7 лучших примеров делового письма: руководство для бизнес-писателей

Деловое письмо бывает разных форм и размеров. Изучите эти 7 примеров делового письма, чтобы узнать, как использовать письменное общение в вашей компании.

Деловое письмо является частью повседневных деловых операций, независимо от размера компании. Структура предложения, выбор слов и форматирование деловой переписки зависит от типа отправляемого документа. Сотрудники, которых просят составить деловой документ, должны понимать различные типы делового письма, которые существуют. Несколько общих советов по написанию применимы ко всем типам делового письма, в том числе:

• Пишите в активном залоге, а не в пассивном.
• Будьте лаконичны и прямолинейны в своем общении
• Стремитесь избегать опечаток, вычитывая и используя программы проверки грамматики и орфографии.
• Избегайте жаргона и модных словечек
• Используйте аббревиатуры экономно

Кроме того, любой, кто пишет для бизнеса, должен работать без ошибок. У большинства компаний есть руководства по написанию, описывающие стиль и тон их письменных документов, и писатели также должны их изучить. Тем не менее, есть некоторое разнообразие в различных типах письма, используемого в бизнесе. Вот список примеров делового письма, которые вы можете изучить, чтобы создать более качественные письменные работы для вашего бизнеса или организации.

1. Деловые письма

Деловые письма — это форма транзакционного делового письма. Деловое письмо — это официальный письменный документ, отправляемый одним лицом в организации другому. Во многих случаях кому-то может понадобиться использовать этот тип делового общения, в том числе:

• Письма с деловыми предложениями: в этих письмах предлагается деловое соглашение между двумя сторонами и излагаются условия этого соглашения.
• Рекомендательное письмо: потенциальному работодателю отправляется рекомендательное письмо, чтобы порекомендовать кандидата на должность.
• Последующие письма: после интервью или другого личного общения бизнес-профессионалы обычно отправляют дополнительное письмо, в котором рассказывается о разговоре или интервью и любых вопросах, которые возникают после него.
• Письмо с предложением: В письме с предложением излагаются условия делового предложения, обычно когда предложение о работе находится на столе.
• Сопроводительное письмо : Сопроводительное письмо сопровождает резюме или заявление о приеме на работу.
• Письмо об увольнении: В этом письме сообщается компании, что вы увольняетесь с работы. Большинство компаний требуют заявление об увольнении в течение нескольких недель после даты окончания.

Вот шаблон, который вы можете использовать при написании делового письма. Имейте в виду, что вы будете пропускать строку между каждым разделом:

• Ваши Контактные Данные
• Дата в формате месяц, день, год
• Должность получателя, название компании и адрес
• Приветствие, обычно в формате «Имя дорогого человека».
• Тело письма, через один интервал для каждого абзаца с пробелом между ними.
• Призыв к действию, чтобы закончить текст письма, включая адрес электронной почты и номер телефона, если это необходимо.
• Закрытие в формате «С уважением»,
• Рукописная подпись
• Введенное имя

Вот как это может выглядеть:

Джон Смит
123 Друри Лейн
Нью-Йорк, NY 12345

20 апреля 2021 г.

Сара Коллинз
Директор по персоналу
АСМЕ Тех
123 Деловая дорога
Нью-Йорк, NY 12345

Уважаемая мисс Коллинз,

Я пишу, чтобы рассказать вам о нашем предстоящем технологическом мероприятии в Нью-Йорке и пригласить вас стать основным докладчиком. Мероприятие пройдет с 15 по 18 сентября в отеле «Рэддисон».

За последние пять лет я наблюдал за вашим опытом работы с персоналом, когда вы развивали ACME Tech и привлекали новых людей. Мы считаем, что вы будете полезны для наших участников, которые ищут способы лучше интегрировать своих новых сотрудников в свои технологические компании.

Пакет вашего спикера будет включать проживание, питание и скромный гонорар.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по адресу [email protected] или звоните по телефону 444-444-4444. С нетерпением жду Вашего ответа.

Искренне

(Подпись)

Джон Смит

2. Деловые электронные письма

Деловые электронные письма похожи по структуре на деловые письма. Однако они также содержат строку темы. В этой форме профессионального общения вы хотите, чтобы в строке темы было указано, от кого отправлено электронное письмо и почему оно отправлено. В электронном письме вы будете следовать тому же формату, что и деловое письмо, но пропустите контактную информацию и дату вверху. Структура письма должна быть аналогичной. В подписи закройте письмо своим именем, должностью, номером телефона и адресом электронной почты. Вот как вы можете изменить предыдущее деловое письмо, чтобы оно соответствовало формату электронной почты:

Тема: Приглашение основного докладчика на сентябрь

Уважаемая мисс Коллинз,

Я пишу, чтобы рассказать вам о нашем предстоящем технологическом мероприятии в Нью-Йорке и пригласить вас стать основным докладчиком. Мероприятие пройдет с 15 по 18 сентября в отеле «Рэддисон».

За последние пять лет я наблюдал за вашим опытом работы с персоналом, когда вы развивали ACME Tech и привлекали новых людей. Мы считаем, что вы будете полезны для наших участников, которые ищут способы лучше интегрировать своих новых сотрудников в свои технологические компании.

Пакет вашего спикера будет включать проживание, питание и скромный гонорар.

Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь со мной по адресу [email protected] или позвоните по телефону 444-444-4444. С нетерпением жду Вашего ответа.

Искренне

Джон Смит, координатор по маркетингу, Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. Памятки

Меморандум или меморандум — это короткая, сжатая форма сообщения, обычно рассылаемая группе людей в бизнесе. Обычно он используется, чтобы объявить что-то членам организации. Заметки имеют определенный шаблон для заголовка, а именно:

• МЕМОРАНДУМ
• КОМУ: (полные имена читателей и должности)
• ОТ: (полное имя и должность отправителя)
• ДАТА: (Полная дата)
• ТЕМА: (Короткая тема, которая полностью указывает на основную мысль записки)

В самом меморандуме есть введение, в котором тема повторяется в предложении. В основных абзацах приводятся причины объявления или иной цели меморандума. Он заканчивается заключительным абзацем, в котором резюмируются пункты и напоминается читателям, что им следует делать с содержащейся в них информацией. Вот пример практической памятки:

Кому: отдел кадров

От: Джон Смит, менеджер

Дата: 20 апреля 2021 г.

Тема: Ненадлежащее использование приложений для телефона в рабочее время.

HR-команда,

До моего сведения дошло, что некоторые в офисе проводят слишком много времени на часах, играя в свои телефоны.

Недавнее статистическое исследование показало, что люди, проводящие время за телефонными играми, обходятся средней компании примерно в 1 миллион долларов в год. Это потеря, которую мы не можем себе позволить.

Мы не хотим вводить ненужные правила, поэтому, пожалуйста, будьте более осмотрительны в использовании телефона. Помните, что вы находитесь в рабочее время.

Спасибо,

Джон Смит, менеджер

4. Справочники

Справочники содержат информацию, которая необходима сотрудникам, чтобы хорошо выполнять свою работу. Это включает в себя правила офиса или компании и процедуры, которым необходимо следовать, чтобы работать в компании. Справочники для сотрудников имеют важное значение с точки зрения законности трудоустройства. Если что-то не указано в справочнике четко, работники не могут быть привлечены к ответственности за эти действия. Они также должны быть четкими и информативными, чтобы сотрудники могли их прочитать и четко понять ожидания. В то время как каждая компания будет иметь свои собственные правила, некоторые из компонентов большинства руководств для сотрудников включают:

• Миссия и история компании
• Юридические декларации
• Дресс-код
• Часы работы и компенсация
• Политика сверхурочной работы
• Преимущества
• Обязанности и ожидания
• корпоративные праздники и оплачиваемый отпуск
• Возможности продвижения
• Правила проезда и компенсации

Показать пример справочника невозможно из-за его объема, но вот отрывок, показывающий, как может звучать справочник. Этот пример взят с сайта Indeed.com.

2. Дресс-код

Мы предоставим вам четыре футболки с нашим именем и четыре белых поясных фартука. Вы можете выбрать футболки трех цветов и размеров. Вы несете ответственность за то, чтобы забрать рубашки и фартуки домой и постирать их после смены. Их можно заменить бесплатно, если они испортятся на работе или в другом месте. Сотрудникам разрешается носить джинсы без дырок, брюки и юбки, а также шорты не выше колена на шесть дюймов. Леггинсы и другая спортивная одежда запрещены. Вы можете носить любую обувь, но она должна быть тесной из соображений безопасности.

5. Бизнес-отчеты

Бизнес-отчеты — это информационные письма, которые показывают результаты организации или информацию о проекте. Как правило, эти отчеты содержат данные и исследования и отправляются руководству или заинтересованным сторонам, чтобы помочь им принять решения для бизнеса. Существует много типов отчетов, которые может сделать бизнес, в том числе отчеты о:

• Согласие
• Расследования
• осуществимость
• Рекомендации для бизнеса

Части бизнес-отчета включают в себя:

• Управляющее резюме
• Оглавление
• Введение
• Основная часть, которая может состоять из пунктов списка вместо абзацев.
• Вывод
• использованная литература
• Дополнительное приложение

Вот пример выдержки из коммерческого отчета:

В 2021 году ACME Tech подписала десять новых клиентов, и социальные сети сыграли важную роль в привлечении этих клиентов. В этом отчете обобщается охват нашего присутствия в социальных сетях, приводятся результаты, которые могут помочь нам расширить наши маркетинговые усилия в следующем году.

6. Повестка дня встречи

Хотя было бы идеально, если бы каждый сотрудник присутствовал на каждом совещании, иногда это невозможно. Повестки дня собраний — это краткие справочники по темам, затронутым на деловой встрече. Это также одна из информационных форм делового письма. Повестка дня собрания пишется перед собранием и определяет направление собрания. Они написаны в форме плана или маркированного списка, чтобы лидер собрания мог легко увидеть, что должно произойти. После собрания повестку можно разослать людям, которые не смогли присутствовать, чтобы они знали, что произошло. Вот пример повестки дня:

ПОВЕСТКА ДНЯ ЗАСЕДАНИЯ

Дата: 20 апреля 2021 г.
Время: 12 часов
Место: Конференц-зал

ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ

Цели: Цель встречи — обсудить стратегии маркетинга в социальных сетях, которые необходимо реализовать в предстоящем финансовом году.

Просмотрите прошлые кампании в социальных сетях

Время: 15 минут
Цель: предоставить информацию
Лидер: Джон Смит

а. Показать примеры кампаний в социальных сетях
б. Проверьте эффективность этих кампаний
в. Определите кампании, которые оказались наиболее эффективными.

7. Пресс-релизы

Пресс-релизы рассылаются в основные новостные агентства, чтобы объявить об изменениях или новостях внутри организации. Они могут быть полезны в маркетинге, потому что они информируют потенциальных клиентов о компании, а также могут стимулировать интерес к хорошим изменениям в бизнесе. Тем не менее, пресс-релизы редко используются для плохих новостей, чтобы улучшить маркетинг с их помощью. В пресс-релизах используется профессиональный тон и хорошая техника делового письма. Они никогда не бывают длиннее 500 слов и обычно содержат цитаты руководства или заинтересованных сторон. Они заканчиваются шаблонным содержанием «о нас», указывающим на бизнес. Вот пример пресс-релиза:

ACME Tech объявляет о новом генеральном директоре

Новый лидер приходит в период беспрецедентного роста нью-йоркской технологической компании.

НЬЮ-ЙОРК, штат Нью-Йорк, 20 апреля 2021 г. — Нью-йоркская технологическая компания ACME Tech объявила в среду о назначении нового генерального директора. Джеральд Фитцджеральд присоединится к компании в сентябре в начале их финансового года.

Временный генеральный директор выразил волнение по поводу добавления. «Я очень рад привести такого сильного лидера в нашу компанию, когда она переживает беспрецедентный рост. Я с нетерпением жду начала сотрудничества с Джеральдом, чтобы вывести ACME Tech на новый уровень».

Ожидается, что г-н Фитцджеральд будет уделять особое внимание присутствию компании в социальных сетях и выводу на рынок новых инновационных продуктов.

О технологии ACME

ACME Tech — технологическая компания из Нью-Йорка, специализирующаяся на инновационных продуктах для бизнеса. В частности, они известны своими программными продуктами CRM.

Ищете больше? Ознакомьтесь с нашей статьей о лучшем руководстве по стилю для делового письма!