вашего делового письма. Основная часть большинства деловых писем состоит из трех частей. Старайтесь уместить письмо на одной странице, что предпочтительнее.

• Введение: продемонстрируйте цель вашего письма.Объясните, почему вы пишете это, чего вы надеетесь достичь, и краткий обзор важной информации, которую вы расскажете.
• Основной текст: Подробно опишите важную информацию, которую вы изложили во вступительном абзаце. Это может быть от одного до пяти абзацев.
• Вывод: Подведите итог всему, что вы обсудили. Включите, если уместно, призыв к действию или дальнейшие шаги.

5 Закрытие и подпись

Может быть неловко заканчивать письмо. Тем не менее, заезженное клише может идеально подойти для профессионального письма. Независимо от того, выбираете ли вы официальное или неформальное закрытие, придерживайтесь профессионального подхода. Это некоторые возможности.

• Искренне
• С уважением
• Сердечно
• Лучший
• Спасибо
• С уважением

Ниже закрытия оставьте от четырех до шести строк пустыми, чтобы вы могли подписать документ либо после того, как распечатали его, либо с помощью приложения для электронной подписи. После этих четырех строк введите свое полное имя и должность в строке под своим именем.

6 корпусов (опционально)

Если у вас есть документы, которые вы хотите приложить к своему письму, такие как форма или резюме, вы можете отметить это, написав «Приложение (я):», а затем список других документов, несколькими строками ниже вашего закрытия.

7 Обзор

Прежде чем отправить письмо, найдите время, чтобы вычитать его. Профессиональное письмо не просто правильно оформлено, его грамматика, пунктуация и орфография также должны быть безошибочными. Запустите проверку грамматики и подумайте о своем тоне, чтобы убедиться, что вы говорите профессионально.

Примеры формата делового письма

1 Образец делового письма блочной формы

Ктовилл, Инк.

Синди Лу Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 ноября 2023 г.

Г-н Итан Гринч Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Тема: Логистика празднования Рождества

Дорогой мистер Гринч,

Я пишу, чтобы попросить вас помочь сделать наше празднование Рождества больше и ярче, чем когда-либо прежде. Поскольку в прошлом вы помогали нам в организации празднования, мы надеемся, что вы снова захотите принять участие в этом году.

Я представляю белую ель высотой 84 фута для нашей рождественской елки в этом году из Оберна, штат Пенсильвания. Это потребует некоторой транспортной логистики. Кроме того, мы надеемся организовать катание на санях с настоящими северными оленями. Как и в прошлом году, у нас будет городской знак. Кроме того, мы хотели бы установить мобильный амфитеатр в центре города с огнями, бенгальскими огнями и генератором тумана, чтобы начать представление.

В этом году мы ищем финансирование для рождественской елки и ее транспортировки в Whoville. Тем не менее, мы будем рады принять любую другую помощь, которую вы можете предоставить. Пожалуйста, дайте мне знать, с чем вы хотели бы помочь, и я свяжусь с вами для получения дополнительной информации.

Лучший,

[подпись]

Синди Лу, главный рождественский организатор Whoville, Inc.

Приложения: смета расходов на новогоднюю елку, список возможностей волонтеров

2. Блочная форма делового письма пример

 БОЛЬШОЙ МЕДВЕДЬ СВОЙСТВА 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

Джоанн Скотт Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 марта 2023 г.

Аманда Веллингтон Burger Haus 100 Aquarium Way Санта-Моника, Калифорния 90401 310-555-3474 [email protected]

Тема: Подтверждение занятости

Дорогая Аманда,

Ваша сотрудница, Хейли МакФи, подала заявку на квартиру в одном из наших жилых комплексов. Я обращаюсь к вам за подтверждением занятости.

Чтобы ее заявление на жилье было одобрено, мне нужно подтверждение занятости и информация о зарплате. Пожалуйста, отправьте его по адресу, указанному в начале этого письма, как только вам будет удобно. Я также могу принять эту информацию по электронной почте, если вы можете прикрепить ее в формате PDF.

Вот краткий обзор информации, которую я ищу для этого приложения.

• Письмо, подтверждающее ее занятость
• Сводка зарплаты

Лучший,

[подпись]

Джоан Скотт Биг Беар Пропертиз, ООО